Dokumentenablage - Ablagestruktur

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Wir nutzen die Dokumentenablage seit längerem und wollten jetzt komplett die Struktur neu aufsetzen um unsere Papierordner so langsam auslaufen zu lassen.

In der Dokumentenablage gibt es ja lediglich 3 Gliederungsebenen: Bereiche, Ordner und Register, wobei nach Rücksprache mit der Datev die Hauptgliederungsebene "Bereiche" wie vorgegeben zu verwenden ist. Verbleiben demnach nur 2 Gliederungsebenen (= Ordner und Register), die individuell angepasst werden können.

Wie soll da ein vollständiges digitales Arbeiten möglich sein? Wie habt Ihr das gelöst?

Gibt es vielleicht doch irgendwie eine Möglichkeit die Bereiche anzupassen?

Viele Grüße aus München

Thomas Bauerfeind

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Wir arbeiten seit Jahren mit der Dokumentenablage, bisher hat die Ordnerstruktur mit Mandant/Ordner/Unterorder gut ausgereicht, weil zusätzlich alle möglichen Merkmale beim Dokument erfasst werden (Jahr, Datum der Ablage, Dokumentendatum, Art des Dokuments, Monat etc.).

Eine Unterverästelung ist somit nicht notwendig. Zudem verfolgen wir eine klare Syntax (Beschreibung) zu allen Dokumentenarten mit Vorgaben und individuellen Texten. Dies erspart die Aufteilung in weitere Ordner wie wir es z.B. früher unter Win gemacht haben (Jahr, Monat etc.), da dort ja keine individuellen Attribute sondern nur Dateinamen zu vergeben waren.

Weiterhin werden Archive für derzeit nicht genutzte Dokumente geführt, damit die Ansichten auch Übersichtlich bleiben. Weiterhin werden unwichtige Dokumente regelmäßig gelöscht oder als Jahresdatei zusammengefasst (bei pdf´s).

Hier verwalten wir derzeit rd. 60.000 Dokumente ohne Probleme, können Dokumente durch Anklicken der Ordner oder mit Suchfunktionen jederzeit wiederfinden.

Wenn allerdings wesentlich mehr Dokumente verwalten werden sollen, kann ich nicht sagen ob die starren DATEV Strukturen hier noch ausreichend sind.

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Hallo @Gelöschter Nutzer,

da muss ich leider widersprechen. Die Staffelungstiefe des Baumes ist nicht ausreichend. Wir Mandanten die div. Grundstücksvermietungen. Hier wäre eine erweiterte Baumtiefe mehr als notwendig.

Beispiel:

Mandant

|---ESt.

       +--- Grundstücke

                      +--- Grundstück 1

                                                            Dok: Verwalterabrg. 2019

                      +--- Grundstück 2

                                                            Dok: Verwalterabrg. 2019

                      +--- Grundstück 3 

                                                            Dok: Verwalterabrg. 2019

Durch diese Staffeltiefe, erspart man sich, jedesmal die Grundstückbez. mit im DokName mit aufzunehmen. Machbar wäre es mit ganz einfachen Mitteln, alleine der Wille bei der DATEV fehlt.

Gruß Achilleus

[#4]

Hallo,

für diese Fälle habe ich mir den Ablageknigge so eingerichtet, dass ich für jedes Grundstück eine Vorlage habe. Damit vermeide ich es, die Grundstücksbezeichnung jedesmal manuell eintippen zu müssen und vermeide zudem die Fehlerquelle des vertippens. (ich arbeite seit kurzem mit DMS neu).

Viele Grüße

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Was schlicht fehlt ist eine Mandantenindividuelle Unterstruktur. Diese ist weder im DMS noch in der DokAblage anlegbar.

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Sich wiederholende Informationen gehören einfach vor die Klammer. Will sagen, es ist einfacher einen speziellen Ordner einmal einzurichten, dann erspare ich es mir, die GrdStcks-Bezeichnung in jedem Dateinamen aufzunehmen, nur um dieses eindeutig zuzuordnen. Ein Ablage-Knigge mag das vereinfachen (ich habe mir ein VBNet-Tool dafür erstellt), ändert aber nichts an der Tatsache.

Aber da wird sich sowieso nichts dran ändern, daher können wir die Diskussion auch komplett beenden. 🤐

Gruß Achilleus

[#7]

Da ich im aktuellen Büro nun seit etwa 2 Monaten mit der DMS neu, davor etwa 5 Monate mit der DokOrg und davor bei meinem alten Arbeitgeber seit etwa 7 Jahren mit der DMS classic gearbeitet habe, würde ich folgendes dazu sagen:

Ich persönlich möchte behaupten, dass die Ablagestruktur die durch Datev vorgegeben ist, also Ordner und Register, relativ unwichtig ist und könnte meiner Meinung nach auch (fast) weggelassen werden. Das ist aber nur meine persönliche Meinung.

Es gibt genug Möglichkeiten, Dokumente in der DMS neu über unzählige Filter und Aufstellungsmöglichkeiten und Suchmasken zu finden. Essentiell ist natürlich ein gut ausgearbeiteter Ablage-Knigge. Wir haben noch vor Umstellung auf die DMS neu zu Zeiten der DokOrg schon so getan, als gäbe es den Knigge und die weitestgehend die einheitlichen Bezeichnungen (manuell) erfasst. Dadurch konnten wir schon früh sehen, was wir aus dem Standard-Knigge brauchen und was noch ergänzt oder geändert werden muss. Wenn das alles einheitlich ist, kann man eigentlich alles gut wiederfinden.

Und man kann als Admin für den Knigge auch einstellen, dass bestimmte Felder - wie der Knigge selbst - Pflichtfelder sind. So MUSS jeder den Knigge nutzen und alles wird einheitlich.

Was nun den Aufbau der Dokumente selbst angeht (Stichwort Vorgangsmappe) kommt es sicherlich auf die kanzleibezogenen Abläufe an. Wir sind, was das angeht, noch im Aufbau, aber ich habe viel aus meinem alten Büro mitgenommen und kombiniere das nun mit den neueren Möglichkeiten:

Abschluss- und Steuerakten in digitaler Form würde ich mit einem Aufbau anhand der Bilanz/EÜR bzw. der Steuererklärungsformulare aufbauen.

Lohnakten kann man eigentlich gut in der digitalen Personalakte abbilden.

Fibuakten braucht man eigentlich gar nicht mehr. Auswertungen werden bei Bedarf einfach direkt in der DMS abgelegt, Belege an die Buchungen gehängt.

Für V+V- und ähnliche Fälle würde ich pro Objekt eine Grundbesitzakte machen, wo alles, was das Objekt betrifft reinkommt und ergänzt wird, wenns was Neues gibt...

Ich hoffe ich konnte ein nützliche Anregungen bieten.

MfG

Dirk Schmakies

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Vielen Dank Ihnen allen für die Anmerkungen und Informationen!

Neben den neuen Hinweisen und Empfehlungen hab ich nun auch die Gewissheit, das es tatsächlich mit der begrenzten Ordnerstruktur so ist, wie es nun mal ist. Die Lösungsvorschläge hierzu nehme ich daher dankend an!

Viele Grüße

Thomas Bauerfeind

[#9]

Wir merken mehr und mehr, dass eigentlich gar nicht so viele Dokumente ins DMS gehören. Leider ist der Posteingangsassistent noch nicht so weit, dass er automatisch

• Lohndokumente in die digitale Personalakte als DATEV Lohnunterlagen im Unternehmen online
• Einkommensteuerbelege in DATEV Meine Steuern
• Buchhaltungsbelege zu Belege online

verschiebt.

Auch vermissen wir noch die übergeordnete Instanz, die in allen Anwendungen suchen kann. Aber lange kann das nicht mehr dauern und das Ablageverhalten sollte heute schon daran angepasst werden.

Im Übrigen halte ich Ordner für ein Relikt der analogen Welt. Im digitalen Zeitalter kann mit Stichworten, Schlagworten und Eigenschaften gefiltert werden.

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Folgende Struktur haben wir eingerichtet:

Beispiel:

Alle Bereiche

          Mandanten

                    11.00 Mietwohnung

                              11.01 Miethaus 01

                                   Ablage einzelne Dateien

Problem bei Datev: Die einzelnen Ordner wie "11.01 Miethaus 01" individuell beschriften in "Miethaus Meyer, Berlin"

Dieses Problem kann Datev nicht hat lösen. Seit Jahres wird dieser Wunsch während der Hannover-Messe geäußert.

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@freiburgersteuermann 

Im Übrigen halte ich Ordner für ein Relikt der analogen Welt. Im digitalen Zeitalter kann mit Stichworten, Schlagworten und Eigenschaften gefiltert werden.

Sorry, das ist Unsinn.

Das DMS-System von DATEV ist nichts anderes als eine große Tonne in der die Daten hineingeworfen werden.

Eine sinnvolle Ablagestruktur erleichtert und beschleunigt eine struktierte Erfassung. Redundante Daten wären als Ordnerstruktur sinnvoller als diese als Meta-Daten zusätzlich zu erfassen.

Hinzukommt, dass eine solche Struktur nur durch Gruppierungen möglich wären, die aber dann global für den gesamten Mandanten gilt. Eine Ordnerstruktur ist fest definiert und greift problembezogen.

Warum soll ich immer in den Stichwörtern z. B. zu einer Datei den Text: GrdSt. Max Meier Str. aufnehmen, nur damit ich danach gruppieren kann.

Gruß Achilleus

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Im Übrigen halte ich Ordner für ein Relikt der analogen Welt. Im digitalen Zeitalter kann mit Stichworten, Schlagworten und Eigenschaften gefiltert werden.

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Und was ist das übersetzt? Eine Struktur! Ob ich diese Struktur jetzt Ordner und Register nenne oder Multiple Key ist ja nun komplett egal.

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@freiburgersteuermann  schrieb:

Wir merken mehr und mehr, dass eigentlich gar nicht so viele Dokumente ins DMS gehören. Leider ist der Posteingangsassistent noch nicht so weit, dass er automatisch

• Lohndokumente in die digitale Personalakte als DATEV Lohnunterlagen im Unternehmen online
• Einkommensteuerbelege in DATEV Meine Steuern
• Buchhaltungsbelege zu Belege online

verschiebt.

Auch vermissen wir noch die übergeordnete Instanz, die in allen Anwendungen suchen kann. Aber lange kann das nicht mehr dauern und das Ablageverhalten sollte heute schon daran angepasst werden.

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Und was wurde jetzt am Dokumenten Management System nicht verstanden?

Ein DMS ist der Ort an dem alle Dokumente zu finden sind. Das ist die Zentrale!

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Blöd nur, dass die Dokumente aus der DMS "Zentrale" weder vom Mandanten gesehen werden, noch auf die Lohn- oder Rechnungswesen-Archiv DVD kommen.

Wie ein richtiges DMS funktionieren könnte, habe ich hier beschrieben:

https://www.datev-community.de/t5/Office-Management/Workflow-Tool-mit-DATEV-Schnittstelle/m-p/111493/highlight/true#M8189 

Bis es soweit ist, müssen wir uns leider noch durch die vielen verschiedenen Anwendungen kämpfen.

DATEV Meine Steuern haben wir noch nicht ausprobiert, allerdings hoffe ich doch, dass dort die Belege zu den jeweiligen Objekten abgelegt werden können, zu denen es in Einkommensteuer eine Anlage V gibt.

Was mich weiter an der Ordnerstruktur stört, ist, dass dann immer nur in einem Register abgelegt werden kann.

Was macht man denn mit einem Personalfragebogen, an dem auch noch der Antrag auf Befreiung hängt. Meine Lösung wäre: Digitale Personalakte zum Mitarbeiter und Schlagworte "Personalfragebogen" und "Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht". Dann gäb es auch hierzu eine Antwort:

https://www.datev-community.de/t5/Personalwirtschaft/Vollst%C3%A4ndigkeit-der-Belege-bei-Elektronisch-unterst%C3%BCtzter/m-p/131203/highlight/true#M29765

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@freiburgersteuermann "Im Übrigen halte ich Ordner für ein Relikt der analogen Welt. Im digitalen Zeitalter kann mit Stichworten, Schlagworten und Eigenschaften gefiltert werden."

Da muss ich widersprechen... Eine saubere Dokumentenstruktur ist für mich das Fundament für eine qualitativ hochwertige Arbeit, die ja genau darauf aufbaut. 

Und was ich meinen Kindern immer predige "Aufgeräumtes Zimmer = aufgeräumter Kopf" lässt sich, meiner Meinung nach, auf das gesamte Leben münzen 😉 

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@tomba1974  das ist kein Widerspruch, ich habe es auch sehr gerne aufgeräumt.

Um hier mal mit den Begrifflichkeiten aufzuräumen:

Ordner und Register kennen wir aus unseren analogen Regalen und Schränken.

Schlagworte (#hashtag) haben wir in der digitalen Welt, Ordner und Register zwar auch - aber mit dem Nachteil, dass ein Dokument oder Beleg immer nur in genau ein Register abgelegt werden kann.

Wenn wir alle Dokumente mit bestimmten Schlagworten versehen und je nach Anforderung, diese Schlagworte wie Ordner und Register zum anklicken erscheinen, ist doch allen geholfen.

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@freiburgersteuermann  schrieb:

Wenn wir alle Dokumente mit bestimmten Schlagworten versehen und je nach Anforderung, diese Schlagworte wie Ordner und Register zum anklicken erscheinen, ist doch allen geholfen.

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Dafür gibt es die Verlinkung. Das DATEV hier aber keinen echten Sofortstart hinbekommt ist allerdings auch wieder eine Workflowbremse; eine von 1000.

Dennoch gilt, möchte ich einen Beleg an andere Stellen ebenfalls zuordnen, dann mache ich mir ein Link oder ich gebe einen Meta-Tag mit einem Gruppenbegriff ein, nach dem ich suchen kann.

Gruß Achilleus

[#17]

Bekommen wir die Verlinkung auch in den Ablageknigge, damit alle gleichartigen Belege automatisch richtig zugeordnet werden?

Für die weitere Programmentwicklung wünsche ich mir, dass alle Abteilungen besser zusammenarbeiten:

Der Prozess sollte sich von der klassischen Buchhaltung mit Sach- und Personenkonten lösen und zu einer Beleg- und Vorgangsbearbeitung wie -verwaltung werden. Anhand der Stammdaten des Mandanten und den darin hinterlegten steuerlichen Pflichten sowie den individuellen Wünschen sollten Merkmale zu jedem Dokument oder Bankumsatz erfasst werden können.

In den für den Mandanten oder den Sachbearbeiter zugeschnittenen Ansichten werden die Belege, Bank- oder Kassenbewegungen allen Sachverhalten zugeordnet.

Wo landet der Beleg oder Umsatz im Jahresabschluss nach Handelsgesetz, wo in der Steuerbilanz, erscheint er in der Umsatzsteuervoranmeldung oder -Erklärung, hat er einen Platz in einer Anlage V, ist er teilweise bei haushaltsnahen Tätigkeiten? Ist die Zahlung schon veranlasst? Muss er in eine Wiedervorlage? Wer muss ihn weiterbearbeiten? Ist er an den Mieter weiterberechnet?

Die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei ändert sich grundlegend, da wir den Mandanten dazu bringen, seinen Zahlungsverkehr, Kassenbuch und Mahnwesen vollständig im DATEV (Unternehmen) online abzuwickeln. Dadurch richtet er nicht mehr die Belege für den Steuerberater, sondern für sich selbst.

In die Automatisierung sollten folgende Schritte integriert werden:

• Bankumsätze, die abgerufen wurden, verbuchen sich selbständig, sofern sie sicher erkannt wurden.
• Wiederkehrende Buchungen erfolgen selbständig, wenn ein neuer Monat beginnt.
• Lohnbuchungsstapel werden automatisch abgerufen und bei Lohnänderungen oder -korrekturen storniert und mit den richtigen Werten neu gebucht.

Es sollte bei Mandatsannahme geklärt werden, welche Arbeitsschritte vom Mandanten und dort von welchen Mitarbeitern und Stellvertretern und welche von der Kanzlei und dort ebenso von welchen Mitarbeitern und Stellvertretern  erledigt werden. Diese Linien müssten direkt im Dokumentenmanagementsystem gezogen werden können.

Zeitraubende Arbeitsschritte wie

• Rechnungswesen aufrufen
• Vorlauf anlegen
• Abschreibungen verbuchen
• Lohnbuchungssätze holen
• Auswertungen bereitstellen
• Voranmeldung senden

könnten entfallen, denn sobald alle Belege und andere Vorgänge im Posteingang mit Kontierungen versehen sind, sei es durch Lerndatei oder geschultes Personal, könnte die Umsatzsteuervoranmeldung dem zuständigen Mitarbeiter zur Freizeichnung in die Aufgaben gestellt werden.

[#18]

Wünsche über Wünsche.

Leider werden diese nicht erfüllt, suchen Sie einmal in der alten Newsgroup nach den Anmerkungen des Kollegen Blum, alle, aber auch wirklich alle, Wünsche sind da schon aufgeführt. Soweit zur Vergangenheit.

Die Zukunft sieht leider schlecht aus. Mit Saperion, also DMS classic, hätte man einiges hinbekommen, es war nur nicht gewollt. Nicht umsonst wurden viele Möglichkeiten von Saperion den DATEV Nutzern nicht oder nur mit viel Druck zur Verfügung gestellt. Gut zu sehen an der automatischen Einrichtung der Containerdateien (auch hier einmal in der alten Newsgroup suchen).

DMS neu ist nur eine aufgebohrte Dokumentenablage, nicht mehr und nicht weniger, ein echtes DMS wird es nicht.

[#19]

Dem kann ich nur zustimmen. Es dauert in der Entwicklung alles zu lange und richtige flüssige Arbeitsabläufe sind mit DATEV nicht möglich.

Dennoch stelle ich fest, dass bei Unternehmen online manches nun doch recht zügig umgesetzt wurde und habe doch noch ein bisschen Hoffnung...

[#20]

Hallo Herr Bauernfeind,

schauen Sie sich vielleicht noch die Möglichkeit der "Vorgangsmappe" an. Für umfangreiche Aufträge ist das sicher eine sinnvolle Alternative, die mit der DMS verknüpft wird.

Herzlichen Gruß
Steffi Hentschel

[#21]

Leider ist die Vorgangsmappe nur eine Krücke, das Dokument muss für diese Sonderstruktur mehrfach angefasst werden.

[#22]

Hallo Frau Hentschel,

vielen Dank für Ihren Hinweis. Vorgangsmappen sind aber meines Wissens nur im Zusammenhang mit einem DMS nutzbar, oder?

Wir verwenden aktuell "nur" die Dokumentenablage.

Herzlichen Gruß aus München zurück

Thomas Bauerfeind

[#23]

wo ist die Antwort

[#24]

Guten Morgen,

die Vorgangsmappe gibt es, soweit ich weiß, nur in DMS (neu sowie classic - in letzterer hieß sie aber glaube ich anders). Das Problem bei der Vorgangsmappe ist, dass man (noch) nicht in ihr suchen kann. Für die Suche bietet sich also am besten (derzeit noch) eine Dokumentstruktur an.

Ob und inwiefern man dies auch in der Dokorg abbilden kann, vermag ich nicht zu sagen, da ich damit nicht lang genug gearbeitet habe.

MfG,

Dirk Schmakies

[#25]

Hallo!

Wenn Sie schlauer geworden sind, lassen Sie es mich gerne wissen (außer Sie wollen mich überreden, Stichworte zu vergeben oder Vorgangsmappen zu nutzen). Ich habe in anderen Kanzleien seit nunmehr 19 Jahren mit verschiedenen DMS (insgesamt vier verschiedene Systeme) gearbeitet und keines ist bei der Anpassung auf das individuelle Mandat so unflexibel wie das von DATEV. 

Es sollte vom Programmieraufwand ein leichtes sein, die Einrichtung eigener Unterverzeichnisse zu ermöglichen, die man dan das Mandat anpassen kann. Es mag ja sein, dass "aus der Steuerberatung kommend eine Vereinheitlichung" wünschenswert ist, aber dass könnte man ja vielleicht in den Einstellungen ein- und ausschalten lassen.  

Herzliche Grüße

JR

[#26]

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

es wäre - glaube ich - zielführender, nicht eine Mandanten-individuelle Ablagestruktur zu schaffen, sondern eine Auftragsbezognene.

• bei V+V sin in der Regel mehrere Objekte nötig.
• beim legt ein Baurechtler anders ab als ein Familienrechtler.
• ein mit der Prüfung Beauftragter Kollege, legt anders ab, als der mit der JA-Erstellung beauftragte.

Da die Ablagestruktur Kanzleiweit gilt und auch einem Wildwuchs nicht Vorschub geleistet werden sollte, scheint mir die Struktur als auftragsbezogen besser geeignet, als eine Mandatsindividuelle.

Schade ist, dass aber eben weder das eine noch das andere funzt.

[#27]

Hallo Hr. Renz,

daher habe ich ja auch davon gesprochen, dass bei einer Mandanten-Neueinrichtung erst der Standard vorbelegt wird. Anschließen kann für den Mandanten individuelle Pfade hinzugefügt werden. Diese Ablageregister werden als XML-Datei gespeichert und beim Mandantenaufruf eingelesen. Hier kann man dann natürlich für den Mandanten auch die Standardpfade umbennen, das ist ja alles kein Problem. Jedes Verzeichnis erhält eine eindeutige ID.

Beispiel:

10018 (Mandant)

+--Steuern

          +-- ESt.                   (ID 605)

                  +-- 2019         (ID 606)

Diese ID kann in Datei-Metadaten hinterlegt werden. Wird jetzt gesucht bzw. gefiltert, dann kann mit der ID ganz leicht der vollständige Pfad ermittelt werden, da diese ID als KeyWert in der XML gespeichert ist.

Suche: 606

Ergebnis: 10018\Steuern\ESt.\2019

Gruß Achilleus

[#28]

Hallo,

Ich glaube, dass man für Auftragstypen eine Struktur vorgeben sollte, die man aber noch anpassen kann. Ich habe zB einige Mandate mit Auslandsbezug und würde gerne länderspezifische Unterordner anlegen, die aber von Mandat zu Mandat unterschiedlich sind. 

also wäre es doch gut, bestimmte Mandatstypen zu definieren, anhand derer die Grundstruktur vorgegeben wird und - wenn der Berater das Will - individuelle Anpassungen zuzulassen. Alles kein Kunststück; es geht auch in anderen DM-Systemen. 

Herzliche Grüße 

JR