Belegverknüpfung zu umständlich, Untergliederung für mehrere Mietobjekte wünschenswert

harryhv · ‎07.04.2021

Die Belegverknüpfung Meine Steuern im EST-Programm ist nach Einschätzung sämtlicher bei mir damit beschäftigter Mitarbeiter(innen) noch viel zu umständlich und erfordert z.Zt. noch wesentlichen vermeidbaren zeitlichen Mehraufwand.
Warum kann man nicht z.B. einfach einen markierrten Beleg zu einer Postition/Eingabefeld ziehen und verbinden ? (drag and drop und Hopp). Oder habe ich da eine Verbesserung übersehen ?

Wir richten sukzessive alle Mandanten in Meine Steuern ein; die cloud-Lösung wird auch sehr positiv angenommen. Aber die Weiterverarbeitung in der Kanzlei ist einfach noch zu zeitraubend.

Solange es noch keine starke Vereinfachung insoweit gibt, haben wir in der Kanzlei daher beschlossen,
zwar die durchaus sinnvolle und zweckmässige Belegablage online zu nutzen, aber auf die zeitraubende Verknüpfung b.a.w. zu verzichten.

Ab dem 2. Mietobjekt wird es dann auch spannend im Ordner Vermietung. Da muss man dann schon mit einem von uns ausgedachten "Ablage-Knigge" arbeiten, der objektbezogen bei der Dateibeschreibung eine Zusatzinfo an den Anfang setzt
(z.B. V+V 1 Zinsen, )

Es fehlt auch weiterhin die hilfreiche Information des Mandanten in Form eines buttons o.ä. an die Kanzlei, wenn er mit dem upload für ein Kj. fertig ist. Er muss weiterhin anrufen oder wir müssen anfragen, ob alles online ist.
Etwas, was ich übrigens auch bei Unternehmen online vermisse (da wir ja keine Mail pro upload-Aktion erhalten wollen).

Gelöschter Nutzer · ‎07.04.2021

Ich verbinde die Belege ausschließlich per Drag and Drop mit den entsprechenden Zeilen. Da wüsste ich nicht warum das bei Ihnen nicht funktionieren sollte.

Zu den Kategorien ist es seit ein paar Monaten möglich Unterkategorien zu erstellen (z.B. mehrere Mietobjekte):

ungültigerbenutzername_0-1617807263794.png ungültigerbenutzername_1-1617807385101.png

Das kann jedoch nur die Kanzlei.

Und nun noch der Button, um die Kanzlei zu benachrichtigen:

ungültigerbenutzername_2-1617807567824.png

Den Button kann man aus Kanzleisicht nicht sehen. Das sieht man nur wenn man sich über SmartLogin vom Mandanten anmeldet. Wobei da vielleicht auch in MyDATEV Nachrichten aktiviert werden sollte, dass eine E-Mail an den Mitarbeiter geschickt werden soll, wenn der Mandant eine Nachricht geschrieben hat.

Florian_Preis · ‎07.04.2021

Guten Tag @harryhv,

vielen Dank, dass Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen, ich möchte gerne auf einige Punkte eingehen.

@harryhv schrieb:
Die Belegverknüpfung Meine Steuern im EST-Programm ist nach Einschätzung sämtlicher bei mir damit beschäftigter Mitarbeiter(innen) noch viel zu umständlich und erfordert z.Zt. noch wesentlichen vermeidbaren zeitlichen Mehraufwand.
Warum kann man nicht z.B. einfach einen markierrten Beleg zu einer Postition/Eingabefeld ziehen und verbinden ? (drag and drop und Hopp). Oder habe ich da eine Verbesserung übersehen ?

Sie können bereits heute Belege per Drag and Drop ganz einfach an eine Formularzeile heften. Informationen dazu finden Sie unter anderem in diesem Dokument im DATEV Hilfe-Center

Ab dem 2. Mietobjekt wird es dann auch spannend im Ordner Vermietung. Da muss man dann schon mit einem von uns ausgedachten "Ablage-Knigge" arbeiten, der objektbezogen bei der Dateibeschreibung eine Zusatzinfo an den Anfang setzt
(z.B. V+V 1 Zinsen, )

Eine Einrichtung von Unterkategorien zu den Hauptkategorien durch die Kanzlei ist seit August 2020 möglich. Das Vorgehen um Unterkategorien einzurichten ist in diesem Dokument im DATEV Hilfe-Center beschrieben.

Es fehlt auch weiterhin die hilfreiche Information des Mandanten in Form eines buttons o.ä. an die Kanzlei, wenn er mit dem upload für ein Kj. fertig ist. Er muss weiterhin anrufen oder wir müssen anfragen, ob alles online ist.
Etwas, was ich übrigens auch bei Unternehmen online vermisse (da wir ja keine Mail pro upload-Aktion erhalten wollen).

Auch diese Funktion gibt es bereits seit letztem Jahr. Informationen dazu, wie Sie als Kanzlei das Einrichten können finden Sie in diesem Dokument (Punkt 14).

Ich hoffe ich konnte Ihnen hier bereits einige Impulse geben, wie Sie effizienter mit DATEV Meine Steuern in Ihrer Kanzlei arbeiten können.

Mit freundlichen Grüßen

Florian Preis

DATEV eG

EDIT: Danke @Gelöschter Nutzer

Florian_Preis · ‎08.04.2021

Da alle konkreten Punkte dieser Idea bereits vorhanden sind, setze ich den Status auf umgesetzt.

jjunker · ‎08.04.2021

@Florian_Preis wenn alle Punkte schon vorhanden sind, dann ist vielleicht deren Platzierung ungünstig? Auch bei uns klagen die Mitarbeiter über die Performance ( Ladezeiten für Belege) und die nicht intuitive Bedienung des Programms.

Könnte DATEV Mal ein Workflow Video erstellen? "Die Steuererklärung von Max Mustermann mit DATEV meine Steuern."

Aktuell finde ich den Workflow nicht wir stecken eher in einem Worktraficjam. Das scheint @harryhv genauso zu gehen.

Gelöschter Nutzer · ‎08.04.2021

@harryhv schrieb:
Die Belegverknüpfung Meine Steuern im EST-Programm ist nach Einschätzung sämtlicher bei mir damit beschäftigter Mitarbeiter(innen) noch viel zu umständlich und erfordert z.Zt. noch wesentlichen vermeidbaren zeitlichen Mehraufwand.
Aber die Weiterverarbeitung in der Kanzlei ist einfach noch zu zeitraubend.

@jjunker uns auch!

deusex · ‎08.04.2021

Ich habe die Belegverknüpfung nach einem Fall wieder eingestellt, da hierin keinen tieferen Sinn in Bezug auf Aufwand, Belegvorhaltepflicht und den weiteren Nutzen insgesamt sehe.

Ich hatte just in einer V+V in 2019 ca. 25 Erhaltungsbelege, weil größere Renovierungen durchgeführt wurden, deren Belege ich zu einer PDF zusammenfügte und in "Meine Steuern" beim Mandanten ablegte. Selbstverständlich trug ich die Einzelposten vollständig in die V+V ein.

Das Finanzamt forderte erwartungsgemäß die Belege an und ich konnte über Belegnachreichung Frage 1 in einer Minute beantworten und Frage 2, also die Beleganforderung für die Erhaltung kurz runterladen und an die Belegnachreichung anfügen; der gesamte Vorgang war netto in weniger als 5 Minuten erledigt.

Wir tragen, wie vom Gesetzgeber gewünscht, generell sämtliche Einzelpositionen in die Steuererklärungen ein und verzichten, so weit es geht, auf zusätzliche Listen.

Stelle ich mir nun vor, die Belege einzeln, wenn auch aus Belege online, zusammen zu frimeln, welchen Aufwand dies verursacht hätte, bin ich sehr froh, über meine Individuallösung, der "Gruppierung" von Belegen zu einer Position in der Steuererklärung. V+V sowie Krankheitskosten i.d.Z. die Klassiker.

... .und, in Abwandlung eines Zitates: "Nichts ist so alt, wie die Steuererklärung vom Vorjahr", hat die Verknüpfungsarbeit keine Folgeeffizienz ins Folgejahr, da ( nun endlich auch ) die Posten des Vorjahres in der V+V gelöscht werden. Insofern sehe ich die Ablage mit kollaborativem" Zugriff auf die Belege in "Meine Steuern" deutlich nützlicher, als eine kanzleiinterne Vorjahres-Steuerklärung mit verknüpften Belegen, die an sich keinen Mehrnutzen gegenüber "Meine Steuern" hat; im Gegenteil.

Offen gesagt: Wer nutzt wirklich einen verknüpften Beleg zur Einzelposition und wie oft wäre dies überhaupt notwendig?

In Anbetracht des umständlichen Verknüpfungsvorgangs in der ESt und dem dahinter stehenden Nutzen, ist dies, zumindest für uns, überflüssig und unnütz. Die Belegverknüpfung in ESt steht m.E. in direkter Konkurrenz zu "Meine Steuern", dessen Vorteile klar auf der Hand liegen.

Nicht alles was nach "Digitalisierung" ausschaut, ist es auch und die "Entfernung" in der EDV bemesse ich persönlich in Klicks & Sekunden.

An der Stelle würde ich gerne noch eine Frage an die DATEV stellen, die hier auch schon mehrfach gestellt wurde:

Wir lassen nun auch generell ab VZ 2020 ausnahmslos nur noch freizeichnen, wenn es nicht grade Tante Emma (85), ist. Insofern wäre es äußerst angebracht, in "Meine Steuern" eine Ablagemöglichkeit "Finanzamt" einzustellen, in denen dann Kategorien, wie "Schreiben", "Steuererklärungen", "Bescheide" etc. einrichten lassen.

Der kollaborative Zugriff, auch auf die Belege sowie dessen konsequente Fortentwicklung in "meine Steuern" erachte ich, deutlich wichtiger, als die "Spielerei" mit der Belegverknüpfung, die jedes Jahr aufs neue beginnt . . .

jjunker · ‎08.04.2021

@deusex so ähnlich werden wir es auch machen. War aber nicht im Sinne des Erfinders. Die Grundidee ich prüfe die Belege, ordne Werte zu und schmeiße die per Drag and Drop an die Belegfelder ist charmant. Nur einzig die Umsetzung in ihrer jetzigen Form ein Graus.

Gelöschter Nutzer · ‎08.04.2021

@Florian_Preis

Programm läuft heute (wieder mal) super. Bestand mit 50 Belegen. Bei einer Zuordnung Programmabsturz! Nicht das erste Mal.

jjunker · ‎08.04.2021

@Gelöschter Nutzer hatten wir Montag. @Florian_Preis Entschuldigung, dass ich das so deutlich sagen muss bei einem Neuwagen würde ich von einem Montagsfahrzeug von Dacia mit Saugmotor reden. Die Performance ( fehlender Turbo) ist unterirdisch, die Mängelstatistik dürfte DATEV meine Steuern( für Fahrzeuge mit drei Jahren ) auch anführen. Das ist einerseits schön weil dann nicht mehr DUO vorne liegt. Aber leider nicht weil es soviel besser geworden ist.

Bis tu_heggi es gerade geschrieben hat zweifelte ich an mir, unserem externen itler und unserer gerade noch provisorischen IT Infrastruktur.

Ergo die Einführung von meine Steuern wird von vorsichtig testen auf Stop gesetzt Mal sehen was die weite Welt noch so anbietet.

Gelöschter Nutzer · ‎08.04.2021

@jjunker Ne das haben wir seit der Freischaltung immer wieder mal. Kam auch mal vor das Belege trotz Aktualisierung der Dokumentenanzahl z.B. 0 auf 5 (damals noch ohne Hinweismeldung bei erfolgreichem Upload) tatsächlich nicht hochgeladen worden ist! Also neu einscannen da das Scandokument bereits gelöscht wurde.......

In Schulnoten schwanke ich zwischen 4- und 5

Gelöschter Nutzer · ‎08.04.2021

und der nächste Fehler

deusex · ‎08.04.2021

Hallo tu_heggi, das Bild hat sich mir auch schon auf meiner "Festplatte" eingebrannt. Die Ursache dafür liegt offensichtlich darin, dass die PIN für den SC-Zugang aus dem Cache verschwindet und die SC damit nicht mehr freigeschalten ist.

Die Anwendungen kommen dann nicht mehr auf die Idee die SC-PIN abzufragen und machen den "Laden dicht". Hatte ich jetzt auch schon x-mal und vergeblich in den Rechten rumgedoktert, obwohl da alles passte. Dort ist das Problem m.E. definitiv nicht verortet; insbesondere wenn man bereits Zugriff hatte.

Cache leeren, Browser schließen, Arbeitsplatz schließen und wieder öffnen, Browser auf, Abfrage für SC-PIN muss kommen und dann dürfte der Zugriff wieder gehen.

Manches Mal half auch einfach die anderen Online-Anwendungen zu öffnen, bis die Abfrage nach der SIM wieder kam und auch ggf. nur die Übernahme aus dem Speicher.

Ist schon lästig und hat was von "Lotterie".

Hoffe dies "trouble shooting" hilft Ihnen auch.

jjunker · ‎08.04.2021

@deusex: Den Fehler kriegt man mit SC schneller durch an und wieder anstecken behoben. --> Mein PC schreibt das gar nicht mehr auf die Platte das bleibt im Hauptspeicher.🤗

deusex · ‎08.04.2021

@jjunker . Noch besser 🤜🤛 .... Sehr gute Idee.

War da vielleicht einfach zu faul, mal "nach unten durchzukriechen", da die SC bei mir nicht direkt in Griffnähe ist. Ich gehöre nämlich zu den Leichtsinnigen, die die SC stecken lassen; das Thema hatten wir ja schon mal 🙄 😉.

Werde das dennoch das nächste Mal testen und die SC vorne anschließen. Ich bin ein Freund der kurzen Wege. Danke.

Jedenfalls ist der Fehler wohl eruiert. 👌