Übernahme DATEV-Kosten

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Hallo,

mich würden aktuelle Erfahrungen zu der Anwendung "Übernahme DATEV-Kosten" interessieren. Ich spiele da grade etwas herum. (Wir haben Eigenorganisation comfort.)

1. Funktioniert die Übernahme problemlos? Wie detailliert müssen die in die Rechnung übernommen Kosten überprüft werden?
2. Mein Chef wollte diese im Rahmen der monatlichen Abschläge (Lohn/Fibu) weiterbelasten. Bei meinem Test laufen die Kosten insgesamt in der Rechnung in einer Position (Datev-Kosten) auf. Gibt es eine Möglichkeit die einzelnen Kosten zu benennen, ohne dies bei jedem Mandant manuell im Text zu erfassen? 
3. Unter "Verwaltung- und Mandantenauftagszuordnungen Unterberater anlegen" hinterlege ich einmal für kanzleispezifische Leistungen und für nicht eindeutig zuordenbare mandantenspezifische Leistungen eine Sammel-Aufwandsposition. Was verbirgt sich dahinter? Ich hinterleg unter den Produktkosten doch auch Aufwandspositionen. Was ist da der Unterschied?

Vielen Dank für jede Antwort zu diesem Thema. 😊

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

ich muss leider gestehen, dass  ich kein großer Freund der Anwendung bin, da eine detaillierte/artikelgenaue Darstellung nicht möglich ist. Man kann es nur kategorisch runterbrechen (also alles was von DATEV in den Bereich Lohn fällt könnte man auf eine eigene Aufwandsposition "DATEV-Kosten Lohn" zuordnen). Es ist aber auch bei der Verarbeitung noch Nacharbeit zu tun. Habe ich beispielsweise unter einer Auftragsartengruppe mehrere Auftragsarten, die in den Bereich Lohn fallen und beim entspr. Mandanten zum jeweiligen VJ vorliegen, müssen die DATEV-Kosten bei jedem Mandant manuell dem korrekten Auftrag zugeordnet werden. Eine Zuordnung zu Auftragsart kann ich bei uns nicht vornehmen, da ich je nach Abrechnungszyklus eine eigene Auftragsart habe. Ist für mich natürlich klar, dass er da nicht weiß was er tun soll bzw. wo er es hinbuchen soll. Aber diesen Aufwand möchte ich hier nochmal erwähnen, da man nicht davon ausgehen sollte, dass man nur einen Knopf drückt und dann sind die DATEV-Kosten zugeordnet bzw. verarbeitet sind. Ist leider alles von der eigenen Auftragsstruktur abhängig und hängt davon ab, welches Ergebnis man vom Programm erwartet, dann kann das Tool bestimmt auch bei der ein oder anderen Kanzlei gut genutzt werden.

Die meisten unserer Kanzleien haben dies aber aus o.g. Gründen nicht im Einsatz. Gerade bei den Mandanten mit Unterberaternummer berechnen wir alle DATEV-Kosten weiter, rechnen dies in einer Summe ab und packen als Anlage die einzelne Seite der DATEV-Rechnung bei (was seit heute nicht mehr geht, da aufgrund des neuen Formulars der DATEV nicht mehr für jede Unterberaternummer einen automatischen Seitenwechsel gibt) oder eine Excel mit der Artikelgenauen Auswertung aus den Service-Anwendungen.

Um aber nochmal auf Ihre Fragen zurückzukommen:

zu 1: Funktioniert, je nach Auftragsmodell ganz gut, sofern eine eindeutige Zuordnung zum Auftrag geschlüsselt werden kann. Bei uns wie beschrieben leider nicht anwendbar. 

zu 2: Kategorisch konfigurierbar, so dass man die Lohnkosten auf eine Position laufen lassen könnte. Ist dies Artikelgenau notwendig, dann nein. Das gibt das Tool nicht her. Hier bleibt einzig eine manuell Erfassung im Text oder Auswertung je Mandant aus den Serviceanwendungen und diese als Anlage mitversenden.

zu 3: die hinterlegten Aufwandspositionen, wenn nichts anderes geschlüsselt ist bzw. wenn das was die DATEVV mitgibt nicht auf eine der konfigurierbaren Kategorien zutrifft.

Sollte hier jemand einen guten Workaround haben, um die Daten effizienter und detaillierter weiterberechnen zu können, bitte gerne melden:-)

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Guten Tag @MC89 ,

danke für die ausführliche Antwort, auch wenn ich mir diese anders gewünscht hätte.

Wie andere mit dem Thema umgehen würde mich auch sehr interessieren. 

Viele Grüße 

Yvonne

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Hallo @Yvonne_R 

also wir wundern/ärgern uns des Öfteren über die umfangreiche DATEV-Rechnung und verstehen auch nicht immer gleich, warum da wieder welcher Artikel bei Mandat xy auftaucht. Oder denken "...das wäre doch damit abgegolten...".  [was ich hier aber gar nicht diskutieren möchte - nur zur Verdeutlichung des Problems]

Wenn das jetzt wiederum (teilweise) auf die Mandanten abgewälzt wird, wiederholt sich dieser Effekt erfahrungsgemäß dort gerne. Dann darf die Kanzlei dem Mandanten alles erklären. 

Meine Anmerkungen deshalb:

• vergessen Sie das Programm "Übernahme DATEV-Kosten", das ist veraltet, unflexibel, umständlich und wird nicht weiterentwickelt - im Gegensatz zur DATEV Preisliste... (wir haben den Ansatz vor vielen Jahren auch versucht)
• das wird ansonsten sehr viel Arbeit in der Kanzlei und Rückfragen der Mandanten auslösen
• das wird aus Mandantensicht auch viel zu kleinteilig und intransparent
• vereinbaren Sie Leistungspakete mit fest definierten monatlichen Preisen
• wir nutzen EO Comfort und bilden das dann in den Aufträgen ivm Honorarvereinbarungen ab, idealerweise per Lastschriftverfahren

Falls es primär darum geht, intern die Deckungsbeiträge inkl. der DATEV-Kosten auf Mandantenebene zu analysieren -> nutzen Sie Excel und Power BI und analysieren die eigenen DATEV-Kosten.

Viel Erfolg und noch ein schönes Wochenende!

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Vielen Dank für Ihren Beitrag. Ich beschäftige mich aktuell auch damit, wie man DATEV Kosten indirekt oder direkt an den Mandanten weiterfakturieren kann. 

Eine Idee meinerseits: Wir stellen alle Mandanten auf das "Mitgliedsgebundene Mandantengeschäft" um. 

Frage dazu:

- Wie "einfach" ist die Umstellung?

- Braucht es eine Zustimmung seitens des Mandanten?

- Welche Kosten werden von da an direkt fakturiert?

- Bzw. kann man darauf Einfluss nehmen, was von DATEV an den Mandanten fakturiert wird?

- kann bspw. auch der "einfache ESt-Mandat", der DATEV Meine Steuern nutzt, auf MigMag umgestellt werden?

Womöglich kann mir die Fragen ein Berufskollege, der die Umstellung vorgenommen hat, aus Praxissicht beantworten.

Hier finden sich Infos https://apps.datev.de/help-center/documents/1002970 aber leider nicht umfassend. 

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Hallo und guten Tag,

nach Rücksprache mit unseren Kollegen aus dem Logistik-Center möchten wir Ihnen folgendes Hilfe-Dokument an die Hand geben:

https://apps.datev.de/help-center/documents/0908429

Dort wird das Thema "Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft" genauer betrachtet. Für weitergehende Fragen können Sie sich direkt an unser Logistik-Center wenden. Die Kollegen helfen Ihnen gerne weiter.

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Hier noch ein Link wo eine ähnliche Fragestellung diskutiert wurde: Gelöst: DATEV Gebühren an Mandant weiterberechnen - DATEV-Community - 136147

Und bitte nicht unterschätzen: wenn der Punkt erreicht wird, an dem Bestände (aufgrund Abhängigkeiten in der Weiterberechnung) unter einer anderen Beraternummer umgespeichert werden müssen, wird es schnell kompliziert und zeitaufwändig.

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Hallo @ki_ziegler 

das Mitgliedsgebundene Mandatsgeschäft "MigMag" ist die Möglichkeit schlechthin, DATEV-Kosten rechtlich korrekt auf den Mandanten zu übertragen.

Einfach ist es allerdings nicht.

Zu beachten ist im ersten Schritt die rechtliche Zulässigkeit einer etwaigen Weiterberechnung. Ich gebe hier meine Meinung wieder

Die STBVV regelt die Höhe der Vergütung der Dienstleistungen der Steuerberater. In der STBVV sind keine Regelungen über zusätzliche EDV-Kosten enthalten. Daher dürfen nur solche DATEV-Kosten an den Mandanten belastet werden (jetzt mal egal, ob per MigMag oder per Rechnung), die keinen direkten Zusammenhang mit der Leistung des Steuerberaters haben.

Beispiele:

- DATEV-Gebühr für Übermittlung Steuererklärung = direkter Zusammenhang mit Erstellung der Steuererklärung, keine Möglichkeit der Weiterbelastung

- DATEV-Gebühr für DATEV Unternehmen online = kein direkter Zusammenhang mit Erstellung der Fibu, da Tool für den Mandanten zur Verbesserung seiner kaufmännischen Unternehmensprozesse

- DATEV-Gebühr für DATEV Belege online = kein direkter Zusammenhang mit Erstellung der Fibu, da Beleg-Archiv des Mandanten 

- DATEV-Gebühr für Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung = direkter Zusammenhang mit Erstellung der Lohnbuchführung, keine Möglichkeit der Weiterbelastung

- DATEV-Gebühr für RZ-Bankinfo = kein direkter Zusammenhang mit Erstellung der Fibu, da der Mandant die Bank beauftragt hat, die Kontoumsätze an den Mandanten zu liefern und die Archivierung der Bankumsätze aus rechtlichen Gründen beauftragt hat bzw. da der Mandant in Bank online die Archivierung der Kontoumsätze in Auftrag gegeben hat.

usw.

Aufbauend auf diesen Ausführungen die weiteren Antworten:

- Braucht es eine Zustimmung seitens des Mandanten?

Wir informieren den Mandanten immer vorab darüber, dass diese Zusatzkosten anfallen, um die Dienstleistung in Anspruch zu nehmen. Bzw. bei Umstellung informieren wir den Mandanten (z. B. bei Unternehmen online), dass aufgrund einer rechtlichen Klarstellung der BSTBK das Belegarchiv in DUO originäre Aufgabe des Mandanten ist und wir daher auch die rechtliche Zuordnung des Belegarchivs (Bislang auf Rechnung des Steuerberaters) auf den Mandanten übertragen müssen. Eine Wahl hat der Mandant hier dann nicht. Wie das betriebswirtschaftlich dann mit dem Mandanten vereinbart wird, ist jeder Kanzlei selber überlassen.

- Bzw. kann man darauf Einfluss nehmen, was von DATEV an den Mandanten fakturiert wird?

Ja.

Zum einen durch Begrenzung des MigMag auf die jeweils notwendigen Produkte. Wird beispielsweise die Lohnbuchhaltung von der Kanzlei erledigt, sollte MigMag eingeschränkt werden auf "Mandantenprodukte ohne Personalwesen". Auch sollte keine Kanzleisoftware für MigMag freigegeben werden

Zum anderen durch Zuordnung der Datenbestände auf die Unterberaternummer des Mandanten

Wird der DUO-Bestand auf der Kanzlei-Beraternummer geführt, wird Belege online immer der Kanzlei berechnet.

Wird der Bestand dagegen auf der Unterberaternummer geführt und wie oben dargestellt, MigMag vereinbart, wird das dem Mandanten berechnet. Dasselbe gilt für RZ-Bankinfo

Liegt der Lohnbestand auf der Unterberaternummer und wird MigMag nicht eingeschränkt, wird die Gebühr für die Erstellung der Lohnabrechnung dem Mandanten berechnet (s.o. - falsch)

usw.

- kann bspw. auch der "einfache ESt-Mandat", der DATEV Meine Steuern nutzt, auf MigMag umgestellt werden?

Grundsätzlich ja. Allerdings würde DATEV die Übermittlungsgebühr für die EST nur an den Mandanten berechnen, wenn der EST-Bestand auf der Unterberaternummer liegt und MigMag auch für Kanzleileistungen freigegeben wurde.

- Wie "einfach" ist die Umstellung?

Hier sind die Schritte zur Einführung von MigMag zusammengestellt:

Unternemhen Online; wer bekommt die Rechnung der D... - DATEV-Community - 372740

Bitte nicht durch die Liste von der Überlegung abbringen lassen. Einmal korrekt eingeführt, läuft alles von selbst und man hat viele später evtl. auftretende Sorgen gleich vorab erledigt.