Rechnung X-format

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Liebes Forum,

ab dem 27.11.2020 werden von unserem Auftraggeber (Deutsche Bahn) nur noch Rechnungen anerkannt, die im X-Format erstellt sind.

Ist dieses Format bis November in der Auftragswesen Software verfügbar, damit wir unsere Rechnungen versenden können?

Vielen Dank für Eure Antworten.

Sabba

[#2 · Accepted solution]

Wenn das Update 14.0 aufgespielt wird / wurde ja

https://www.datev.de/web/de/o-n/lp/datev-e-rechnung/?stat_Mparam=int_url_datev_erechnung

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Hallo tu-heggi,

ich habe auch noch eine Frage zu genau dem Thema. Ich stelle grade auf Auftragswesen (DATEV Arbeitsplatz V11.12 mit neuestem Update Auftragswesen V9.12) um. Auslöser war vor allem die X-Rechnung an die Deutsche Bahn. 

Allerdings habe ich jetzt erfahren, daß genau die DB die X-Rechnung aus DATEV nicht direkt akzeptiert und wir zusätzlich das Smart Transfer installieren müssen.

Du schreibst jetzt "ab V14 möglich" .. ich vermute hier geht es nicht um das Auftragswesen, sondern ein anderes Tool der DATEV, weil von V14 bin ich ja noch weit entfernt. Habe ich etwas überlesen? Entschuldige, so ganz steige ich noch nicht durch, ist alles noch Neuland für mich. 

Wenn das Smart Transfer notwendig ist, dann ist das so .. aber irgendwie widersprechen sich einige Aussagen. Die Bahn sagt "Standard X-Rechnung funktioniert", aber warum soll dann die X-Rechnung aus DATEV nicht funktionieren? Kannst Du mich aufklären. Ich dreh mich im Kreis...

Lieben Dank, Tanja 

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Wird Auftragswesen Online eingesetzt ist dies tatsächlich nur in Verbindung mit SmartTransfer möglich. Info kam gestern von Datev rein.

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/gesetzesaenderungen/e-rechnung/e-rechnung-mit-auftragswesen-online/

Beim "normalen" Auftragswesen Programm ist die Funktion ab 14.0 drin

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/gesetzesaenderungen/e-rechnung/

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Erstmal vielen Dank für die schnelle Antwort .. irgendwo mache ich einen Denkfehler.

Auftragswesen online ist doch das Auftragswesen, welches über den Browser im DATEV Unternehmen online mit aufgeschaltet wird. Das haben wir ja nicht.

Ich habe die Einzelplatzlösung, die über das RZ mit dem UO verbunden wird. Aber eben erst V11.12 bzw. Auftragswesen 9.12. .. (https://www.datev.de/web/de/datev-shop/komplettloesungen/datev-mittelstand-faktura-pro/), also das Mittelstand Faktura compact OHNE Rechnungswesen. 

Aber da sind wir lt. DATEV auf dem neuesten Stand (gestern grad Update gemacht) .. eine V14 gibt es da nicht. Und wen ich die DATEV-Mitarbeiterin am Telefon gestern richtig verstanden habe, ist auch die DB das "Problem". Die akzeptieren wohl das X-Rechnungsformat der DATEV nicht. Ich kapiere nur nicht warum... und jetzt hatte ich ein wenig die Hoffnung hier "Gleichgesinnte" zu finden, die dasselbe Problem haben.

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Gemeint ist die Programm-DVD 14.0

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Ach so 🙈 .. ich konnte das nicht über die DVD installieren. Ich habe das über den ISO-Link bekommen (da mein Surface kein Laufwerk hat). Gibt es da Unterschiede in den Versionen?

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Hallo Tanja,

ich habe einen RW Einzelplatz und das Auftragswesen V.9.1.

Ich schreibe auch Rechnungen an die DB.

Die erstelle ich im Auftragswesen und schicke Sie dann als pdf-Anhang an die Rechnungs-Email-Adresse der Bahn in Berlin. Bis Stand heute werden meine Rechnungen akzeptiert.

Es hat geheißen, dass das neue Format bei dem letzten Update installiert worden ist.

Ich bin dann mal gespannt, ob meine Rechnungen dann ab dem 27.11.  weiterhin von der Bahn akzeptiert werden.

Gruß SabBa

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Hallo Tanja,

lass dich nicht verwirren mit den Programmangaben. Ich habe die DVD 14.0 eingespielt und bei meinem Datev Programm steht 11.1.

Da habe ich extra nachgefragt, dass ist so in Ordnung.

Gruß SabBa

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Nein, da gibt es keine Unterschiede.

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Hallo SabBa .. ein Gleichgesinnter 🙏 

Bis zum 27.11. ist das pdf auch kein Problem, das machen wir auch seit Jahren so. Bisher aus einem CRM-Programm heraus. Aber die Ansage, daß es ab 27.11. eben nicht mehr als PDF/A akzeptiert wird, sondern eben nur noch als X-Rechnung. es wird eine Übergangszeit geben, aber irgendwann ist Schluß. 

Das war der Auslöser, daß ich auf DATEV AW umgestellt habe. Das AW Einzelplatz erstellt auch die X-Rechnung, die dann über das RZ der DATEV zur Verfügung gestellt wird, aber O-Ton einer DATEV-Mitarbeiterin gestern "... diese elektronischen Rechnungen werden üblicherweise auch von allen akzeptiert, aus diversen Kundengesprächen der letzten Monate, mussten wir aber feststellen, daß grade die Deutsche Bahn diese nicht akzeptiert. Aus diesem Grunde wurde Smart Transfer erfunden".

Also habe ich das akzeptiert und Smart Transfer in Auftrag gegeben und zeitgleich die Ansprechpartnerin bei der Bahn, die das X-RE-Projekt betreut, darüber informiert, weil ich mir vorstellen kann, daß wir nicht die einzigen mit diesem Problem sind und die hat mir dann folgendes geantwortet:

Das Thema X-Rechnung ist sehr vielschichtig und komplex und die Struktur der XML-Datei einer XRechnung muss programmiert werden. Wenn DATEV bereits die ZUGFeRD-Version 2.0 erzeugen kann, wundert es mich, dass sie hier nicht das XML, welches in dem PDF eingebettet ist prorammtechnisch extrahieren können und separat zur Verfügung stellen können. Aktuell entspricht das XML, welches in der ZUGFeRD-Version 2.0 eingebettet ist der Struktur eine XRechnung.

Problem ist, ich arbeite noch nicht mit AW (bin noch mitten in der Installation) und weiß deshalb nicht, wie das Ergebnis der X-Rechnung aussieht, welches rauskommt. Vielleicht kannst Du mir das ja beantworten? Gibt es ein extrahiertes XML wie die DB es braucht oder nur ein pdf mit eingebetteter XML? ... vielleicht haben wir dann schon die Antwort auf das Problem.

LG Tanja 

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Ok, also DVD V14 = Arbeitsplatz V11 .. dann bin ich da schon mal auf dem Laufenden.

Aber dann verstehe ich die unterschiedlichen Aussagen erst recht nicht.

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Gucken Sie mal was Sie davon betrifft:

https://www.deutschebahn.com/de/geschaefte/lieferantenportal/informationsservice/rechnung-1192410

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Hallo tu_heggi,

vielen Dank, den Link kenne ich. Daraus ergeben sich ja meine Fragen.

Irgendwo zwischen "DB -> das brauchen wir als elektronische Rechnung" und "DATEV - das liefern wir als elektronische Rechnung" .. liegt der Hund begraben.

Zumindest ist die Aussage von DATEV, dass das was aus dem Auftragswesen kommt und im Rechenzentrum landet, kann von der DB nicht abgeholt oder gelesen werden. Erst das Smart Transfer macht es möglich, die Rechnungen an die DB zu übermitteln.

Meine Vermutung ist die Dar- und Bereitstellung der XML aus dem Auftragswesen, aber genau darauf suche ich die Antwort 🤷‍, weil bei Aussagen wie CEN-Standard oder Prüftool der KOSIT hört mein technisches Verständnis leider auf.

Ich hoffe jetzt noch auf @SabBa und die Möglichkeit herauszufinden, ob eine E-Rechnung (also nicht wie bisher das pdf) von der DB akzeptiert wird. Ich sage derzeit "Nein, nicht ohne Smart Transfer". Aber sicher beantworten kann es eben niemand. Sinnigerweise werden solche Änderungen auch kurz vorm Fast Close der Firmen gemacht, das erhöht den Druck nur minimal 🙄

Aber danke erstmal für Eure Hilfe ... ich hatte gehofft hier die Lösung zu finden.

VG Tanja 

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Guten Morgen Tanja,

wenn ich meine nächste Rechnung an die DB schreibe, dann schicke ich diese mal nicht als pdf, sondern direkt aus dem Auftragswesen. Ich halte dich auf den laufenden, ob es klappt.

Gruß SabBa

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@SabBa  ... vielen Dank! Das wäre klasse, denn dann wüssten wir ganz genau, wie eine e-Rechnung überhaupt ausschaut, denn mein Steuerberater hat mir gestern einen Hinweis gegeben, weshalb es wohl NICHT funktionieren wird.

Sowohl in dem Link den tu-heggi gepostet hat, als auch in der Mail, die ich von der DB bekommen habe, steht " .. nur die xml-Datei ist an die DB zu senden" und DATEV scheint bei der E-Rechnung aber ein pdf mit eingebetteter xml zu generieren und Auftragswesen kann diese nicht extrahieren .. deshalb braucht man das Smart Transfer.

Ich hoffe, daß ich zu Anfang Dezember spätestens soweit auf DATEV umzuswitchen, wobei ich noch keinen Termin für die Smart Transfer-Installation habe... verständlich, weil dieses Problem mit der extrahierten xml nicht nur die Rechnungssender eiskalt getroffen hat, sondern auch DATEV selbst (so die Aussage von DATEV) und die grade mit den Terminen nicht hinterherkommen.

Let´s stay in contact...

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Hallo Tanja,

leider habe ich jetzt keine Rechnung an die Bahn zu schreiben.

Aber ich habe mich jetzt ein bißchen schlau gemacht. Schau dir mal das Dokument 9274939 an.

Dort wird Schritt für Schritt erläutert, wie man bei Auftragswesen eine E-Rechnungserstellung einrichtet.

Ich werde das bei meiner nächsten Rechnung so machen und dann informiere ich dich wieder....

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Hallo @SabBa  .. die Einrichtung ist nicht das Problem. Das ist alles eingerichtet, ich kann e-Rechnungen erstellen ...aber das Ergebnis aus Auftragswesen ist leider nicht DB-konform!

Ich bin inzwischen auch noch etwas schlauer als heute früh, habe bei unserem Steuerberater jemanden ans Telefon bekommen, der DATEV-Fachmann ist und der hat mir jetzt bestätigt, daß DATEV Auftragswesen ein XML-Dokument mit eingebetteter pdf (als andersrum, als ich heute früh geschrieben habe) erzeugt und genau dieses eingebettete pdf. ist das Problem. Die Bahn akzeptiert ab dem 27.11.2020 keine pdf. mehr. Es wird bestimmt eine Übergangszeit geben, aber auch die wird irgendwann enden.

Also wirst auch Du über kurz oder lang das zusätzliche Smart-Transfer benötigen (zumindest wenn Du nicht unter den Bereich "Baurechnungen" fällst oder nur Rechnungen bis 1.000,- € netto schreibst .. in den Bereichen gibt es wohl Ausnahmen.)

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Hallo Tanja,

danke für die Info. Ich habe bei meinem Steuerberater nachgefragt, der macht sich jetzt auch schlau.

Ich werde wieder berichten.

Gruß SabBa

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Wird Auftragswesen Online eingesetzt ist dies tatsächlich nur in Verbindung mit SmartTransfer möglich.

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Auftragswesen Online ist vom Funktionsumfang für eher kleinere Mandate gedacht. Smart-Transfer ist preisbedingt eher für größere Unternehmen gedacht. Die Kombi ist also weder eine Lösung für kleine, noch für größere Mandate geeignet. Kleineren Unternehmen bleibt nur die Teilnahme an der Pilotphase des neuen Auftragswesen online. 😒

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bei Software ist es immer besser, wenn der Anwender nur einen Teil der Software-Funktionen benötigt als wenn die Software nur einen Teil der Anforderungen abdeckt.

Bei "Auftragswesen" kommt sehr wahrscheinlich (fast) jedes Unternehmen sehr schnell an die Grenzen der Möglichkeiten (der Software) 😁

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Hallo Olafbietz, für uns stellt sich die Frage mit dem Smart Transfer und ob eine Kombi Sinn macht gar nicht .. wir sind drauf angewiesen, da wir ansonsten den Kunden DB verlieren oder umsonst arbeiten, weil wir keine Rechnungen mehr stellen können. 🤷‍♂️

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@Tanja-SYNK ,

.... es sei denn, der Rechnungsbetrag liegt unter 1.000 Euro 😁

... aber wer schreibt schon soooo kleine Rechnungen ?

(... ups, wurde weiter oben schon erwähnt ... sorry)

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..genau, oder eben "Baurechnungen". Aber bei uns trifft halt beides nicht zu 🤷‍♂️

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... es soll auch Online-Dienste geben, die normale Rechnungen in XRechnungen konvertieren und an die entsprechenden Empfänger zustellen können.

... Genaueres weiß ich nicht, da ich noch keinen Bedarf dafür hatte ...

Nachtrag:

... es soll auch preiswerte andere Software geben, die mit XRechnungen umgehen kann.

Nur wegen ein paar XRechnungen an die Deutsche Bahn würde ich mir "Auftragswesen" nicht 'antun'.

... aber hier hat jeder andere Erfordernisse und Ansprüche an eine Software

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Guten Morgen,

anbei eine Information vom Bauindustrieverband bezüglich der X-Rechnungen an die DB:

1. Fristablauf zur Einreichung anderer Rechnungsformate; FAQ-Liste

Wir möchten nochmals ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Frist zur ausschließlichen Einreichung von Rechnungen im Format „XRechnung“ mit dem 27.11.2020 lt. Verordnung (ERechV) beginnt. Wie wir Ihnen bereits in früheren Rundschreiben mitgeteilt haben, können andere Rechnungsformate ab diesem Datum nicht mehr akzeptiert werden und Sie erhalten dann keine Liquidität mehr. Die Bahn hat zwar für die Prüfung im Einzelfall Lösungshilfen zugesagt, bisher ist aber unklar, ob - und wenn ja - wie diese realisiert werden.

Die Bahn wird für den Umgang mit der X-Rechnung und etwaigen Anforder- ungen eine eigene FAQ-Liste bereitstellen. Wir bitten Sie, diese stets zu berücksichtigen, damit keine Fehler bei der Erstellung der X-Rechnung auftreten, die eine Ablehnung zur Folge haben können. Die DB hat außerdem zugesagt, in einem gewissen Rahmen eine genauere Begründung für die Ablehnung einer Rechnung zu geben, sofern diese unvollständig sein sollte. Bitte verlassen Sie sich jedoch nicht darauf, dass dies in Ihrem Fall auch zutrifft.

Bitte beachten Sie: Können Sie X-Rechnungen bereits sicher erstellen?
Dann können Sie diese bereits auch vor dem 27.11.2020 an die Bahn über
e-invoicing@deutschebahn.com senden.

Da müssen wir uns bald was einfallen lassen...

Vielen Dank für den Hinweis, dass es andere Software gibt, die Rechnungen in X-Format umwandeln könnten.

Das ist schon mal gut zu wissen.

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@Tanja-SYNK , @SabBa 

... wenn Sie mal eine konkrete eigene XRechnung generieren oder eine fertige Beispiel-XRechnung sehen wollen, könnten Sie das auf der folgenden Internet-Adresse tun oder sich evtl. bei diesem Anbieter unverbindlich registrieren.

https://xrechnungsgenerator.nortal.com/

(.. hatte bisher keinen eigenen Bedarf dafür, daher alles ohne Gewehr und ohne Gewähr 😁)

Das Thema ist aber auch für andere Zwecke interessant

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Hallo,

ich habe eine erfreuliche Nachricht.

Soeben habe ich mit der Bahn / Kreditorenbuchhaltung-Rechnungsstelle telefoniert.

Der Herr meinte, dass Rechnungen, die als XMl-Dokument mit eingebetteter PDF erstellt sind,

von der Bahn akzeptiert werden.👍

Zulässige Dateiformate in X-Rechnungen an die Bahn sind: PDF, CSV, PNG, JPEG, Open Text (z.B. TXT)

Also, dann hoffen wir mal, dass ab 27.11. alles akzeptiert wird.

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Der Herr meinte, dass Rechnungen, die als XMl-Dokument mit eingebetteter PDF erstellt sind,

von der Bahn akzeptiert werden.👍

Das spricht für ZUGFeRD - abwarten wird interessant

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Update:

Mein Steuerberater meinte auch, dass das von Datev Auftragswesen erzeugte Format (XML mit eingebetter PDF-Datei) von der Bahn lesbar sein muss.

Die eingebettete PDF Datei bedeutet, dass man es als pdf lesen könnte, wenn man kein xml-Format lesen (öffnen) kann.