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Liste von Dokumenten in Excel exportieren - eo comfort/DMS

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letzte Antwort am 21.05.2025 13:30:29 von Magdalena_Schröder
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communityuser
Beginner
Offline Online
Nachricht 1 von 14
550 Mal angesehen

Ich möchte eine Liste von Dokumenten, z.B. alle offenen Dokumente in Excel übertragen, um damit einen Abgleich über einen Sverweis zu machen.

rechtsklick Liste drucken, gibt nur pdf aus oder Druck auf Papier.

Drucken und exportieren oder kopieren führen auch nicht zum gewünschten Ergebnis.

hat jemand eine Idee?

 

DATEV-Mitarbeiter
Magdalena_Schröder
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 2 von 14
517 Mal angesehen

Hallo @communityuser,

 

es nicht möglich, die Dokumentenliste nach Excel zu exportieren.

Dieser Wunsch liegt unserer Produktentwicklung bereits vor, einen konkreten Umsetzungstermin gibt es allerdings nicht.


Evtl. hilft Ihnen folgendes Vorgehen:
1. Sie können die Dokumente der Dokumentenliste markieren, einen Rechtsklick machen und "Exportieren" wählen.
2. Wählen Sie nun den Schaltknopf "Dokumentensammlung" und geben Sie unter "Ziel" den Speicherort im Windows-Explorer an.
Nun werden die Dokumente an diesem Speicherort in einen Ordner exportiert.
3. Navigieren Sie in diesen Ordner.
Im Ordner befindet sich eine Datei "_inhalt". Öffnen Sie nun eine leere Arbeitsmappe in Microsoft Excel und ziehen Sie die Datei "_inhalt" in die leere Arbeitsmappe. Sie erhalten eine Aufstellung der exportierten Dokumente.
Nachteil: In dem Ordner im Windows-Explorer befinden sich natürlich auch Kopien aller Dokumente, die Sie exportiert haben. Diese können aber anschließend gelöscht werden.

 


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Viele Grüße aus Nürnberg, Magdalena Schröder
Service Dokumentenmanagement | DATEV eG
stbjunges
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 3 von 14
482 Mal angesehen

Bei der Suche nach diesem Feature bin ich hier gelandet, weil ich mir eigentlich nicht vorstellen konnte, dass ein Export der Filter- und Suchergebnisse nicht möglich ist.

Wirklich traurig, dass es hierzu keinen Umsetzungstermin gibt.

 

Ihr Workaround ist leider überhaupt nicht praktikabel. Bei 5 Dokumenten brauche ich keine Excel-Liste. Bei mehreren Dokumentenklassen verweigert DATEV die Arbeit 🙄

fehler.PNG

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vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 4 von 14
473 Mal angesehen

 

@


@stbjunges  schrieb:

[...]

Ihr Workaround ist leider überhaupt nicht praktikabel. Bei 5 Dokumenten brauche ich keine Excel-Liste. Bei mehreren Dokumentenklassen verweigert DATEV die Arbeit 🙄

[...]


... also ich finde die "Dokumentensammlung" gar nicht schlecht, z.B. zum mandantenübergreifenden Einsammeln von Dokumenten zu einem bestimmten Stichwort oder auch zur Durchdringung und Weiterverarbeitung von größeren Konvoluten an Dokumenten

... ok, der Zwang, eine Dokumentenklasse auszuwählen, ist ein kleines, aber sehr leicht überwindbares Hindernis

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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"Ein Teil dieser Antworten würde die Bevölkerung verunsichern"
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stbjunges
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 5 von 14
453 Mal angesehen

Mir ist durchaus bewusst, dass man diese programmseitige Einschränkung umgehen kann, indem man entsprechend sortiert.

Aber: Diese Einschränkung ist von DATEV selbst herbeigeführt, stört den Arbeitsablauf und könnte mit einer ordentlichen Programmierung behoben werden.

Wenn ich für meine Auswertungen dann auch noch 3 Dateien erhalte, die jedes mal von Hand zusammengeführt werden müssen dann hört mein Verständnis auf.

 

Und wenn ich für meine Zwecke 15.000 Dokumente in 3 Anläufen exportieren muss, um sie anschließend wieder zu löschen, dann muss ich mich schon fragen, ob man sich bei der Entwicklung von DATEV DMS ausreichend Gedanken über die Benutzerfreundlichkeit gemacht hat. 

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vogtsburger
Allwissender
Offline Online
Nachricht 6 von 14
445 Mal angesehen

@stbjunges ,

 

die "Dokumentensammlung" wurde offenbar nur entwickelt und zur Verfügung gestellt, um einen beliebig großen Teilbestand der eigenen Dokumentenablage in die Dokumentenablage einer anderen Datev-Umgebung zu transferieren.

 

Die Auswertung dieser "Dokumentensammlung" hatte bei der Datev offenbar niemand im Sinn.

 

Zur Not kann man die "Dokumentensammlung" aber zu Archivierungs- oder Auswertungszwecken 'missbrauchen'

 

... "besser einen Spatz in der Hand als eine Taube auf dem Dach" 

 

... eine bessere und effektivere Auswertungsmöglichkeit wäre mir natürlich auch lieber gewesen anstelle dieses 'Würgarounds' ...

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DATEV-Mitarbeiter
Magdalena_Schröder
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 7 von 14
320 Mal angesehen

Hallo Zusammen,

 

diese Funktion wird umgesetzt zu den DATEV-Programmen 19.0 (voraussichtlich 07.08.2025).

 

Damit wird es die Möglichkeit geben, über Rechtsklick | Kopieren | Markierte Zeilen kopieren zuvor markierte Dokumentenlisten in die Zwischenablage zu kopieren. Und in Excel einzufügen.
Die Funktion soll über das Kontextmenü in DATEV DMS / Dokumentenablage, in der Kategorie Dokumente und in der Schnellinfo Dokumente im DATEV Arbeitsplatz vorhanden sein. Alle Spalten, die eingeblendet sind, sollen mit kopiert werden.

 


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Viele Grüße aus Nürnberg, Magdalena Schröder
Service Dokumentenmanagement | DATEV eG
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stbjunges
Einsteiger
Offline Online
Nachricht 8 von 14
301 Mal angesehen

Danke für die Info! Freue mich darauf, das Feature nutzen zu können.

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OKit
Beginner
Offline Online
Nachricht 9 von 14
270 Mal angesehen

Das wäre großartig wenn das funktionieren würde...

Aber gleich dazu mal eine weitere Frage, man kann ja den "Betrag" (bei der Dokumentenklasse "Beleg") nicht in den Spalten mit aufnehmen, das gibt ja die Listeneinstellung nicht her.

Das wäre aber praktisch, gerade wenn man in Zukunft die Dokumentenliste exportieren könnte.. dann könnte man ja eine Übersicht schnell in Excel ziehen "Welcher User hat welche Belege mit welchen Beträgen freigegeben".

Oder kennt jemand eine andere Möglichkeit um diese Information als Liste irgendwie zu bekommen?

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DATEV-Mitarbeiter
Magdalena_Schröder
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 10 von 14
235 Mal angesehen

Hallo @OKit,

 

"Betrag" kann über die erweiterten Listeneinstellungen eingeblendet werden.
Siehe "3.2 Erweiterte Listeneinstellungen anpassen" im Hilfe-Dokument Zusätzliche Spalten / Felder in Dokumentenlisten einblenden

 


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Viele Grüße aus Nürnberg, Magdalena Schröder
Service Dokumentenmanagement | DATEV eG
OKit
Beginner
Offline Online
Nachricht 11 von 14
221 Mal angesehen

Das ist schon mal gut, danke.. hatte da zwar schon geschaut, aber das wohl übersehen dass der Betrag in "Attribute" sich verbarg.

Wenn dann noch der Excel Export für die Liste kommen würde, wäre es ja im Prinzip gelöst wie ich das sehe.

Nur der Klarheit halber (auch wenn das über den Programm-Bereich "Office Management" schon hinausgeht).. es gibt gegenwärtig keine Auswertungsmöglichkeit um nachzuvollziehen, welcher User welche Belege in den Belegstatus "zu Buchen" gestellt hat?


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DATEV-Mitarbeiter
Magdalena_Schröder
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
Offline Online
Nachricht 12 von 14
194 Mal angesehen

Hallo @OKit,

 

das geht tatsächlich nicht über unseren Programm-Bereich hinaus 🙂

 

Wer bei einem Beleg den Status geändert hat, ist über die Revisionshistorie(Dokumentenablage mit Revisionssicherheit und DATEV DMS) ersichtlich.

➡️Rechtsklick auf ein Dokument/einen Belege | Revisionshistorie

 

Im Fenster Revisionshistorie:
Wurde der Status direkt bei der Ablage vergeben, ist diese Aktion im Revisionskommentar "Beginn der Revisionssicherheit" enthalten. Details sind unter "Eigenschaften" einsehbar.
Wurde der Status nachträglich vergeben/geändert, ist dies direkt im Revisionskommentar sichtbar: "Status auf zu buchen gesetzt"

Zusätzlich hierzu lassen sich Revisionsfelder in der Dokumentenliste einblenden:
Ansicht | Erweiterte Listeneinstellungen | Verfügbare Spalten: Revision 
Hierbei wird der zuletzt durchgeführte Revisionsschritt in der Dokumentenliste angezeigt.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

 

 

Viele Grüße aus Nürnberg, Magdalena Schröder
Service Dokumentenmanagement | DATEV eG
OKit
Beginner
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Nachricht 13 von 14
175 Mal angesehen

Danke, aber weder taucht bei mir bei einem Rechtsklick auf ein Dokument/Beleg der Punkt "Revisionssicherheit" auf noch ist er in der Erweiterten Listenansicht als einblendbare Spalte verfügbar..  vermutlich ist das ein Produktproblem weil es "nur" die "normale" Dokumentenablage ist und nicht die "Dokumentenablage mit Revisionssicherheit" bzw. auch nicht das "DATEV DMS"?

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DATEV-Mitarbeiter
Magdalena_Schröder
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Nachricht 14 von 14
154 Mal angesehen

Hallo @OKit,

 

genau. Nur in einer Anwendung mit revisionssicherer Archivierung werden Änderungen archiviert. Daher ist dieser Punkt bei Ihnen in der Dokumentenablage nicht verfügbar.

Sollte ein Upgrade in Erwägung gezogen werden, finden Sie weitere Informationen im Hilfe-Center.
z.B.:

Revisionssichere Archivierung mit Dokumentenablage (mit Revisionssicherheit), DATEV DMS
Dokumentenablage mit Revisionssicherheit
Upgrade auf Dokumentenablage Revisionssicherheit durchführen

Eine Thread zum Thema, befindet sich hier: revisionssichere Dokumentenablage - DATEV-Community - 373032



Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

Viele Grüße aus Nürnberg, Magdalena Schröder
Service Dokumentenmanagement | DATEV eG
13
letzte Antwort am 21.05.2025 13:30:29 von Magdalena_Schröder
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