Freigabe Rechnungen

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Liebe Community,

wir sind eine Anwaltskanzlei und erfassen in DATEV Anwalt Classic alle abrechenbaren Zeiten und erstellen daraus die Rechnungen an unsere Mandanten. Aktuell werden die Rechnungen nach Ihrer Erstellung ausgedruckt und manuell durch den bearbeitenden Anwalt gegengezeichnet und damit freigegeben. Der Versand erfolgt dann postalisch oder als Scan per Mail.

Wir möchten den Weg zur papierlosen Anwaltskanzlei konsquent gehen und deshalb auf einen digitalen Freigabeprozess umstellen. Deshalb suchen wir nach Erfahrungen anderer Kanzleien, welche Lösungen es für diesen Prozesschritt gibt.

Uns wurde die Abwicklung über die Funktion "Aufgabe erfassen" innerhalb von DATEV empfohlen. Nach einer ersten Sichtung scheint uns dies jedoch recht aufwendig zu sein.

Welche Wege sind Ihnen bekannt, um zeitsparend und digital die Rechnungsfreigabe umzusetzen? Dabei ist wichtig, dass die Rechnungsfreigabe eindeutig einer Person zugeordnet und auch im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Dafür können gern auch ergänzende Tools mit Schnittstellen zu Datev genutzt werden.

Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Erfahrungen.

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Hallo LH,

wenn Sie konsequent papierlos werden wollen, werden Sie um DMS nicht herumkommen. Dort haben Sie verschiedene Möglichkeiten, entweder einfach per "Stempel" auf das digitale Dokument oder mit einer echten digitalen Unterschrift. 

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Ihren bisherigen Workflow können Sie ggf. über die Postmappen des Anwaltspostfaches abbilden.

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@LH  schrieb:

... Aktuell werden die Rechnungen nach Ihrer Erstellung ausgedruckt und manuell durch den bearbeitenden Anwalt gegengezeichnet und damit freigegeben.

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Die Rechnung wird erstellt und sodann das Worddokument in die Postmappe des sachbearbeitenden Anwalts eingestellt; z.B. in die Mappe "zu signieren". dieser "unterzeichnet" die Rechnung in dem er sie tatsächlich am Bildschirm oder mit einem Unterschriften Pad unterzeichnet und sodann ins Sekretariat zum Versand verfügt.  Von dort erfolgt der Versand.  

Da das Anwaltspostfach zwischenzeitlich sehr viele Einträge in die Vita veranlasst wäre wohl auch das Thema der Dokumentation abgefedert.

Ansonsten bleibt nur der Weg über den Megatanker DMS.

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Wir nutzen bereits das DATEV-DMS. Das Anwaltpostfach wird in einigen Wochen eingeführt. Dann werden wir den vorgeschlagenen Weg über das Anwaltpostfach prüfen können.

Vielen Dank schon einmal für Ihre Ideen.

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Guten Tag,

ich habe zwei Verständnisfragen im Zusammenhang mit den Ausführungen von agmü bzw. der beschreibenen Handhabung:

1. Der Zugriff auf die Dokumentation/Vita bzw. Verfügungen erfordert nach meinem Verständnis das Kommunikationspaket, richtig? Oder gibt es auch andere Möglichkeiten auf Logs zuzugreifen?

--> Diese Frage ist eher an die DATEV gerichtet, da Sie vemrutlich das Kommunikationspaket benutzen.

2. Die Unterschrift mit dem Unterschriften-Pad hat bei der Rechnung doch keine Vorteile gegenüber einer Scan-Unterschrift, oder? Das erzeugte Dokument mit der letzendlich eletronische erfolgenden Unterschrift dürfte nach meinen Kenntnisstand nicht der Schriftform des § 126 BGB genügen. Mit § 10 Abs. 1 RVG könnte es daher bei Anwaltsrechungen zu Problemen kommen, nachdem hier meines Wissens immer noch die eigenhändige Unterschrift erforderlich ist. Daher benötige ich dann beim Versenden eine qualifizierte eletronische Signatur nach § 126a BGB, wenn man einen Postversand vermeiden möchte. Oder hat sich da etwas geändert, was ich nicht mitbekommen habe?

Viele Grüße

K. Kiesel

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Hallo,

zu 1.) wir nutzen das Kommunikationspaket, daher kann ich zu Umgebungen ohne leider keine Auskünfte mehr geben.

zu 2.) Theorie:  Sie haben recht, die gescannte Unterschrift oder die per Unterschiften-Pad eingefügte Unterschrift erfüllen die Anforderungen der Schriftform nicht.  

Allerdings verstehe ich den Wortlaut des § 10 Abs. 1 RVG anders.  Satz 1 lautet: "Der Rechtsanwalt kann die Vergütung nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern."

Wie die diversen Kommentatoren (Rechtsprechung habe ich keine gefunden) dazu kommen, dass in § 10 Abs. 1 RVG eine Schriftlichkeit enthalten sein soll kann ich nicht nachvollziehen.  Dem Wortlaut kann ich dieses Erfordernis nicht entnehmen.  Das Gesetz schreibt nach meiner Wortlautauslegung der Norm nicht vor, dass die Berechnung "schriftlich" zu erfolgen hat.  Auch nach dem Sinn und Zweck der Norm, dass der Mandant die Abrechnung nachprüfen können soll, erfordert nicht zwingend eine Verschriftlichung auf Papier. 

Daher bräuchten Sie streng genommen eine qeS für den Rechnungsversand.

Praxis:  die wenigsten Mandanten machen sich über derartige "Feinheiten" Gedanken.  Diejenigen die möglicherweise an dieser Stelle Einwendungen erheben könnten, haben sich bereits im Mandat selbst als - positiv formuliert - herausfordernd, gezeigt.  In diesen wenigen Fällen kann der "sicherere Weg" des Papierversandes gewählt werden.  Notfalls kann die Schriftform auch im Schriftsatz (der dann auch beim Selbstversand mit einer qeS versehen sein sollte) gerettet werden.  In diesem Fall gehen maximal die Zinsen bis zur Zustellung des Schriftsatzes verloren; an ein sofortiges Anerkenntnis denken in diesem Fällen die wenigsten Mandanten.

Nur die Unterschrift per Pad erfüllt dann aber die Voraussetzung, dass die Berechnung eigenhändig unterzeichnet werden muss.   Denn nur dann lässt sich argumentieren, dass die Unterschrift auf genau dieser Rechnung durch den Anwalt, nicht nur das hineinkopieren der gescannten Unterschrift durch das Sekretariat erfolgt ist. 

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Guten Morgen,

zu Ihrer ersten Frage:

"Der Zugriff auf die Dokumentation/Vita bzw. Verfügungen erfordert nach meinem Verständnis das Kommunikationspaket, richtig? Oder gibt es auch andere Möglichkeiten auf Logs zuzugreifen?"

Die Dokumentation über Vita-Ereignisse gibt es nicht nur im DATEV Anwalt Kommunikationspaket, sondern auch in DATEV Anwalt classic:

Aktenvita-Ereignisse im Anwaltspostfach und DATEV Anwalt E-Mail Tool

Unterschied: Im Kommunikationspaket gibt es eine umfangreiche Protokollfunktion über die Schnellinfo Nachrichtenhistorie:

Schnellinfo Nachrichtenhistorie einer Nachricht im Anwaltspostfach.

Auch die Verfügungen können Sie direkt in DATEV Anwalt classic nutzen, nur nicht ganz so komfortabel: Sie können im Feld "Verfügungstext beliebige Verfügungstexte erfassen und an Mitarbeiter einer Postorganisationsstelle verfügen. Diese erhalten die als neue Nachricht fett in ihrer Postmappe. 

Der orange umrahmte Teil steht nur im Kommunikationspaket zur Verfügung; den können Sie dort auch individuell anpassen und Programmfunktionen hinterlegen (z. B. WV, Termin, Frist anlegen inklusive automatische Datumserkennung) - diese können Sie nacheinander komfortabel in der Schnellinfo (Teil-)Verfügungen abarbeiten und als erledigt markieren.

Nachrichten im Anwaltspostfach per Drag-and-Drop in Postmappe verfügen