Bezeichnung aus vorhandenen Dokumenten generieren und Text kopieren

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Als Steuerberater möchte ich bei der Ablage von Belegen zum einen innerhalb des Dokumentes Text markieren und kopieren können und andererseits, dass von ähnlichen Dokumenten der Begriff erkannt und teilweise vorgeschlagen wird, um damit eine bessere Verschlagwortung schneller angeben zu können.

Für eine Mietsonderverwaltung lege ich die WEG Abrechnungen mehrerer Objekte ab. Um diese später wieder zu finden nehme ich Ort, Straße, Verwalter und Mieter mit in die Bezeichnung. Dazu öffne ich die Eigenschaften des Dokumentes aus dem Vorjahr, kopiere und füge ein. Dies ist zu umständlich.

Weiter sollte der Text des Dokuments im Posteingangsassistenten markiert und kopiert werden können um diesen in die Beschreibung einzufügen.

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Hallo Herr Lemler,

Sie haben aktuell schon die Möglichkeit in der Vorschau OCR-erkannten Text in die Zwischenablage und damit dann in die Eigenschaften zu übernehmen. Diese Funktion steht sowohl im Dokumentenkorb als auch im Viewer in DMS zur Verfügung.

Um diese zu nutzen müssen Sie mit gedrückt gehaltener Strg-Taste einen Text markieren oder vorab unter dem Schraubenschlüssel die Schaltfläche Markieren & weiterverarbeiten aktivieren und anschließend den Text in die Zwischenablage kopieren. Im Dokumentenkorb haben Sie zusätzlich die Möglichkeit Text direkt ins Notizfeld zu übernehmen. Beachten Sie im Dokumentenkorb, dass Sie aktiv die Vorschau anwählen müssen, damit die Strg-Taste auf diesen Bereich wirkt und die Funktion genutzt werden kann.

Erfüllt das Ihre Idee?

Vielen Dank und viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lemler, 

es ist einige Zeit her, dass der Kollege Helmut Lerm Ihnen eine Idee zur Herangehensweise nannte. 

Entsprechend der fehlenden Vetos setze ich den Status der Idee auf umgesetzt.

Erfüllt diese Herangehensweise nicht Ihre Idee, können wir den Status ändern und die Idee entsprechend weiter voten lassen. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

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@freiburgersteuermann hat zwar nicht widersprochen. @Helmut_Lerm @Franziska_Hackner Ihre Aussagen sind wieder super Belege dafür was bei der Digitalisierung im Hause DATEV falsch läuft.

@Helmut_Lerm in Ihrem gesamten Text muss der User etwas tun. Freiburgersteuermann: 

dass von ähnlichen Dokumenten der Begriff erkannt und teilweise vorgeschlagen wird

Das Programm soll bestehende Dokumente mit dem frisch abgelegtem Dokument vergleichen und die Verschlagwortung aktiv vorschlagen.

DATEV kopieren und einfügen gibt es --> Idee umgesetzt.

Es wird wieder mal der digitale Jakobsweg als Lösung beschrieben.

Da weiß ich gar nicht ob ich lachen oder weinen sein.

Nehme einen **bleep**prozess digitalisiere ihn als Kopie und man bekommt digitale 💩.

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der ESt Bescheid 2020 des Mandanten liegt mit der aller "gleichen" Bezeichnung "ESt-Bescheid 2020" in der DocOrg. den Ordner musste ich selber wählen das Jahr auswählen das Register festlegen,.... 

...digital zu Fuß arbeiten eben.

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Hallo @jjunker,

vielen Dank für Ihre Ergänzungen.

Der Posteingangsassistent in DATEV DMS leistet genau das: es werden Inhalte des Dokumentes erkannt und die  Verschlagwortung in Verbindung mit dem Ablage-Knigge bereits weitgehend automatisch vorbelegt. Es werden ca. 35 Dokumententypen erkannt (s. Leistungsbeschreibung DATEV DMS Kap. 2.2 - Abschnitt "Posteingangsassistent"). Eine individuelle Lernfunktion des Posteingangsassistent gibt es allerdings nicht.

Posteingangsassistent und Ablage-Knigge in DATEV DMS sind übrigens auch die Antwort auf Ihre zweite Hardcopy. Im konkreten Beispiel würde der Posteingangsassistent folgende vier Informationen ermitteln und in der Ablagemaske vorbelegen:

• den Mandanten,
• den Dokumenttyp (ESt-Bescheid),
• das Veranlagungsjahr (2021) sowie
• das Dokumentdatum (23.12.2022).

Über den Ablage-Knigge "ESt-Bescheid" können dann im gleichen Rutsch folgende Informationen vorbelegt werden:

• die korrekte Zusammensetzung der Beschreibung "ESt-Bescheid 2021",
• die Ablage im korrekten Ordner und Register,
• die Vorbelegung von Bearbeiter und ggf. Kenntnisnehmer,
• ggf. die Vorbelegung von Archiv- und Löschdatum (im Sinne eines Dokument-Lifecycles) sowie
• die Vorbelegung für die Posteingangs- und Fristerfassung. Dabei wird im Hintergrund noch das Regelwerk von Post, Fristen und Bescheide angezogen.

Solche Komfort-Funktionen, die die tägliche Dokumentablage beschleunigen und vereinheitlichen, stehen im kostenpflichtigen Produkt DATEV DMS zur Verfügung.

Wenn individuelle Dokumentinhalte in der Verschlagwortung genutzt werden sollen, ist die von Hr. Lerm beschriebene Lösung dem manuellen Abtippen sicherlich überlegen.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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@Nicola_Teich Vielen Dank für Ihre ausführlichen Erklärungen und die schnelle Rückmeldung

Wenn man die Berichte über DMS so liest hadere ich schon sehr damit.

Gut, dass es diese Basisfunktion eines DMS Systems in Form des Posteingangsassistent zumindest in der kostenpflichtigen Variante gibt. 

Gerade bei den Kosten und welche Funktionen bepreist werden berühren Sie zumindest bei mir einen sensiblen Punkt. Meine Liste hinsichtlich Verschwendungen der DATEV auf der einen Seite und Bepreisung von Basisfunktionen auf der anderen Seite spare ich mir an dieser Stelle.

Ihnen persönlich nochmal vielen Dank und mit freundlichen Grüßen,

JJUNKER

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Hallo Frau @Franziska_Hackner ,

ein ganz kleiner Teil meines Vorschlages wurde umgesetzt. Gerade beschäftige ich mich mit der Pilotierungsphase „DATEV Vermietung und Verpachtung“ und stelle fest, KLARTAX, Meine Steuern und Rechnungswesen passen nach wie vor nicht zusammen. Und DMS steht neben allen anderen Anwendungen statt mittendrin.

Bei lexoffice lade ich eine Rechnung hoch und kann diese in einer einzigen Maske kontieren, Vorsteuer geltend machen und dann bezahlen. Bei Datev geht's vom Dokumentenkorb ins Rechnungswesen zum Zahlungsverkehr und eine viertel Stunden ist rum wie nix.

Grüße

Boris Lemler

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@freiburgersteuermann 👍👍👍