In DMS "Drucken" (durchsuchbare pdf)

[#1]

Hallo in die Runde,

seit einigen Versionen wird ein "Drucktertreiber" ausgeliefert, der es ermöglicht z.B. Webseiten über den Befehl "Drucken" unmittelbar in die Dokumentenablage/ DMS zu speichern. 

Eine Funktion die ich nicht mehr missen möchte.  Allerdings ist mir heute aufgefallen, dass die so generierten pdf-Dateien nicht durchsuchbar sind.

Wo finde ich die Einstellung um die pdf-Dateien bereits durchsuchbar abzuspeichern.

[#2]

Guten Tag @agmü 

ich habe das Ganze mal bei mir auf dem Testsystem ausprobiert. 

Die von mir über den Drucker "DATEV Dokumentenmanagement" abgelegten Webseiten sind durchsuchbar. Auch wenn ich mir den Volltext dazu anzeigen lasse, ist hier etwas hinterlegt. 

Ist bei Ihnen die Volltexterkennung über die Dokumente gelaufen? (DATEV DMS > Dokument markieren > Bearbeiten > Volltext) 

Viele Grüße aus Nürnberg 🌞


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Hallo Fr. Schlee,

Den Befehl kenne ich nicht (finde ihn auch nicht), was vermutlich daran liegt, dass wir "nur" die DokAblage verwenden.

Allerdings schließe ich aus ihrer Frage, dass das über das PlugIn generierte Dokument gerade nicht maschinenlesbar ist, sonst müsste nicht eine Volltexterkennung das Dokument verarbeiten.🤔

[#4]

Guten Morgen Herr Müller, 

im Leistungsumfang der Dokumentenablage ist die Volltexterkennung nur für Microsoft Office Dokumente enthalten. Nicht aber für PDF und TIF. 

Siehe auch in diesem Hilfe-Dokument . 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#5]

Hallo Frau Schlee,

ich würde auch gerne die Volltexterkennung über einzelne Dokumente laufen lassen. Wir haben  das DATEV DMS und das Kommunikationspaket im Einsatz. Wenn ich aber über die Schnellinfo "Dokumente" gehe und eine Dokument markiere, führt  DATEV DMS > Dokument markieren > Bearbeiten > nicht zu "Volltext", sondern nur zu "In externer Anwendung bearbeiten " usw. Wenn ich über "Dokumente" im linken Navigationsbereich gehe, gilt das entsprechend.

Wie kann ich den die Volltexterkennung denn manuell initialisieren?

Viele Grüße

K. Kiesel

[#6]

Guten Morgen,

um zu prüfen, ob die Volltexterkennung durchgelaufen ist, müssen Sie DMS öffnen - das Dokument markieren - in der ersten Zeile auf "Bearbeiten" und dort "Volltext anzeigen".

Sind hier die Wörter des Dokuments hinterlegt, hat die Volltextermittlung auch etwas erkannt.

Über den gleichen Weg können Sie auch die Volltextermittlung anstoßen.

Sie können sowohl in der Schnellinfo, als auch in DMS selbst sich div. Spalten zum Stand der Volltextermittlung einblenden, so haben Sie dann auf den ersten Blick eine Übersicht, ob alles prinzipiell funktioniert.

Viele Grüße

[#7]

Guten Morgen,

leider kann ich das Vorgehen nicht nachvollziehen. Wenn ich das Dokument in "Dokumente" nach der Suche in der Dokumentenliste anzeigen lasse, kann ich es mit der Maus markieren. In den kontextbezogenen Links auf der rechten Seite kann ich zwar die Kategorie "Bearbeiten" sehen, dort gibt es aber keinen Option "Volltext anzeigen".  Wenn ich dann mit einem Rechtsklick auf das Dokument gehe, erscheint dort zwar "Bearbeiten", in der dazugehörigen Auswahl gibt es aber nur die Optionen "In externer Anwendung bearbeiten" oder "Zur Bearbeitung reservieren/auschecken". Weiter Optionen sind ausgegraut, da ist aber auch keine Option in Richtung Volltextsuche dabei.

Weiter habe ich versucht in den Schnellinfos und im DMS die zusätzlichen Spalten einzublenden. Diese Möglichkeit gibt es aber bei mir ebenfalls nicht. Ich bin mir allerdings sicher, dass wir DATEV Anwalt mit dem DATEV DMS benutzen. 

Muss denn ggf. die Funktion ggf. vom Admin freigeschaltet werden? 

Viele Grüße

K. Kiesel

[#8]

Die Volltextanzeige funktioniert bei mir (DMS V .12.41) über Bearbeiten / Volltext, die Anzeige der entsprechenden Spalten über Ansicht / Erweiterte Listeneinstellungen.

Grüße aus München

[#9]

Hallo @Kiesel,

wenn Sie die Volltextermittlung generell für alle noch nicht volltextermittelte Dokumente starten wollen müssen Sie folgendermaßen vorgehen:

DMS öffnen --> Bearbeiten --> Volltext --> Volltext ermitteln/Volltext ermitteln für alle Dokumente.

Volltextermittlung durchführen 

über die Erweiterten Listeneinstellungen --> Attribute --> Volltextermittlung und Volltext ermittelt am können sie Sich eine Ansicht einblenden lassen ob das Dokument volltextermittelt ist und wann es ermittelt wurde. 

Zusätzliche Spalten anzeigen/einblenden 

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement