Mandantenübernahme bei Selbstbucher von DATEV zu DATEV eure Erfahrungen & Tipps?

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Hallo liebe Community,

wir stehen aktuell vor einer Mandantenübernahme und ich wollte euch gerne unseren konkreten Fall schildern – mit der Hoffnung, dass ihr einen Blick drauf werft und mir Feedback gebt:
Habt ihr es schonmal genauso gemacht? Gibt es Vereinfachungen? Habe ich vielleicht etwas Wichtiges übersehen?

Ausgangssituation:

• Der Mandant ist Selbstbucher und nutzt DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen sowie DATEV Unternehmen online (DUO) unter einer eigenen Unterberaternummer.

• Der bisherige Steuerberater hat lediglich den Jahresabschluss erstellt.

• Jetzt sollen 10 Mandate zu uns übergehen, der Rest bleibt beim bisherigen Berater.

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Geplante Vorgehensweise:

1. Abschluss des aktuellen Monats:

• Der Mandant schließt seinen aktiven Buchungsmonat ab und übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA).

2. Neue Unterberaternummer:

• Wir bestellen für den Mandanten eine neue Unterberaternummer unter unserer Hauptberaternummer.

3. Logistikauftrag „Zuordnung einer Person in eine andere DATEV-Mitgliedschaft“:

• Der bisherige Berater startet diesen Auftrag und weist uns alle relevanten Zugänge/Personen zu, die in den 10 Mandaten tätig sind.

• 3.1: Sobald wir Zugriff haben, vergeben wir entsprechende Berechtigungen für die neue Unterberaternummer.

4. Logistikauftrag „Anforderung von Mandantendaten“:

• Wir fordern die Mandanten über den DATEV-Logistikauftrag an und setzen als Ziel die Mandantennummer in unserem System + unsere Hauptberaternummer.

5. Datenbestand einspielen und DUO-Zugänge umziehen:

• Die Bestände werden bei uns „abweichend“ unter der neuen Unterberaternummer eingespielt.

• Die DUO-Zugänge ziehen wir (in DUO) über Stammdaten → Bestandsverwaltung → Übertragen  auf die neue Unterberaternummer des Mandanten um.

6. Anpassungen im System des Mandanten:

• Der Mandant stellt in Kanzlei-Rechnungswesen die Mandanten & Beraternummer auf die neue um.

• Er kann wie gewohnt weiterarbeiten, muss lediglich beim Versand der UStVA das neue Passwort zur neuen Beraternummer verwenden.

7. Jahresabschluss bei uns:

• Wenn der Mandant uns seine aktuellen Datenbestände schickt, können wir sie direkt unter seiner Unterberaternummer einspielen und ohne Anpassung der Beraternummer mit dem Jahresabschluss starten und können auf Belege aus DUO zugreifen.

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Offene Fragen / Rückmeldungen erwünscht:

• Der bisherige Steuerberater äußerte Bedenken, ob der Mandant danach noch problemlos USt-Voranmeldungen versenden kann.

• Ist es tatsächlich so „einfach“, wie unter Punkt 6 geschildert?

• Funktioniert diese Umstellung erfahrungsgemäß reibungslos oder gibt es Stolperfallen, die wir beachten sollten?

Ich freue mich auf eure Erfahrungswerte, Meinungen und Tipps!

Danke im Voraus & viele Grüße

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Alles soweit korrekt geplant und gut durchdacht.

Ich frage mich nur bei Punkt

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@Daten-Dompteur  schrieb:

4. Logistikauftrag „Anforderung von Mandantendaten“:

• Wir fordern die Mandanten über den DATEV-Logistikauftrag an und setzen als Ziel die Mandantennummer in unserem System + unsere Hauptberaternummer.

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Warum die Daten erst auf die Hauptberaternummer bestellen und nicht direkt auf die mandantengenutzte Beraternummer liefern lassen?

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@Daten-Dompteur  schrieb:

• Der bisherige Steuerberater äußerte Bedenken, ob der Mandant danach noch problemlos USt-Voranmeldungen versenden kann.

Kann er die Bedenken konkretisieren? Warum sollte das nicht gehen? Natürlich klappt das. Der Mandant kann doch jetzt schon versenden. Die Schnittstelle interessiert nicht, welche Mandanten-/Beraternummerkombination dahinter steckt. Wenn die Passworte korrekt in der Beraternummer-/Kennwörterverwaltung hinterlegt sind, sollte das laufen.

• Ist es tatsächlich so „einfach“, wie unter Punkt 6 geschildert?

Wenn es nur um Buchführungsbestände geht, ja.

Wenn noch AP compact/comfort dazukommt, kommt es auf die Reihenfolge der Änderung an, weil die Fibu ansonsten sagt, dass die Leistung bereits existiert, wenn AP zuerst eingespielt wird. Falls Lohn dabei ist, ist ebenfalls Vorsicht angesagt, in Bezug auf ANO.

• Funktioniert diese Umstellung erfahrungsgemäß reibungslos oder gibt es Stolperfallen, die wir beachten sollten?

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Erfahrungsgemäß funktioniert das garantiert NIE reibungslos. 😁

Mir fällt jetzt aber gerade nichts auf, was Sie vergesssen haben.

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Moin Moin,

1. Sehen Sie zu, die jetzige Unterberaternummer zu übernehmen. Ist dies nicht möglich, weil der vorherige Berater einige Mandantennummern zu der Unterberaternummer behält ... Desaster. Dann aus meiner Erfahrung: Für diesen Fall (spilt der Mandantennummern), die Trennung komplett mit der Datev besprechen und durchführen lassen. Wenn dann noch etwas schief geht (und es wird wahrscheinlich), wissen die Datev-Mitarbeiter wenigstens, was im Vorfeld passiert ist. Kann ich nur empfehlen!

Sprich: Bevor Sie es mit einer neuen Unterberaternummer probieren, sprechen Sie mit der Datev!

Zumal, bei verbleibenden Mandantennummern unter dem alten STB: Unter welcher Beraternummer laufen dann Mittelstand Faktura. Unter 2 Unterberaternummern?  Unbedingt dies zuerst mit der Datev abklären ob dies überhaupt funktioniert! (Wenn es geht, wird alles komplizierter u8nd die Chance, dass irgendwas nicht funktioniert steigt dramatisch - eigene Erfahrung).

Aufgepasst bei Punkt 4: Selbstbuchender Mandant muss DUO unter seiner Unterberaternummer haben - es sei denn, erkann unter Kanzleiberaternummer/Mandantenummer lokal buchen. Das muss vorher abgeklärt werden => widerum, Datev kontaktieren.

Wir haben einmal recht ähnlichen Fall. Das war bei der Übernahme ohne die Datev schon nicht umsetzbar (und Ihre Logik entspricht auch meinem Verständnis), in der ersten Zeit die UStVA-Übermittlung verweigerte - mit entsprechend viel Aufwand und letztlich mußte die Datev alles richten. Und noch 1 Jahr später gab es "plötzlich" Rechteprobleme insbesondere mit dem RZ Bankinfo (welches plötzlich zickte und niemnad wußte warum).

Ich kann auch meiner Erfahrung nur raten: Holt die Datev ins Boot Dann wird alles, was schief geht (und es wird einiges schief gehen) nicht euch  angelastet

QJ

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Hallo zusammen,

erstmal ein großes Lob und vielen Dank an die Community für die super schnelle und hilfreiche Rückmeldung! Dank eurer Einschätzungen konnte ich ganz entspannt ins Maiwochenende starten 😊

Warum die Daten erst auf die Hauptberaternummer bestellen und nicht direkt auf die mandantengenutzte Beraternummer liefern lassen?

Das ist ein guter Punkt. Ich war der Meinung, irgendwo gelesen zu haben, dass man das nicht direkt machen kann. Aber da es ja auch seitens DATEV bestätigt wurde, dass ein direkter Umzug auf die Unterberaternummer möglich ist, machen wir das jetzt auch genau so

Kann er die Bedenken konkretisieren? Warum sollte das nicht gehen? Natürlich klappt das. 

Die bedenken konnten nicht so wirklich konkretisiert werden es hörte sich eher nach schlechten Erfahrungen aus ehemaligen Übertragungen an. Da bei so einer Übertragung meistens nie alles Reibungslos funktioniert ist diese "Vorsichtige" Einstellung grundsätzlich richtig.

Die Schnittstelle interessiert nicht, welche Mandanten-/Beraternummerkombination dahinter steckt. Wenn die Passworte korrekt in der Beraternummer-/Kennwörterverwaltung hinterlegt sind, sollte das laufen.

Genauso haben wir es auch bereits gemacht und momentan funktioniert noch alles reibungslos.

Der Übertrag findet in den nächsten Wochen statt, ich halte euch auf dem laufenden falls sich in der Vorgehensweise noch etwas geändert haben sollte oder uns etwas anderes auffällt.

Nochmal vielen dank Ihr seid Klasse!