DATEV Teamservice mit MS Teams

[#1]

In Teams könnte es ein Team mit z. B. der Bezeichnung "DATEV Teamservice" geben und innerhalb dieses Temas Kanäle je Produktgruppe wie z. B.:

• Eigenorganisation
• Rechnungswesen
• Lohn und Gehalt
• Steuerprogramme
• etc.

Mitglieder dieses Teams wären alle Mitarbeiter der Kanzlei, die mit Datev arbeiten und zumindest ein Mitarbeiter des DATEV Teamservice.

Wenn der DATEV Teamservice über MS Teams zu erreichen wäre hätten wir folgenden Nutzen:

• Serviceanfragen an einem zentralen Ort mit einem look an feel
• Serviceanfragen eines Mitarbeiters sehen alle Mitarbeiter in der Kanzlei (beginn einer Unterhaltung in MS Teams) und können eine Antwort (ggf. die Antwort) oder auch "ich auch" melden, bevor ein DATEV Mitarbeiter reagiert (einige Lösungen könnten somit im Ergebnis ohne DATEV Hilfe vorab in der Kanzlei erledigt werden). Die möglichen Antworten, Hinweise oder Lösungsansätze des DATEV Teamservicemitarbeiter können ebenfalls alle Mitarbeiter in der Kanzlei sehen und können somit ggf Wissen und Informationen schnell und übergreifend in Echtzeit (zu jeder Tages- und Nachtzeit) innerhalb der Kanzlei verteilt werden.
• Über die Unterhaltung in Teams (Serviceanfrage) können schnell "Telefonate über Teams", Videokonferenzen oder Bildschirmfreigaben erfolgen. Hinweis: Der Vorteil eines Telefonats über Teams besteht darin, dass man keine Telefonnummer mehr benötigt und auch keine mitteilen muss. Auf jedem erdenklichen Gerät unter vielen Betriebssystem erhält der angerufene den Anruf (z. B. Anruf von uns an den Teamservice von DATEV oder Anruf des DATEV Mitarbeiters bei dem Sachbearbeiter bei uns in der Kanzlei der das Problem gemeldet hat) und kann mit uns telefonieren und auch umgekehrt. Keine Handy-Nummer mehr erforderlich, keine private, keine berufliche Nummer. Erreichbar und kommunizieren über alle Geräte mit allen Betriebssystemen. Beispiel: ich habe Temas sowohl auf dem PC im Büro, auf meinem PC Zuhause, auf meinem IPhone und auch auf meinen Tablet installiert. Wenn mich ein Mandant über Teams "anruft" erhalte ich wenn ich es möchte auf all diesen Geräten die Möglichkeit den Anruf entgegen zu nehmen. 
• Über die unterschiedlichen Kanäle kann z. B. der Sachbearbeiter der nur Lohn macht, die Kanalbenachrichtigung nur für diesen Kanal einstellen, so dass er über Unterhaltungen im Kanal Rechnungswesen nicht automatisch informiert wird.
• Jeder kann auf jedem Geräte dem DATEV Teamservice ohne zusätzliche Programme oder Austausch von Servicenummern  seinen Bildschirm freigeben (geht auch mit dem Handybildschirm um z. B. ein Problem von SmartLogin oder Upload mobil zu zeigen)
• Über den Kanal können wir Dateien in Echtzeit mit dem DATEV Teamservice teilen.
• Im Kanal (besser Projekt) können alle Mitglieder der Unterhaltungen folgen und in Echtzeit eigene Meinungen oder Erfahrungen hinzufügen.
• Mit wenigen Klicks können in einen Chat, eine Videokonferenz, in einen Anrufe, in eine Bildschirmfreigabe andere Personen (weitere Mitarbeiter aus der Kanzlei / weitere Mitarbeiter des Mandanten / andere DATEV Mitarbeiter)  hinzugenommen werden. Und alle können in Echtzeit miteinander kommunizieren und Informationen etc. austauschen.
• Über die Vertrauensstellung können unsere Netzwerke und die der DATEV untereinander "vertrauen", so dass eine zusätzliche Absicherung über MiDentity oder Service-TAN bei Anfragen aus den Kanzleiräumen entfallen kann. Bei einer Anmeldung über z. B. ein Gerät, welches nicht in unser Netzwerk eingebunden ist (z. B. SmartPhone) könnte eine Zugriffsberichtigung über z. B. ein SmartLogin (ähnlich siehe auch hier: Ideas: Teams Gast-Zugang mit SmartLogin absichern) abgesichert werden.
• Endlich könnten Snipping-Tool Ausschnitte direkt in eine Unterhaltung eingefügt werden, und müssen nicht zuerst als JPG gespeichert werden, um diese an eine Serviceanfrage anzuhängen.
• Das Programm Servicekontakt muss nicht mehr umständlich gestartet werden mit vielen einzelnen Feldern. Die wechselseitigen Kontaktdaten wären durch das Programm vollständig hinterlegt
• Wir würden keine im Kern unnötige E-Mail (Information ohne wesentlichen Inhalt) erhalten, dass im Programm Servicekontakt eine Lösung (die eigentliche Information) vorhanden ist.
• Über MS Forms können in der Kanzlei schnell Umfragen erstellt und ausgewertet werden, welcher Mitarbeiter evtl. das gleiche Problem hat.
• Über den Suchschlitz von Teams können alle Unterhaltungen im Teams schnell durchsucht werden.
• Über die Präsenzinformationen in Teams, kann z. B. der DATEV Teamservice Mitarbeiter erkennen, dass der meldende Mitarbeiter in der Kanzlei mit dem DATEV Problem zur Zeit z. B. telefoniert. Keine unnötigen Anrufe und zeitaufwendigen Rückrufversuche, sondern immer direkt den richtigen Ansprechpartner zur richtigen Zeit erreichen. Natürlich auch umgekehrt würden unsere Mitarbeiter in der Kanzlei über die Präsenzinformationen des DATEV Teamservice Mitarbeiter zur Zeit telefoniert oder beschäftigt ist.
• Über die Formatierungsmöglichkeiten in Teams kann innerhalb einer Antwort endlich  der Text formatiert werden und wichtige Textteile z. B. fett dargestellt werden bzw. wichtige Informationen als "Wichtig" gekennzeichnet werden.
• Auch können Fehler in Texten über die "…" nachträglich auch korrigiert aber auch gelöscht werden
• Links auf ein Info-Dokument können einfach in eine Unterhaltung eingebunden werden.
• Über die in Teams enthaltenen Analysefunktionen eines Kanals kann die Kanzleileitung erkennen, in welchem Programmbereich die meisten Beiträge bzw. Unterhaltungen geführt werden und ggf. gezielt nachschulen.
• usw.

Dieses MS Team "DATEV Teamservice" würde folgende gute aber schlecht zusammenarbeitenden Einzelprogramme der DATEV bzw. anderer MS Programme oder Geräte ersetzen:

• Servicekontakt on premise
• Servicekontakt online
• Mitteilungssteuerung
• E-Mails an DATEV
• E-Mail von DATEV
• Fernbetreuung
• Telefonanruf von und an DATEV

Anmerkung: Der Datev Teamservice Mitarbeiter muss natürlich nicht jede Antwort jeder Unterhaltung mitlesen und reagieren, sondern z. B. immer nur dann tätig werden, wenn er in der Unterhaltung über z. B. "@DATEV Teamservice" angesprochen wird. Er kann aber dann den Hergang und auch den Fortschritt der Unterhaltung schnell nachvollziehen und hat deutlich mehr und schneller Informationen als bisher und kann somit uns auch besser helfen.

Über MS Teams würde der zur Zeit weit entfernt in Nürnberg sitzende unbekannte DATEV Teamservice Mitarbeiter zu einem weiteren Kollegen in unserer Kanzlei (wie im Zimmer nebenan verbunden über die gleichen Telefonanlage; letztendlich wie in Rufnähe).

Zusammengefasst: Es wäre die ideale Kollaborationsplattform zwischen DATEV und uns bzw. den Mandanten, die DATEV einsetzen. Alle erdenklichen Austauschformen und Möglichkeiten an einem Platz auf allen Geräten unter allen möglichen Betriebssystem.

Wesentlich fehlende Grundfunktionen um die Unterhaltungen zwischen dem DATEV Teamservice und uns bzw. ggf. auch den DATEV Nutzenden Mandanten auch zu dokumentieren wäre im ersten Schritt eine Schnittstelle zur DMS mit folgenden Funktionen:

• Teams Team, Kanal bzw. Unterhaltung zur DMS verknüpfen
• Verknüpfung zwischen DMS und Teams Dateien
• Teams Unterhaltung in der DMS speichern

MS Teams und DATEV Teamservice: Schnell und einfach Daten, Dokumente, Informationen, Erfahrungen und Meinungen gemeinsam ortsungebunden überall auf der Welt über alle Betriebssysteme und Geräte

(Handy ob IOS oder Android; PC; MAC; Tablet; Browser; in der TS-Sitzung; in einer ASP Sitzung bis zur Apple Watch) mit einem look and feel austauschen und uns Anwendern einfach und schnell helfen.

Eigentlich Kerntätigkeit der DATEV (früher: Germanys first cloud / heute bezüglich Datenaustauschplattform: Germanys last cloud).

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte diese auch DATEV-Integrationsbeauftragte nennen, die haben einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß

Ralf Blum

[#2]

Guten Morgen Herr Blum,

vielen Dank für Ihre umfangreichen Überlegungen und Vorschläge. Bitte geben Sie uns für die Prüfung Ihres Vorschlags etwas Zeit.

Ich wünsche Ihnen einen guten Start in die neue Woche.

Liebe Grüße

Jana Köhler

DATEV Teamservice

[#3]

Moin Moin

Ich gebe zu bedenken: Teams ist immer noch nur mit zusätzlichen organisatorischen Maßnahmen datenschutzgercht nutzbar. Da Teams keine End-to-End-Verschlüsselung besitzt, kann defakto die USA alles mitlesen, ggf, auch das was Sie an Mandantendaten im Bild u/o Ton übermitteln. Das MS damit wirbt, die Server stehen in D ist leider Augenwischerei.

Sie begeben sich da in auf Eis, von dem Sie wahrscheinlich nicht wissen wie dünn es ist, und Datev eher auf wirklich dünnes Eis.

Was sie probieren könnten, ist, das MS sich ala Verantwortlicher vertraglich an die Standard-Vertragsklauseln bindet. Bleibt aber ein Restrisiko für sie (bzw. Datev), denn Sie müssen schon überlegen, ob MS diese Klauseln überhaupt erfüllen kann. Nach dem EuGH-Urteil reicht eben nicht, dass MS das einfach zusichert.

Natürlich können Sie sich von allen Mandanten auch die Erlaubnis einholen. Ist auch nicht so einfach, denn die Einwilligung muß "informiert" sein, da käme auf Sie auch noch einiges zu. Ebenso auf die Datev.

Es geht letztliche darum, gibt es organsiatorischen Maßnahmen, mit denen MS nicht unverschlüsselt (und ohne den Schlüssel zu besitzen!) die Daten sehen kann.

Aber muss es denn unbedingt Teams sein? Es gibt genug Videokonferenzsysteme, die beispielsweise in der Berliner Kurzprüfung datenschutzkonform sind.

Datev nutzt BlueJeans für Videokonferenzen. Warum nicht überlegen, was damit auf die Beine gestellt werden kann?

QJ

[#4]

Guten Morgen @quantenjoe,

Sie haben aus sicherheitstechnischer Sicht Recht und wenn sich Microsoft hier nicht bewegt, dann muss man es eben lassen. Aber dann sei die Frage erlaubt: Wie viele Mandanten nutzen bereits Teams und wie viele BlueJeans (vor allem außerhalb der DATEV Seminare)? DATEV war schon immer weiter in Punkto Sicherheit, aber leider die Mandanten nicht (siehe Smartcard, E-Mail-Verschlüsselung). Letztendlich geht es darum, den Mandanten dort abzuholen wo er steht und das möglichst sicher.

Einen guten Start in den Tag und mdgV ANE

PS: "quantenjoe" ist das so ein Querdenker-Ding "bloß nicht den Namen verraten" oder sind Sie Verschwörungstheoretiker oder ist das gar die Vorbereitung darauf, dass dieser Blog demnächst nur noch über das Darknet (=Datevnet) erreichbar ist? Sorry, habe mich verleiten lassen. Ist wahrscheinlich lediglich Ihr Spitzname. 

[#5]

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihre Idee. Unter DATEV Ideas Microsoft 365 suchen wir Ideen/Anforderungen zum Thema Programmschnittstellen zwischen M365 und DATEV Programmen (siehe Teaser: Ziel dieses Ideas-Bereichs ist es frühzeitig relevante Szenarien und den Bedarf an Schnittstellen zwischen Microsoft 365 Online-Diensten und den DATEV-Programmen zu ermitteln...). Da Ihre Idee eher auf einen Service der DATEV mit Nutzung von MS Teams abzielt und weniger eine technische Schnittstelle ist, müssen wir diese leider an der Stelle mit „themenfremd“ kennzeichnen.

ABER: Ich habe bereits mit den zuständigen Teamservice-Kollegen/Kolleginnen gesprochen. Im Zuge der Weiterentwicklung der Teamservice-Angebote werden diese Ihre Idee weiter bewerten und mit einbeziehen.

Vielen Dank für Ihre Idee!

[#6]

Moin Herr Neumann

QJ ist das Kürzel von QuantenJoe und das ist mein Nickname.

Ich selber bin Admin in einer Hamburger Kanzlei und heiße bürgerlich Lutz Schulte. Darf jeder wissen. Mit Querdenken habe ich kaum etwas am Hut - vermutlich gar nichts.

Ja ich bin dem Datenschutz verpflichtet, das ist auch eine Tatsache.

Ich denke jetzt auch mal etwas weiter. Wenn per Teams support geleistet wird, warum dann nicht auch mit allen anderen Anbietern, oder zumindest mit den gängigen. Was natürlich wieder zu Datenschutzproblemen führen kann.

Ich habe BlueJeans bisher nicht richtig untersucht datenschutzmäßig. Ich denke aber, wenn Datev sich für dieses System entscheidet, wird es rechtlich OK sein. Wenn Datev damit eine Konferenz startet ist Datev auch Verantwortlicher, das ist für mich ein sehr starkes Indiz. Die direkte Prüfung von steht allerdings noch aus. (Ich habe mir nur einen Überblick bisher verschafft, der aber war positiv).

Ich kann es sehr gut verstehen, wenn Datev sich da nicht verzetteln will. Auch weil es immer wieder bei den Anbietern Änderungen in AGB und Privacy gibt.

Und mal ganz ehrlich: Wenn per Teams-Session ein Kanzlei-Mitarbeiter später nicht einen USA-Mandaten mehr betreuen kann, was denken Sie dann über Datenschutz? Und leider ist dieses Szenario im Bereich des Möglichen. Das oder es gibt auch nur eine flapsige US-Bemerkung, die später die Einreise zum Problem macht. Oder auch nur der Name - und diesen Fall gab es schon!

Der EuGH hat dazu eine klare Meinung bzw. ein klares Urteil. MS hat das Problem, dass sie den US-Gesetzen gehorchen müssen, die halt etwas anderes bestimmen (bekannt der Cloud act als ein Beispiel). D.h. mit EU-Standard-Klauseln geht es auch nicht, derzeit bleibt nur eine Lösung übrig, in der der EU-Nutzer mit zusätzlichen Maßnahmen den Datenschutz sicherstellt. Mir sind da nur 2 Möglichkeiten bekannt: Einmal kein Übermittlung an Microsoft von irgenwelchen Daten - damit ist Teams außern vor, M365 ist damit aber machbar. Oder der komplette Datenverkehr wird mit einem MS unbekannten SChlüssel verschlüsselt!. Letzzteres hat nur das Telemetry-Problem von MS365, dass so nicht beherrschbar ist.

Es ist ein echtes Problem - und MS versucht auch im Rahmen ihrer Möglichkeiten da eine Lösung zu finden, doch die US-Gesetze knocken MS da aus. -- Es sei denn MS gibt die "Alles-in-die Cloud-Strategie" auf. Das ist aber unwahrscheinlich.

QJ