Bezahlt-Status auf Rechnungen erst nach erfolgreichem Zahlungsauftrag

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Guten Tag,

ich bin der Meinung, dass der Stempel "Bezahlt" auf eine Rechnung erst dann automatisch gesetzt werden darf, wenn der Zahlungsauftrag in der Bank erfolgreich durchgeführt wurde.

Bisher ist es so, dass ein Beleg in den Lieferanten-/Kundenrechnungen markiert und an die Bank geschickt wird. Der Beleg erhält sofort in diesem Moment den Status "Bezahlt". Wird dieser Zahlungsauftrag in der Bank jedoch nicht beendet, ausgeführt oder mit einem Fehler beendet, dann ist der Beleg an sich unbezahlt, hat jedoch in der Rechnungsliste den Status "Bezahlt". Das kann zu erheblichen Problemen führen.

Wäre es möglich, dass nach erfolgreicher Beendigung eines Zahlungsauftrages eine Rückmeldung von Bank Online an Belege Online kommt? Ich bin kein Programmierer und habe davon Null Ahnung, aber ich stelle mir das so vor:

Bank Online: Der Beleg mit der Beleg-ID "12345-ABCDE..." wurde bezahlt. Setzte Bezahlt-Status auf vollständig bezahlt mit Datum "Heute".

Vielen Dank schon mal für Eurer Feedback.

Marvin Pankrat 

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Als Mitarbeiter einer Steuerkanzlei wünsche mir, dass der Status "bezahlt" erst nach der Zahlung über Unternehmen Online erfolgt.

Folgendes Problem ergibt sich in der Praxis bei der erweiterten Version.

Sobald Belege aus der Rechnungsliste nach Bank online "exportiert" werden, sind sie bereits als bezahlt markiert.

Ich hätte gerne beim Rechnungsstatus eine weitere Kategorie, z.B. "vorgemerkt" oder "an Bank online weitergeleitet".

Für Mandanten, bei denen Mitarbeiter die Bank nicht einsehen, ist es nicht möglich festzustellen ob die Rechnung bezahlt wurde.

Als Topping würde ich mir auch wünschen, dass bei einer Zahlung, die aufgrund von fehlender Kontendeckung nicht ausgeführt wird, eine Meldung z.B. "Zahlung wurde von Bank abgelehnt" erfolgt und die die Zahlung erneut zur Ausführung bereitgestellt wird in Bank online.

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Dann haben wir aber das Problem, dass in der Rechnungsliste Rechnungen sind, für die eine Zahlung schon an die Bank übermittelt wurde. Wenn diese viele Belege enthält, wird das sehr unübersichtlich. Die Bankumsätze werden ja erst am nächsten Tag abgeholt und bei Terminüberweisungen hab ich die Rechnungen ggfs wochenlang in der Rechnungsliste.

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Die Rückmeldung von Bank Online (nicht die/das Bank/Kreditinstitut) soll erfolgen, wenn der Zahlungsauftrag erfolgreich an die Bank oder das Kreditinstitut gesendet wurde. Kommt eine Zahlung dort an, ist ja grundsätzlich davon auszugehen, dass sie dort auch ausgeführt wird. Somit kann der "Bezahltstempel" direkt nach erfolgreicher Übermittlung an Bank/Kreditinstitut auf die Rechnung gesetzt werden. Ob der Übermittlungsauftrag erfolgreich war, sieht man ja unmittelbar danach.

Damit würden sich keine Rechnungen in den Rechnungslisten befinden, für die eine Zahlung an die Bank übermittelt wurde.

Mir geht es nicht um die Rückmeldung des Kreditinstitutes, dass die Zahlung wirklich ausgeführt wurde. Das erfolgt zumeist wirklich erst am Folgetag und wäre somit nicht zielführend. Es geht mir vielmehr um den Zeitpunkt, wann der Stempel gesetzt wird.

Nur weil ich eine Rechnung aus meinem Ordner entnehme und damit zur Bank laufe, heißt es noch nicht, dass die Rechnung auch tatsächlich bezahlt wurde. Vielleicht gehe ich ja wieder aus der Bank raus, ohne etwas gemacht zu haben oder mir wird am Schalter gesagt "Sorry, heute sind unsere Computer kaputt. Es kann nichts überwiesen werden.". DATEV Unternehmen Online denkt einfach, dass schon alles passt und die Rechnung bezahlt wurde. Ich muss der Rechnungsliste nun aber sagen, dass dem nicht so ist.

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Ich kann das nur unterstützen. Es ist mühselig, nach dem Bezahlen im Bankmodul wieder in das Belegmodul zu gehen, um dann die Belege alle nochmal aufzurufen und als bezahlt zu markieren

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Bitte bitte bitte, das wäre eine große Hilfe!

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Dem kann ich mich nur anschließen. Arbeite erst seit kurzem mit DUO und habe mich sofort gewundert, warum Beleg als Bezahlt markiert werden, nur weil ich einen Zahlungsauftrag erstellt habe, welcher erst in einigen Tagen fällig und übertragen wird. Hierdurch werden Belege als Bezahlt markiert, für welche noch gar keine Überweisung an die Bank übermittelt wurde. Das macht m.e. keinen Sinn. Der Beleg sollte erst nach Übermittlung an die Bank oder sogar nach der Zuordnung im Kontoauszug (Valuta) als bezahlt markiert werden. Dann kann ich meinem Lieferanten auch auf Nachfrage zuverlässig sagen, wann ich die Rechnung wirklich bezahlt habe.

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Ich hatte dies bereits vor zwei Jahren ca. adressiert. Damals war es "nicht vorgehsehen". Wie wir mittlerweile wissen sind ein DATEV Jahr ca. vier normale Jahre. Ich habe also Hoffnugn, dass es 2021 was wird...  

Die DATEV versteht offenbar nicht die Prozesse unserer Mandanten. Gerade wenn mehrere Leute in DUO unterwegs sind, kam es bei uns tatsächlich schon zu doppel-Überweisungen...

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Nach den letzten Monaten in Datev Unternehmen Online haben wir uns entschieden, keine Dokumente mehr hochzuladen, welche noch nicht bezahlt sind.

Vieles ist ganz interessant und funktioniert in Datev Unternehmen Online.

Das Tracking von Belegen ohne Zahlungen aber nicht. Schade eigentlich.

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Gibt es hier evtl. schon was Neues?

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Als Steuerberater/Unternehmer/etc. möchte ich das der "Bezahlt-Status" erst gesetzt wird, wenn die Zahlung auch bei der Bank ausgeführt ist, um damit zu erzielen, dass nicht mehr so viel Mahnungen in der Kanzlei bzw. im Unternehmen ankommen, weil die Zahlung gar nicht ausgeführt wurde.

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Es gibt manchmal komische Zufälle, dass eine Überweisung nicht ordentlich mit in den Zahlungslauf geht, obwohl ordentlich ausgewählt und dann auch noch den "Bezahlt-Status" erhält. Aus diesem Grund bin ich hier für eine andere Herangehensweise bzw. einmal einer Überprüfung der bisherigen.

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Hat alles zwei Seiten. Ich finde es auch nicht witzig, wenn der Mandant die Rechnung mehrfach überweist, weil der Status "bezahlt" fehlt und er die bereits getätigte Überweisung vergessen hat bzw. wg. der Größe des Unternehmens nicht jede einzelne Rechnung und Zahlung im Gedächtnis haben kann.

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wo treten die Probleme auf- im erweiterten Modus oder im Standard Modus? ich kenne es nur so, dass wenn die Zahlung nicht erfolgreich an die Bank übermittelt wurde, eine fehlerhafte Zahlung in Bank online angezeigt wird; damit kann man jederzeit kontrollieren, wenn Zahlungen nicht erfolgreich an die Bank übermittelt wurden; wir arbeiten mit allen Mandanten über DUO und wir haben jetzt nicht die Probleme; im Standardmodus ist es ja ohnehin so, dass der bezahlt-Stempel entweder manuell vergeben wird oder erst dann gesetzt wird, wenn eine Zuordnung der Rechnung zu dem Bankumsatz erfolgt ist. Also kann sich Ihre Idee ja nur auf den erweiterten Modus beziehen;

Wenn die Rechnungen erst dann als bezahlt markiert wären, wenn eine Zuordnung mit dem jeweiligen Bankumsatz erfolgt ist, würde der gesamte Zahlprozess über DUO nicht mehr funktionieren; Doppeltzahlungen wären vorprogrammiert; und zwar deshalb, weil die Bankumsätze erst am Folgetag bereitstehen und auch die Zuordnung nicht immer vollautomatisch funktioniert;

Mir scheint es eher ein Abstimmthema mit dem Mandanten zu sein hinsichtlich der Gestaltung der Prozesse; mit DUO ist viel möglich, wenn die Prozesse im Detail auf den Mandaten abgestimmt sind; 

Gerne stehe ich für einen weiteren Austausch zur Verfügung

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@EhrlichA damit wäre DUO im Prinzip nur eine Belegaustauschplattform ohne Mehrnutzen für den Mandanten; Mehrnutzen gibt es m.E. nur, wenn der Mandant auch über DUO bezahlt, was sinnvoll nur im erweiterten Modus möglich ist- zumindest wenn mehr als 20 Belege im Monat zu bezahlen sind; die Rechnungsliste ist Kernstück des Zahlungsmanagements von Eingangsrechnungen; diese gibt es (leider) nur im erweiterten Modus; wichtig ist es, dass sich die Kanzleimitarbeiter in DUO auskennen und den Mdt jederzeit per Fernschaltung weiterhelfen können; spätestens nach zwei bis drei "Sitzungen" a ca. 30 Minuten online-Hilfe für den Mandanten läuft es problemlos;

Tracking von nicht bezahlten Belegen im erweiterten Modus funktioniert bei entsprechender Einweisung der Mitarbeiter bei uns gerade bei Mandanten mit hohem Belegvolumen >500 Eingangsrechnungen mtl. sehr gut; gerade auch bei Rechnungen mit Skonto sehr gut zu monitoren;

gerne stehe ich für einen Austausch zur Verfügung fb@steuerkanzleibauer.de

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@FlorianBauer1  Wir nutzen DUO Erweitert sehr gerne und kommen damit auch mit den vielen Einschränkungen ganz gut zurecht.

Unbezahlte Belege Filter

Mir fehlt vor allem ein Bericht oder eine Filtermöglichkeit nach unbezahlten Rechnungen und zwar ohne die Kanzlei bzw. auf deren Feedback zu warten. Ich hätte einfach gerne eine Übersicht über jeden Beleg der noch nicht bezahlt ist. Das gibt es soweit ich weiß noch nicht.

Kreditor-IBAN vs Beleg IBAN
Ein zweiter Grund der uns an der Bezahlungen mit DUO stört ist unsere Arbeit mit Dummy Kreditoren, weil wir regelmäßig neue Kreditoren haben. So arbeiten wir mit 70000 A-Diverse, 70100 B-Diverse. DUO lernt bei einer Überweisung dazu und speichert dann die IBAN im Diverse Kreditor. Problem die IBAN ist dann beim nächsten A-Diverse Kreditor nicht mehr richtig. Ein Vergleich der Beleg IBAN mit der Rechnungs-IBAN gestaltet sich als schwierig, da der Beleg nicht parallel geöffnet werden kann.

Kein Problem für uns. Alle Belege werden vorab per Foto Überweisung getätigt. Das passiert sowieso selten da wir meist per Lastschrift, Einzug oder Sofort-Überweisung bezahlen.
Tatsächlich mache ich eine Ausnahme bei den wenigen Rechnungen ohne Lastschrift jedoch mit Skonto und bezahle diese über DUO;-)

Reihenfolge vom Ablauf?

Also wir hatten schon einige Zahlungen auf falsche IBAN und Doppelzahlungen, aber auch einige Mahnungen.
Daher nehmen wir als erstes alle Belege auf und machen die Vorkontierung. Dann machen wir das Mapping über die Bankansicht und verteilen die Bezahlt-Stempel. Und dann warten wir notfalls auf die Mahnung, um zu wissen was wir vergessen haben zu bezahlen;-)
Keine Sorge, passiert nur ein paar mal im Jahr.

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@EhrlichA ok- verstehe, das klingt sehr zeitaufwendig, meine Empfehlung wäre (so haben wir das bei allen Mdt):

grundsätzlich gibt es den unbezahlte Belege Filter- dann werden aber alle Belege angezeigt, die keinen bezahlt-Stempel haben- mit diesem Filter arbeiten wir gar nicht; was ist der Hintergrund, wofür nutzen Sie diese Auswertung?

Wir arbeiten mit der Rechnungsliste (klick auf offene Rechnungen überweisen) - hier ist rechts oben der Filter "zu überweisende Rechnungen" voreingestellt; d.h. es werden alle zu überweisende Rechnungen angezeigt und Sie können die gewünschten Rechnungen anklicken und per Sammelüberweisung an die Bank senden;

Ablauf ist wie folgt:

1. Alle Rechnungen landen möglichst automatisiert digital direkt in DUO - (ggfs. über zB getmyinvoices) oder werden per Mailuoload direkt nach Prüfung per (manueller) Email-Weiterleitung nach DUO geschickt; Wir schreiben alle Lieferanten an und bitten um Übersendung aller Rechnungen als PDF per Email (möglichst im ZUGFERD-Format 🙂 

2. Rechnungen werden dort bearbeitet (Wichtig: auf den korrekten Haken bei "zu überweisen" wenn Überweisen"achten, damit keine Lastschriftrechnungen, Vorabkassenre usw. doppelt überwiesen werden) 

Wenn unsere Mandanten die Rechnungen selbst bearbeiten, werden keine Kreditorenstammdaten in DUO hinterlegt, angelegt oder gepflegt, d.h. das Feld Geschäftspartnerkonto ist für den Mdt ausgeblendet; damit ist sichergestellt, dass Belegdaten nicht mit "falschen" Stammdaten überschrieben werden- Ihre "Probleme" mit den Sammelkonten gibt es dann nicht (wobei ich generell kein Fan von Sammelkonten bin- außer vielleicht bei ständig wechselnden Tankstellen- oder Hotelbelegen 😉 die BelegIBAN wird in der Regel korrekt vom Beleg übernommen;

Das Mapping mit den Bankumsätzen ist aus meiner Sicht doppelte Arbeit - was ist der Hintergrund dafür? im Rahmen der FIBU buchen wir die Bank und stimmen alle OPOS-Konten ab - immer bis zum vereinbarten Bearbeitungstag (wöchentlich, 14-tägig, mtl)- dann haben die Mdt immer zum Bearbeitungstag aktuelle Übersichten über alle noch nicht bezahlten Eingangs-und Ausgangsrechnungen- egal ob per Lastschrift, Vorkasse oder Überweisung bezahlt);

mit dem kürzlich freigeschalteten Liquiditätsmonitor stehen die OPs noch übersichtlicher zur Verfügung.

Noch eine Info zur Rechnungsprüfung: sofern mehrere Personen in den Prüfungsprozess involviert sind, empfiehlt sich die DATEV Belegfreigabe online oder wenn es komplexer ist ein vorgeschaltetes Tool wie zB Flowwer;

Viel Erfolg beim weiteren Optimieren!

Wenn noch Fragen offen sind- gerne!

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@FlorianBauer1  Danke für Deine Ausführungen. Bei uns passt es ja grundsätzlich. 

Trotzdem gibt es immer mal wieder Fehler. Die können schon in der Rechnung sein, bei der Bezahlung oder woanders. Während Sie schreiben das wäre ja aufwendig, bin ich froh, dass unsere Buchhaltung beim Steuerberater wenig Arbeit hat und mir Kosten spart. Der Double-Check mit dem Abgleich über die Bank ist da sehr hilfreich.

Wir selbst haben doch am meisten Einblick in Bestell und Zahlungsvorgänge.

Ich habe den Filter unbezahlte Rechnungen tatsächlich gefunden. Scheint keine zu geben. Glück gehabt.
Wir haben nur 7 Mitarbeiter und das meiste läuft über meinen Tisch, manchmal bekomme ich Unterstützung von meiner Frau oder meinem Sohn.

ZUGFERD oder X-Rechnung wäre ein Traum, aber das bietet kaum ein Lieferant auf dem freien Markt an. In Onlineshops habe ich da auch noch nie so etwas gesehen.

Liquiditätsmonitor

Interessant und schick, aber für 5 Euro im Monat doch zuviel des Guten. Notfalls haut das bei uns nicht hin, weil wir eine extreme Saisonalität haben und 80% vom Umsatz in 6 Wochen machen.
des Weiteren habe ich Zweifel ob der Monitor parallel zu den Bankkonten auch die Kasse, Paypal Reserve und Guthaben sowie Guthaben bei weiteren Zahlungsdienstleister wie Mollie/Stripe einblendet.
Zur Zeit läuft das Geschäft so gut, das mir ein Monitor über den Steuerlichen Gewinn mit Ideen wie man Steuerzahlungen reduziert lieber wäre;-)

Also Danke noch mal!

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Servus,

das Kennzeichen "Bezahlt" wird bereits auf dem Beleg vermerkt, sobald eine Überweisung erstellt wird..

Meines Erachtens sollte der Beleg erst als "Bezahlt" gekennzeichnet werden, sobald die Überweisung an die Bank gesendet wurde. Dies sollte ja kein größeres Problem darstellen, da das Belegbild mit Beleg-ID bereits mit der Überweisung verknüpft wird.

Grüße

Noah

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Der Beleg bekommt bei HBCI auch den Bezalt-Status, wenn die Überweisung - aus welchen Gründen auch immer - fehl schlägt. Dann ist es meine ich recht mühselig den nochmal zu zahlen, weil die Filter dann nicht mehr nach unbezahlt greifen. #fail

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@metalposaunist 

das liegt hier aber leider an der fehlenden Rückübertragung der Informationen durch die Bank an die DATEV.

Beim EBICS Verfahren sollte dies möglich sein, da im Gegensatz zum HBCI verfahren hier ein Protokoll vorhanden ist 

Da müsste man vermutlich eher den Abgleich mit EBICS optimieren, da meines Wissens die technische Umsetzung mit HBCI in der aktuellen Version nicht möglich ist