Nötige Unterschriften in PDFs kennzeichnen

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Hallo,

wir versenden unsere Steuererklärungen, Jahresabschlüsse etc. per Email. Der Mandant erhält zum Teil 10 Dokumente. In Einer Email sind die Dokumente beschrieben und es wird darauf verwiesen was unterschrieben werden muss.

Im Papier-Format haben wir die Dokumente, die vom Mandanten unterschrieben werden und an die Kanzlei gesendet werden müsse, mit „Fähnchen“ beklebt.

Wie kann man die elektronische Version diesbezüglich optimieren?

Kategorie hinzugefügt, @Sabine_Enachescu 

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Druckt der Mandant die Emails aus, unterschreibt sie u. scannt sie wieder ein oder wie muss man das verstehen?

Eine Signaturlösung würde Abhilfe verschaffen.

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Der Mandant erhält zum Teil 10 Dokumente.

Bei einer E-Mail mit 10 Anhängen würde ich als Mandant die Krise bekommen… 

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Ich bevorzuge es, für den Mandanten eine einzige Datei zu machen, in welcher jede Seite zu unterschrieben ist. 

Ist zwar viel Aufwand, aus jedem Steuerprogramm, die Formularseite und die komprimierte Erklärung als PDF auszulesen, dann alle Dokumente in den Dokumentenkorb zu geben, diese dort zu trennen, die unnötigen Seiten heraus zu löschen und dann wieder zusammen zu fügen, aber ne andere Lösung dafür habe ich noch nicht gefunden. 

Hier wäre eine Programmfunktion: Druck nur der Unterschriftenseiten gut. Ob sich dafür eine Idea lohnt?🤔

Aber so hat der Mandant dann alles schön zusammen gepackt und mir fehlt kaum eine Unterschrift.

Absolutes Top Ergebnis erziel ich, wenn ich diese PDF mit den zu Unterschreibenden Seiten noch in Chrome öffne und dann mit der dortigen Zeichenfunktion  überall wo eine Unterschrift zu setzen ist, ein Kreuzchen zeichne. 

Riesen Aufwand, aber dafür hab ich eigentlich immer alle Unterschriften aufs erste mal. Das hat nicht mal früher bei den Papiererklärungen immer geklappt 😉

Grüße

AKW

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Und DocuSign springt einfach von zu leistender Unterschrift zu Unterschrift (von Feld zu Feld) und man kann diese mit Enter ab dem 2. Feld ausfüllen. Fertig. Da kann auch nichts vergessen werden 😉, weil DocuSign dann meckert: hier fehlt noch eine Unterschrift. 

DAS - ist digitale Transformation und keine Digitalisierung eines analogen 💩 Prozesses. Sorry. 

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Jops schönes Zeug muss ich sagen. Aber leider fehlt mir hier die entsprechende Zeit sowas zu implementieren und den Kollegen beizubringen. 

Hier stößt man sehr gerne auf Gegenwehr. 

Ich hab sowas auf jeden Fall auf meiner 2-Do-Liste, aber bis dahin gibt es wichtigeres, Wie Steuererklärungen ab 2019 fertig zu stellen, Steuerliche Super-Sparpläne umzusetzen, Schlussabrechnung.... 

Aber danke für den Tipp mit DocuSign 😉 

Edit:

Was mir noch eingefallen ist. Ich würd mal sagen 95% der Mandanten drucken alles aus, unterschrieben es und scannen es bestenfalls ein oder fotografieren es mit 6MB Bildchen ab. Hier kommt es sehr auf die Altersstruktur der Mandanten an. Ist leider so 😞

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Wieso nicht DATEV Freizeichnung Online?

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Geht ja auch um weitere Dokumente Vollständigkeitserklärung etc. 

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Als "digitale Fähnchen" würde ich auf die Lesezeichen im PDF setzen (aber trotzdem die hier angebrachten Anregungen prüfen):

Geht mit dem Adobe Reader (Dateien, Dokumente und PDF bearbeiten | Adobe Acrobat) oder z.B. auch mit dem kostenlosen PDF-XChange Editor.

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Stocken Sie auf Adobe Pro auf, da ist Adobe Sign enthalten und da können Sie Unterschriftsfelder definieren.

Eine Große Umstellung ist da nicht. Die Adobe Basisversion Reader haben Sie ja...