Sinnhaftigkeit der Nutzung von DATEV DMS

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@jjunker Wir sind sehr zufrieden mit der OCR (Achtung DATEV: das ist jetzt mal ein echtes Lob 👍). Mein Leitspruch hier bei Panik-Anfragen "ich weiß nicht wo & wann & welchem Begriff ich es gespeichert habe" lautet: Wenn´s drin ist finden wir´s - Du musst dich nur an genügend Stichwörter zur Suche erinnern 😉

Wir nutzen die OCR im Rahmen des Posteingangs-Assistenten, womit ja schon die Vorbelegung anhand Steuernummer/Steuerart etc. erfolgen. Da höre ich aus unserer Verwaltung auch keine Kritik.

Zudem kommt das auch bei den normalen Dokumenten zum Tragen. Unten mal ein Beispiel, wo nach einem Lieferanten "Lichtraum" in den Belegen eines Mandanten gesucht wurde.

Ich hatte sogar mal einen Treffer, wo der Suchbegriff (auf einer gescannten Rechnung, kein originäres PDF) vertikal geschrieben und trotzdem gefunden wurde.

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Moin,

ich habe nicht alle Beiträge gelesen, kann aber ein paar Punkte aus meiner Sicht beitragen, da wir dieses Jahr von der DokOrg auf DMS umgestiegen sind. Aus vorherigen angestellten Zeiten kenne ich auch DMS alt sehr gut.

Die DokOrg wurde letztlich schon vor der Umstellung wie das DMS neu genutzt und gefiel mir vom "handling" besser als DMS alt (abgesehen vom geringeren Funktionsumfang). 

Was die Kosten angeht, haben wir dank Gründerrabatt (Kanzleikauf Mitte 2019) nur 50 % der 3 Consulting-Tage bezahlen müssen. Über DATEV gebucht erfolgte die Installation und Umstellung sehr zufriedenstellend durch die Comp-Pro Systemhaus GmbH (Herr Onat). 

Neben Posteingangsassistent und OCR fallen mir folgende Vorteile ein:

1. Die Vorgangsmappen als quasi Ordner im DMS mit einer vereinfachten Ablage erleichtern uns die digitale Arbeit in allen Bereichen erheblich. 

2. Die Möglichkeit über die Dokumentenstruktur weitere Unterlagen an ein bereits abgelegtes Dokument anzuhängen ist Gold wert. 

3. Nur dank der Angaben zu "Bearbeiter", "Status" und ggf. "Kenntnisnehmer" sind Prozesse und Eigenverwaltung abbildbar. 

4. Der Knigge verbessert die einheitliche Ablage und beschleunigt die Ablage.

5. Volltextsuche auch über die alten Dokorg-Dokumente, welche weiterhin voll und unproblematisch integriert sind. 

Ansonsten ist mir klar, dass das o.g. selbstverständliches für externe DMS-Systeme ist und andere Anbieter mehr bieten bei geringeren Kosten. Vor der Umstellung habe ich mir auch mal DocuSign angeschaut.  Allerdings habe ich mich bewusst für die Insel DATEV entschieden und die vollständige Integration in die DATEV-Welt ist mir viel wichtiger.

Bereits nach kürzester Zeit war klar, dass die Umstellung das richtige war und ist.

Beste Grüße

Stefan 

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Hallo Stefan!

Sie bringen noch einmal ordentlich gerafft auf den Punkt, was DMS der Dokumentenablage voraus hat. Prima, dass sich für Sie auch herausgestellt hat, dass Sie sich damit "geldwerten Vorteil" eingekauft haben! Für ein besseres Verstehen aber noch folgende Frage:

• Sind Punkt 1 und Punkt 2 in Ihrer Aufzählung nicht identisch?

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Nein. Über die Dokumentenstruktur kann man verschiedene Dokumente (Dateien) zu einem Zusammenfassen (wie eine Zip-Archiv). In einer Vorgangsmappe kann man mehrere Dokumente zusammenfassen (Verknüpfungen auf Dokumente)

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@heitschmidt  schrieb:

• Sind Punkt 1 und Punkt 2 in Ihrer Aufzählung nicht identisch?

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Der Grundgedanke und damit der Vorteil, zusätzliche Struktur für weitere Ablagen, ist identisch.

Beim "handling/ workflow" macht es schon einen Unterschied, ob man ein abgelegtes Dokument ergänzt oder über die Vorgangsmappe geht. Eine Vorgangsmappe öffnet sich mit doppelklick mit der Struktur, während ein Dokument direkt angezeigt wird und sich zusätzlich die Struktur öffnet. 

Beides kann die DokOrg gar nicht und beide Funktionen haben unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten. 

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@mkinzler  schrieb:

Nein. Über die Dokumentenstruktur kann man verschiedene Dokumente (Dateien) zu einem Zusammenfassen (wie eine Zip-Archiv). In einer Vorgangsmappe kann man mehrere Dokumente zusammenfassen (Verknüpfungen auf Dokumente)

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In der Vorgangsmappe kann man auch direkt Dateien ablegen und nicht nur Verknüpfungen zu Dokumenten. Genau wie man in der Dokumentenstruktur auch eine Verknüpfung einfügen kann. 

Bei DMS alt konnte man wimre bei Vorgangsmappen nur mit Verknüpfungen arbeiten. 

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Ich bin - nach jahrelangem Zögern - vor knapp einem Jahr sehr spontan auf DMS umgestiegen und habe das Definitiv nicht bereut, sondern bin jeden Tag froh über diese Entscheidung.

Meine Mitarbeiter (10) waren zu 30% sofort begeistert, zu 30% sehen sie wohl schön langsam die Vorteile, beim rest kann ich es nicht so recht einschätzen

Meine wichtigsten Features DMS die DokOrg wenn ich mich richtig erinnere nicht hat:

Dokumentenstati (offen, erledigt, in Bearbeitung ...) mit entsprechenden Filtern eine sehr Gute Übersicht zur Selbstorganisation

Knigge - gibt nicht nur die Richtige Beschreibung vor, sondern erzeugt diese auch aus Dokumentendatum, Jahr, Monat, Arbeitnehmer ...

Kenntnisnehmer - wichtigster Anwendungsfall - ich als Steuerberater vereinbare mit einem Mandanten etwas zur Buchführung ... - ich schreibe dazu eine Gesprächsnotiz, diese bekommt da ich den Kniggeeintrag Gesprächsnotiz Fibu verwende auch automatisch der Bearbeiter der Fibu

Oder ich bin über Kniggeeintrag grundsätzlich Kenntnisnehmer aller Bescheide - sehe also was kommt rein - sind diese schon geprüft, ...

Vorgangsmappe - Wir Kopieren nicht mehr sondern scannen und Sammeln Belege z.B. zur ESt in einer Vorgangsmappe ESt <Jahr> in einer Ordnerstruktur - das ist m.E. sehr übersichtlich und dauert nicht länger als Kopieren und in einen Ordner ablegen. Einzelablege in DokOrg von 10 Spendenbelegen usw. wäre mir zu mühsam.

In Verbindung mit der elektronischen Belegnachreichung sind diese ruckzuck beim Finanzamt

Früher: Ordner suchen - Belege raussuchen - Belege kopieren - Belege zurück sortieren - Anschreiben an Finanzamt mit Auflistung der Anlagen - Anschreiben drucken - zum Postausgang legen - Kuvertieren - in Postbuch eintragen - zur Post bringen

Jetzt: Vorgansmappe öffnen - Belegnachreichung aufrufen - Belege in Vorgangsmappe suchen - per Drag'nDrop in Belegnachreichung - evtl. noch kurze Erklärung in Belegnachreichung - Belegnachreichung senden

--> Übertragungsticket mit Bild aller gesendeten Belege wird wieder automatisch in DMS gespeichert - ich weiß zu 100% was das FA bekommen hat. Gut das kann DokOrg auch aber halt ohne Vorgangsmappe.