Rechnungen nicht drucken aber trotzdem verarbeiten

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Hallo liebe Community,

ich habe ein (kleines) Problem, welches ich bisher weder mit dem DHC noch mit der Suche hier in der Community erfolgreich lösen konnte, daher frage ich jetzt hier in der Hoffnung, dass es eine Lösung gibt und ich diese nur nicht gefunden habe und nicht die Antwort: "Kann DATEV nicht" kommt. 🙂

Wenn wir Rechnungen schreiben ist es aktuell so, dass beim Rechnungsdruck die Rechnung physisch auf Papier gedruckt wird und parallel (das kann das Rechnungsschreibungsprogram ja wirklich schön) als pdf im DMS abgelegt wird. Wir haben also bei jeder Rechnung auf jeden Fall einen Papierausdruck.

Meine Frage hierzu: kann man diesen Ausdruck irgendwie vermeiden?

Hintergrund: bei physischem Postausgang bekommt das Sekretariat aus dem DMS die Rechnung (inkl. möglicher verlinkter weiterer Dokumente) zu Postausgang. Einmal am Tag wird hier der gesammelte Postausgang gedruckt und zur Unterschrift vorgelegt.

Hier haben wir dann jetzt die Situation, dass die Rechnung entweder (unnötigerweise) zweimal gedruckt wird oder das Sekretariat manuell eingreifen und daran denken muss den Postausgang ohne Rechnung zu drucken. Und das würde ich gerne vermeiden.

War das verständlich?

PS: Ich möchte an dieser Stelle bitte nicht diskutieren, warum wir überhaupt noch drucken. 😉

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Hallo,

nutzt ihr EOcomfort? 

Falls ja scheint es hier eine Möglichkeit über das KIS-ServiceTool zu geben. 

Das ist in der Drucksteuerung über den Reiter Service aufrufbar.

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Guten Morgen,

nein, hier ist EO classic im Einsatz.

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Da kann ich dann leider nicht helfen, da wir nur EOcomfort im Einsatz haben.

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Schade, aber danke für den Versuch. 🙂

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Bei uns kann man Druckaufträge "sammeln" und später alle zusammen am Drucker ausgeben (oder bei Bedarf eben auch löschen). Vielleicht geht das bei euch auch (das ist aber eine Frage der Drucker/Kopierer - nichts was mit Datev zu tun hätte)...

Ansonsten einen pdf-Drucker als Standard Drucker hinterlegen, die pdf-Datei erzeugen lassen und dann löschen... Nicht schön, aber würde funktionieren.

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Nicht der Lösung aber wir nähern uns der "ich will nicht Druck Checkbox": Rechnungen fehlen teilweise im Dokumentenmanagement 

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Mit der Zahlungsträgerart wird eingestellt, ob eine Rechnung gedruckt oder per E-Mail versendet wird.

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Klingt erstmal gut. Also per E-Mail rausjagen und ein Duplikat als PDF in DMS.  

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Das sind alles schöne Vorschläge, aber alles irgendwie Workarounds....ich hatte gehofft man könne das ohne irgendwo einstellen. Verringert die Fehlerquote und das Gemurre in der Belegschaft. 😕

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Guten Tag,

zufällig lese ich die Fragestellung, wie der Papier-Rechnungsdruck aufgehalten werden kann, wohl aber die pdf-Ablage in DMS erfolgen soll.

Mein Vorschlag wäre, als Standard-Drucker zur Ausgabe des Rechnungsblattes den Datev-Ausgabekorb anzuwählen.

Damit würde die DMS-Ablage erfolgen und aus dem Datev-Ausgabekorb könnten dann bequem alle Rechnungen wieder gelöscht werden.

Das Sekretariat könnte den gesamten Postausgang dann später aus DMS ausdrucken und zur Unterschrift vorlegen, ohne dass die Rechnungen doppelt ausgegeben werden.

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Das klingt gut, ich glaube das teste ich mal. 😊

Vielen Dank, ich werde berichten!

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@als schrieb:

Damit würde die DMS-Ablage erfolgen und aus dem Datev-Ausgabekorb könnten dann bequem alle Rechnungen wieder gelöscht werden.

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Ist mein Anspruch zu hoch oder ist das hoffentlich keine Lösung? Wieder nur ein seltsamer Workaround, der potentiell Fehler verursacht und manuelle Arbeit nach sich zieht. Hallo #KI und #Autmatisierung 😅.  

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Mein Vorschlag sollte eine Hilfestellung sein, ohne gleich die ganz große Lösung parat zu haben. 

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Hallo,

das kann leider nicht eingestellt werden in Rechnungsschreibung. Sie könnten wie folgt vorgehen:

Wenn Sie Rechnungen nicht drucken möchten, können Sie Rechnungen als PDF ausgeben und im Nachgang löschen.

Dafür legen Sie eine individuelle Druckeinstellung z. B. mit dem Drucker "SkyPDF Pro Driver" in Rechnungsschreibung an. Der Administrator kann die Druckeinstellung für alle Benutzer als Standard aktivieren.

• Druckeinstellungen für Rechnungen benutzerspezifisch anlegen - www.datev.de/hilfe/1035359
• Druckeinstellungen für Rechnungen kanzleiweit anlegen - www.datev.de/hilfe/1001277
• Wenn die Druckeinstellung nicht standardmäßig für die Rechnungsausgabe aktiviert werden soll, können Sie die Einstellung auch beim Verarbeiten von Rechnungen manuell auswählen: Druckeinstellung einmalig beim Drucken und Verarbeiten von Rechnungen anpassen - www.datev.de/hilfe/1001388

Wenn ein Benutzer mehrere Rechnungen zusammen verarbeitet, können sie den "Drucker" so anpassen, dass nicht immer eine Datei öffnet (Standard), die wieder geschlossen werden muss. Die Druckeinstellung muss dann mit dem neu angelegten Druckertreiber angelegt werden.

Neuen SkyPDF pro Driver anlegen:
In der PDF-Verwaltung (über die Programmsuche in DATEV Arbeitsplatz öffnen) können Sie auf Basis eines bereits vorhandenen Profils ein neues Profil anlegen (z. B. PDF Rechnungsschreibung). Dieses wird Ihnen dann links in der Übersicht unter Ihrem Benutzer angezeigt. Markieren Sie das neue Profil, klicken Sie im der rechten Maustaste und wählen Sie "Exportieren".
Jetzt steht der "neue" Drucker unter Windows Geräte & Drucker zur Verfügung.
PDF-Profile im Programm PDF-Verwaltung (Nr. 4) www.datev.de/hilfe/9206824

Geräte und Drucker in Windows öffnen. Bei Nutzung von ASP bzw. Smart IT: Auf dem Desktop Druckermanager (ASP) bzw. Drucker (Smart IT) öffnen.

• Neuen SkyPDF pro Driver markieren (bei Gruppierung kann der Drucker auch anders benannt sein, z. b. DATEV Ausgabekorb oder Bindung im Kanzleidesign).
• Auf Verwalten oder Druckeinstellungen klicken.
• Registerkarte Allgemein:
• Haken entfernen bei "Speichern-unter-Dialog anzeigen".
• Bei "Verhalten, wenn die Zieldatei bereits existiert": z. B. "Überschreiben" aktivieren.
• Ggf. Speicherort für PDF-Dateien anpassen (ggf. im Netz).

Einstellungen des neuen SkyPDF Pro Driver ändern - www.datev.de/hilfe/9206829

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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@Kerstin_Schulz schrieb:

das kann leider nicht eingestellt werden in Rechnungsschreibung.

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Das ist ein Scherz, oder? 😂 Hat da etwa das Druck- und Versandzentrum der DATEV ein Veto gegen Veränderung eingelegt? Und mit der DVD 18.0 bzw. zum 01.01.25 müsste das doch obsolet sein, oder nicht? Oder druckt DATEV dann die XML auch mit aus? 

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@steme schrieb:

und nicht die Antwort: "Kann DATEV nicht" kommt.

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Die Hoffnung war ja zumindest da 😅. 

Aber ich habe eine Lösung für Dich: from printer to shredder War da nicht auch noch irgendwas mit "DATEV ist nachhaltig"? 🤔

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ich zitiere aus dem ersten Post:

"PS: Ich möchte an dieser Stelle bitte nicht diskutieren, warum wir überhaupt noch drucken. 😉"

Deswegen habe ich auch nicht den Tipp gegeben auf Digitale Rechnung oder E-Rechnung umzustellen😎.

Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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@Kerstin_Schulz schrieb:

Deswegen habe ich auch nicht den Tipp gegeben auf Digitale Rechnung oder E-Rechnung umzustellen😎.

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Dann muss man so ehrlich sein und auch das Abwarten auf DVD 18.0 empfehlen, weil wenn man heute umstellt, man in ganz neue, tolle Probleme rennt: kein Logo einfügbar; keine 2. IBAN anzugeben; 2 Zeilen für Sondertext müssen ausreichen; alle Mandanten müssen manuell von Hand umgestellt werden; man muss sich aufs RZ und den E-Mail Service verlassen; ... Da nehme ich dann doch lieber meine YouTube Lösung. Dann hat auch der Printpartner der Kanzlei was davon, wenn die Klickzahlen nicht sinken 😅. 

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Noch einfacher: man installiert einfach irgendeinen Drucker auf den Anschluß NULL:

Wenn man den Drucker z.B. Nirvana nennt, weiß jeder was der macht.

Nämlich nix und somit muss auch nix gelöscht oder aufgeräumt werden.

Den hinterlegt man einfach in der Rechnungsschreibung (classic/compact) als Layout und „druckt“ dort die Rechnungen drauf.

MfG, F.Lange

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@flange  schrieb:

[...]

Wenn man den Drucker z.B. Nirvana nennt, weiß jeder was der macht.

[...]

... also wenn der Drucker dann Musik aus den 90er Jahren des vorherigen Jahrtausends spielt, fände ich das ziemlich cool 😉