Rechnungsausgang E-Rechnung aus Anwalt Classic - Rechnung erstellen, Freigabeprozess durch den RA

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Liebe Community,

die E-Rechnung kommt in großen Schritten auf uns zu. DATEV kann das mit dem Tool Rechnungen. Es wird eine E-Mail erzeugt mit einer Rechnung, die mittlerweile nicht extra signiert werden muss und sogleich durch das Sekretariat versandt werden kann. Bislang fehlt mir ein Workflow, wie der RA diese Rechnung (oder eben auch sehr viele Rechnungen, RVG / Zeithonorarabrechnungen) zügig freigeben kann. Bislang sieht er diese in der Unterschriftenmappe und kann entscheiden, ob er noch etwas geändert haben möchte. Das geht fix.

Jetzt gibt es verschiedene Überlegungen, wie man das bewerkstelligen könnte. Alle dauern mir zu lange...

zB

- Filter bei Dokumenten nutzen (zB in Notiz, dann muss aber auch der RA jedes Mal in der Notiz etwas notieren und speichern; 

- Mails im Entwurfsordner des Sekretariates ansehen (Dort landet sie aber leider auch gar nicht, wenn ich sie nicht versende. Wenn ich den Versandvorgang abbreche, da ich noch keine Freigabe habe, ist sie einfach weg. Sie ist auch nicht in der Akte gespeichert...);

- neue Register anlegen (zB Rechnung zur Freigabe; RA muss dann wieder kenntlich machen, dass Rechnungen freigegeben sind...) 

Wenn ich das richtig sehe, gibt es von der DATEV hierzu keinen Workflow. Hat sich jemand hierzu schon Gedanken gemacht bzw. eine Lösung oder Idee? 

Viele Grüße

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Liebe Frau Fischer,

in DATEV Anwalt classic gibt es tatsächlich keinen speziellen Freigabe-Workflow für E-Rechnungen.

Eine Idee wäre:

1. E-Rechnung mit allen Positionen im Rechnungsfenster vorbereiten.
2. Schaltknopf "E-Rechnung" wählen (bis 27.11.2024 heißt der Schaltknopf noch "PDF und mehr...") und auf den Link "Entwurf senden" klicken.
3. Rechnungsformat "ZUGFeRD 2.x" wählen, damit die Sichtkomponente enthalten ist.
4. Wenn es sich um eine Zeitabrechnung handelt: Kontrollkästchen "Anlage: Leistungsnachweis" aktivieren.
   
   

5. Vorschläge für Freigabeprozess

5.1 Wiedervorlage mit Verknüpfung zur E-Rechnung anlegen: Im Bereich 5. Weitere Aktionen: Auf den Link "Wiedervorlage anlegen" klicken. Die Wiedervorlage wird automatisch mit dem Betreff "Zahlungseingang Rechnung <Nummer> prüfen" versehen und mit Rechnungsdokument, Akte und Rechnungsempfänger verknüpft. Wenn die Prüfung durch ist, kann der Freigebende die Wiedervorlage im Betreff oder mit der Notiz versehen, was zu ändern ist oder die Rechnung freigeben.

oder

5.2 E-Mail an den Freigebenden schicken: Auf die Schaltfläche "Senden..." klicken. Meldung #PHA00240 mit "Ja" bestätigen. Die Rechnung wird als Anhang hinzugefügt. Wenn der Schaltknopf "oder der E-Mail als Anhang hinzufügen" aktiv war, werden weitere Anlagen (z. B. Leistungsnachweis) hinzugefügt. Rechnungsempfänger im Feld "AN" mit dem Freigebenden ersetzen und ggf. Freigabe im Betreff ergänzen. Der Freigebende muss dann auf die E-Mail antworten und freigeben oder notwendige Änderungen in der E-Mail dokumentieren.

oder

5.3 Rechnungsentwurf in der Akte speichern: Im Bereich 5. Weitere Aktionen: Auf Dokument(e) ablegen klicken und Rechnungsfenster schließen. Ggf. 2 Neue Ordner "Rechnung zur Freigabe" und "Rechnung freigegeben" anlegen, dann kann der Rechtsanwalt die Rechnung nach der Prüfung einfach verschieben.

Die Information an die Zuständigen über freizugebende oder freigegebene Rechnungen könnte z. B. über Senden | beA-Nachricht senden über die Postmappe und Verfügungen erfolgen.

5.4 Freigabe über Postmappen im Anwaltspostfach: Im Bereich 5. Weitere Aktionen: Auf Dokument(e) ablegen klicken und Rechnungsfenster schließen. Ins Anwaltspostfach wechseln. Beim zuständigen Sachbearbeiter im Ordner „Zu prüfen“ (1) eine Nachricht anlegen (2+3) und die Rechnung als Anhang hinzufügen (4). Über das Kontextmenü kann er die Rechnung anzeigen und prüfen. Anschließend kann der Sachbearbeiter die Rechnung per Drag-and-Drop in die Postmappe "Zu versenden" des Sekretariats schicken und etwaige Änderungen / Anweisungen in die Verfügung schreiben.

Anschließend kann der zuständige Mitarbeitende den Rechnungsentwurf im Rechnungsfenster aufrufen, ggf. erforderliche Änderungen vornehmen und über den Schaltknopf E-Rechnung | Rechnung erstellen und senden erstellen und buchen und an den Empfänger versenden.

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Liebe Frau Kubisch, 

vielen Dank für Ihre sehr ausführliche Antwort und entschuldigen Sie bitte meine späte Rückmeldung. 

Aufgrund von Anwendertreffen und auch Datev-Seminaren zur E-Rechnung stellte sich heraus, dass auch andere Kanzleien einen solchen "schlanken" Freigabeprozess wünschen. Schließlich verantwortet der RA seine Rechnung und muss für Fehler, Gebührenüberhebungen etc. gerade stehen. Hierzu muss es möglich sein, diese auf kurzem Wege zu prüfen und freizugeben. Dieser Prozess darf nicht viel länger dauern als bisher (Blick in die Unterschriftsmappe). 

Die von Ihnen angesprochenen Wege sind für die tägliche Praxis leider zu zeitintensiv, so dass ich Sie bitte, diesen Wunsch gerne weiterzureichen. 

Viele Grüße und ein besinnliches Weihnachtsfest

D. Fischer 

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Hallo @Fischer- 

Vielleicht hilft für die Freigabe auch die Rechnungsliste im DATEV-Arbeitsplatz. Dort können alle Rechnungen, angezeigt werden.

wenn der Entwurf passt, kann er erstellt und versendet werden; wenn nicht kann die Korrektur erfolgen und sodann der Versand angestoßen werden.

Es sollte dabei eines nicht übersehen werden:  kein Freigabeprozess wird so "schlank" sein, wie der von Ihnen beschriebene Blick in die (vermutlich analoge) Postmappe.

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Hallo Herr Müller,

vielen Dank. Hier wäre jetzt ein Haken toll, der signalisiert, dass diese Rechnung aktiv freigegeben ist. Oder eine Schreibmöglichkeit für Details.

Wir sind über 20 Berufsträger mit zugehörigen Sekretariaten. Es wird auch ab und an übergreifend eine Rechnung geschrieben, so dass hier sonst die Gefahr des Untergehens besteht und die Rechnung ohne Kontrolle versandt wird. Aber diese Stelle hier ist bislang die effektivste und zeitsparenste.

Ja, leider wird es nie so schnell sein, wie in der U-Mappe, aber dafür sparen wir hoffentlich an anderen Stellen das "Mehr an Zeit" wieder ein. 

Viele Grüße

D. Fischer 

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Hallo @Fischer- 

Vom Grundsatz, dass ein echter Freigabeworkflow für Rechnungen (scheinbar) nicht besteht, bin ich bei Ihnen. An dieser Stelle könnte/müsste erheblich nachgebessert werden.  Daher ist mein "Vorschlag" unvollständig und nicht optimal.  

Vielleicht fällt mir noch etwas besseres ein, daher für mich zum Verständnis:

Wie wurden bisher Rechnungen geschrieben?  Aus ihrem Hinweis auf die Postmappe könnte ich schließen, dass zunächst die Rechnung erstellt (incl. Vergabe der Rechnungsnummer), ausgedruckt und dann dem Berufsträger vorgelegt wurde.  

Der Fall, dass die Rechnung "richtig" ist, lässt sich mit diesem Vorgehen für mich uneingeschränkt nachvollziehen.  

Für den Fall, dass die Rechnung korrigiert werden muss, ist mir das bisherige Vorgehen unklar. 

Die Korrektur einer solchen Rechnung bedeutet doch:  Strornieren der Rechnung, Korrektur des (neuen) Entwurfs, Erstellen der neuen Rechnung (Vergabe der Rechnungssummer), Ausdruck zur Freigabe, wenn freigegeben: Versand an Adressaten; wenn erneuter korrekturbedarf:  Storno der Rechnung, korrektur, Rechnungsnummernvergabe, etc.

Soweit bisher zur Freigabe keine Rechnungsnummern vergeben wurden, sondern die Rechnungen(-sentwürfe) ausgedruckt, dem Berufsträger vorgelegt und nachfolgend bei Freigabe mit Rechnungsnummer versehen wurden, handelt es sich bis zum Versand ebenfalls nur um Entwürfe.

Daher schildern Sie mir bitte kurz ihre bisherige Vorgehensweise.

Sofern die eigentliche Zielrichtung "nicht vergessen" und "Dokumentation der Freigabe" ist, ist die Postmappenlösung m.E. die beste Variante; denn bis zur Freigabe liegt der Entwurf in der Postmappe des Berufsträgers.  Zugleich wird, jedenfalls beim Einsatz des Mehrwertpaketes, auch dokumentiert, wer wann die Ausgangsnachricht in der Postmappe bearbeitet hat.

Denn im Grunde hat sich mit der e-Rechnung - jedenfalls bis 31.12.2027 - nicht wirklich etwas geändert.  Die E-Rechnung ist "nur" eine Rechnung die maschinell lesbar sein muss. 

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Hallo @agmü ,

tatsächlich werden bei uns zum Großteil die Rechnungen direkt erstellt (mit Re-Nr.), ausgedruckt und in die U-Mappe gelegt. Ein kleiner Teil geht bereits jetzt als pdf-Rechnung raus. Wir werden sicher im 1. Quartal 25 unseren Rechnungsausgang komplett auf E-Rechnung (Zugferd) umstellen, um einheitliche Prozesse für alle zu schaffen. 

Eine Rechnungskorrektur ist eher selten, so dass wir den Weg der Stornierung als zeitsparender gewählt haben, da der Großteil richtig das Haus verlässt und man die Akte damit nicht zweimal anfassen muss. Das ändert sich richtigerweise auch nicht ab dem 01.01.2025. Aber letztlich hat der RA hier immer (bis auf die pdf-Rechnungen, die wir bislang versandt haben, womit wir auch nicht zufrieden waren) den letzten Blick auf die Rechnung und kann diese noch stoppen oder korrigieren lassen (zB Absprachen mit Mdt, die der Akte nicht zu entnehmen waren etc.). 

Mir geht es sozusagen um die Endkontrolle durch den RA. Er verantwortet die Rechnung und sollte sie daher auch gesehen haben. 

Sofern wir alle Rechnungen als Zugferd-Rechnung versenden, wird der RA keine einzige Rechnung mehr zu Gesicht bekommen. Das kann nicht richtig sein. 

Mit den Postmappen arbeiten wir nicht. Zu dem Zeitpunkt des Startes unserer E-Akte waren diese nicht umfassend genug und Verfügungen nicht speicherbar. Wir haben die Aufgaben auf uns zugeschnitten und dort Standardaufgaben vordefiniert, die dann je Einzelfall individualisiert werden können. Aufgaben können nur erledigt und nicht gelöscht werden, so dass genau nachgesehen werden kann, wer was zu welchem Dokument verfügt hat und wann es abgearbeitet wurde. Man könnte natürlich auch bei den Aufgaben den Rechnungsentwurf verlinken, aber der Zeitaufwand ist hier zu hoch. Da gefällt mir die Variante in der Rechnungsliste deutlich besser. 

Vielen Dank für Ihren Input.

Viele Grüße

[#8]

Hallo @Fischer- 

Danke für die ausführliche Schilderung.

Vielleicht sollten Sie sich nochmals die Postmappen (in Kombination mit dem Komfortpaket ansehen).  Dieses dokumentiert in er Nachrichtenhistorie zwischenzeitlich sehr viel.

Einzelheiten finden Sie unter Schnellinfo Nachrichtenhistorie im Anwaltspostfach - DATEV Hilfe-Center

Die fehlende Sicherung der Verfügungen war mir selbst lange ein Dorn im Auge.  Zwischenzeitlich hat das Postfach (jedenfalls in der Komfortversion) deutlich nachgerüstet.  Allein für die lästige Zugangskontrolle von beA-Nachrichten und der Dokumentation des Kontrollzeitpunkts lohnt sich diese Erweiterung.

Gutes Neues Jahr