Umbruch in Richtung digital

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Hallo zusammen,

wir stehen momentan im Umbruch in Richtung weg vom Papier und würde gerne wissen, welche Tools Sie hierfür nutzen. Zum Beispiel bekomme ich vom Mandanten Unterlagen für die Einkommensteuererklärung. Diese scanne ich jetzt ein. Wie kennzeichnen Sie nun z.B. den jeweiligen Beleg als bearbeitet? Nutzen Sie zur Ansicht der PDF Dateien den Adobe Reader oder ein anderes Programm?

Vielen Dank

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Also die Datev hat ja jede Menge Programme dazu, z.B. Dokumentenablage. Da ist auch ein Viewer integriert. Und für Einscannen und Ablegen gibt es sogenante Workflows. Ich empfehle eine Schulung vor Ort oder ein Datev-Seminar. Das hier alles zu erklären, sprengt den Rahmen.

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Ein eindringlicher Tipp. Digitalisieren Sie zunächst Ihre eigenen Prozesse. DUO für die eigene Buchhaltung etc.

Wenn Sie die im Griff haben können Sie gemeinsam mit Ihren Mandanten digital werden.

Der zweite Schritt wäre die Installation des DATEV Digitalisierungs-Cockpits. Da gibt es zumindest ein paar "Schätzeisen". Wo Sie denn gerade stehen und in welche Richtung Sie sich gerade bewegen. 

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Vielleicht machen Sie für sich mal einen "Masterplan".

Dann besuchen Sie mal ein paar Info-Veranstaltungen und tauschen sich mit Kollegen aus. Je nach Kammerbezirk gibt es durchaus Veranstaltungen, die das unterstützen.

Tools zur Digitalisierung? Was erhoffen Sie sich von Tools bzw. was verstehen Sie konkret unter dem Begriff Tool im Hinblick auf die Digitalisierung?

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Hallo Herr Kirner,

ich nehme hier nur Bezug auf den Bereich "Einkommensteuer".

In der Vergangenheit war es bei uns so, dass der SB die Papierbelege bearbeitet und im Programm ESt erfasst hat und auch der Teamleiter (bei uns immer ein StB) die Qualitätskontrolle mit diesen Papierbelegen und einem Berechnungsausdruck aus dem Steuerprogramm vorgenommen hat. Danach wurden die Steuerbelege bei kleineren Fällen (wenige Papierbelege) in eine PDF-Datei (wir haben die Acrobat Vollversion) gescannt (scannen danach) und in der DMS mit einem einheitlichen Kniggeeintrag zum Auftrag (EO comfort) gespeichert. Die Originale haben wir dann an den Mandanten zurückgesendet.

Nach dem nun "Meine Steuern" online ist, sind wir zur Zeit dabei den Prozess Einkommensteuererklärung zu ändern: Zuerst in die DMS scannen (eine Datei in den Dokumentenkorb und dort trennen und heften) oder noch besser, der Mandant scannt selbst in Meine Steuern, und dann diese gescannten Belege mit dem Programm digitale Belege zu den Zeilen zuordnen. 

Noch nicht gelöst haben wir, wie die Kontrolle durch den Teamleiter digital erfolgen kann. Hier fehlen aus meiner Sicht noch die Möglichkeit weitere "Haken" virtuell an die digitalen Belege und auch an die Berechnungsliste (am Monitor) anbringen zu können.

Es gibt einen Bereich Ideas hier in der Community für die beiden neuen Programme "Meine Steuern" und "digitale Belege". Schauen Sie sich das mal an, dann bekommen Sie ein Gefühl was mit dem neuen Weg "Meine Steuern" schon digital geht und was nicht.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Herr Kirner,

bei Einkommensteuer arbeiten wir ähnlich wie Kanzlei Blum - nur für die schon auf „Meine Steuern“ umgestellten Mandanten bleiben die Belege ausschließlich in „Meine Steuern“ und - je nach Mandatsumfang, speichern wir auch die „Altbelege“ der schon Veranlagten Vorjahre dort.

wir wollen möglichst wenige „Mandanten-Belege“ in der eigenen DMS, wegen Datenschutz und Löschpflicht etc. Z.b. Im Mandatswechselfall.

Bei der Fibudigitalisierung haben wir auch zunächst mit der eigenen Kanzleibuchhaltung angefangen und zeitgleich zwei/drei leidensfähige und gut mit uns vernetzte Mandanten auch dazu überredet, um gemeinsam Erfahrungen zu sammeln und Fehler für die anderen Mandate zu vermeiden. Als das lief, haben wir sofort alle Großen Buchhaltungen (meist mehre Mio. Jahresumsatz) umgestellt - das war sehr erfolgreich und zudem oft mit Organisationsberatung verbunden. Ein bissle problematisch war für uns (später erst) als diese Mandate dann eigene DMS Systeme einsetzen und wir uns Unternehmen-Online und zusätzliches Mandanten-DMS angewöhnen mussten. Geht aber auch.

Die Lohnprozesse sind bei uns gerade dran, erstmal auch dort alles über Unternehmen-Online, die Einführung von Arbeitnehmer-Online macht mir immer noch tierische Probleme - aber ich bin auch im Lohn nicht wirklich selbst „fit“.

Im Anwaltsbereich läuft beA bzw. DATEV-Anwaltspostfach vonAnfang an flächendeckend mit allen RA-Kollegen und den Gerichten, die mitmachen.

Generell gilt, die komplette Eingangspost (außer Werbung) wird gescannt - der Postlauf durch die Kanzlei geschieht über DMS neu. 
Alle Arbeitsergebnisse der Kanzlei sind in pdf-Format ohne Passwort in der DMS gespeichert - wegen der Auskunftsfähigkeit, wenn der Sachbearbeiter nicht da ist und Chef oder Kollege einspringen muss.

ich hoffe, das hilft ein bissle. Aber einen eigenen Masterplan Stricken ist ein guter Hinweis.