Dateinamen bei beA-Schriftsätzen

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Hallo,

es mehren sich ja Entscheidungen, was man als Anwalt bei beA-Schriftsätzen so alles "falsch" machen kann. So meint immerhin der BGH(31. August 2023 – VIa ZB 24/22) :

"Der Rechtsanwalt müsse ... sicherstellen, dass jeder fristgebundene Schriftsatz mit einem individuellen Dateinamen versehen werde, der später anhand von Prüfprotokoll und Eingangsbestätigung die Kontrolle auf Fehlversendungen ermögliche. ...
Der hier verwendete Dateiname „Berufungsschriftsatz.pdf“ war nicht geeignet, eine Verwechslung auszuschließen, da er weder die Zuordnung zu einem bestimmten Verfahren noch eine hinreichende Unterscheidung von anderen Dokumenten im selben Verfahren ermöglicht."

Wäre es unter Bezug hierauf möglich, bei dem Dateinamen-Vorschlag z.B. die Aktennummer - besser noch das gerichtliche Aktenzeichen - und die Dokumentennummer an den Namensvorschlag anzuhängen (gerne auch per Option)?

[#2 · Accepted solution]

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@Felix_Richter  schrieb:

.....Wäre es unter Bezug hierauf möglich, bei dem Dateinamen-Vorschlag z.B. die Aktennummer - besser noch das gerichtliche Aktenzeichen - und die Dokumentennummer an den Namensvorschlag anzuhängen (gerne auch per Option)?

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Die Bezeichnung der Datei wird aus der Dateibeschreibung des DokAblage übernommen.  Sofern Sie dort die entsprechenden Felder ausgewählt haben, landen diese auch in der Dateibezeichnung. 

Welche Informationen im Standard im Feld "Bezeichnung" übernommen werden lässt sich über das alte Programm schluess.exe\DATEI\Programmverbindungen\Dokumentenverwaltung definieren.  

Alternativ finden Sie die Einstellungen im DATEV Arbeitsplatz unter Organisation\DATEV Anwalt Einstellungen\Schriftguterstellung\Programmverbindung Dokumentenverwaltung.  

Wenn es beim DMS abweichend ist; muss ich allerdings passen.

Damit haben Sie weitere "Sicherungen" für die Prüfung ob das richtige Dokument versendet wurde.

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@agmü  schrieb:

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Welche Informationen im Standard im Feld "Bezeichnung" übernommen werden lässt sich über das alte Programm schluess.exe\DATEI\Programmverbindungen\Dokumentenverwaltung definieren.  

Prima, vielen Dank für den Hinweis. Hatte ich noch nie gesehen. Soweit ich sehe, kann man zwar nicht die Aktennummer auswählen und irgendwie geht es bei mir auch nicht sofort; aber vermutlich muss man erst einen Neustart machen ...

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@Felix_Richter  schrieb:

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@...

sofort; aber vermutlich muss man erst einen Neustart machen ...

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Ich bin mir nicht sicher, aber ich vermute, dieses Funktion ist noch immer nicht in der neuen (zwischenzeitlich: erneut alten) Welt der DATEV-Software angekommen.  Daher wird es ohne Neustart der DATEV-Software nicht gehen.😎

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@Felix_Richter  schrieb:

... Soweit ich sehe, kann man zwar nicht die Aktennummer auswählen und irgendwie geht es bei mir auch nicht sofort; aber vermutlich muss man erst einen Neustart machen ...

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Die Aktennummer haben Sie doch über den Entwurf der Ausgangsnachricht; entweder in der Ausgangsnachricht selbst

oder im Ausgangskorb mit der Spalte Aktennummer:

Im Screenshot rechts außen, da ich diese Spalte nicht nutze😇

Sofern Sie konsequent die Postmappen ab der Erstellung des Schriftsatzes in Word nutzen, sollte Sie es eigentlich fast nicht mehr möglich sein den falschen Schriftsatz an das falsche Gericht zu versenden.

Mit der Möglichkeit der Zugangskontrolle im Kommunikationspaket sind m.E. alle Voraussetzungen für eine möglichst effiziente Kommunikation mit den Gerichten/Kollegen geschaffen. 

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@agmü  schrieb:

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Sofern Sie konsequent die Postmappen ab der Erstellung des Schriftsatzes in Word nutzen, sollte Sie es eigentlich fast nicht mehr möglich sein den falschen Schriftsatz an das falsche Gericht zu versenden.


Ja, da haben Sie natürlich recht. Mir (bzw. dem Gericht) ging es ja um den Dateinamen selbst (Bestimmt schade, dass die Dateien nicht mehr angeheftet werden können).

Aber nach wie vor bin ich ja der Meinung, dass es doch einfacher wäre, wenn man direkt aus der Akte die zu sendenden Dokumente an die beA-Nachricht übergeben könnte. Erst aus der Akte in den "Ausgangskorb", da die Aktennummer suchen, dann die Dokumente wieder zusammensuchen ist halt nicht nur nervig, sondern auch fehleranfällig.

 Insgesamt kann man aber natürlich mit dem beA gut leben - und missen möchte ich es auch nicht.

[#6 · Accepted solution]

Hallo Herr Richter,

die DATEV Anwalt classic Registernummer können Sie im Dateinamen nicht ausgeben. Sie können aber das Attribut "Zeichen des Empfängers" nutzen:

Verschlagwortungs-Felder für die Ablage von Aktendokumenten vorbelegen

Ein Neustart von DATEV Arbeitsplatz ist dazu nicht erforderlich.

Dann wird 

• bei Schreiben an Aktenbeteiligte die Aktenbezeichnung oder das besondere Aktenzeichen des Aktenbeteiligten Empfängers ( Details zu unmittelbaren Aktenbeteiligten für Akte erfassen ) oder
• bei Schreiben an das Gericht das gerichtliche Aktenzeichen im Dateinamen ausgeben.

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@Felix_Richter  schrieb:

Hallo,

es mehren sich ja Entscheidungen, was man als Anwalt bei beA-Schriftsätzen so alles "falsch" machen kann. So meint immerhin der BGH(31. August 2023 – VIa ZB 24/22) :

"Der Rechtsanwalt müsse ... sicherstellen, dass jeder fristgebundene Schriftsatz mit einem individuellen Dateinamen versehen werde, der später anhand von Prüfprotokoll und Eingangsbestätigung die Kontrolle auf Fehlversendungen ermögliche. ...
Der hier verwendete Dateiname „Berufungsschriftsatz.pdf“ war nicht geeignet, eine Verwechslung auszuschließen, da er weder die Zuordnung zu einem bestimmten Verfahren noch eine hinreichende Unterscheidung von anderen Dokumenten im selben Verfahren ermöglicht."

Wäre es unter Bezug hierauf möglich, bei dem Dateinamen-Vorschlag z.B. die Aktennummer - besser noch das gerichtliche Aktenzeichen - und die Dokumentennummer an den Namensvorschlag anzuhängen (gerne auch per Option)?

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Wenn der BGH wüßte, wie wenige Zeichen (nämlich 84 Zeichen inklusive Dateiendungen) man für diese Dateinamen nutzen kann...

Ich habe das Urteil gelesen. Das Problem des Anwalts war, daß er eine Berufungsbegründung versenden wollte und stattdessen eine "Berufungsschriftsatz.pdf" aus einem völlig anderen Verfahren versandt hatte, es bis zum Fristablauf nicht bemerkte, und so die Begründungsfrist versäumte.

Dabei ist eine Berufung (mit der man Berufung einlegt) etwas ganz anderes als eine Berufungsbegründung (mit der man die eingelegte Berufung begründet). So gesehen war der Dateiname sehr wohl geeignet, Verwechslungen auszuschließen. Aber es hat eben niemand gründlich gelesen und mitgedacht.

Wenn Sie allen Empfehlungen folgen, die sich unterschiedliche Gerichte ausgedacht haben (stichwortartige Bezeichnung des Schriftsatzinhalts + Aktenzeichen + laufende Nummer der Anlage der beA-Nachricht usw.), dann landen Sie nie unterhalb der 84 Zeichen. Außerdem: welches Anwalts-EDV-System läßt eine solche beliebige Vergabe von Dateinamen zu? Die arbeiten doch alle mit internen Namen.

Ich schaue mir jede - wichtige - versandte beA-Nachricht nach dem Versand und nach dem Export aus dem beA nochmal an: an wen habe ich was geschickt? Paßt das zusammen?

Aber es bleibt eben im Zweifelsfall so: auf hoher See und vor deutschen Gerichten sind wir in Gottes Hand. 😅

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@Steuererklärer  schrieb:

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...Ich schaue mir jede - wichtige - versandte beA-Nachricht nach dem Versand und nach dem Export aus dem beA nochmal an: an wen habe ich was geschickt? Paßt das zusammen?

Ich muss einfach mal "blöd" nachfragen: 

Warum so kompliziert?  Anwalt classic bietet komfortable "Bordmittel", mit denen sogar mehr Informationen überprüft werden können, als die Webseite der BRAK bereitstellt.

 Erste Kontrolle:  Nachrichtenstatus im Ausgangskorb: 

    - lautet dieser nicht "zugegangen" passt etwas mit dem Versand nicht.

Zweite Kontrolle:  Funktion "Nacharbeiten/Zugangsprotokoll" 

    - ist die Funktion aktiv, wurde eine Nachricht an den Empfänger übermittelt und ist dort auch eingegangen.

- ist die Funktion nicht aktiv ist die Nachrichtenübertragung noch nicht abgeschlossen.

Dritte Kontrolle:  Zugangsprotokoll: 

- Wer (Postfachinhaber/Versender) hat in welcher Kanzleiakte etwas versendet

- Wer ist der Empfänger incl. dessen Aktenzeichen

- was wurde übersendet

- stimmen die Hashwerte, die Anwalt classic vor dem Versand ermittelt hat, mit den   Hashwerten, die die Webseite der BRAK mitteilt überein - und welcher HashWert wurde ermittelt; sind die Werte identisch "Ja" in grün, sonst "nein" in rot

 - Informationen der (gerichtlichen Eingangsbestätigung) werden wiedergegeben incl. Nachrichten-Id des Empfängers, Übermittlungscode und Meldungstext

- Protokoll, welche Schritte das Programm/der Anwender wann durchgeführt hat

- Processcard des Empfängers wird im Protokoll aufgenommen.

In der Aktenvita kann dann sogar noch dokumentiert werden, wer und wann den Zugang geprüft hat.

Ergänzend habe ich mir von Nachrichten, bei denen aus irgendwelchen Gründen "Fehler" aufgetreten sind, Screenshots angefertigt, so dass ich dem Gericht nachweisen kann, wie das Programm im Fall einer "Störung" reagiert und warum ich mich daher darauf verlassen durfte, dass die Nachricht auf dem Intermediär des Gerichts eingegangen ist. 

Ein sich neutral verhaltendes Gericht wird in diesem Fall die Wiedereinsetzung gewähren; ein Gericht, welches eine persönliche Fehde mit mir als Anwalt oder der Anwaltschaft generell ausfechten will, wird auch dann keine Wiedereinsetzung gewähren, wenn ich nachweisen kann, dass ich die übertragene Nachricht unmittelbar nach Abschluss des Versendevorgangs auf der Webseite geprüft und exportiert habe.  

Den "Umweg" über die Webseite der BRAK und den Export der Nachricht halte ich daher für überzogen und überflüssig, wenn nur die zwei der drei Kontrollstufen in Anwalt classic gesichert abgearbeitet werden.

Meine Empfehlung:  machen Sie sich für x willkürlich gewählte Nachrichten die Arbeit und vergleichen Sie die jeweiligen Informationen; sollten Sie tatsächlich unterschiede benennen können, lasse ich mich überzeugen; neben einer "anderen" Darstellung, werden Sie nach meiner Überzeugung keine Abweichung finden.   

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@agmü  schrieb:

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@Steuererklärer  schrieb:

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...Ich schaue mir jede - wichtige - versandte beA-Nachricht nach dem Versand und nach dem Export aus dem beA nochmal an: an wen habe ich was geschickt? Paßt das zusammen?

Ich muss einfach mal "blöd" nachfragen: 

Warum so kompliziert? 

Ja. Warum? Deswegen: https://apps.datev.de/help-center/documents/1025806

Und deswegen: https://apps.datev.de/help-center/documents/1008239

Weil DATEV nicht den Kopf dafür hinhalten wird, wenn bei den hausgemachten Hashwertvergleichen, Rückdownloads und sonstigen Sperenzchen (Screenshots?!??) irgendetwas schiefläuft oder auch nur vom entscheidenden Gericht nicht verstanden wird. Deswegen beschreibt DATEV sicherheitshalber ausführlich, wie man es richtig macht. Damit sie im Haftungsfall darauf zeigen können.

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@Steuererklärer  schrieb:

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...

Weil DATEV nicht den Kopf dafür hinhalten wird, wenn bei den hausgemachten Hashwertvergleichen, Rückdownloads und sonstigen Sperenzchen (Screenshots?!??) irgendetwas schiefläuft oder auch nur vom entscheidenden Gericht nicht verstanden wird. Deswegen beschreibt DATEV sicherheitshalber ausführlich, wie man es richtig macht. Damit sie im Haftungsfall darauf zeigen können.

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Sie glauben doch nicht ernsthaft, dass die BRAK in die Haftung geht, wenn nach deren Vorstellungen die Widereinsetzung nicht gewährt wird, weil etwas schief gelaufen ist?