Fehlerbeseitigung: E-Mail-Datum als Dokumentendatum beim Archivieren per Drag&Drop in DATEV DMS

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Liebe DATEV,

lieber @Thorsten_Wasmuth 

Als (vom neuen DMS leider ziemlich genervter) Steuerberater wünsche ich mir, dass das Dokumentendatum beim Archivieren von Mails aus Outlook in DATEV DMS per Drag&Drop in die Schnellinfo automatisch mit dem Datum der E-Mail belegt wird.

Das funktioniert im Moment nur, wenn ich genau eine E-Mail mit der linken Maustaste verschiebe - und damit den Eigenschaften-Dialog nach gefühlten 10 Minuten zu Gesicht bekomme.

Problem:

1. Verschiebt man mehrere E-Mails gleichzeitig per Drag & Drop, müsste das Feld Dokumentendatum eigentlich mit "<mehrfache Werte>" vorbelegt werden. Ist aber nicht so, das Feld bleibt leer.
2. Verschiebt man eine E-Mail per Drag&Drop mit der rechten Maustaste, so dass es schneller geht und kein Eigenschaften-Dialog mehr kommt, wird kein Datum vorbelegt.

Wir hatten gehofft, durch den Umstieg von DATEV DMS Classic auf DATEV DMS endlich die Flut von E-Mails vernünftig archivieren zu können. Das Dokumentendatum ist jedoch unseres Erachtens ein extrem wichtiges Datum, denn danach sortieren die Benutzer i. d. R. ihre Dokumente, um einen chronologischen Aufbau zu bekommen.

Ich hoffe schwer, dass die beiden Bugs in der 15.0 beseitig sind.

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Die DATEV hat sich heute für diesen Verbesserungsvorschlag bedankt und verspricht, darüber nachzudenken ob die Idee irgendwann aufgegriffen wird.

Man ist dort offensichtlich nicht der Ansicht, dass es sich um einen Bug handelt.

Wie sehr ihr das?

Das gleichzeitige Archivieren von mehr als einer Email ist aktuell nur ohne Datumsüber ahme möglich. Vielleicht bin ich ja auch der Einzige, dem das Datum sehr wichtig ist?

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Hallo Herr Herrmann @Alexander_Herrmann,

hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee. 

Es handelt sich in diesem Fall (leider) nicht "nur" um einen Bug. Damit das Datum auch bei mehreren E-Mails funktioniert, ist ein technischer Umbau notwendig. 

Eine mögliche Umsetzung und der damit verbundene Aufwand wird aktuell geprüft. Ich informiere an dieser Stelle, sobald es hier neue Infos gibt.

Ansonsten auch von meiner Seite der Aufruf, gerne über den Bedarf zu diskutieren.

Einen schönen sonnigen Tag und viele Grüße

Helmut Lerm

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Bitte wirklich prüfen.

Ich habe hier ein echtes Problem, da beim gleichzeitigem Verlagern mehrerer Emails mit dem identischen Betreff in der Dokumentenablage Duplikate der ersten Mail angelegt werden und die anderen mails nicht abgelegt sind.

Leider habe ich dieses neue Verhalten erst gestern bemerkt und jetzt geht das Rekonstruieren los.

Workarround: 

Mails in einen Dateiordner kopieren und von dort aus erst in die Dokumentenablage.

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Hallo @martinkolberg,

vielen Dank für diesen Hinweis. 

Das ist definitiv ein Bug, der gelöst werden muss! War bei uns bisher auch noch nicht bekannt. 

Viele Grüße

Helmut Lerm

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@Helmut_Lerm schrieb:

Es handelt sich in diesem Fall (leider) nicht "nur" um einen Bug. Damit das Datum auch bei mehreren E-Mails funktioniert, ist ein technischer Umbau notwendig. 

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Habe nur ich das Gefühl, dass sich DATEV - so liest es sich @Helmut_Lerm - immer in eine Sackgasse programmiert? Ich bin absolut kein Programmierer aber für sehr viele unserer Wünsche muss DATEV immer alles über den Haufen werfen und gefühlt nochmal von 0 an programmieren. Das ist schade 🙁. 

@Alexander_Herrmann: Da wir erst Mitte Juni und Juli auf DATEV DMS umsteigen, kann ich aus Erfahrung aktuell nichts dazu sagen aber habe trotzdem ein Kudo 👍 dagelassen. Klingt alles sehr logisch und für mich nachvollziehbar. Und ich habe DATEV DMS so verkauft, dass gerade die E-Mail Archivierung so viel leichter wird als bisher - hm. Vorfreude doch irgendwie ein bisschen dahin. 

@martinkolberg: Also braucht der top-moderne DATEV Anwender also doch bald 3 Monitore, um Daten per Drag & Drop von A nach B zu schieben? 🙈

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@metalposaunist ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umstellung. Wir haben diese gerade hinter uns. Eine 14 Jahre alte DMS Classic Datenbank mit ca. 400.000 Dokumenten über den Umstellungs-Assistenten migriert und anschließend eine weitere Dokumentenablage darauf verschmolzen. Das alles hat prima geklappt.

Die erwartete Euphorie über das neue DMS ist dann anschließend allerdings wieder schnell verflogen, bzw. wurde im wahrsten Sinne des Wortes "gebremst". Die Performance ist miserabel und es fehlen m. E. eklatante Funktionen - dafür das es kein alter Ofen sondern eine schicke Neuentwicklung ist.

Auch wir haben die Umstellung vor allem deswegen forciert, weil uns die E-Mail-Flut langsam umbringt. Insbesondere die Archivierung per Drag & Drop ist DAS Entscheidungskriterium gewesen. ABER: Der anschließend erscheinende Ablagedialog kommt nach ca. 20 Sekunden (ja, 20, nicht 0,2!) und die Ablage mit der rechten Maustaste ohne Ablagedialog "verliert" unterwegs das Dokumentendatum, siehe oben. 

Damit ist die effiziente E-Mailablage dahin. Danke. Und bis dieser "Wunsch" (ich sehe es weiterhin als Fehlerbeseitigung) umgesetzt wird, vergehen garantiert wieder Monate, wenn nicht Jahre. 

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@martinkolberg Der Workaround funktioniert zumindest für das von mir beschriebene Problem leider nicht. Weder für die Variante mit der rechten Maustaste (auch bei nur einem Dokument) noch bei mehreren Dokumenten gleichzeitig.

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@Alexander_Herrmann schrieb:

ABER: Der anschließend erscheinende Ablagedialog kommt nach ca. 20 Sekunden (ja, 20, nicht 0,2!)

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Aber das kann doch technisch nicht von DATEV so gewollt sein 🤔?! Da muss doch irgendwer auf der Bremse stehen? Ist ja nicht das erste Mal, dass DATEV bei dem einen StB sauflott läuft und beim anderen nicht, obwohl beide die gleiche oder stark ähnliche Hardware drunter haben 😳. Tatsächlich kann ich bisher nur von 1 Fall berichten: öffnen von DATEV DMS und ich war überrascht wie krass schnell das geht und reaktionsfreudig es ist. Gut, aktuell ohne 357.000 Dokumente aber da würde ich bei DATEV nachhaken. 20 Sekunden? Für 1 E-Mail? Bin ich ja fast schneller, wenn ich sie eben ins DMS abmale 😇. 

Oder braucht der DATEV SQL nach der Migration etwas mehr Power, wenn er neben den SQL Datenbanken für die Programme auch jene für die Dokumente bespielen muss? Ist die OCR bei Euch schon durch? Alle Dokumente müssen ja neu indexiert werden und bei 400.000 dauert das seine Weile schon mal, gerade wenn es nur geht, wenn DMS wohl geöffnet ist aka auf einer Farm gearbeitet wird, weil es nicht zentral am SQL passieren kann: OCR-Erkennung von DATEV DMS als Server-Dienst über Nacht statt als Benutzer-Prozess am Tag Oh, die Idea ist ja auch von Dir 😬.

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Hallo DATEV-Ideas,

der Bug "Mehrere E-Mail mit gleichem Betreff werden falsch abgelegt" wird zu den DATEV-Programmen 15.0 (geplant Anfang August) behoben.

Vielen Dank nochmal für den Hinweis @martinkolberg 

Vorab ein schönes sonniges Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

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@Alexander_Herrmann schrieb:

ABER: Der anschließend erscheinende Ablagedialog kommt nach ca. 20 Sekunden (ja, 20, nicht 0,2!)

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Kann ich aktuell nicht bestätigen. Ja, es dauert noch immer zu lange, bis der Ablagedialog aufgeht aber 20 Sekunden sind es definitiv nicht. Ich habe es nicht exakt gestoppt aber würde in unserem Fall eher 3 bis 4 Sekunden schätzen, per Drag&Drop mit linker Maustaste. Egal ob eine Datei oder eine E-Mail. 20 auf gar keinen Fall. Da muss bei Dir also irgendwo der Hase im Pfeffer liegen 😶. 3 bis 4 ist auch nicht toll aber immerhin ca. 5x so schnell wie bisher 😄.

@Helmut_Lerm: Gibt es da noch Performance Verbesserungen oder passt sich der Ablagedialog der allg. Geschwindigkeit des DAPs an? Oder ist der ggf. dafür verantwortlich? Nach meinem Empfinden muss beim Drop der Datei nach max. 1 Sekunde sich der Ablagedialog öffnen. 

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@metalposaunist

Aus den 20 Sekunden sind bei uns inzwischen relativ konstante 4 Sekunden geworden. Abends, allein auf dem System, sind es eher 3 Sekunden.

Dafür, dass es sich bei DATEV DMS um eine neu entwickelte Software handelt, ist das aber dennoch viel zu lange.

Die wenigen Informationen, die im Eigenschaften-Dialog benötigt werden, müssten eigentlich innerhalb weniger Millisekunden aus einer gut strukturierten Datenbank abgerufen werden können?

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@metalposaunist 

Grundsätzlich benötigt der Dialog bei der Erstablage mehr Zeit, die folgenden Ablagen gehen dann entsprechend schneller.

Performance ist ein Thema an dem bei jeder neuen Version geschraubt wird. Die Abhängigkeit zum DATEV Arbeitsplatz und Funktionserweiterungen, welche sich teilweise erstmal negativ aus die Performance auswirken, erschweren die Aufgabe. 

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@Alexander_Herrmann schrieb:

Dafür, dass es sich bei DATEV DMS um eine neu entwickelte Software handelt, ist das aber dennoch viel zu lange.

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Naja. Eher um einen Balkon vom DAP und der DAP ist nun auch nicht der Hit, wenn F5 bzw. aktualisieren nicht das tut, was man heute erwarten würde, weil Informationen gecached werden, weil sonst alles noch viel langsamer wäre. 

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@Helmut_Lerm schrieb:

Performance ist ein Thema an dem bei jeder neuen Version geschraubt wird. Die Abhängigkeit zum DATEV Arbeitsplatz und Funktionserweiterungen, welche sich teilweise erstmal negativ aus die Performance auswirken, erschweren die Aufgabe. 

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Dachte ich mir. Ich beerdige das Thema. Wenn's einigermaßen "schnell" ist, gebe ich mich zufrieden und gebe das auch so weiter. So schnell, wie wir uns das wünschen, wird es mit der aktuellen Technologie nie werden. Also abwarten auf 2026/2029 und dem damit verbundenen Technologiewechsel, wobei auch dort schon einige jetzt schon wenig Hoffnung auf zack, zack haben 😕.   

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Hallo zusammen,

ab dem Service-Release im November 2021 wird das E-Mail-Datum auch bei einer Mehrfachablage als Dokumentdatum übernommen. Die Darstellung im Ablagedialog ist wie erwartet: "mehrfache Werte". 

Bei der Silent-Ablage (rechte Maustaste) ohne Dialog ist keine Vorbelegung vom Dokumentdatum geplant, da hier das (möglicherweise unpassende) E-Mail-Datum unbemerkt hinterlegt werden könnte. 

Gerne hier auch andere Meinungen bzw. grundsätzliche Rückmeldungen zum Einsatz der "Silent-Ablage" über die Rechte Maustaste.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm,

und wenn Sie gerade dabei sind... Wenn eine Steuererklärung übertragen, abgeschlossen und die Erklärung an die Dokumentenablage weitergegeben wird, sollte das aktuelle Datum dort im Ablagedialog auch vorbelegt sein.

Ein schönes Wochenende und viele Grüße

T. Schwarz

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Hallo zusammen,

zunächst einmal: herzlichen Dank für das Update und die dann doch recht schnelle Umsetzung dieser IDEA 🙂

Zur Frage von @Helmut_Lerm bezüglich der "Silent-Ablage" und dem E-Maildatum: Wir würden uns das ausdrücklich wünschen. Wir können uns auch keinen Fall vorstellen, bei dem das E-Mail-Datum "unpassend" für das Feld "Dokumentendatum" sein könnte. Wenn die E-Mail selbst als Dokument abgelegt wird, dann ist deren Versand- bzw. Empfangsdatum doch schon denklogisch immer das Dokumentendatum. Oder übersehen wir hier etwas?

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Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für Ihre Rückmeldungen.

@Gelöschter Nutzer: Erfassen Sie gerne eine eigene Idea dazu. Hier könnte das Thema etwas untergehen, da E-Mails im Fokus stehen. Vielen Dank

@Alexander_Herrmann: Danke für Ihr Feedback.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#19]

Hallo zusammen, 

seit dem Service-Release im November 2021 wird das E-Mail-Datum auch bei einer Mehrfachablage als Dokumentdatum übernommen. 

Viele Grüße

Franziska Hackner