Anlegen von Gruppen

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Als Steuerberater möchte ich ähnlich wie in Exchange Gruppen wie z.B. Sekretariat, Sachbearbeiter, etc. anlegen können, um Dokumente gezielt diesen Gruppen zuzuweisen. So hat z. B. das Sekretariat, wenn es mit mehreren Personen besetzt ist, das Dokument zur Erledigung und eine der Personen kann es dann bearbeiten. 

Kategorie ergänzt durch @Nicole_Müller 

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Man könnte per Email eine Verknüpfung auf die Datei versenden.

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Die Gruppen im AD müssten in die Rechteverwaltung (und Rechteverwaltung-online sowie die neue Lizenzverwaltung-Online) und von der Rechteverwaltung in die DMS. Dort müssten diese Gruppen dann in "zur Kenntnis setzen" angezeigt werden und verwendet werden können. Dann könnte sich die DMS (der Name ist leider noch kein Programm) irgendwann mal vom DAS (Dokumentenablagesystem) zum DMS (Dokumentenmanagementsystem) weiterentwickeln. Es gibt noch viel zu tun, der Weg ist noch lang.

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Hallo zusammen,

mit dem Service-Release 11.2 zu DATEV DMS/Dokumentenablage gibt es die Möglichkeit DATEV-Gruppen zu übernehmen, diese als Bearbeiter zu hinterlegen und im Anschluss daran nach dieser zu filtern. So kann es dann ein Gruppenmitglieder bearbeiten.

Viele Grüße
Helmut Lerm

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Hat jemand damit Erfahrung?

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1. Wo werden die Gruppen konfiguriert?
2. Wie funktioniert das, wenn als Erlediger eines Dokumentes ein Gruppe ausgewählt ist? Enthält das Ergebnis des Filters "Dokumente zur Erledigung" dann bei jedem Gruppenmitglied dasselbe Dokument?

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Wir nutzen Gruppen sehr intensiv:

Siehe auch: Benutzergruppen nach DATEV DMS übernehmen - DATEV Hilfe-Center

Gruppen eignen sich nur für das Datenbankfeld "Kenntnisnehmer" leider nicht für das Feld "Erlediger" (dort kann in der jetztigen DMS leider immer nur eine Person eingetragen sein).

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Hallo Herr Blum,

das Status-Update von @Helmut_Lerm liest sich aber anders: Die dort genannten Gruppen können ausdrücklich auch als Bearbeiter (früher Erlediger) eingesetzt werden...

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Ja man kann die Gruppen dort eintragen. Aber wenn ich z. B. Mitglied in der Gruppe "Verteilergruppe Kanzleileitung" bin, wird bei mir in dem Standardfilter "zur Erledigung" das Dokument nicht angezeigt! Ich müsst mir einen eigenen Filter auf die "Person" "Verteilergruppe Kanzleileitung" basteln. 

Das fanden wir sehr umständlich. Oder ich habe etwas nicht verstanden.

Daher nutzen wir über den Knigge für bestimmte Dokumente z. B. die "Verteilergruppe Orga-Abteilung" (unser Sekretariat mit drei Mitarbeitern) und setzen diese Gruppe dort zur Kenntnis (z. B. bei  dem Knigge "Jahresabschluss Korrekturexemplar" (dass ist eine PDF aus Bilanzbericht, welche die Orga-Abteilung korrekturlesen soll). In unserer work-flow-Anweisung steht dann sinngemäß: Sobald die Mitarbeiter der Orga-Abteilung zur Kenntnis gesetzt sind, stimmen diese sich untereinander ab und stellen den Erlediger dann auf die zuständige Person der Orga um. Wenn die Durchsicht erfolgt ist, leitet der zuständige Mitarbeiter der Orga-Abteilung das Dokument an den Sachbearbeiter weiter.

Die Vorgehensweise hat den Vorteil, dass wir an den Standardfiltern "Zur Erledigung" und "Zur Kenntnis" und der Standard-Desktopbenachrichtigung nichts ändern müssen und wir trotzdem einen work-flow mit einer Verteilergruppe (so nennen wir diese in der Rechteverwaltung) haben.