Hallo Herr Müller,
wir verwenden DMS classic und EO comfort. Nach einer best practice bezüglich den Programmen:
bezüglich des Massenprozesses Bescheidprüfung (wir haben rund 2.700 Bescheide im Jahr) hatte ich mal angefragt und folgende Antwort bekommen:
" […] auf einen übergreifenden Best Practice Prozess seitens DATEV […] vermutlich nur für einen kleinen Teil der Kanzleien von Relevanz sein. Aus diesem Grund sehen wir derzeit von einer Ausarbeitung [...] ab.
Im Kern sind die einzelnen Programme gut, sie arbeiten aber leider nicht richtig zusammen.
Leider hat die DATEV diesbezüglich keinen auslieferbaren best practice und leider auch keine "sichtbaren" DATEV Prozessmanager (siehe auch: Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung)
Vorabanmerkung zu unserem Prozess: Wir schreiben den Mandanten immer mit einer persönlichen Briefanrede an und im Anschreiben werden die zu zahlenden Beträge dargestellt und auch ggf. die zukünftigen Vorauszahlungen.
Hier einen Auszug aus unserem umständlichen Prozess aus unsrem Prozess "Bescheidprüfung" (mit ProCheck dokumentiert):
Briefpost:
Über die Schnellinfo Fristen / Bescheide kann in der Karteikarte/Lasche: "Bescheidprüfung" im rechten Bereich das Anschreiben mit dem Button "Dokumente erstellen" an den Mandanten oder die Behörde (Rechtsbehelf) erstellt werden.
Die Dokumente werden in der DMS mit dem Status "offen" gespeichert.
Mail:
Soll nur verwendet werden, wenn uns auch der Bescheid per Mail zugegangen ist bzw. uns eine Kopie des Bescheides/der Bescheide vorliegt, so dass wir das Original nicht vorliegen haben und somit auch nicht an den MD versenden müssen.
Im Arbeitsplatz (nicht in PFB oder der Schnellinfo PFB / bei nur einem Bescheid geht es auch in der Schnellinfo PFB in der Lasche Bescheidprüfung):
Auftrag markieren
Button "E-Mail erstellen" drücken
dort unter "Vorlagen zur Schriftguterstellung / Mail / PFB" die passende Vorlage auswählen
Felder füllen lassen
OK drücken
Veranlagungsjahr in Maske erfassen / Tab-Taste / ggf. mehrere Bescheide des VJ markieren (keine Auswahl von unterschiedlichen Veranlagungsjahren in einer E-Mail möglich) / Bei mehreren Veranlagungsjahren entweder zweites Veranlagungsjahr usw. manuell ergänzen oder separate E-Mail je Veranlagungsjahr erstellen.
OK
E-Mail-Entwurf in der DMS mit dem status "offen" speichern.
In der E-Mail-Vorlage steht noch folgendes als Hinweis für den Mitarbeiter:
Bitte die Betreffzeile in den E-Mail Betreff ziehen. Bitte auch den Bescheid aus der DMS per drag and drop hier in die Anlage verschieben; ggf. die Berechnung entfernen; danach bitte den Bescheid nochmal in der E-Mail mit einem Doppelklick öffnen und ggf. „unschöne" Kommentare in der PDF löschen.
Bei einer prozessorientierten Zusammenarbeit der Programm PFB, DMS, Vorlagenverwaltung und EO-Comfort könnte ich mir einen deutlich einfacheren Prozess vorstellen, der sicherlich nicht nur der Wunsch einen einzelnen Steuerberaters aus Bad Kreuznach ist.
Gruß
Ralf Blum
