Hallo in die Runde!
Mit der zunehmend platzgreifenden elektronischen Akte müssen die immer noch umfänglich papiergebundenen Posteingänge über Scanner der Dokumentenablage zugeführt werden. Eine gute Idee von Datev ist es, die Daten über Regeln einem Ablageort automatisch zuzuführen.
Da zwar eine Erkennung des Aktenzeichens (Kanzlei und Gericht) sowie Datum des Schreibens im gescannten Dokument recht passabel funktioniert, habe ich gehofft, dass zumindest der Ablageort bei gescannten Dokumenten über die Postorganisationsstellen (anzulegender Kanal für Scanner) hierzu genutzt werden könnte.
Im Rahmen der Erstellung einer Regel können folgende Kanäle ausgewählt werden:
An dieser Stelle klemmt es aber, da zwar die Rubrik "Scan" auszuwählen ist, jedoch - aus welchem Grund auch immer - nicht zu einem über "Scanner" konkret angelegten (individuellen) Kanal in der Software, also einer Postorganisationsstelle führt.
Mithin hat diese Möglichkeit wohl keinerlei Funktion, insbesondere, weil nicht klar ist, wie eine Nachricht (Datei) über "Scan" ohne konkreten "Kanal" eingehen sollte.
An die Entwickler dieser Funktion bei DATEV Anwalt gerichtet, stellen sich daher folgende Fragen:
- Auf welchen Eingangskanal greift diese Funktion [Regel gilt nur für Dokumente, die im Scanner-Kanal (welcher/welche?) abgelegt werden.] konkret zurück?
- Wäre es nicht sinnhafter, wenn mehrere Scanner-Kanäle vorhanden sind, bei Anlage einer Regel die Auswahl eines konkreten, also durch den Nutzer angelegten Scanner-Kanals zuzulassen?
Sollte ein Kollege bereits eine Lösung hierzu haben, wäre ich hieran natürlich ebenso interessiert.
Viele Grüße aus Thüringen
RA Pries
Hallo Herr Kollege!
Die anwaltliche Arbeit ist so vielfältig wie sie in ihrer konkreten Organisation in den Kanzleien unterschiedlich nur sein kann. Da biete DATEV nicht nur eine bereits recht ergonomische, sondern auch durchaus gegenüber Mitbewerbern umfängliche Lösung für uns Anwälte an.
Insbesondere, soweit (wenn auch nur) die Dokumentenablage eingesetzt wird, sind die dort vorgesehenen Ordner und Register sehr gut geeignet, eine saubere Ablage- und damit Filterstruktur für eine elektronische Handakte abzubilden.
In heutiger Zeit allerdings ist meine (elektronische) Handakte durch die zunehmende Digitalisierung mindestens dreimal so umfänglich wie noch vor wenigen Jahren meine (papiergebundene) Handakte, wobei effektive Möglichkeiten gesucht werden müssen, diese Datenflut (von teilweise weit über 200 Dateien) in der Bearbeitung am Bildschirm des PC oder Tablet zu kompensierten.
Ergo, es ist eine jederzeit sinnvolle Minimierung der Datenmengen für den Bearbeiter notwendig, welches nur über effektive Filter zu erreichen ist, wozu bereits eine gute Strategie in der Eingangssteuerung der Dokumenten gehört.
Mithin steuere ich bereits im Eingangskanal sowohl die Dateibezeichnung als auch, wenn DATEV meiner Idee der Weiterentwicklung der Automatisierung der Ablage folgen sollte, diese über den Eingangsscan.
Nur mal so ein (minimalen) Einblick in mein Eingangsscanner (Fujitsu n7100):
M. a W. bildet mein Eingangsscanner die fast komplette Ordner- und Registerstruktur meiner Dokumentenablage ab, welche wiederum meinen Eingangskanälen in meiner (nur einen) Postorganisationsstelle entspricht, so dass nach den (möglichen, wenn durch DATEV umgestellt) Scan-Eingangskanälen in der Postorganisationstelle im Anwaltspostfach auch die Ordner und Register vom Scanner vorgegeben werden können.
Würde sämtliche Nacharbeit im Anwaltspostfach bzgl. der Zuordnung des Dokuments zum Ordner und Register ersparen, da dies bereits über den Scanner erfolgt. Es ist einfacher am Scanner den Ordner und das Register vorzugeben, als dies später in der Software nachzuarbeiten.
Auch kann der Scanner durch die verschiedenen (Fujitsu nennt dies) Aufgaben = Scan-Kanal (bei DATEV genannt) für jede Aktion (bspw. 110 MDT (Ordner) Eingang (Register)) einen konkreten Dateinamen (bspw. MESC Schreiben vom ???) vorgeben, welcher im Anwaltspostfach als Bezeichnung (über den Dateinamen) vorbelegt wird. Nochmals einen erhebliche Einsparung von Bearbeitungszeit, da nur noch (ggf.) das Datum, soweit dies nicht auch über DATEV automatisiert vergeben werden kann, ergänzt werden muss.
Der Bearbeiter im Anwaltspostfach braucht sich nur noch auf eine Kontrolle in Bezug auf die Ablage und Bezeichnung des Dokuments zu beschränken sowie kann ansonsten sich auf die Notierung von die Fristen /Aufgabe /Termine konzentrieren.
Viele Grüße
RA Pries