E-Rechnung - Freigabeworkflow, wenn gedruckt werden muss

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Hallo,

wird es eine Möglichkeit geben z.B. ZUGFerd-Rechnungen automatisch zu drucken (ja, mit einem "physischen" Drucker) und gleichzeitig für den Mailversand oder auch Portalversand (oder geht das nur mit XRechnung?) bereitzustellen oder gibt es das vielleicht sogar schon in der DATEVwelt?

Kategorien ergänzt von @Kristina_Nering 

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Gute Frage! Ich muss das ab und zu nämlich auch noch faxen 🤣. Und hier findet sich sicher auch eine Idee dazu: eAU aus DATEV Personaldaten drucken

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ja gut.. wir sind eine sehr "gemischte" Kanzlei (Mitarbeiter wie Mandanten).. um allen Ansprüchen gerechet zu werden, wäre ein so ein Prozess schon ganz gut.

DMS hab ich noch vergessen.. es müsste ja eigentlich so eine Lasche wie "elektronische Übermittlung" geben.

In der Lasche werden Rechnungen gesammelt (die ggfs. als Vorschau gedruckt werden können) und bei Freigabe entweder mit Rechnungsnummer fertig gedruckt, per Mail oder per Portalrechnung verteilt und zeitgleich auch in DMS abgelegt.

Irgendwie sowas müsste es ja -bald, 2025?- geben können.. 

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Hallo,

das gibt es (teilweise*) heute schon. Mit E-Rechnung kann automatisch jeder Bedarf gedeckt werden. Wenn Sie z. B. eine LeitwegID erhalten, können Sie diese in der Rechnung hinterlegen und dann erhält der Mandant am Ende eine XRechnung auf dem gewünschten Weg. Ansonsten wird grundsätzlich eine Rechnung im aktuellen ZUGFeRD-Format erstellt und per Mail gesendet. Voraussichtlich mit dem Jahreswechsel - Service-Release kann auch die E-Rechnung direkt in den Mandantenbestand in DATEV Unternehmen online bereitgestellt werden.

Einen möglichen Workflow mit Eigenorganisation compact oder classic habe ich neulich hier gepostet. 

E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0) einrichten und versenden in Rechnungsschreibung - 1018466

Im Dokument bei Nr. 5.6 finden Sie den Ablauf bei E-Rechnung beschrieben.

* Wenn E-Rechnung eingestellt ist, dann wird die Rechnung nicht gedruckt. Eine Proberechnung können Sie ausgeben (z. B. auch mit dem Druckertreiber "Dokumentenmanagement"). Wenn Sie die Schnittstelle zum Dokumentenmanagement aktiviert haben, wird die Rechnung beim Verarbeiten/Fakturieren automatisch im Dokumentenmanagement abgelegt.

PS: Die Einrichtung von E-Rechnung für Eigenorganisaiton comfort wird im Dokument 1018463  beschrieben.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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@Kerstin_Schulz 

ja gut, das ist für uns kein workflow.

der rechnungsfreigeber benötigt das bei uns gedruckt. der bekommt dann 1-2 mal am tag seinen stapel, hakt die mit stift ab, legt sie für später an die seite oder ändert was ab und gibt sie dann zurück an die rechnungsscheiber.

der macht da keine klimmzüge in rechnungsscheibung… 

und solche konstellationen sollten auch berücksichtigt werden.

der beschrieben workflow ist viel zu kompliziert mit k, f was immer auch immer. da flowt ja nichts und die verschiedenen zustellungswege finden auch nur schwer eine berücksichtigung.

normalerweise müsste es da ne extra lasche im arbeitsplatz geben, womit man da einen workflow schaffen kann.

aber vermutlich lässt sich das mit dem altem programm/untersatz auch nicht anders bewerkstelligen? 

kommt da denn noch was neues bis 2025?

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Hallo,

Probedruck funktioniert weiterhin auch bei E-Rechnung, Sie können Ihren bisherigen Prozess beibehalten.

Wir entwickeln aktuell die Cloud-Lösung DATEV Kanzleimanagement. DATEV Kanzleimanagement wird die Eigenorganisation ablösen. Eine Pre-Pilotierung mit ersten ausgewählten Kunden läuft aktuell auch schon. die Pre-Pilotierung wird sukzessive erweitert, 

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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@Kerstin_Schulz 

Da ist das Problem.. teilweise werden unsere Rechnungen auch fertig gedruckt (mit Rechnungsnummer) und dann müssten sie nach Freigabe erst den richtigen Weg (Post/Portal/Mail usw.) finden.

Genau an der Stelle wäre ein Workflow mit Parkmöglichkeit wünschenswert.

Bei Weg über Mail aber z.B. öffnet sich direkt ein Fenster und die Rechnung wird erst nach Mailversandt korrekt verbucht und landet dann nicht unter "fehlerhafte Rechnungen". 

Geht das Produkt gerade noch einen Hybriden weg (mit Einbindung in den DAP) oder läuft das ausschließlich Online? 

Insbesondere der Bereich Fakturierung würde uns auch interessieren.

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Hallo,

nur E-Rechnung erfüllt die Anforderungen der voraussichtlich bald verpflichtenden elektronischen Rechnung. Bei E-Rechnung wird die E-Mail mit DATEV E-Rechnung Service über das DATEV Rechenzentrum versendet. Eine Parkmöglichkeit (terminierter Versand) ist aktuell nicht vorgesehen. Habe ich gerne aufgenommen. 

In jeder Sicht (Offene Rechnungen, Druckreife Rechnungen, usw.) steht die Spalte "E-Rechnung/ Digitale Rechnung" zur Verfügung. Die Spalten können Sie an die erste Stelle verschieben. Dadurch können Sie vor dem Verarbeiten, die Rechnungen, die digital versendet werden, ausschließen und z. B. erst einen Probedruck durchführen.

Digitale Rechnung (individuelles Rechnungsformular) und ZUGFeRD 1.0 (veraltetes Format, welches voraussichtlich bald auch nicht mehr eingestellt werden kann) kann per sogenannten Einzelversand versendet werden. Sie können die "Fehlerhafte Rechnung" umgehen, indem Sie in der E-Mail aktiv eine Änderung durchführen (z. B. ein Leerschritt im Text einfügen) UND auf Speichern klicken. Dadurch wird die E-Mail in den Entwürfen in Outlook gespeichert und eine Erfolgsmeldung an Rechnungsschreibung zurückgegeben. Die Rechnung ist dann abgerechnet. Sie dürfen nicht vergessen, die E-Mail in den Entwürfen noch an den Mandanten zu senden.

Zu DATEV Kanzleimanagement:

Nach der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement werden die Kanzleimanagement-Prozesse - und damit auch die Zeiterfassung und Rechnungserstellung - künftig komplett online erfolgen. Sie können DATEV Kanzleimanagement dann auch aus dem DATEV Arbeitsplatz starten.

Der hybride Weg muss z. B. mit den leistungserstellenden Anwendungen gegangen werden. DATEV Kanzleimanagement und z. B.  Kanzlei-Rechnungswesen, LODAS/Lohn und Gehalt oder die Steuerprogramme werden reibungslos zusammenarbeiten.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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Sehr geehrte Frau Schulz,

auch wir benötigen einen Druck der E-Rechnung.

Wir ziehen unsere Lastschriften extern (nicht Datev) über ein Bankprogramm ein.

Für diese Erfassung der Lastschriften brauchen wir den Druck der Rechnungen mit Rechnungsnummer.

Probedruck ist daher nicht Hilfreich, da dort keine Rechnungsnummer vorhanden ist.

Der Druck der E-Rechnungen wird von etlichen Kanzleien gewünscht, wie hier im Forum

auch geschrieben. Warum wird dies von Datev nicht umgesetzt.

Ich denke auch, das dieser Wunsch in Zukunft von mehr Kanzleien angefragt wird,

sobald Sie sich mich der E-Rechnung befassen.  

Ferner hätten wir auch gerne eine Möglichkeit einer zeitversetzte Versendung der E-Rechnungen.

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Zu DATEV Kanzleimanagement:

Nach der Umstellung auf DATEV Kanzleimanagement werden die Kanzleimanagement-Prozesse - und damit auch die Zeiterfassung und Rechnungserstellung - künftig komplett online erfolgen. Sie können DATEV Kanzleimanagement dann auch aus dem DATEV Arbeitsplatz starten.

@Kerstin_Schulz Gibts hier einen ungefähren Starttermin?

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Hallo,

wenn die E-Rechnung verarbeitet und unter "Abgerechnete Rechnungen" zu finden ist, können Sie einen Wiederholdruck der E-Rechnung durchführen.

Ich habe gerne aufgenommen, dass Sie ein Exemplar der E-Rechnung auch automatisch ausgeben möchten. Wir arbeiten aktuell priorisiert an Verbesserungen bei der E-Rechnung und müssen auch hier entsprechend priorisieren. Ob und wann diese Anforderung umgesetzt wird, kann ich Ihnen aktuell nicht sagen.

Alternativ könnten Sie auch die Lastschriften, die durch die Nutzung von SEPA-Zahlungsträgerarten erstellt werden können an DATEV Zahlungsverkehr übergeben und von hier für Ihr Bankprogramm exportieren.

Auch die Anforderung nach einem zeitversetzten Versand habe ich aufgenommen.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

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Guten Abend tu_heggi,

unser DATEV Kanzleimanagement wird seit Ende 2022 von einer kleinen Zielgruppe "vor-pilotiert" - ein konkretes Startdatum gibt es derzeit noch nicht.

Rückblickend auf das fast schon beendete Jahr 2023 haben wir diese Pre-Pilotphase schrittweise erweitert.

Über die weiteren Planungen informieren bzw. werden wir u.a. an dieser Stelle informieren:

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/rund-um-die-datev-programme/ausblick-2023/neue-cloudloesungen/#anchor_st_unit_of_meaning_white__datev_1

Viele Grüße aus Nürnberg

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Was bedeutet #anchor_st_unit_of_meaning_white__datev_1 in der URL? 😳

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Hallo Frau Schulz, 

auch wir bräuchten diese Möglichkeit, die eRechnungen vor dem Versandt zu parken. Theoretisch also ein Zwischenschritt von "Druckreifen" zu "für Postausgang" oder so. 

Bei uns erfolgt die Endkontrolle der Rechnungen aktuell noch auf Papier bzw. in der geöffneten Mail. Und diese Mail gibt es ja bei den eRechnungen nicht mehr. Was für den Arbeitsfluss super ist, aber unserer Rechnungsstelle noch Magengrummen für die finale Rechnungskontrolle macht. 

Diese Endkontrolle direkt in den Druckreifen zu machen ist für uns irgendwie zu unübersichtlich.

Hier kann

a) nicht nach Versandart gefiltert werden

b) z.B. der Hinweistext für die Fälligkeit nicht direkt angezeigt werden

c) dauert das Aufbereiten der Rechnungsvorschau unangenehm lange

d) kein 4-Augen Vermerk gemacht werden 
Bei uns bereiten die SB die Rechnungen vor und stellen sie Druckreif. Diese werden dann Zentral mal mehr mal weniger gesichtet und versandt. 

Wir vermissen im Prinzip eine letzte Seitenansicht, bevor die Rechnung beim Kunden landet. 

Oder gibt es dazu schon einen Ansatz, den wir noch nicht entdeckt haben ? 

Ist hier schon Weiteres in der Entwicklung ? Gibt es gar eine Übersicht, was die nächsten Monate noch umgesetzt werden soll ? 

Viele Grüße !

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Hallo,

vielen Dank für Ihren Input, das nehme ich gerne nochmal für unsere Entwicklung mit. Unsere Priorität liegt aktuell bei der der E-Rechnung. Voraussichtlich wird sich allerdings dieses Jahr noch eine neue Version der StBVV dazwischen drängeln, aber der Fokus wird primär die Optimierung der E-Rechnung sein.

Mit dem Service-Release im März wird voraussichtlich ein separater Ansprechpartner (losgelöst vom verantwortlichen Mitarbeiter, der z. B. auch für die Umsatzverteilung herangezogen werden kann) für die E-Rechnung ausgewählt werden können. In der gewohnten Reihenfolgen: Entweder übergreifend für alle Rechnungen, auf Mandantenebene oder Rechnungsebene. 

Weitere Informationen kann ich aktuell nicht zur Verfügung stellen, die Planungen für die DATEV Programme 18.0B laufen aktuell noch.

a) Im Filter können Sie nicht danach eingrenzen, das ist korrekt. Sie können allerdings im Ergebnis danach sortieren und die Spalte E-Rechnung/Digitale Rechnung an den Anfang verschieben (Nr. 2.2 im Dok 1071299 ).

b) Können Sie hier mehr Details nennen? Bei SEPA-Lastschriften wird ei Fälligkeit anhand der hinterlegten Fälligkeit in Verbindung mit dem Rechnungsdatum ermittelt. Diese Fälligkeit wird also wirklich erst angezeigt, wenn ein Rechnungsdatum ins Spiel kommt (beim Verarbeiten oder bei der Vorschau).

c) Ich gehe davon aus, dass Sie aktuell mit Digitale Rechnung arbeiten? Wählen Sie in einer Rechnung in den Grundwerten im linken Bereich z. B. mal das Formular 101 aus. Dauert das Aufbereiten der Vorschau mit diesem Formular identisch lang? Dann könnte man eventuell Ihr Rechnungsformular optimieren. 

d) Hier kann ich nur das Feld "Freigabestatus" anbieten. Danach kann gefiltert werden. Im Infobereich rechts neben den aufgelisteten Rechnungen können Sie viele Informationen einsehen. Z. B. auch die Zahlungsträgerart, aus der man theoretisch die Fälligkeit erkennen kann (Lastschrift oder Selbstzahler).

Weitere Informationen zum Thema Rechnungsentwurf prüfen finden Sie in folgendem Dokument: 9271903

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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Hallo Frau Schulze, 

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen! 

Es geht mir nur um die eRechnung.  Wir möchten gerne unsere digitalen Rechnungen umstellen.  

Und hängen eben am automatisierten Workflow für unser 4-Augen-Prinzip.  

Für uns sind in Ihren Anmerkungen leider noch keine Verbesserung dabei.

a) Mit den Spalten behelfen wir uns aktuell schon, ist aber nicht sonderlich Anwenderfreundlich.

b) Sepa, Fälligkeit und co stehen auf der ausgegebenen Rechnung und auch wenn wir uns die Druckvorschau anzeigen lassen. Es fehlt uns aber im Vorschaufenster, dass Sie in Ihre Nachricht gepackt haben – eben jenes würden wir gerne zur Endkontrolle nutzen ...

c) Druckvorschau - Beim konkreten Fall arbeiten wir mit eRechnung. Auch mit Formular 101 dauert die Aufbereitung ähnlich lange. Es sind nur wenige Sekunden, aber bei x Rechnungen summiert sich das. Abgesehen von den mehr Klicks, die gemacht werden müssen.

Es funktioniert auch nicht die Druckvorschau gleich für mehrere Rechnungen zu starten.

Deshalb arbeiten wir lieber mit dem Vorschaufenster. Das ist sofort da, bei einem Klick. Und ich kann die Liste der Druckreifen Rechnungen "durchblättern". Aber hier fehlt b)

d) Der Freigabestatus muss manuell geführt werden.

Was wir vermissen ist ein automatisierter Workflow – ähnlich dem Druckreif setzen.  

Manuell ist bei uns immer nur die Notlösung. 

Wir bleiben also noch etwas bei den alten Digitalen Rechnungen, weil hier einfach die Mail noch gestoppt werden kann, wenn was auffällt. 

Und schauen dann was sich mit dem März Release geändert hat. 

Viele Grüße !