Liebe Community-Kollegen,
ich versuche gerade, beim Bescheidabruf einen vernünftigen Workflow hineinzubekommen. Aktuell scheitert es aber an verschiedenen Dingen.
DATEV Dokumentenkorb
Den Dokumentenkorb haben wir anfänglich mal genutzt, danach aber lange Zeit nicht mehr, weil die Bescheide erst im Laufe des Tages "eingetrudelt" sind und der Abruf somit mehrfach durchgeführt werden musste bis die Summe der Bescheide sich mit der Summe der Mails deckte.
In der Zwischenzeit nutz(t)en wir dann
DATEV Kommunikation Finanzverwaltung
Funktioniert zwar meistens gut, allerdings gibt es hier immer wieder fehlende Zuordnungen, die ja dann manuell vorgenommen werden müssen, weil (angeblich) Metadaten fehlen, die die Finanzverwaltung nicht mit übermittelt (vgl. https://apps.datev.de/help-center/documents/1024456). Diese in meinen Augen recht unkomfortable Nacherfassung (der Button "Zuordnen" war oft nur sichtbar, wenn man runter gescrollt hat) ist zum einen recht zeitaufwendig, zum anderen gibt es in der Kommunikation Finanzverwaltung meines Wissens auch keinen Workflow für einen automatischen Download o.ä. Daher müssen die Bescheide einzeln heruntergeladen werden.
Also dachte ich mir, dass ich ihn noch einmal ausprobiere, den
DATEV Dokumentenkorb
In der Hoffnung, dass dieser sich in der Zwischenzeit weiterentwickelt hat habe ich also heute damit die Bescheide abgerufen. Aber dann die Ernüchterung:
Die Bescheide erhalten nicht einmal eine ID oder eine Steuernummer oder ein Jahr, so heißen heute bspw. zwei Bescheide (unterschiedliche Mandanten, verschiedene Jahre) bspw. einfach nur "Einkommensteuerbescheid.pdf" (Codierungsfehler mal ganz außen vorgelassen).
Bei unserem aktuellen Workflow schon ein Problem in der Zwischenablage (wir haben eine eigene Postbox), weil man nun einmal zwei Dateien mit exakt demselben Namen nicht ablegen kann.
Da wir auch nicht die DATEV Dokumentenablage, sondern ein anderes DMS nutzen würde ich der Übersichtlichkeit halber natürlich die Bescheide gerne aus der Dokumentenablage löschen. Nächstes Problem:
Geht also nicht, weil ich die Bescheide erst ablegen muss, was ich eigentlich gar nicht will, zumindest nicht in der DATEV DokOrg - aber gut. Dann lege ich sie halt ab. Also markiere ich alle heutigen Bescheide und will sie unter unserem Kanzleimandanten ablegen. Oh nein, das geht dann aber scheinbar auch wieder nicht:
Und hier hört der Spaß dann auf - ich soll die Bescheide einzeln ablegen, nur um sie anschließend löschen zu können?
Wie macht ihr das? @klunk_w hatte hier schonmal einen Beitrag zum generellen Workflow, da geht es aber nicht um solche Technik.
Vielleicht hat ja der DATEV-Nikolaus für mich eine Lösung, die er mir heute in die Schuhe schieben kann - ich würde die Lösung auch teilen. 😉
Auch ein automatischer Abruf bspw. mit einem Counter, wie viele Bescheide angerufen wurden, wäre natürlich mal interessant um Anzahl der Mails mit Anzahl abgerufener Bescheide abgleichen zu können.
Schönen Nikolaustag allerseits,
Thorsten Müller
Thread verschoben zu Office Management durch @Hannes_Muschiol
@thorstenmüller schrieb:
Da wir auch nicht die DATEV Dokumentenablage, sondern ein anderes DMS nutzen würde ich der Übersichtlichkeit halber natürlich die Bescheide gerne aus der Dokumentenablage löschen. Nächstes Problem:
Geht also nicht, weil ich die Bescheide erst ablegen muss, was ich eigentlich gar nicht will, zumindest nicht in der DATEV DokOrg - aber gut.
Das Löschen im Dokumentenkorb geht aber trotzdem, siehe Abschnitt 2.2. im Dokument DOK20329 Das Dokument kann nicht abgelegt werden - DATEV Hilfe-Center.
Ob dabei auch eine Mehrfachauswahl möglich ist, weiß ich nicht.