E-Rechnung - Vorgehensweise bei Mandanten-Terminen

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Hallo zusammen. Wir stellen ab Januar 2026 in unserer Kanzlei auf E-Rechnung um, d. h. wir wollen ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen an unsere gewerblichen Mandanten als E-Rechnung versenden.

Nun war bisher unser Ablauf so, dass wir beispielsweise eine Endrechnung zur Jahresabschlusserstellung, dem Mdt. zum Übergabe- bzw. Besprechungstermin des Jahresabschlusses mitgegeben haben. Unsere Chefin möchte den Mdt. die Rechnung nicht im Vorfeld zusenden. Wie händelt ihr dies bei euch in den Kanzleien?

Vielen Dank vorab für eure Antworten 😀

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

bei uns findet nur noch selten ein vorort Besprechungstermin statt. Meistens bekommt der Mdt den JA/die Steuererklärung als Entwurf und dann wird alles am Telefon besprochen.

Nach dieser Besprechung, egal ob vorort oder telefonisch erfolgt der Versandt der E-Rechnung.

VG Tamara

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@Sabrina99 alle Rechnungen an unsere gewerblichen Mandanten als E-Rechnung versenden.

Warum die Differenzierung zwischen gewerblichen und privaten Kunden?

--> Zwei Prozesse bedeuten immer Verwechslungsgefahr, mehr Koordinationsaufwand,.....

Einfach alle auf Zugferd umstellen und man erspart sich den zusätzlichen Aufwand und potentiellen Fehler der Differenzierung.

Das ist zumindest meine Sichtweise. Vielleicht gibt es gute Gründe den Aufwand zu betreiben. Mir fällt nur keiner ein.

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Vielen Dank für deine Antwort! Das ist ein berechtigter Gedanke, den ich in unserer nächsten Besprechung auf jeden Fall mit anbringen werde👍  Wir haben noch viele Mandanten, die bereits in Rente sind und sich auch dementsprechend schwer tun mit allem, was digital abläuft. Wie geht ihr in eurer Kanzlei mit dieser Mandantengruppe um?

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@jjunker  schrieb:

Warum die Differenzierung zwischen gewerblichen und privaten Kunden?

--> Zwei Prozesse bedeuten immer Verwechslungsgefahr, mehr Koordinationsaufwand,.....

Vielleicht gibt es gute Gründe den Aufwand zu betreiben. Mir fällt nur keiner ein.

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Bei privaten Mandanten gibt es keine Verpflichtung zur Erstellung und Annahme von E-Rechnungen .... und deshalb werden diese keine haben wollen...

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@Sabrina99  schrieb:

Wir haben noch viele Mandanten, die bereits in Rente sind und sich auch dementsprechend schwer tun mit allem, was digital abläuft. Wie geht ihr in eurer Kanzlei mit dieser Mandantengruppe um?

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Jede Regel hat ihre Ausnahme - wenn beim Mandanten keine E-Mail hinterlegt ist, wird die Rechnung eben gedruckt. Aber auch die meisten Rentner werden froh sein, wenn kein Baum für ihre Rechnung sterben musste 😉

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Egal ob die privaten wollen oder nicht. Zugferd hat einen PDF Teil der für die ESt genügt. VSt also der E Teil ist irrelevant für den privaten Mandanten.

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Hallo @Sabrina99 ,

Unsere Mandanten erhalten einen Vorabdruck der Rechnung (ohne Rechnungsnummer etc.) zur Ansicht. Allerdings geben wir dieses Schriftstück nicht an die Mandanten heraus. Erfahrungsgemäß könnte dieses Schreiben sonst in die Buchhaltungsunterlagen des Mandanten geraten. Das würde zu Verwirrungen führen.

Im Anschluss an die Schlussbesprechung erhält der Mandant die E-Rechnung auf dem bekannten Weg.

Übrigens:

Ich halte es für sehr wichtig, mit dem Mandanten eine Schlussbesprechung abzuhalten. Es fördert die Mandantenbeziehung, wenn man sich gegenübersitzt. Eine Zoom-Konferenz kann das nicht ersetzen. Der Mandant merkt, dass wir auch Menschen sind und keine fiktiven Nachrichtensprecher. ‌‌😁

Außerdem erfahren wir in diesen Gesprächen oft steuerrelevante Dinge, die uns sonst verborgen geblieben wären. An diesen Punkten setzen wir an, um weiteren Umsatz mit dem Mandanten zu generieren.

Gruß

Martin Heim

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Hallo @martin65 ,

genauso sehen wir das auch. Viele Mandanten von uns wünschen sich sogar ausdrücklich das Gespräch vor Ort mit dem Steuerberater. Die Vorgehensweise mit der E-Rechnung, dass diese dann im Nachgang versendet wird, werden wir denke ich auf jeden Fall so umsetzen.