Arbeiten mit Vorgangsmappe (=VGM)

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Wir arbeiten mittlerweile sehr viel mit VGM.

Im Alltag speichern allerdings unsere Mitarbeiter oftmals - zum Beispiel während einer Jahresabschlusserstellung - die Dateien erst einmal  außerhalb der DMS ab.

Hintergrund ist, dass das parallele Bearbeiten und Zwischenspeichern und neue Dokumente in die VGM Reinziehen nicht möglich ist.

Wir würden uns sehr wünschen, dass das Handling einer VGM denen eines Ordners im Explorer gleicht.

Die VGM sind im Alltag leider oft nicht alltagstauglich, sondern sehr träge und einschränkend.

Dies untergräbt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ungemein.

Dieses Thema ist schon seit Jahren bekannt und leider gibt es anscheinend keinen Handlungsbedarf von Seiten der DATEV, oder habe ich vielleicht eine Lösung verpasst?

Ich freue mich über Tipps.

Das ausschließliche Arbeiten mit Verknüpfungen ist im Übrigen auch keine alltagstaugliche Lösung!

Lieben Dank!

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Ich verstehe das Problem nicht ganz.

Wenn ich meinen JA in einer VGM darstelle hat die eine vorbelegte Ordnerstruktur. Alle möglichen Exporte aus KREWE, Excel, Mails usw., die ich in der VGM haben möchte, speichere ich mir in einem Ordner auf dem Laufwerk zwischen und verteile sie danach in die Struktur der VGM.

Ähnlich wie früher beim analogen JA-Ordner, wo man die Dokumente ausgedruckt und anschließend abgeheftet hat.

Woran man natürlich denken muss, dass man die VGM regelmäßig speichert, wenn sie die ganze Zeit bei der Bearbeitung des JA offen ist.

Mich stört eher, dass die VGM sich ständig in den Vordergrund drängt. und andere Programme "überlagert".

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Ich möchte keine Dokumente außerhalb der DMS haben bzw. abspeichern.

Unsere Dokumente sollen sich ausschließlich in der DMS befinden.

Und zwar einheitlich für alle Mandate und Mitarbeiter.

Die VGM ersetzt den früheren "echten" Ordner. Sachverhalte werden geprüft, angeschaut und direkt dort abgelegt.

Daneben befinden sich dort Arbeitspapier(e) sowie Verknüpfungen zur Stammakte.

Also alles was ich brauche zur Jahresabschlusserstellung - ohne dass ich mir immer wieder alles neu zusammen suchen muss.

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@Prisca  schrieb:

Hintergrund ist, dass das parallele Bearbeiten und Zwischenspeichern und neue Dokumente in die VGM Reinziehen nicht möglich ist.

Das parallele Bearbeiten von Dokumenten egal welcher Art wird sicherlich von keinem DMS-Anbieter, also auch DATEV, unterstützt werden. Warum?

Weil ein DMS keine (Internet-)Kollaborationslösung ist. Ein DMS dient u. a. auch der Aufbewahrung von digitalen Dokumenten zu Prüfungszwecken.

Es muss gewährleistet sein, nachvollziehen zu können, wer zuletzt ein Dokument abgelegt/bearbeitet/gelöscht hat (= Revision). Deshalb kann ein Dokument nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden; die zweite Person bekommt nur lesenden Zugriff.

Übrigens:
Während Dokumente und Belege aus einer Papierakte einfach in den Shredder wandern können, soll dies bei einem DMS eben nicht möglich sein. 

Wir würden uns sehr wünschen, dass das Handling einer VGM denen eines Ordners im Explorer gleicht.

Die VGM sind im Alltag leider oft nicht alltagstauglich, sondern sehr träge und einschränkend.

Dies untergräbt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ungemein.

Über die Geschwindigkeit kann man sicher streiten. Wenn Sie nun aber eher kollaborativ arbeiten wollen, kommen Sie um eine andere Lösung (z. B. Sharepoint) nicht herum.

Sie könnten dann natürlich auch in der VGM Links dorthin setzen, da Sie aber keine Dokumente/Belege außerhalb vom DMS haben wollen, müssen Sie mit den "Einschränkungen" leben.

Was mich aber interessiert:
Wieso ergibt sich eigentlich hier ein Problem mit dem gleichzeitigen Zugriff? Arbeiten bei Ihnen wirklich mehrere Personen gleichzeitig an einem JA? Selbst im Home-Office kann und sollte man sich abstimmen.

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@Prisca  schrieb:

Ich möchte keine Dokumente außerhalb der DMS haben bzw. abspeichern.

Unsere Dokumente sollen sich ausschließlich in der DMS befinden.

Und zwar einheitlich für alle Mandate und Mitarbeiter.

Die VGM ersetzt den früheren "echten" Ordner. Sachverhalte werden geprüft, angeschaut und direkt dort abgelegt.

Daneben befinden sich dort Arbeitspapier(e) sowie Verknüpfungen zur Stammakte.

Also alles was ich brauche zur Jahresabschlusserstellung - ohne dass ich mir immer wieder alles neu zusammen suchen muss.

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Die Dokumente werden außerhalb auch nur zur Zwischenablage und anschließenden Verteilung in die VGM bzw. DMS gespeichert und anschließend dort gelöscht. Der Schritt ist ja nur dafür da, weil ein direkter Export aus Excel oder KREWE in die VGM nicht möglich ist.

Ansonsten sehe ich das ja genauso, dass alle Dokumente ins DMS gehören.

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@ulli_preuss 

Beispiel JA Erstellung:

In der VGM befindet sich:

- Excel-Arbeitspapiere

- Literatur zu verschiedenen Themen

- "Unterlagen" und Nachweise zu einzelnen Konten samt Notizen darauf.

- Mails mit Mandanten im Zusammenhang mit der Jahresabschlusserstellung

- Fragelisten an Mandanten, die fortlaufend bearbeitet und ergänzt werden

- etc.

Sobald ich ein Dokument geöffnet habe, weil ich es fortlaufend bearbeite und parallel etwas zu einer Bilanzposition dokumentieren möchte, kann ich das weitere Dokument nicht in die VGM einfügen.

Erst wenn alle Dokumente geschlossen werden, kann ich wieder was ablegen.

Das Thema Revisionssicherheit ist mir bewusst, aber ich verstehe nicht warum es auf Ebene der VGM läuft und nicht auf Ebene der einzelnen Datei. 

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@Prisca  schrieb:

Sobald ich ein Dokument geöffnet habe, weil ich es fortlaufend bearbeite und parallel etwas zu einer Bilanzposition dokumentieren möchte, kann ich das weitere Dokument nicht in die VGM einfügen.

Erst wenn alle Dokumente geschlossen werden, kann ich wieder was ablegen.

Ok, danke für das Auf-die-Sprünge-helfen. 

Das Thema Revisionssicherheit ist mir bewusst, aber ich verstehe nicht warum es auf Ebene der VGM läuft und nicht auf Ebene der einzelnen Datei. 

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Der Grund ist, weil DATEV im DMS alle Dokumente gleich behandelt, egal welcher Art sie sind. Aus Sicht von DATEV ergibt das auch Sinn, denn sonst hätte DATEV für die verschiedenen Dokumenttypen unterschiedliche Bedingungen programmieren müssen, die wiederum dem DMS als revisionssicheres Archivierungssystem entgegenstehen. 

Dass gerade die VGM eben keine Dokumente sondern Arbeitspapiere darstellen, müsste DATEV klar sein, denn die VGM wurden ja auch von DATEV eingeführt. 

Ob in einer neuen DMS-Version in der Cloud oder auch weiterhin als On-premises-Anwendung Kollaborationsmöglichkeiten eingebaut werden, weiß nur DATEV allein. Im jetzigen Programm wird es jedenfalls aller Voraussicht nach solche größeren Funktionsänderungen nicht mehr geben.

Wahrscheinlicher wird es aber sein, dass auf Drittanbieter hingewiesen wird; damit kann DATEV ein "Basis-DMS" anbieten ohne viel zusätzlichen Programmier- und Prüfungsaufwand. Vielleicht werden die VGM auch wieder als Dokumententyp abgeschafft, um beim Anwender keine "falschen Anreize" zu schaffen.

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Hallo @Prisca 

meine Empfehlung wäre:

Bestandteile der JA-VGM, die bei der Bearbeitung laufend geändert werden, (EXCEL-Arbeispapier, Word-Fragen/Antworten u.s.w.) sind autarke DMS-Dokumente und man nimmt diese in die VGM als Verknüpfung rein.

Bestandteile, die nur zur Dokumentation dienen (Belege, Kontenblätter, Mails, Literatur, etc.) können gerne direkt als Dateien in die VGM. Diese schaut man sich dort ja nur mit der rein lesenden Vorschau an.

Somit blockiert das Bearbeiten des JA-Arbeitspapieres (Excel) nicht die ganze VGM.

Kleiner Vorteil: eine Veränderung des Arbeitspapiers revisioniert nicht immer die komplette VGM.

MfG, F.Lange