Adressaten E-Mail senden über Mandantenübersicht, Schnellfunktion, Steuerprogramme

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Hallo liebe Community, 

Wir haben EO comfort mit der DMS im Einsatz.

Im Schwerpunkt geht es sich um die E-Mail-Kommunikation mit Mandanten/Adressaten, die über verschiedene Wege im System erfolgen kann. Nun haben wir folgende Situation:

Alle Kontakte eines Mandanten werden über die Adressaten gepflegt. Also ein Unternehmen U1 wird mit 3 Ansprechpartnern A1, A2 und A3 in einem Mandat angelegt. Der Mandanten-Adressat ist also U1 und hat 3 verknüpfte Adressaten A1, A2 und A3. Nun möchten wir die Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Ansprechpartner hinsichtlich der Datensparsamkeit und unter Vermeidung von Redundanz nur bei A1, A2 und A3 eintragen. 

Im Arbeitsblatt Mandantenübersicht im Bereich Schnellinfo > Stammdaten > Kommunikation tauchen alle verknüpften Adressaten mit Telefonnummern und E-Mail-Adressen auf, soweit so gut. 

Im Arbeitsblatt Mandantenübersicht im Bereich Schnellinfo > Dokumente klicke ich mit der rechten Maustaste Senden > Als E-Mail senden ... Dort kann ich leider nur die E-Mail-Adressen auswählen von U1. Warum tauchen dort die E-Mail-Adressen von A1, A2 und A3 nicht auf? Muss ggf. etwas im System eingestellt werden, dass diese dort auch zur Auswahl angezeigt werden? 

Im Steuerprogramm besteht das gleiche Problem beim Versenden von E-Mails. Der Fachmitarbeiter kann dort nur auf die E-Mail-Adresse von U1 zugreifen. Auch hier die gleiche Frage, warum tauchen dort die E-Mail-Adressen von A1, A2 und A3 nicht auf? Muss ggf. etwas im System eingestellt werden, dass diese dort auch zur Auswahl angezeigt werden? 

Wie handhaben Sie Ihre Pflege der Kontaktdaten? Auch über die Adressaten mit verschiedenen Beziehungen?

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Hallo @Cynthia_Reinhardt ,

in der Empfängerauswahl können Sie mehrere Empfänger auswählen. 

Schöne Grüße aus Nürnberg,

Margarita Ludwig

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Hallo @Margarita_Ludwig,

dort ja, das ist mir bewusst. Die Frage zielt auf die anderen Bereiche ab. Stichwort: E-Mail senden.

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Wüsste nicht, dass man das irgendwo einstellen kann. Es wird dann eben doch notwendig sein bei U1 alle Gesellschafter/Beteiligte zu erfassen, damit beim Versenden die Auswahl der gewünschten Email-Adresse erfolgen kann.

Wäre aber durchaus ein Verbesserungsvorschlag an DATEV.

mfg

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Hallo @Margarita_Ludwig,

Gibt es hierzu wirklich keine Einstellungsmöglichkeit?

Dh. wenn man das System sauber und nach Empfehlung der DATEV einstellt, schränkt man sich selbst an anderer Stelle ein? 

Können Sie hierzu eine Auskunft geben, ob die Einstellungsmöglichkeit in der DATEV Entwicklung geplant ist und wenn ja wann?

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Hallo @Cynthia_Reinhardt,

der Versand an E-Mail Adressen aus Beziehungen ist bislang nicht möglich.
In der Auswahl erscheinen nur die E-Mail-Adressen, die in den Stammdaten beim Unternehmen oder beim Steuerpflichtigen eingetragen sind.
Ein entsprechender Anpassungswunsch liegt unserer Entwicklung für DATEV DMS bereits vor, ich habe diesen Beitrag hierzu als Nennung erfasst.

Wenn Sie die Option "E-Mail-Vorlage verwenden" anhaken (nachdem Sie über rechte Maustaste Senden | Als E-Mail gewählt haben), öffnet sich die Schriftguterstellung. Über die Registerkarte "Empfänger" können Sie hier einen E-Mail-Empfänger aus den Beziehungen des Mandanten wählen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo @Magdalena_Szczepańska,

vielen Dank für die Rückmeldung. Die Verknüpfung in der Schriftguterstellung ist mir bereits bekannt, auch schon oben an Ihre Kollegen kommuniziert. 😉

Ja gerne in der Entwicklung pushen, sonst macht die Logik mit den Adressaten im Arbeitsalltag wenig Sinn, da viele Daten in den Stammdaten dann redundant und fehleranfällig hinsichtlich der Stammdatenpflege sind. Ein sauberer Prozess mit den Stammdaten ist auf dieser Basis leider nicht gegeben bzw. möglich. 

Hinweis noch einmal an die Programmierung - was fehlt konkret:

- Verknüpfung zum Lohnprogramm

- Verknüpfung zu Steuerprogrammen

- Verknüpfung zu "Schnellfunktion" E-Mail senden

Die Bausteine sind ja da, man müsste "nur noch" die Brücken/Verbindungen setzten. Könnte in der Programmierung vielleicht ein QuickWin sein 😉