"Buchungen bereichsweise ändern" : gibt es eine kompakte Anleitung, was wie geht und was nicht funktioniert ?

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Hallo Community,

ich weiß, dass dieses Thema "Buchungen bereichsweise ändern" im letzten Jahrzehnt schon mehrere Male angeschnitten wurde, aber zig Beiträge 'sinnerfassend' zu lesen, ist etwa so befriedigend und hilfreich wie ein geschreddertes Dokument aus den Schnipseln zusammenzusuchen und zusammenzusetzen.

Mindestens 1 Mal pro Jahr läuft mir ein großer FIBU-Bestand (> 100.000 Buchungssätze), eine Fremdbuchhaltung, über den Weg, die per Stapelverarbeitung importiert wird und die aber regelmäßig überarbeitet werden muss.

Es geht hier also nicht um Buchungsvorschläge, sondern um bereits vorhandene Buchungen bzw. um noch nicht festgeschriebene Primanoten.

Dass man nicht stapelübergreifend ändern kann, habe ich bereits eingesehen 😉

Hier könnte die REWE-Funktion "Buchungen bereichsweise ändern" eigentlich zeigen, ob sie etwas taugt und was genau sie kann und was sie nicht kann.

Die benutzerfreundliche Excel-Funktion "Suchen & Ersetzen" kann man sich in REWE 'abschminken'.

Man muss froh sein, wenn man das Gewünschte überhaupt 'mit Hängen & Würgen' erreicht.

Manche Wünsche lassen sich entweder gar nicht erfüllen oder man kann sich nicht in die unorthodoxen Gedankengänge der Entwickler hineinversetzen. Vielleicht sind die uralten Methoden, die man in REWE anwenden müsste, inzwischen völlig aus der Zeit gefallen.

... egal ... jammern hilft nichts

Frage:

Gibt es vielleicht irgendwo eine Anleitung oder eine kompaktes Hilfe-Dokument oder ein kleines Schulungs-Video, wie man mit der REWE-Funktion "Buchungen bereichsweise ändern" zum gewünschten Ziel kommt und welche Wünsche man sich besser verkneifen sollte ?

Heute habe ich z.B. einige Zeit damit verbracht, herauszufinden, ob und wie ich ca 800 Buchungssätze zügig ändern kann.

Das war erst möglich, nachdem ich einige Haken in den Einstellungen entfernt hatte, damit nicht nach jeder Änderung mehrere Masken und Rückfragen erschienen und der ganze Vorgang bestimmt Stunden gedauert hätte.

So etwas nervt extrem. Es ist schade um die verbratene Zeit.

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Auch wenn der Text sehr lang war, kann ich noch nicht nachvollziehen, warum die "Buchungen bereichsweise ändern"-Funktion kein Suchen-und-Ersetzen ist?? 

Zuerst die Buchungssätze selektieren, dann das gewünschte Feld ändern oder in allen Buchungssätzen das gewünschte ändern. Ganz zur Not den Weg über Excel -> Vorlauf exportieren -> ändern -> importieren. 

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@vogtsburger 

Bei dieser Funktion ist es hilfreich zu wissen, was geändert werden muss.

Ist die Abweichung strukturiert und nicht variabel, dann haben wir ein gutes Werkzeug an der Hand. 

Buchung ändern oder Buchung löschen dürfte selbsterklärend sein.

Geht es um ein abweichendes Gegenkonto dann ist zunächst unter Suchkriterium "Gegenkonto" auszuwählen. Danach in "Suchen nach" das zu ändernde Konto eingeben, darunter den neuen Wert, also in diesem Fall die neue Kontonummer, Suchmenge "gesamter Stapel" oder "Markierte Buchungen" sind wieder selbsterklärend, die Suchrichtung eigentlich auch. Danach bleibt nur derStart und die Wahl ob alle in einem Rutsch oder nach Bestätigung geändert werden sollen.

Zwei oder mehr Kriterien ändern geht nicht - und das ist auch gut so.

Eine Sicherungskopie des Buchungsstapels vor dem Ändern anzulegen kann nicht schaden.

Oder wie war das noch? Wer sichert ist feige.

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das was heute Vormittag so sperrig war, lief heute Abend deutlich 'flüssiger'.

Vermutlich liegt es an den 'gelockerten' Einstellungen

Außerdem habe ich nochmal im Developerportal die Format-Beschreibung der interessierenden Felder eines Buchungssatzes genauer 'unter die Lupe genommen' (zulässige und unzulässige Werte etc)

Im Wesentlichen geht es bei mir um die Änderung von Konto oder Gegenkonto, Datum, Belegfeld 1, Belegfeld 2, Buchungstext, Zusatzinformationen

Anscheinend kann man beim Suchen z.B. keine 'Joker-Zeichen' und keine Leerzeichen verwenden

... es kann sicher nicht schaden, mit einer 'Test-Primanota' ausgiebig zu spielen, um routinierter zu werden

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@vogtsburger  schrieb:

Anscheinend kann man beim Suchen z.B. keine 'Joker-Zeichen' und keine Leerzeichen verwenden

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Man kann mit Joker suchen, diese Einstellung ändert z.B. bei allen selektierten Buchungssätzen das Konto. Also erst Vorauswahl treffen, dann Buchungen-bereichsweise-ändern, dann Suchen-nach: = "*"

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Das eigentliche Problem ist für uns, dass Buchungsvorschläge nicht mit der Funktion "Buchungen bereichsweise ändern" editiert werden können. 

Es ist klar, dass der grundsätzliche Weg für von vornherein richtige Buchungen die Lerndatei ist, jedoch sieht es in der Praxis gerade bei hohen Datenmengen oft anders aus. 

Der Wunsch auch Buchungsvorschläge über die Funktion zu ändern ist auch seit vielen Jahren bekannt, weiterentwickelt wurde aber nichts.  Wir vermissen die Weiterentwicklung der Funktion in Richtung Buchungsvorschläge im Prinzip jeden Tag. 

@Marco_Lachmann Wissen Sie, ob hier irgendetwas geplant ist?

Weiterentwicklungen im Kanzleirechnungswesen sind für uns nach wie vor zu wenig. Es gab vor Jahren mal einen deutlichen Schritt nach vorne mit dem nachträglichen Aufteilen von Buchungssätzen oder dem Ausschneiden und Verschieben von Buchungssätzen in andere Buchungsstapel. Danach kam über gesetzliche Änderungen hinaus gefühlt nichts mehr an entscheidenden Funktionen im Rechnungswesen. Diese fehlende Weiterentwicklung ist sehr bedauerlich. 

EDIT - Zur eigentlichen Frage noch: 

Entweder die fertigen Buchungen über "Buchungsübersicht" und der Eingabe der entsprechenden Kriterien herausfiltern und dann STRG+E in jedem einzelnen Stapel durchziehen oder gleich die relevanten Stapel exportieren und in Excel die notwendigen Änderungen machen um dann neu zu importieren nach löschen des alten Stapels. Sicherung vorab über Bestandsdienste immer sinnvoll. 

So wie es @vogtsburger beschreibt, werden Daten über Stapelverarbeitung importiert und dann sollte man ggf. direkt die Quelldateien mit Excel ändern. Wenn es sich um 12 oder gar mehr Stapel handelt, kann es sinnvoll sein, diese in eine einzige Excel-Datei zusammenzufügen, dort dann einmal die Änderungen zu machen und dann wieder in unterschiedliche Stapel aufzuteilen. Eine Änderung über Stapel hinweg ist wie gesagt in DATEV nicht möglich - ebenfalls ein seit Jahren gehegter Wunsch.    

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die bisherigen Tipps sind gut.

Danke an @RAHagena , @einmalnoch , @mosachse 

Im vorliegenden Fall gibt es leider noch ein paar andere Komplikationen, die zu 'exotisch' sind, um sie hier zu erwähnen, und die mich bei mehreren Tipps daran hindern, sie anzuwenden

Ideal wäre für mich, die 12 importierten und verarbeiteten Buchungsstapel inkl. der fehlerhaften Buchungssätze direkt wieder exportieren zu können.

Dann hätte ich auf Systemebene viel bequemere Möglichkeiten, die fehlerhaften Buchungssätze in den 12 Buchungsstapeln (bzw. in den 12 CSV-Dateien) bearbeiten/ändern zu können.

Inzwischen habe ich aber schon etwas mehr Routine mit der Funktion "Buchungen bereichsweise ändern" gewonnen. Insofern haben mir die Tipps schon weitergeholfen

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@vogtsburger  schrieb:

Ideal wäre für mich, die 12 importierten und verarbeiteten Buchungsstapel inkl. der fehlerhaften Buchungssätze direkt wieder exportieren zu können.

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Je nachdem, wie sie ins System gelangt sind, wäre dann das Einfachste, den Vorlauf beim Importieren nicht zu löschen, dann kann man ihn ändern und erneut einspielen. Alternativ sollte Bestand | exportieren | DATEV-Format | Buchungsstapel auch die fehlerhaften Buchungen mit exportieren?! 

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@RAHagena  schrieb:

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Alternativ sollte Bestand | exportieren | DATEV-Format | Buchungsstapel auch die fehlerhaften Buchungen mit exportieren?! 

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... genau das funktioniert leider nicht 😞

... fehlerhafte Buchungssätze kann man zwar importieren aber nicht exportieren ...

... und das führt (bei mir regelmäßig) zu zeitraubenden Klimmzügen innerhalb der Datev- bzw. der REWE-Umgebung 

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... aber im Zusammenhang mit den zu ändernden Buchungen würde mich interessieren, ob und wie man mit REWE-Bordmitteln die (einzelnen oder auch bereichsweisen) Änderungen so protokollieren kann, dass ein 'prüfender Dritter' diese Änderungen nachvollziehen könnte.

Mir geht es darum, nachzuweisen, welcher Buchführungsstand vom Mandanten geliefert wurde und welche Buchungen wie geändert werden mussten.

... kurz gefragt:

gibt es irgendwo eine Art "Änderungsjournal" oder erhalten die geänderten Buchungen evtl. einen neuen Zeitstempel, sodass man z.B. selektieren könnte, was in einem Buchungsstapel nach dem Importieren und Verarbeiten geändert wurde ?

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In DATEV geht das m.W. nicht, wir bekommen die Vorläufe/Exporte direkt ins DMS, dort ist dann der Orginalzustand nachvollziehbar für den Fall, dass man einmal die Unterschiede braucht. 

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Wenn jährlich ein so großer Datenbestand eingespielt wird, könnte es ggf. auch sinnvoll den Stapel mit der Nutzung Alternativer Konten einzuspielen. Bei dieser Funktion kann man jedem Ursprungskonto ein DATEV-Konto zuordnen. Erfahrungsgemäß ist das Anlagen der Alternativen Konten im ersten Jahr ein großer Aufwand. In den Folgejahren müssen dann jedoch nur noch die jeweils neu bebuchten Konten hinterlegt werden. Vielleicht hilft Ihnen diese Lösung weiter.