Prozess E Bescheide

[#1]

Hallo Zusammen,

wir möchten gerne die Bescheide digitalisieren.

Daher bin ich auf der Suche nach Antworten und einem erprobten Prozess für unsere Kanzlei.

(Involviert Sekretariat, Mitarbeiter und Steuerberater)

Recherchieren konnte ich bereits die Voraussetzungen der Vollmachtsdatenbank, Einstellungen in DATEV.

E-Mail für den Abruf von den Bescheiden im Dokumentenkorb.

Sekretariat bekommt E-Mail über den Abruf und verarbeitet den Abruf im Dokumentenkorb gleicher Prozess analog (ohne) scannen.

Reicht für den Abruf eine gemeinschaftliche E-Mailadresse aus bzw. wie werden Vertretungen geregelt?

Wie arbeitet ihr mit Bearbeitern und Kenntnisnehmern?

Die Idee war, mit Stempeln zu arbeiten. Können die Stempeldetails so festgelegt werden, dass sie immer angezeigt werden, sowohl im Versand per E-Mail als auch beim Drucken?

Kann man einstellen, dass Stempel nur von bestimmten Personen gelöscht werden können?

Wie kann der Steuerberater über Klärung, Fertigstellung oder einen anstehenden Review informiert werden?

Wie nutzt ihr den Status in diesem Prozess?

Wenn der Review vollzogen ist, wie gelangt das Todo zum Sekretariat /Postausgang, da es vorläufig analoge und digitalisierte Mandanten geben wird? Wer erstellt bei euch die Anschreiben und versendet diese an den Mandanten? 

Ich freue mich sehr über eure Erfahrungen!

[#2]

Die E-Mail sollte eine Funktions-Mail sein, z.B. Sekretariat@... , auf dass die Empfänger individuell gesteuert werden können. 

Bearbeiterin und Kenntnisnehmer sind schon bei analogen Bescheiden so eingestellt gewesen, dass eine Mitarbeiterin für die Bescheidprüfung verantwortlich ist, die Berufsträger erhalten jeden Bescheid zu Kenntnis. 

Ist der Bescheid ohne Abweichungen, geht er aus dem DMS direkt an die Mandanten, Abweichungen klärt der Sachbearbeiter. 

Die Stempel sind nicht wirklich "auf" dem Dokument sondern nur Bilddateien und Koordinaten. Hier ist aber eher der Friststatus das geeignete Mittel, um nachvollziehbar zu halten, wer den Bescheid geprüft hat. Die Frist wird beim digitalen Bescheid automatisch und immer richtig angelegt! 

Das Anschreiben ist bei uns ersatzlos entfallen, seitdem wir die Dokumente direkt aus dem DMS zustellen. 

[#3]

Danke Herr RA Hagena für ihre Antwort.

Ich selbst habe noch nicht viel Erfahrung mit DATEV, daher interessieren mich vor allem die Abläufe in DATEV selbst, unter der Voraussetzung man läuft nicht mit dem Papierbescheid/der Frage ins Büro nebenan. 

Können Sie mir vielleicht den Ablauf bei Ihnen im Haus einmal stichwortartig darstellen?

Wird der Bescheid bei Ihnen nochmal vom StB geprüft, wird der Review mittels einer Aufgabe an den StB übermittelt?

Oder ist es ausreichend den StB als Kenntnisnehmer zu setzen?

Wird der geprüfte Bescheid direkt vom Sachbearbeiter aus DMS an den Mandanten übermittelt?

Erstellen Sie kein Anschreiben auch nicht als E-Mail Text?

VG SVE

[#4]

Hallo @SVE24 

bitte bei solchen Prozessüberlegungen immer die berufsrechtliche Eigenverantwortung des Steuerberaters gemäß § 57 I StBerG berücksichtigen. Wird in Ihrer Kanzlei die Auffassung vertreten, dass dies durch eine Kenntnisnahme erreicht wird, dokumentieren und umsetzen.

[#5]

---

@noescher  schrieb:

Hallo @SVE24 

bitte bei solchen Prozessüberlegungen immer die berufsrechtliche Eigenverantwortung des Steuerberaters gemäß § 57 I StBerG berücksichtigen. Wird in Ihrer Kanzlei die Auffassung vertreten, dass dies durch eine Kenntnisnahme erreicht wird, dokumentieren und umsetzen.

---

Inhaltlich geht es hier um die Kontrolle und Überwachung der Frist zum Bescheid, inwiefern ist hier aus Ihrer Sicht die berufsrechtliche Eigenverantwortung gefährdet?

Dazu gibt es technisch auch nur einen "Erlediger" und um hier keine Ketten zu bilden, bleibt nur der Kenntnisnehmer. 

[#6]

Hallo @RAHagena 

nachdem der gesamte Prozess rund um den Bescheid gefragt wurde, geht es auch um die rechtliche Prüfung des Bescheids. Und das fällt (ebenso wie die Fristkontrolle) unter die Eigenverantwortung.

Ich sage nicht, dass das mit Kenntnisnehmer nicht geht. Ich will nur darauf hinweisen, damit diese rechtliche Regelung nicht untergeht.

[#7]

---

Ich nehme es so wahr, dass Sie der Meinung sind, dass ein Steuerfachangestellter nicht abschließend beurteilen kann / darf, ob ein Bescheid ohne Abweichungen ergangen ist?! Die Konsequenz ist ja, dass wir die Frist verstreichen lassen und nicht gegen den Bescheid vorgehen. 

Was wäre denn die Konsequenz einer Nichtbeachtung? Also wenn ich den kompletten Prozess auf meine Mitarbeiterin verlagern würde. Gewerbesteuer?! 

[#8]

---

@noescher  schrieb:

Ich will nur darauf hinweisen, damit diese rechtliche Regelung nicht untergeht.

---

Wenn Sie schon auf "rechtliche Regelung"en hinweisen, dann können Sie doch bestimmt auch sagen, was die Konsequenz bei Nichtbeachtung wäre!? Würde mich wirklich interessieren, ich hab bislang noch keinen Zusammenhang zum zitierten Paragraphen gefunden. Auch Google weiß nichts davon. 

[#9]

---

Das Anschreiben ist bei uns ersatzlos entfallen, seitdem wir die Dokumente direkt aus dem DMS zustellen. 

---

Also nur sinngemäß "anbei Ihr Bescheid?"

[#10]

Hallo @RAHagena 

für eine rein theoretische Diskussion:

Ein Verstoß gegen die Berufspflichten von § 57 I StBerG wird über die normalen Regelungen des Steuerberatungsgesetzes geahndet.

Also von der Rüge § 81 StBerG bis zum berufsgerichtlichen Verfahren § 89ff StBerG.

[#11]

---

@tu_heggi  schrieb:

---

Das Anschreiben ist bei uns ersatzlos entfallen, seitdem wir die Dokumente direkt aus dem DMS zustellen. 

---

Also nur sinngemäß "anbei Ihr Bescheid?"

---

Nur ein Betreff mit dem Knigge-Namen.