Vorlagen für E-Mail

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Kurze Frage: 

Ist es eigentlich geplant oder gar schon möglich, Vorlagen für eMails analog der Vorlagen für Schriftgut zu erstellen?

Immer mehr Kommunikation findet hier per eMail statt, die ich ja grundsätzlich auch das DATEV einfach erstellen und an Mandanten/Gegner/Beteiligte verschicken kann. Nur muss ich eben alle Texte darin dann selber schreiben - wobei ich mir schon mit zahlreichen Schnellbausteinen beholfen habe.

Deutlich einfacher und übersichtlicher wäre es mE, eine eMail-Erstellung aus vorgefertigten Mustern analog der Schriftguterstellung über "Schreiben erstellen" zu nutzen.

Ist so etwas geplant?

mfG

RA Jens Hänsch

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Hallo,

das wird keine Antwort, sondern nur ein Tipp:

Man kann Word-Dateien ALS E-Mail versenden, also nich nur zur Anlage einer Mail.

Das könnte bis dahin helfen und die Textbausteine obsolet machen.

 Dafür fährt man mit der Maus auf das Menüband in Word und klickt rechts. Im Kontextmenü wählt man die Kategorie „Menüband anpassen“. Nun markiert man rechts in der Liste zum Beispiel den Eintrag „Sendungen“ und klickt nacheinander auf „Neue Gruppe“ und „Umbenennen“. Nun ändert man den Namen beispielsweise auf „Mailversand“ oder „Email“ und bestätigt alles mit „OK“. Danach ändert man die Einstellung links im Kombinationsfeld „Befehle auswählen“ auf „Nicht im Menüband enthaltende Befehle“. Dort sucht man den Eintrag „An E-Mail-Empfänger senden“ und übernimmt ihn in die neue Gruppe auf der rechten Seite Nun beendet man alles mit „OK“. Jetzt kann man im Register „Sendungen“ den zusätzlichen Befehl „E-Mail-Empfänger“ sehen.

Gefunden bei http://www.computerhilfen.de

Hier als Videoanleitung:

https://youtu.be/5JrPeDC1WWs 

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.. da man doch recht oft per Outlook originale MS-Office-Dateien "als E-Mail-Anlage" erhält, finde ich diese Variante sympathischer.

So können eingefleischte Word- und Excel-Benutzer ihre Dokumente und Tabellen wie gewohnt 'aufhübschen' und das ganze direkt in der E-Mail versenden, auch mit dem so wichtigen Logo.

... Makros können sich dann hoffentlich nicht im E-Mail-Text verstecken

Nachtrag:

... mit Outlook-Vorlagen (Outlook-Formularen) zu arbeiten, wäre ziemlich sperrig

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DATEV kennt keine Outlook-Vorlagen (*.oft) sondern über die Vorlagenverwaltung kann man Word-Dateien als EMail-Vorlagen definieren.

In diesen Word-Vorlagen sind jetzt sämtliche Variablen enthalten, die für ein Mail benötigt werden.

Dazu habe ich mir einmal eine DATEV-Vorlage geschnappt und meinen Bedürfnissen angepasst.

Jetzt muss lediglich über den Arbeitsplatz eine Mail versendet werden. Dabei wird dann die entsprechende Vorlage ausgewählt.

Danach öffnet sich der Assistent und man wählt den Email-Empfänger aus.

Das war's.

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer ,

... schön, dass das auch mit Datev-Bordmitteln geht.

Die o.g. Methode ist aber auch gut als Tipp an Mandanten geeignet, die sich nicht davon abbringen lassen, .doc*- und .xls*- Dateien zu verschicken

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...kann man Word-Dateien als EMail-Vorlagen definieren.

Dumme Frage: ich arbeite bisher mit dem Word-Plugin "Schreiben erstellen". Wie kann ich auf die in der DATEV-Vorlagenverwaltung definierten Vorlagen zugreifen?

Außerdem gibt es bei mir im Dialogfeld "Neu" den Punkt "E-Mail erstellen" nicht, wie bekomme ich den dahin?

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Im Bereich Anwalt gibt es das so direkt gar nicht.

Man muss da in die Vorlagenverwaltung abtauchen, die auch in der Steuerberatung u.a. genutzt wird.

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Bei mir ist der Befehl erreichbar über den DATEV-Arbeitsplatz und die Schnellinfo "Dokumente"

Einblenden kann man sich die Schnellinfo über...

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Leider gibt es das offensichtlich nur für Steuerberater, nicht für Anwälte. Die Dokumentenübersicht habe ich ja, bei mir gibt es nur den Punkt "E-Mail erstellen" nicht. Und wie ich auf die Vorlagen der Vorlagenverwaltung zugreifen kann, weiß ich auch nicht. 😞

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Bei mir gibt es ein Suchfeld "Programmsuche". Hier einfach den Text "Vorlagenverwaltung" eingeben und schon wird das Programm gefunden.

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Der Ablauf beim Erstellen von Dokumenten ist doch ein ganz anderer im Bereich Anwalt. Wenn wie bisher "Schreiben erstellen" genutzt werden soll und dafür die Standardschreiben angepasst sind, zB mit Anrede und Name sowie anderen Abfragen aus der Akte, kommt man mit der Vorlagenverwaltung vermutlich nur mühsam oder gar nicht zum Ziel.

Ich kann das zwar nicht aus eigener Erfahrung berichten, aber es deutet sich schon an.

Wenn doch ein Ausflug dahin unternommen werden soll, klicken Sie im Navigationsbereich (links unten) auf Organisation und dann Stammdaten - Dokumente und Vorlagen

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Danke für die bisher zahlreichen Rückmeldungen.

Die Vorlagenverwaltung finde ich durchaus, nur wie greife ich (in Anwalt Pro) auf die Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung zu, wenn ich ein Dokument erstellen will?

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Gar nicht.

Anwalt pro stellt das eben nicht zur Verfügung.

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ok, dann komme ich wieder zu meiner Ausgangsfrage 😉

Wie erstelle ich also eMail-Vorlagen aus Anwalt pro?

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😀wenn der Topf aber nun ein Loch hat ... 🎶

Mir ist nicht bekannt, dass es neben der Weise, wie man die Standardschreiben erstellt - die dann als Word-Datei erzeugt werden - noch auf andere Weise "Vorlagen" in Anwalt pro erstellen und nutzen kann.

Deshalb habe ich hier ein Standardschreiben als Vorlage für eine E-Mail erstellt (Info-DB) und versende das dann per Word als E-Mail.

Das mag aber nicht best practice sein.

Bin gespannt, was die Moderation oder die Experten dazu noch mitteilen 😎

[#16 · Accepted solution]

Seit DATEV Anwalt E-Mail Tool 4.53 (Service-Release, 12.06.2020) können Sie bei der Erstellung neuer E-Mails zur Akte mit dem Anwalt E-Mail Tool optional anhand der Zentralen Stammdaten des Empfängers die Anrede und optional die Grußformel in den E-Mail-Text übernehmen:

Anrede und Grußformel aus den Zentralen Stammdaten des Empfängers über Anwalt E-Mail Tool übernehmen

Die Kanzlei-Signatur bleibt dabei erhalten.

Das gilt aber nicht für die Standardschreiben aus dem Fenster Schreiben erstellen; diese können Sie dabei nicht nutzen. Ich habe Ihren Wunsch erfasst.

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Danke, warten und hoffen wir also auf die zukünftige Programmentwicklung

BTW: Warum funktioniert der von Ihnen beschriebene Weg (Outlook -> E-Mail zur Akte erstellen) nicht, wenn ich in der Akte bin direkt (über Aktenbeteiligte -> @-Symbol = E-Mail senden)? Hier wird ein gänzlich anderer E-Mail-Erstellungsvorgang aufgerufen.

Außerdem fehlt mE in den kontextbezogenen Links analog zur "Schreiben erstellen" die Funktion "E-Mail zur Akte erstellen". So muss ich erst in DATEV die Akte öffnen, dann nach Outlook wechseln, um den dortigen Erstelldialog aufzurufen.

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Die Schnellinfo "Aktenbeteiligte" stammt von den Zentralen Stammdaten und kann leider keine Verbindung zu unserem DATEV Anwalt E-Mail Tool herstellen. Sie ruft immer die E-Mail-Erstellung über den dort verwendeten Weg auf.

Ihren Wunsch zu den kontextbezogenen Links E-Mail zur Akte erstellen habe ich erfasst.

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Hallo Community,

nochmal zurück zu der spannenden Ausgangsfrage und dem Wunsch den Inhalt eines über die Schriftguterstellung erstellten Dokuments als E-Mail-Text zu verwenden.

Vom Workflow bin ich dabei nicht mehr in Word, denn dort speichern wir das erstellte Schreiben direkt im Dokumentenmanagementsystem, was ich in dem Fall nicht möchte. Richtig? Die versendete E-Mail soll später zur Akte gespeichert werden und nicht das Dokument, das mir als Vorlage für den E-Mailbody dient.

Ich bin also irgendwo im Prozess der E-Mail-Erstellung. Mal angenommen, wir würden innerhalb dieser, z.B. im Rahmen des „E-Mail Tool“-Assistenten, die Möglichkeit schaffen auf unsere Word-Standardschreiben zuzugreifen, dann könnte ein Rotzettel im Ergebnis so aussehen:

Ggf. wäre hier jetzt sogar noch der Kanzleibriefkopf angezeigt/hinterlegt.

Überzeugt dieses Ergebnis?

Ich fürchte nicht! Wir hätten damit allerdings den Weg zu allen Anpassungsmöglichkeiten der Schriftguterstellung eröffnet.

Wie hoch ist Ihre Bereitschaft für die Kanzlei die Standardschreiben, die auch für die E-Mailkorrespondenz verwendet werden sollen, zu kopieren und abzuwandeln (Anschrift, Betreffzeile und Unterzeichner weglassen sowie in jedem Fall einen Blankobriefkopf verwenden, etc.)?

Würde das noch als Lösung akzeptiert oder wäre die Erwartung, dass DATEV die wichtigsten Vorlagen auch mitliefert? Und wenn ja, welche wären das dann?

Freundliche Grüße,

Carsten Groß

Entwicklung DATEV Anwalt

[#20]

Hallo Herr Groß,

danke für die Antwort und die Beschäftigung mit dem Thema.

Vom Workflow bin ich dabei nicht mehr in Word, denn dort speichern wir das erstellte Schreiben direkt im Dokumentenmanagementsystem, was ich in dem Fall nicht möchte. Richtig? Die versendete E-Mail soll später zur Akte gespeichert werden und nicht das Dokument, das mir als Vorlage für den E-Mailbody dient.

Würde ich so sehen.

Überzeugt dieses Ergebnis?

Ich fürchte nicht! 

Warum? Ich finden das Ergebnis schon recht ansehnlich.

Wie hoch ist Ihre Bereitschaft für die Kanzlei die Standardschreiben, die auch für die E-Mailkorrespondenz verwendet werden sollen, zu kopieren und abzuwandeln (Anschrift, Betreffzeile und Unterzeichner weglassen sowie in jedem Fall einen Blankobriefkopf verwenden, etc.)?

Wie auch in Word bei den normalen Standardschreiben wäre eine Bereitschaft zur Abwandlung hoch - solange ich mich dazu nicht in irgendwelche Makro-Sprachen einarbeiten muss und vor allem eine ordentliche Dokumentation der verfügbaren Felder existiert (was mE bei Word immer noch nicht der Fall ist 😞 ).

Viele Grüße nach Nürnberg

RA Jens Hänsch

[#21]

Hallo Her Groß, 

würde der Workflow zum E-Mail-Erstellen+Versenden bei der E-Mail bzw. Outlook beginnen, ist das sicher für die meisten Anwendungsfälle besser. Allerdings wurde ich lange Zeit immer wieder gefragt, wie man "aus DATEV", gemeint war "Schreiben erstellen", eine E-Mail schreibt. So kam ich auf den Gedanken mit Word als Editor.

Aus dieser Erfahrung möchte ich kurz einwerfen, dass auch eine über Word erstellte E-Mail als gesendetes Element zum Speichern zur Akte zur Verfügung steht.

Zur Sache:

Viele Unterstützungsprozesse in der Kanzlei sind an den Arbeitsplatz + "Schreiben erstellen" gebunden, bis hin zur Vorgangssteuerung "Digitales Notariat". Kanzleien, die sich die Standardtexte individualisieren, ergänzen bzw. allgemein intensiv nutzen, werden vermutlich bereit sein, nicht nur die Korrespondenz auf Papier bzw. PDF, sondern auch als (HTML-)E-Mail über anzupassende Vorlagen oder eben ein paar wenige vorgefertigte Vorlagen zu organisieren.

Dabei spielt sicher auch eine große Rolle, dass die Bearbeitung und erst recht das Anlegen der Standardschreiben inzwischen deutlich einfacher ist.

Das Ziel, eine Word-Vorlage als Inhalt einer E-Mail zu nutzen, halte ich für erstrebenswert. 

Die Textbausteine (DOCX-Dateien im Verzeichnis DATEV\...\Vorlagen) enthalten im Regelfall gar keine Anschriften (phanbrie.dotx) oder Betreffs (phanbrie.docx), allerdings dann auch keine Anrede 😞

Ganz oder gar nicht, sollte wohl nicht praktiziert werden.

Eine solche Funktion eröffnet der dementsprechend organisierten Kanzlei erhebliche Gestaltungsmöglichkeiten, die deutlich einfacher sind, als Schreiben erstellen und dann copy&paste in eine E-Mail. Eine Basis an Vorlagen würde sicher allen helfen. Einen Briefkopf werden Kanzleien in der E-Mail wohl seltener einbringen wollen. Dazu dienen ja allgemein üblich die Signaturen mit Links zur Website oder den Pflichtangaben direkt. Eine E-Mail soll ja eine E-Mail bleiben. 

Nach meiner Ansicht wäre mit Textbausteinen im eigentlichen Sinne, und zwar denen aus der anwaltlichen Korrespondenz, schon sehr gedient.

Zum Beispiel E-Mail erstellen (ggf. aus der Schnellinfo Dokumente)

- im Betreff stehen, wie jetzt schon z.B. Aktenbezeichnung und Akt.-Z. oder was auch immer eingerichtet ist

- Vorlage "Mitteilungsschreiben" ausgewählt

- in der Mail erscheinen Anrede, Text (in der Anlagen finden Sie...)

- fertig.

Signatur und Disclaimer etc. kommen von Outlook oder Exchange. 

So könnten dann auch Textbausteine für andere häufige Inhalte gleicher Art erstellt und abrufbar gemacht werden.

Welche wären das?

Terminbestätigung + -Mitteilung, Übersendung von Anlagen mit Texten für Kenntnisnahme, Rückmeldung, Zahlung etc (wie der Kurzbrief), mehr wüsste ich nicht. Das sollte IMHO für eine "Kopieren und Anpassen Basis" eigentlich genügen.

Ich bin weiter gespannt.

Viele Grüße

A. Zedler

[#22]

Nach reiflicher Überlegung halte ich von dieser Idee aus technischen Gründen wenig bis gar nichts.

Gerade wieder erhalte ich von Mandanten E-Mail-Nachrichten mit Attachements aber ohne textlichen Inhalt.  Der textliche Inhalt der E-Mail findet sich im Attachement "unbenannte Anlage 00005.htm".  Dieses Technische Problem tritt nach meiner Beobachtung in den unterschiedlichsten Konstellationen und - so meine subjektive Wahrnehmung - in Abhängigkeit von der (nicht-)funktionsfähigkeit der Softwareversionen der jeweiligen Hersteller der E-Mail-Programme auf.

Dieses technische Problem lässt sich auf Seiten der DATEV nicht im Ansatz handeln - ich darf an das Thema "Winmail.dat" erinnern.

Allenfalls einfachste Vorlagen wie:  "übersenden wir in der Anlage unser heutiges Schreiben... odgl. wären eine Arbeitserleichterung.  Alles was an Komplexität über solch einfache Bausteine hinausgeht wird m.E. zum Boomerang an dem weder die Anwender noch der Service und die Entwicklung von DATEV ihre Freude haben.

M.E. sollten die Zeit in Workflowverbesserungen investiert werden.

[#23]

So sieht eine m.E. untaugliche E-Mail-Vorlage aus.

Solche Vorlagen braucht m.E. niemand.  

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Stimmt!

Das können Sie doch aber besser. 

Viele Grüße

A. Zedler

[#25]

Die Vorlage ist nicht von mir/uns, sondern die E-Mail habe ich heute vom Kollegen erhalten.

Zugleich zeigt die Nachricht auch, dass das E-Mail-Format nur als "Briefumschlag" für die eigentliche Nachricht verwendet wird.

Allenfalls der Standardtext  "in vorbezeichneter Angelegenheit erhalten Sie anliegende Dokumente zur Kenntnisnahme und zum Verbleib" wäre für mich eine "sinnvolle" E-Mail-Vorlage

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Hallo Herr Hänsch, hallo Community,

der Wunsch nach Vorlagen in Outlook-E-Mails ist nicht vergessen. Eine kurze Untersuchung zeigte jedoch, dass es leider keine kleine Lösung gibt, die mal eben schnell umsetzbar wäre. Das Thema  muss deshalb wegen anderer Entwicklungsschwerpunkte zurückstehen. 

Andere Wünsche dagegen gehen schneller:

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@rahänsch  schrieb:

Außerdem fehlt mE in den kontextbezogenen Links analog zur "Schreiben erstellen" die Funktion "E-Mail zur Akte erstellen".

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Mit den neuen Programmversionen vom kommenden Freitag werden für die Nutzer des DATEV Anwalt E-Mail Tools die kontextbezogenen Links in den Aktenlisten, den Postmappen und der geöffneten Akte um einen Funktionslink "E-Mail erstellen" erweitert. Auf Klick wird der E-Mail-Erstellen Assistent gestartet und dabei die markierte/geöffnete Akte übergeben.

Freundliche Grüße

Carsten Groß

Entwicklung DATEV Anwalt