Umstieg DMS ALT auf DMS NEU: Erster Erfahrungsbericht

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Unsere Umstellung im November verlief (fast) problemlos. Das Vorbereitungsgespräch war nach 5 Minuten erledigt, weil sich bei uns 2 ITler vorab intensiv durch die Checklisten gearbeitet hatten.

Allerdings hat bei uns auch der Wizard rumgezickt und wollte sich nicht mehr starten lassen. Nach einer kurzfristigen Fernwartung mit DATEV und dem Austausch einiger Installationsdateien lief er aber wieder. Lob an DATEV für die schnelle Hilfe! 

Die Umstellung konnte sich das ganze Wochenende austoben und war Sonntag abends fertig. 

Nacharbeiten waren minimal,... eine handvoll Dokumente konnten nicht übernommen werden, weshalb wir diese neu archiviert haben. 

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS, sodass wir dann endlich alle Daten in einer Datenbank/Programm haben 😍

Sollte mit dem Tool aber kein Problem sein, bedarf nur auch sorgfältiger Vorbereitung.

Jedoch hat sich die neue OCR-Erkennung aller Dokumente über die ganze folgende Woche gestreckt, da die Dienste immer mal wieder inaktiv wurden.

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@pascal_duennebacke  schrieb:

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS, sodass wir dann endlich alle Daten in einer Datenbank/Programm haben 😍

Sollte mit dem Tool aber kein Problem sein, bedarf nur auch sorgfältiger Vorbereitung.

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Haben Sie also "neu" angefangen oder hatten Sie neben der "alten Dokablage" auch noch die alte DMS im Einsatz?

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Wir hatten die alte Dokumentenablage im Einsatz. Dann wurde 2017 ein frisches DMS Classic aufgesetzt und im November 2020 erfolgte die Datenübernahme der DMS Classic Belege (ca. 140.000 Dokumente) in das neue DATEV DMS. 

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@pascal_duennebacke  schrieb:

Wir hatten die alte Dokumentenablage im Einsatz. Dann wurde 2017 ein frisches DMS Classic aufgesetzt und im November 2020 erfolgte die Datenübernahme der DMS Classic Belege (ca. 140.000 Dokumente) in das neue DATEV DMS. 

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Ah, dann wurden die Daten also seinerzeit nicht in die DMS migriert? Ist nun auch irrelevant, wundert mich ein bisschen.

Hatte das einen triftigen Grund?

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Kann ich leider nicht genau sagen, da ich zu dem Zeitpunkt noch nicht in der Kanzlei tätig war.

Ich glaube, es wurde aus Vereinfachungsgründen gemacht, da ein neues blankes System ja meistens leichter einzurichten ist, als bestehende Daten zu übernehmen und man zu Beginn erst einmal ein sauberes System hat und keine Altlasten mitschleppt.

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Ok. 

Danke.

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@andreashofmeister: Hier ebenso. Man ist mit DMS classic neu gestartet und die 20GB Dokumente, die in der Dokumentenablage noch liegen, will man nun entsorgen, weil die im DATEVasp berechnet werden (allg. der Speicher) und man diese Dokumente alle noch auf Papier im Keller hatte. 

Auch DATEV sagte: Ist nicht unüblich, dass man mit DMS classic bei 0 beginnt. Ich hätte es wohl auch nicht so gemacht. Eben wegen des "Durcheinanders" jetzt. 

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@metalposaunist  schrieb:

@andreashofmeister: Hier ebenso. Man ist mit DMS classic neu gestartet und die 20GB Dokumente, die in der Dokumentenablage noch liegen, will man nun entsorgen, weil die im DATEVasp berechnet werden (allg. der Speicher) und man diese Dokumente alle noch auf Papier im Keller hatte. 

Auch DATEV sagte: Ist nicht unüblich, dass man mit DMS classic bei 0 beginnt. Ich hätte es wohl auch nicht so gemacht. Eben wegen des "Durcheinanders" jetzt. 

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Nun ja. Der eine so, der andere so...

Ich mag eben keine Medienbrüche....und hin und wieder sucht man tatsächlich mal nach einem Dokument aus dem Jahre 1995. Aber ok. Strategie eben, die die Kanzlei(leitung) schon mal vorgibt...

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@pascal_duennebacke schrieb:

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS,

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Werden die nicht durch den Assistenten übernommen? 😳 Was mache ich dann mit den > 3500 Belegen im DMS in Attendorn? Ich bekomme Angst, wenn ich auf den Button drücke und: Wo sind meine Belege? 

Kann ich ja DATEV fragen, wenn DATEV hoffentlich heute noch anruft. Mittwoch kann ich absolut nicht, weil wir einen Praktikanten bekommen und so zieht sich die Übernahme immer weiter ... 

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@metalposaunist  schrieb:

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@pascal_duennebacke schrieb:

Ausstehend ist noch die Übernahme der Belege aus der alten Dokumentenablage ins das neue DMS,

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Kann ich ja DATEV fragen, wenn DATEV hoffentlich heute noch anruft. Morgen kann ich absolut nicht, weil wir einen Praktikanten bekommen und so zieht sich die Übernahme immer weiter ... 

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Ich wusste, warum ich Dokumtenablage mit 700.000 Dokumente nicht erst in das Auslaufmodell DMS classic integriert habe. Die Migration in DATEV-DMS waren ein paar Stunden.

Und das war es dann auch...

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@metalposaunist schrieb:

Werden die nicht durch den Assistenten übernommen?

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Das heißt, wenn ich DATEV DMS aktiviere muss ich noch Belege von DATEV DMS classic nach DATEV DMS / Dokumentenablage übergeben erledigen? 🤔 Mir fehlt komplett der rote Faden 😂.  

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Update zu meinem Fall vom SO & schon einmal vielen, vielen Dank 🙏 an DATEV, die sich Zeit genommen haben, bis weit über 9to5 hinaus 😀👍!

Leider wusste auch DATEV nicht weiter. Mein Fall liegt bei der Entwicklung. Stay Tuned! 

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Das heißt, wenn ich DATEV DMS aktiviere muss ich noch Belege von DATEV DMS classic nach DATEV DMS / Dokumentenablage übergeben erledigen?  Mir fehlt komplett der rote Faden .  

Die Dokumente aus DMS Classic werden bei der Migration vollständig übernommen. Sollten sich jedoch noch Dokumente in der alten Dokumentenablage befinden (und diese wurde nicht vorher nach DMS classic migriert), dann müssen diese gesondert in das neue DMS übernommen werden. So ist zu mindestens mein Kenntnisstand.

ODER

die Dokumente verbleiben in der Dokumentenablage und im neuen DATEV DMS muss der Datenpfad immer gewechselt werden, sofern auf die Dokumente aus der Dokumentenablage zugegriffen werden soll.

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@pascal_duennebacke  schrieb:

die Dokumente verbleiben in der Dokumentenablage und im neuen DATEV DMS muss der Datenpfad immer gewechselt werden, sofern auf die Dokumente aus der Dokumentenablage zugegriffen werden soll.

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Och neeeee, nee lass mal...@metalposaunist 

Das endet doch in der Tablettensucht, oder?

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@andreashofmeister schrieb:

Das endet doch in der Tablettensucht, oder?

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Richtig. Sowas fangen wir erst gar nicht an. 1 zentrales System, Ende. 

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.  

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@metalposaunist  schrieb:

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@andreashofmeister schrieb:

Das endet doch in der Tablettensucht, oder?

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Richtig. Sowas fangen wir erst gar nicht an. 1 zentrales System, Ende. 

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.  

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Doch das geht. Also, das man Belege speichert. Machen wir, da ein Mandat selbst ein DMS hat. Und wir importieren die Belege als Belege. Da DUO≠DMS...

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@metalposaunist  schrieb:

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.  

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Wir verwenden die Begriffe immer als Synonyme. Belege kommen bei uns als Ablage nicht vor, da Belege zum Buchen ausschließlich in Unternehmen online liegen, daher kann ich dazu leider nichts sagen - wie verwenden nur "Dokumente".

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@pascal_duennebacke  schrieb:

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@metalposaunist  schrieb:

Aber Dokumente ≠ Belege, oder nicht? Weil erst kürzlich eine Kollegin was als Beleg und nicht als Dokument archivieren wollte.  

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Wir verwenden die Begriffe immer als Synonyme. Belege kommen bei uns als Ablage nicht vor, da Belege zum Buchen ausschließlich in Unternehmen online liegen, daher kann ich dazu leider nichts sagen - wie verwenden nur "Dokumente".

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Es gibt eben Konstellationen, da muss man die Belege in der DMS vorhalten. Spezialfall.

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@andreashofmeister  Lass das mit den Tabletten erst einmal.

Vielleicht kann uns ja ein Datev Mitleser die Frage beantworten, ob man, wenn man einmal den Datenpfad gewechselt hat, die alten Dokumente exportieren kann. Dann wieder den Datenpfad wechseln und die Dokumente importieren.

Jetzt kommt dann wieder das Keulen-Argument, dass das nicht geht, weil eins ist revisionssicher und das andere nicht und deswegen geht halt nur das Dateum, an dem der Kram importiert wurde usw. usw..

Die Frage ist also, geht es oder geht es nicht. Weil den Datenpfad wechseln möchte ich eigentlich niemandem zumuten, der nicht zumindest Grundkenntnisse von der IT hat.

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Kleiner Hinweis, @Gelöschter Nutzer 

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Jetzt kommt dann wieder das Keulen-Argument, dass das nicht geht, weil eins ist revisionssicher und das andere nicht und deswegen geht halt nur das Dateum, an dem der Kram importiert wurde usw. usw..

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Die DokAblage konnte man auch "Revisionssicher" machen.....

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Das hat man mir anders erzählt, als ich die DokAblage ins DMS classic übernehmen wollte.

Man könne als Erstellungsdatum nur das nehmen, an dem das Dokument importiert wurde, weil .....

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@andreashofmeister: Nicht nur konnte; kann man aktuell auch wieder. 

Zurück zu meinem Problem, weil die Entwicklung angerufen hat und es vielleicht einigen anderen auch hilft. Vorab: Es lag final an 3 Dokumenten 😂. 

Ursache: die waren zu groß, sodass der Assistent auf die Nase gefallen ist. Per TXT Blacklist UDID kann man dem Assistenten sagen, welche Dokumente er rauslassen soll, sodass der Assistent dann wie gewünscht weiter geht und ich kann nun endlich wohl hoffentlich DO runter fahren 🛣.

Technik Stand jetzt, falls es nicht in Info-DBs schon steht: DATEV hat ein Standard TimeOut von 5min. Und damit ist gemeint, wie lange der Assistent braucht, bis er Dokumente von DMS classic nach DATEV DMS schaufelt. Der Assistent versucht selbst am Ende, bevor man die Auswahl hat, was man mit welchen Dokumenten machen will, nochmal die TimeOut Dokumente zu übernehmen, mit einem TimeOut von bis zu 1h. Auch das hat in meinem Fall nicht gereicht. 

Empfehlung von mir aktuell: Solche Dokumente, wenn es eine überschaubare Anzahl sind, prüfen und aktuell nicht nochmal versuchen zu übernehmen. 

Technik Stand Zukunft: DATEV will nicht mehr automatisch das TimeOut hochsetzen und beim TimeOut hat das einfach seinen Grund. Man soll dann sagen können: nur aktuelle Revision übernehmen, was Abhilfe schaffen kann.   

Ich hoffe, das hilft allen, die bald auf DMS umstellen, damit nicht ein SK als Eilservice und ggf. gar die Entwicklung drauf schauen muss. Daher: viel Erfolg! 💪 

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DATEV DMS treibt mich noch in den Wahnsinn 😵!

Schreibt DATEV locker flockig:

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Individuelle, kanzleiweite Suchfilter werden angezeigt. Sie können in DATEV DMS neu angelegt werden.

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Alright 💪! Ich habe mir sogar Screenshots vorher gemacht, damit ich das schnell nachbauen kann 🤓 und dann - WHAT 😵? Von 7 kanzleiweiten Filtern habe ich 4 nachbauen können. Die restlichen habe ich nicht geschafft, weil die Felder alle anders heißen. Erlediger = Bearbeiter jetzt? 

DATEV schreibt dazu: DATEV DMS: Filter in DATEV Arbeitsplatz anwenden und neue Filter anlegen Leider fehlt da eine Übersetzungstabelle in meinen Augen 😖. Dokumentenstatus = Status jetzt? OK. 

Ich hatte einen Filter mit Wert= ZVorlagenBenutzer. Was auch immer das im DATEV DMS nun ist. 

Ich hatte einen Filter mit Feld = Betreff. Was auch immer das im DATEV DMS nun ist.

Ich hatte einen Filter mit Wert = zur Freigabe. Gibt es im DATEV DMS nicht mehr?! Habe ich jetzt neu angelegt. 

Die Ansicht, welche kanzleiweiten Filter es alle gab kann man sich nur mit Rechtsklick Liste drucken speichern / übersichtlich darstellen lassen? 😦 Gut, dass man dann beim SkyPDF Treiber am besten gleich A3 auswählt, damit auch alle Informationen drauf passen und wenn man die Liste scrollen kann, muss man mehrere Screenshots machen, richtig? Was bitte ist das für eine Usability? Ein Krampf! Ja, braucht man ja nur für die Umstellung aber wer auch was anderes so programmiert? Himmel!

Der Assistent unter www.datev.de/dms-umstellung ist gut! 👍 Leider hat nicht jeder Punkt eine eigene URL, sodass man sich nicht den Link abspeichern kann, was man noch vor Ort zu tun bzw. was man mit wem testen will. Das ist blöd. 

Wenn ich Filter anlegen will: 

1. Im Bereich Feld kann ich nur den Anfangsbuchstaben eintippen. Tippe ich St für Status bringt er mich zur Auswahl beginnend mit T. Sehr Windows-konform 👍.
2. Warum sind im Bereich Status die Werte nicht alphabetisch sortiert? Man sucht sich einen Wolf. Eingabehilfe, sehr lustig DATEV. 

Wieso kann ich individuelle Bereiche 3 bis 8 nicht ausblenden, wenn ich die gar nicht nutze? Wieso werden die überhaupt angezeigt, wenn die gar nicht genutzt werden und 0 Dokumente drin liegen?

Wer in aller Welt programmiert sowas, denkt sich sowas aus und warum fällt das niemanden beim Testen auf? 😳

Und wenn sich das Feeling bei der Nutzung von DATEV DMS weiter so durchzieht ... puh. Ich rufe morgen mal wieder an, damit ich alle Filter wieder 1:1 anlegen kann. Hoffentlich. Habe eher das Gefühl, dass DATEV sagt: nö, geht nicht mehr und das ganze Workflowfolgen in der Kanzlei hat ... 

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Betreff ist jetzt Beschreibung

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Hallo @metalposaunist 

Eine Übersicht veränderter Indexwerte bzw. Eigenschaften von Dokumenten können Sie in diesem Hilfedokument (Punkt 3.1) finden.

Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter. 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Danke @Nina_Schlee 👍! Darf DATEV gerne im Assistenten an der richtigen Stelle mit aufnehmen, sodass solche Filter on the go wieder eingerichtet werden können - manuell, wenn DATEV das für einen nicht macht. 

Logbucheintrag #3, Donnerstag, der 24.06.2021, 21:31 Uhr: 

Attendorn: 08:07 Uhr: Erste Frage am Sekretariat: ist alles OK? Antwort: scheint soweit alles gut zu sein. Man macht sich auf zum Tagesplatz, richtet sich ein; während dessen kommen mehr und mehr Mitarbeiter auf einen zu: Ich sehe keine Dokumente mehr! Als Admin am Mittwoch habe ich alles stichprobenartige gesehen, geöffnet, passt. Also: die neuen DMS Rechte! 

Ursache ausgemacht: Nicht alle Ordner waren grün = freigegeben. Okay, eben alle fehlenden Ordner freigegeben. Test: no way. 0 Dokumente. Alright. Next. Register sind im DATEV DMS = Sicherheitsbereiche. Check: STANDARD ist gesperrt. Okay, freigegeben. Check: 0 Dokumente. Ich habe mir einen Wolf gesucht, zusammen es mit 1 Mitarbeiter am Arbeitsplatz getestet: nichts half. 

Ich habe entnervt aufgegeben. Niemand kam so wirklich an alle Dokumente. Nicht mal der Kanzleipartner, der überall grün hat. 1 Mandant: 0 Dokumente. Als admin: alles da. Okay, weil's wichtig war eben aus DMS kopiert und per Windows Explorer zur Verfügung gestellt. Thema erstmal erledigt. 

Zwischenzeitlich: Anruf bei der Hotline 24help (oder wie die neu heißen). x Minuten gewartet, einen schlecht gelaunten, schlecht verständlichen und auch genervten Mitarbeiter dran gehabt. Dem alles erklärt. Er per Fernwartung drauf. Keine Abhilfe. Müsse er an DATEV weitergeben. Anruf DATEV nach x Stunden (als Eilservice): Mitarbeiter schaut sich das Problem zusammen mit mit 1h (!) per Fernwartung an. Gibt dem Testmitarbeiter alle Freigaben: 0 Dokumente. Ergo: DATEV DMS Gruppen spielen keine Rolle. 

Zwischenzeitlich kommt 1 neue Mitarbeiterin rein: Sie kann nichts sehen aber Mitarbeiterin B schon. Rechte verglichen: 1:1 gleich. WHAT? Die hatte den Tag dann mehr zu tun, alle Dokumente irgendwie temporär zur Verfügung zu stellen. Noch eine Idee: der RDS ist es. Testmitarbeiter und Mitarbeiterin B beide auf TS05. DATEV kommt nicht weiter. Letzte Hoffnung: DMSSwitch.exe: ohne Erfolg. DATEV zog sich die Logdateien und gab mir mit: Reparatur der Dokumentenablage + Mitarbeiter vom Server ab- und anmelden. 

Tada! Das war die Lösung 😲. Unglaublich. Rundmail an alle: ab- und anmelden behebt das Problem, nachdem ich an allen 5 RDS die Dokumentenablage repariert habe. Im Nachgang erzählte uns noch Mitarbeiter C, dass er bei jeder neuen Anmeldung an der Farm mehr und mehr Dokumente zu sehen bekam ...

Donnerstag, 17 Uhr: Fertig mit den Nerven 😖. 1h Heimfahrt. Mitarbeiter alle halbwegs glücklich; einiges ist neu; die Rundmail mit den Vorteilen von DATEV DMS haben nicht alle gelesen; ... 

In meinen Augen eine absolute Katastrophenmigration, die uns allen (mich als Techniker und der Kanzlei dank der 2 Terminverschiebungen die Nerven geraubt hat). DATEV, das kannst Du besser! Da bin ich mir sehr sicher. Vielleicht in den KAM Kanzleien: Plant das zusammen mit dem KV, DATEVasp Ansprechpartnern und auch Experten für DATEV DMS durch, damit solche Fälle nicht auftreten oder schneller gelöst werden können. Richtet eine neue Hotline ein, wo Experten sitzen, die Erfahrungen haben, die Ideen und Kniffe kennen, die auch ohne SK / 24help erreichbar sind. Setzt das zusammen mit einem (1) Hauptverantwortlichen in der Kanzlei um, der das Projekt federführend umsetzt/leitet. Nehmt alle Kontaktdaten von der Person auf: E-Mail, Telefon, mobil - um die Person auf alle Fälle auf 1 Kanal schnell zu erreichen.

Ich habe bei unserem DATEVasp um einen Termin gebeten, damit wir mit 140 Mann / > 450.000 Dokumenten nicht in vollkommenen Chaos enden, weil sowohl wir als auch DATEV etwas koordiniert tun müssen. Der Mitarbeiter hat sich jemanden aus dem DMS Bereich dazu geholt; wir aus der Kanzlei auch zu zweit. Ich habe dem Herrn erzählt, was ich hiermit 35 Mitarbeitern für eine Odyssee erlebt habe und dass sich das auf keinen Fall mit 140 Mitarbeitern wiederholen darf. Im Nebensatz sagte er, dass man ab 01. Juli dann DATEV DMS installiere - wobei ich schon intervenieren musste, weil die PCD Platzhalter dann alle neu angelegt werden müssen, bevor uns die Leute in den Nacken springen, die Briefe schreiben und als Absender den Mitarbeiter reinsetzen. Das scheint kein Standard zu sein; bei uns ist es aber so. Für mich klang das Gespräch aber wieder: alles easy, läuft alles silent ab, niemand bekommt was mit, schaffen wir schon. Leider fehlte mir der rote Faden komplett, wer was wann machen muss, damit das sauber über die Bühne geht. Schade 😕.

DATEV 🙏: Ich will Euch nur helfen. Fasst es als konstruktive Kritik auf, um ggf. sinnvolle Änderungen für die nächsten DMS Migrationen umzusetzen und an alle, die eine DATEV DMS Migration vor sich haben und auf ähnliche Probleme stoßen: hier stehen ein paar Antworten drin, die ggf. Anrufe und Eilservices sparen könnten. 

Zu den individuellen Bereichen: die muss ich wohl auch via BRV ausblenden lassen, damit der DATEV Arbeitsplatz etwas schlanker und übersichtlicher wird, wenn man Nichtgenutztes erst gar nicht sieht. 

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Gestern vergessen; hat mich auch geärgert 😫: Wieso tauchen in der Detailsuche im DATEV DMS unter Mitarbeiter auch die deaktivierten Benutzer auf 🤔?

Deaktiviert heißt für mich: in keinen Systemen aktiv nutzbar. Wenn man ein AD-Objekt deaktiviert kann man es auch nicht nutzen. Jetzt muss ich hergehen und alle Benutzer löschen; dabei sagt er: wohin mit den Dokumenten, wenn da noch ein Benutzer hinter hängt und z.B. 3120 Dokumente: ich habe gestern ein paar Minuten gewartet und habe abgebrochen; dauerte mir schon zu lange. 

 

Muss erst eine Übersetzungstabelle vom Sekretariat erstellen lassen, wohin welche Dokumente von welchen Mitarbeitern sollen und mich dann mal abends dran setzen, damit das scheinbar nicht so viel Power tagsüber zieht. 

Der Fortschrittsbalken passt nicht zum Text darunter. Und von auf? Fehlt da nicht der alte Benutzer? 

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Guten Morgen,

es werden aber auch immer Dokumente von Mitarbeitern, die nicht mehr das sind, im System sein. Wenn ich konkret nach so einem Dokument suchen will, brauch ich diese Mitarbeiter schon in der Suche.

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Und wie lang soll die Liste in 2050 sein 🤔? Mag sein, dass das heute noch geht und morgen auch aber man braucht doch auch da ein rotierendes System? Dokumente löscht man nach X Jahren doch auch raus?

Ich kann Deine Aussage nachvollziehen aber ob das wirklich bis in alle Zukunft gilt, hm. Bin mir da sehr unsicher. 

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Da bin ich schon lang in Rente 😅