Klarnamen der Mitarbeiter und Firma beim Herunterladen der Personal-Auswertungen

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Als Steuerberater haben mich mehrere Mandanten angesprochen, dass die Benennung der Dateien beim Herunterladen der Personalauswertungen zur Weitergabe an den Mitarbeiter immer erst umständlich manuell geändert werden muss. 

Mein Vorschlag wäre ...

... eine ZIP-Datei je Auswertungstyp mit [Kürzel]_[Datum]_[Beraternummer]_[Mdt.].zip...

... und die PDFs dann mit [Kürzel]_[Datum]_[Nachname], [Vorname]_[P-Nr].pdf...

... zu generieren. Somit entfällt beim Mandant das Abändern der Dateinamen vor dem Versand an die Mitarbeiter und die Dokumente sind ohne DUO schneller zuzuordnen.

Früher haben wir das ja auch LODAS für die Mandanten gemacht und per Mail versendet, wollen wir als Kanzlei aber nicht mehr selber machen, die Mandanten sind das aber einfach gewohnt die Anhänge in schön zu bekommen.

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... wäre auch weniger fehleranfällig

... ein schneller falscher Klick beim Verteilen kann schnell zu großem Ärger führen 

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Die ZIP Datei wollen Sie also mit Beraternummer und Mandantennummer benannt an Ihren Mandanten schicken?

--> Klarnamen und Nummern im Dateititel werden nicht mit verschlüsselt. Damit geben Sie die Info wer bei Ihnen Mandant ist wie auf einer Postkarte per offener Mail weiter? Oder wird die gesamte Mail mit einem Verschlüsselungsverfahren versendet?

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Die Mandanten wollen/sollen das selber über Unternehmen online runterladen, bzw. wir wollen das auch, damit das nicht der SB machen muss. Es findet also kein Mailverkehr zwischen Kanzlei und Mandant statt.

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@Willner Wäre evtl. DATEV Arbeitnehmer online Cockpit etwas für Sie.

Wenn Sie die Änderungen eines Arbeitsablaufes im Auge haben, wäre es doch nicht verkehrt, bestehende Alternativen ins Auge zu fassen, um ggf. das benannte Problem mit einer win-win-Situation für Mandant und Arbeitnehmer zu lösen.

Wir haben dies tatsächlich nun durchgängig etabliert.

Wir versenden auch nichts, egal auf welchem Weg, sondern überlassen die Auswertungen für den Arbeitgeber-Mandanten in sein UO-Portal; also wie bei Ihnen.

Zusätzlich jedoch erhalten die Mitarbeiter ihre Auswertungen via Arbeitnehmer online. 

Insofern muss ihr Mandant nichts mehr runterladen und weiterleiten und kann die damit ersparte Verwaltungszeit in sein Geschäft operativ investieren oder früher Feierabend machen 😉

Nur so eine Idee . . .

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Ja, nicht jeder Mandant möchte Arbeitnehmer online einsetzen, weil viele nur kurz dort arbeiten, etc.

Dass die Benennung nicht total kryptisch für normale Benutzer ist, wäre schon sinnvoll. Selbst wir müssen da 2x hinschauen, um dann in der 5. Position des namens mit der Personalnummer nicht durcheinander zu kommen. 

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@Willner schrieb:

Nur so eine Idee . . .

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Yes 😍! Go for it! Und wenn Eure Mandanten dann die Abrechnung eh digital weiterleiten (hoffentlich nicht unverschlüsselt per E-Mail), dann sollte auch ANO kein Hindernis sein. Dann ist man ja schon den Schritt Richtung Digitalem gegangen. Dann ist der 1 Schritt weiter Richtung ANO nicht weit und gleichzeitig kann man da nochmal für Sicherheit bei den Mitarbeitern Eurer Mandanten werben, wenn diese keine 2FA kennen: PayPal, XING, Microsoft, ... 

Und wer noch Papier haben will, da kann das Mandat ja die wenigen Ausnahmen selbst ausdrucken und verteilen. 

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Ja, es gibt teilweise gute Gründe nicht für jeden Kurzzeit-/Mitarbeiter ANO anzulegen. Auch nicht jeder Arbeitnehmer versteht, je nach Branche, was er da machen soll. Einem Rumänischen Bauarbeiter auf Stundenbasis brauche ich nicht mit ANO kommen oder es gibt auch Mandanten, die einfach zu alt für das moderne Zeug sind. Wir haben einfach beides und das aus gutem Grund.

Ich denke man kann eine lesbare Formatierung der Exportdateien erwarten, ohne auch im Explorer dann immer erst Spalten breiter machen zu müssen oder ähnliches. 

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Meine Idee wäre hier die Nutzung von Arbeitnehmer online. Dann spart man sich das Dateinamenabändern.

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@Willner Ihre Idee in allen Ehren, aber ich denke der Bedarf ist im Übrigen hierfür überschaubar, womit Sie nicht mit einer Umsetzung rechnen brauchen. Werfe ich mal so aus . . .

Ich denke man kann eine lesbare Formatierung der Exportdateien erwarten...

Das ist wiederum vom jeweiligen Blickwinkel abhängig. Für mich wäre das wiederum irrelevant. Wenn das einfach ginge, warum nicht, aber zumeist hängt da ja ein ganzer programmatischer Rattenschwanz dahinter.

Dem rumänischen Bauarbeiter ist m.E. es vollkommen egal, wie er sein Lohnabrechnung bekommt, hauptsache er bekommt seinen Lohn.

Unterschätzen Sie indes diese Personen nicht, denn so manches Mal sind die mit Apps und Co. sattelfester als so mancher Bürohengst 😉

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... die 'Unsitte' kryptischer oder nichtssagender Betrefftexte und Dateibezeichnungen ist ein häufiges Problem beim Downloaden oder auch bei der Zusendung von E-Mail-Anlagen, z.B. auch bei Versicherungen, Krankenkassen, Energie-Lieferanten, Hausverwaltungen etc.

Offenbar macht sich in diesen Fällen niemand Gedanken darüber, wieviel Aufwand und Fehlerpotenzial (für den Empfänger) in solchen schlecht digitalisierten Prozessen steckt

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Ist zwar wenig erfreulich,  aber natürlich erhalte ich häufig, auch nicht von "institutioneller" Seite eine PDF, die sofort mit dem Namen auf den Inhalt schließen lässt, womit einem der sofortige Blick ins Innere nicht erspart bleibt.

Ich selbst achte auf aussagekräftige Dateibezeichnung beim Versenden, aber zumeist erhält man dann die Datei "unterzeichnet" als "Kaudwelsch-Scan-Bezeichung" zurück . . . Diesbezüglich können wir wenigstens nun mit el.Signaturen abhelfen.

Ich würde eine "Dateibezeichnungs-Etiquette" grundsätzlich auch begrüßen, aber ich denke für den genannten Bereich nicht, dass sich hier etwas ändert, weil DATEV ja Richtung ANO entwickeln will und nicht zurück.