Scan automatsich als neue Dokumentenrevision in der Dokumentenablage hinzufügen

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Hallo,

bisher wird für die Akte beim Postausgang ein Papierexemplar des Briefes abgelegt.

Dies möchte ich nun so ändern, dass der Postausgang gescannt wird. Der Scan (PDF-Datei) soll dabei als neue Revision dem ursprünglichen Brief (Word-Dokument) als neue Version zugeordnet werden. Hierfür soll der Scan in einem speziellen Verzeichnis abgelegt und von dort automatisch anhand der Dokumentennummer zugeordnet.

Aus meiner früheren Beschäftigung weiß ich das dies geht, zumindest unter EO-Comfort. Ich setzte jedoch EO-Classic mit Revisionshistorie ein; ein Wechsel zu Comfort kommt nicht in Frage.

Kann mein Wunsch auch in der Dokumentenablage mit Revisionshistorie umgesetzt werden? Wenn ja, wie?

Vielen Dank.

[#2 · Accepted solution]

Hallo @mic ,

das hat mix mit EO-Classic oder EO-Comfort zu tun.

Sie brauchen dafür DMS als Upgrade Ihrer Dokumentenablage. Hier gibt es die Funktion „automatische Dokumentenzuordnung“.

MfG, F.Lange

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Danke für die Antwort. Ich hatte es befürchtet das DMS benötigt wird. Jedoch bin ich wegen der User-Lizenzen nicht interessiert dieses einzusetzten.

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Jetzt hätte ich doch noch eine Frage zum DMS.

Währe es möglich das DMS für eine Lizenz zu buchen und ein Benutzer stellt hängt die Belege automatisch an, während die restlichen Benutzer weiter mit der normal Dokumentenablage weiterarbeiten?

Insbesondere möchte ich neben der dämlichen Lizenz-Struktur beim DMS nicht auf die Ablagestruktur der Dokumentenablage verzichten.

Ich vermute das dies nicht möglich ist, aber die Hoffnung stirbt bekanntlich zuletzt.

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Eine parallele Nutzung der DATEV DMS und der Dokumentenablage ist nicht möglich. Das hat nur mit DMS classic von Saperion funktioniert.

Außerdem hätte dann ja nur noch dieser eine User Zugriff auf die Belege und niemand sonst.

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Hallo @mic 

Teillizenzierung ist nicht möglich, da die Datenbank der Dokumentenablage auf DMS upgegraded wird und damit für Benutzer ohne DMS-Lizenz kein Zugriff mehr möglich ist.

Bei der Gestaltung der Ablagestruktur sind Sie im DMS genauso frei wie bei der Dokumentenablage. Beim Umstieg auf DMS bleibt die Ablagestruktur auch komplett unverändert erhalten. Ob die unter DMS dann so sinnvoll ist, ist freilich eine andere Frage.

MfG, F.Lange

[#7]

Meines Wissens ist die DMS das erste Programm mit diesem Lizenzierungsmodell, aber mittelfristig sollen alle Programme darauf umgestellt werden.