Freigabeprozess in MyDATEV Kanzlei / MyDATEV Kommunikation

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Hallihallo!👋

Aktuell werden wir von einem Thema beschäftigt (ja, so muss man es leider tatsächlich formulieren), das bisher eigentlich jahrelang - zwar nicht unbedingt begeisternd, jedoch relativ problemlos – „funktionierte“. Die Rede ist vom elektronischen Freizeichnungs- / Freigabeprozess. Der neue Freigabeprozess in Verbindung mit MyDATEV Kanzlei / MyDATEV Kommunikation führt bei uns zu leichten Irritationen / Unsicherheiten.😕

Zu unserer aktuellen technischen Situation: Wir sind bereits seit Monaten Nutzer von MyDATEV Kommunikation, lokal wurde allerdings noch keine Installation der DVD 19.0 vorgenommen.

Bisher (= bei Nutzung von Freizeichnung online) unterzeichneten zukünftige Freizeichner die papierhafte „Zusatzvereinbarung zur Nutzung von DATEV Freizeichnung online“. Diese war insbesondere erforderlich, um die Freizeichnung für mehrere Personen rechtssicher durch einen Vertreter durchführen zu können (Szenarien bspw.: zusammenveranlagte Ehegatten, mehrere Gesellschafter).

Nunmehr stellen sich uns verschiedene Fragen, die wir trotz intensiver Recherche nicht klären konnten:

• Kann / sollte das o.a. Dokument / Formular für bisherige „Freizeichner“, die zukünftig zum „Freigeber“ werden, weiterverwendet werden? Behält dieses (in juristischer Hinsicht) Gültigkeit für die Nachfolgelösung von Freizeichnung online?
• Gibt es in den Weiten des DATEV-Kosmos evtl. ein Nachfolgeformular, das man nutzen kann / soll?
• In den zahllosen DHC-Dokumenten und auf der Seite „Umstellung von DATEV Freizeichnung online auf MyDATEV Kanzlei“ findet sich lediglich die Aussage „Mehrere Freizeichner bspw. bei Ehegatten oder Gesellschaftern von Personen- und Kapitalgesellschaften sind möglich.“.
  Was wollen uns die freundlichen Autorinnen und Autoren der DATEV hiermit genau sagen? Ist mit der Möglichkeit womöglich eine Empfehlung verbunden, die die Freigabeprozesse auf Mandantenseite zukünftig - durch Freigaben mehrerer Personen - aufbläht? Oder sollten wir sinnvollerweise bei der bisher praktizierten Stellvertreterlösung bleiben? Ist dies juristisch überhaupt möglich? Leider äußern sich die Verfasser diesbezüglich nicht.
• Benötigt jetzt womöglich jeder einzelne Mensch, der mit unserer Kanzlei zu tun hat, ein Zugangsmedium?
• Leider findet sich auch kein Vorschlag der DATEV für Best Practice im Zusammenhang mit der neuen Lösung. Die doch sehr schwammig gehaltenen Informationen führen leider zu einer gewissen Unsicherheit bei uns als Anwender. Schade!

Selbstverständlich kann es sein, dass ich mit über 35 Jahren DATEV-Erfahrung 👴 ganz einfach zu blöd bin, um eine so simple Umstellung zu durchdringen. Außerdem kann es sein, dass ich mir viel zu viele Gedanken mache, nur weil ich mir einen reibungslosen Prozess wünsche.

Trotzdem: Vielleicht kann die liebe DATEV 💚 ja Licht 🔦 ins Dunkel meines armseligen Anwenderhirns bringen. Ich würde mich wirklich jedenfalls sehr darüber freuen.

Herzliche und erwartungsfrohe Grüße vom Hamburger Stadtrand!

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Hallo @unternehmertyp, 

Vielen Dank für Ihren Beitrag! Ich kann verstehen, dass die Umstellung auf die Freigabeprozesse mit MyDATEV Kanzlei anfangs zu Irritationen führen kann, da sich die Funktionen teils von Freizeichnung online unterscheiden.

Allerdings war die Funktion, mehrere Personen als Freigeber hinterlegen zu können, ein lang gehegter Wunsch bei Freizeichnung online, den wir mit den neuen Freigabeprozessen in MyDATEV Kanzlei umgesetzt haben.

Die Funktion "stellvertretend erledigen" wurde nun geschaffen, um der Kanzlei die Erledigung zu ermöglichen, wenn die Steuererklärung mit dem Mandanten vor Ort besprochen wird oder wenn beim Mandanten im Innenverhältnis eine Vollmacht vorliegt.

In MyDATEV Kanzlei können Sie im Freigabeprozess-Protokoll nachvollziehen, wer (stellvertretend) freigegeben hat. Ergänzend gibt es einen entsprechenden Hinweis in der Liste der Freigabeprozesse. Voraussichtlich im Herbst wird im DATEV Arbeitsplatz in der Elektronischen Übermittlungssicht die Information "stellvertretend freigegeben" ergänzt.

Ihre Verunsicherung bezüglich bereits bestehender Vollmachten können wir nachvollziehen und prüfen dies aktuell intern. Auch ob seitens DATEV wieder eine Vorlage bereitgestellt wird, prüfen wir. Das Ergebnis werden wir auf https://www.datev.de/web/de/service-und-support/themen/umstellung-von-datev-freizeichnung-online-auf-mydatev-kanzlei/ veröffentlichen.

Für Sie ergeben sich dann zwei mögliche Varianten:

1. Sie statten alle freigebenden Personen mit einem Zugangsmedium aus.
2. Ergänzend oder alternativ können Sie eine Zusatzvereinbarung nutzen, um die Stellvertretung dauerhaft oder beispielsweise im Krankheitsfall zu regeln.

Freundliche Grüße

Manuela Schmid

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Hallo @Manuela_Schmid ,

vielen Dank für Ihre Antwort! 👍

Auch wir gehören zu denjenigen Personen, die sich entsprechende Funktionalitäten gewünscht haben. 😀

Ich muss lediglich gestehen, dass ich angesichts der folgenden Aussage wirklich fast umgefallen bin:

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Ihre Verunsicherung bezüglich bereits bestehender Vollmachten können wir nachvollziehen und prüfen dies aktuell intern. Auch ob seitens DATEV wieder eine Vorlage bereitgestellt wird, prüfen wir.

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Das klingt für mich ungefähr so:

"Wir haben uns auf den langgehegten Wunsch unserer Anwenderinnen und Anwender gestürzt und eine Lösung programmiert. Über den Rest haben wir (und die Pilotinnen / Piloten!) nicht so richtig nachgedacht." 😉😉😉

(Sorry, habe ich wirklich nicht böse gemeint. Aber so wirkt die Angelegenheit halt.)

Wir warten dann einfach mal auf Ihre interne Prüfung. Es wäre sehr nett, wenn Sie das Ergebnis der Prüfung hier in der Community bekanntgeben würden.

Sonnige 🌞 und herzliche 💚 Grüße vom Hamburger Stadtrand!

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Vielen Dank für die News, testen wir sofort 😉

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Guten Tag,

wir haben zwischenzeitlich eine rechtliche Prüfung des Sachverhaltes durchgeführt. Da uns aufgrund des Rechtsdienstleistungsgesetzes die Rechtsberatung im Einzelfall untersagt ist, werden wir eher allgemein zu der Verwendung einer Zusatzvereinbarung Stellung nehmen.

Grundsätzlich bleibt es Ihnen unbenommen, mit Ihren Mandanten zu vereinbaren, wer bei mehreren Vertretungsberechtigten für den Auftraggeber die Daten gem. § 87d AO überprüfen und freigeben soll. Eine solche Vereinbarung regelt ausschließlich das Rechtsverhältnis zwischen Ihnen und Ihren Mandanten. Insofern beeinflusst die Ablösung von Freizeichnen online durch den Freigabeprozess in MyDATEV Kanzlei die Vereinbarungen, die sie bereits mit Ihren Mandanten geschlossen haben, nicht. Diese bestehen fort.

Die bisherige Vorlage kann zur Orientierung herangezogen werden, um eine eigene Zusatzvereinbarung aufzusetzen. Abschluss und Inhalt solcher Vereinbarungen liegen jedoch ausschließlich in Ihrem Verantwortungsbereich. Deshalb werden wir die bisherige Vorlage zum 28.11.2025 mit der Einstellung von DATEV Freizeichnung online nicht mehr zur Verfügung stellen.

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Lieber @Stefan_Poersch ,

vielen Dank für Ihre "aufschlussreiche" Antwort. 🤣😂😆

Ganz ehrlich, angesichts Ihres Textes lag ich minutenlang prustend auf dem Boden und habe mich gekringelt. Hintergrund: Angesichts meiner wirklich langjährigen Zusammenarbeit mit der Genossenschaft habe ich nichts anderes erwartet. Schade eigentlich. Schließlich konnte man sich mit der bisherigen Vorlage auch zu einer "Rechtsberatung im Einzelfall" durchringen (wobei ich den Einzelfall irgendwie überhaupt nicht erkennen kann).

Eigentlich würde ich von einem großen Softwareanbieter 💚 erwarten, dass er seinen Anwendern klipp und klar sagen kann, wie diese seine Software konkret ("richtig") nutzen sollen. Das würde den Anwendern das Leben wirklich erleichtern. 😎
Außerdem würde eine klare Ansage m.E. dazu führen, dass die Software flächendeckend einheitlich eingesetzt und nicht prozessual "verbogen" wird.

Wie auch immer. Wir sehen uns nunmehr motiviert, sämtliche Mandantinnen und Mandanten mit einem SmartLogin auszustatten.

Schmunzelnde Grüße vom Hamburger Stadtrand! 😏