beleg2buchung - Belegzuordnung funktioniert nicht

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Hallo und guten Tag,

folgende Situation:

Mein Buchungstext in der CSV Datei lautet: "22-915355-KundeA"

und der dazugehörige Beleg im Belegordner heißt 22-915355.pdf

Ich kann bei der Zuordnung einstellen was ich will, er fügt den Beleg nicht der Buchung zu. Erst wenn ich den Buchungssatz manuell ändere auf"22-915355" oder "22-915355.pdf" dann funktioniert die Zuordnung vom Beleg zum Buchungssatz.

In den Einstellungen vom ISWL Beleg2Buchung sage ich dem Programm, dass DATENFELD =Buchungstext und Suche = Enthält sein soll....... funktioniert aber mit dem ursprünglichen Buchungssatz leider nicht. Ich habe mal ein Bild von den Einstellungen angehangen.

Hat hier bitte jemand einen Rat für mich? 

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Hallo LCL-OG,

ich habe das bei mir mal "nachgebaut", bekomme aber auch keine Zuordnung in dieser Konstellation hin.

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Und -KundeA ist nur ein Synonym für mehrere Kunden? Sonst hätte ich gesagt, soll Excel mit suchen & ersetzen eben den Ausdruck überall mit 1 Klick korrigieren. 

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@LCL-OG ,

ich muss bei einem Mandat die gelieferten Buchungsstapel mit Hilfe von Excel so 'aufbereiten', dass im "Belegfeld 1" des Buchungssatzes nur die Rechnungsnummer steht, die auch im Dateinamen des Digitalen Belegs (der PDF-Datei) enthalten ist.

Zusätzliche Daten, z.B. den Namen des Kunden setzt man in ein anderes Feld z.B. in den Buchungstext, da sie im Belegfeld 1 nichts zu suchen haben

In meinem Fall schreibt das Warenwirtschaftssystem des Mandanten neben der Rechnungsnummer auch noch die Auftragsnummer und die Transaktionsnummer in das Feld "Belegfeld 1", eine Zeichenkette von 35 Zeichen.

Das geht gaaaar nicht.

Also muss ich diese zusätzlichen Daten in andere Felder verteilen, z.B. die Transaktionsnummer in die Spalte "CQ" ("Auftragsnummer") 

... also:

ich rate dazu, den Buchungsstapel anzupassen und nicht die Dateinamen der Belege

Ideal wäre, wenn man Einfluss darauf hat, wie der Buchungsstapel generiert wird, z.B. wenn man Kontakt mit den Entwicklern hat und sich das passende Format wünschen darf.

... dann klappt's auch mit den Zuordnungen der Belege zu den Buchungen und zu den Zahlungen, jedenfalls bei mir

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Guten Morgen,

vielen Dank für die Rückmeldungen aber ich benötige eine andere Lösung.

Ich hole mal etwas weiter aus......

Wir generieren Ausgangsrechnungen mit einem Nummernkreislauf  22-1xxxx welche bei Datev im Belegfeld 1 landen. Dazu erhalten wir Eingangsrechnungen von Unternehmern, welche wir mit der Fremdbelegnummer xx/xx-xxx (oder ähnlich) ebenfalls in das Belegfeld 1 der Datev übergeben. Für diese Fremdbelegnummer vergibt unsere System aber noch eine weitere Nummer im Format 22-9xxxx unter welcher auch der Fremdbeleg abgelegt wird. Da Belegfeld 1 bereits mit der Fremdbelegnummer belegt ist, lassen wir die 22-9xxxx einfach in den Buchungssatz fließen. Ohne Belege funktioniert das auch alles wunderbar.

Jetzt sage ich Beleg2Buchung mit der Einstellung SUCHE-> ENTHÄLT (Bild unten) "Nimm die Teilweise Übereinstimmung  (in diesem Fall die 22-9xxxx aus dem Buchungssatz und suche dir dazu den passenden Beleg" und das funktioniert nicht obwohl eigentlich eine logische Voraussetzung durch die gleiche Nummer des erstellten Belegs im Buchungssatz gegeben ist.

Ich freue mich auf Ihre Antworten.

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... aus dem Bauch heraus würde ich es anders empfehlen:

die Rechnungsnummer, die für die REWE-Buchung verwendet wird, sollte meiner Meinung nach immer im "Belegfeld 1" stehen und im Dateinamen der Rechnungsdatei (PDF) enthalten sein

Die Original-Belegnummer der Eingangsrechnung könnte dann z.B. in das Feld "Auftragsnummer" des Buchungssatzes 'fließen', wie Sie es so schön bildlich formulieren

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@LCL-OG schrieb:
[...] Da Belegfeld 1 bereits mit der Fremdbelegnummer belegt ist, lassen wir die 22-9xxxx einfach in den Buchungssatz fließen [...]

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Da Sie ja selbst die Buchungsstapel generieren, haben Sie alle Möglichkeiten, hier das passende Format 'auszutüfteln'

.. aber im Feld "Buchungstext" hätte die Original-Belegnummer der Eingangsrechnung sicher auch ein lauschiges Plätzchen

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Guter Ansatz aber wir lösen unsere Zahlungen mit Bezug zur Fremdbelegnummer in Belegfeld 1 aus. Wenn diese nicht im Belegfeld 1 stehen, dann sieht der Kreditor leider nicht für welche seiner Rechnungen er das Geld bekommt.

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... bei den Original-Belegnummern der Eingangsrechnungen lässt sich ja kein einheitliches und durchgängiges System erkennen oder einhalten.

... aus meiner Sicht müssten die Belegnummern in "Belegfeld 1" mit den Dateinamen der Digitalen Belege (PDFs) korrespondieren, also dort enthalten sein, was bei Ihnen offenbar nicht der Fall ist.

Aber vielleicht können Sie ja die Original-Belegnummer dem Dateinamen auch noch hinzufügen.

Der Dateiname wird dadurch zwar nicht schöner, aber besser durchsuchbar (wg. der Zuordnung) 😉

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Nachtrag:

mit den Suchkriterien in ISWL_Beleg2Buchung habe ich auch schon diverse Male 'gekämpft'.

Das Tool reagiert etwas kapriziös und 'wortkarg', wenn die Kriterien nicht 100%ig stimmen

Ich fand die Erklärungen in der recht 'spartanischen' Dokumentation des Tools auch ziemlich unpräzise.

... bei Ihnen könnten sich die beiden unterschiedlichen Kriterien für das Datenfeld "Belegfeld 1" und für das Datenfeld "Buchungstext" evtl. beißen, z.B. wenn sie mit dem logischen UND anstatt mit ODER verknüpft sind.

... egal ... jeder Fall liegt anders, aber ein kleines Feedback mit der Lösung des Problems würde nicht schaden, @LCL-OG 

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@LCL-OG 

Ich glaube sie verdrehen hier etwas.

Das enthält bezieht sich auf den Dateinamen, d.h. es wird nach Belegen gesucht deren Dateiname den den Buchungstext enthalten.

Nicht nach Buchungstexten die den Dateinamen enthalten.

Kann also so nicht funktionieren.

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Füllen Sie doch das Belegfeld 2 nur mit dem Teil, der dann auch um Dateinamen vorkommt, also ohne KundeA.

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Nachtrag:

@LCL-OG , 

aus meiner Sicht müsste man auch mit dem Datenfeld "Buchungstext" und dem "Suche von"-/ "Suche bis"-Kriterium (aber mit "Volltext") zum Ziel kommen ...

... wenn man alles ausschließt, was nach der internen Belegnummer kommt (z.B. "Suche bis" zu einem selbst definierten TAG, nach dem dann der Kundenname steht)

... werde ich mal 'spaßeshalber' bzw. als Vorbereitung für zukünftige Problemfälle austesten

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Nachtrag:

@LCL-OG ,

da sich dieses Thema bei mir wie eine Fischgräte im Hals 'verhakt' hatte, 'musste' ich der Sache nochmal nachgehen

Die Suchkriterien "von", "bis", "Volltext" haben eine Logik, die außerhalb meines Verständnishorizonts liegt oder sie sind so trivial, dass sie 'unter meinem Radar fliegen'.

... keine Ahnung, welche Logik genau dahinter steckt

... egal ...

Da ich aber die Idee mit der Vergabe von internen Belegnummern (bei Eingangsrechnungen) auch sehr spannend finde, habe ich ein wenig 'experimentiert' und bin zu einer Lösung gekommen, jedenfalls für meine Zwecke.

Ich kombiniere die Kriterien

Der Belegname "enthält" den Inhalt des Datenfelds "Belegfeld 1"

ODER

Der Belegname  "enthält" den Inhalt des Datenfelds "Zusatzinformation- Inhalt 1"

Ich schreibe einfach mir nichts, dir nichts den gesamten Dateinamen des betreffenden Belegs in das Feld "Zusatzinformation- Inhalt 1", dann klappt's auch mit den Zuordnungen

Es stünden aber auch noch genügend andere Datenfelder zur Verfügung, falls einem dieses Feld nicht zusagt 😉

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Hallo @LCL-OG ,

um eine Empfehlung für die Einstellung in Beleg2Buchung abgeben zu können, stellt sich uns noch die Frage, ob die sechsstellige Nummer zwischen den beiden Angaben

"22-915355.pdf"

schon für eine eindeutige Zuordnung ausreicht.

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Guten  Tag,

die eigenen Belegnummern sind das ganze Jahr stets fortlaufend, In 2023 beginnt der Nummernkreis von vorn mit einer 23-00001, bzw. 23-900001.

Unsere (hoffentlich funktionierende) Lösung:

Wir buchen ab sofort unsere Fremdbelegnummern ohne / sondern mit einem -, da ein / nicht im Dateinamen vorkommen kann und darf. Dann wird von unserem ERP-Anbieter noch die Fremdbelegnummer mit einem _ an den erzeugten Dateinamen mit unserer Belegnummer angehangen. Der Beleg hat dann alle Angaben aus dem Belegfeld 1. Morgen wird getestet und danach melde ich mich ob es funktioniert hat.

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@LCL-OG 

Wenn ich das richtig verstehe, muss nun der Buchhalter manuell alle "/" durch "-" ersetzen - das halte ich für etwas fehleranfällig (ohne Ihrer Buchhaltung zu nahe treten zu wollen) - würde ich den Damen und Herren auch nicht antun.

Außerdem kann das dann auch noch eine automatische Zahlungszuordnung durch das Datev-Programm verhindern.

Ihr Problem lässt sich m.E. viel einfacher lösen:

Das ERP Programm muss den Buchungstext nur geringfügig anpassen, so dass hier nicht mehr zwei "-" ankommen.

Z.B. 22-915355_KundeA

In Ihren Einstellungen müssen sie dann nur im Feld Suche-Bis den "_" eingeben.

Beleg2Buchung ordnet dann den Beleg zu, der im Dateinamen "22-915355" enthält, alles ab dem "_" wird abgeschnitten.

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... würde mich überraschen, wenn das "von"/"bis"-Kriterium funktionieren würde.

Ich habe nach einigen Tests entnervt  aufgegeben, mit diesem Kriterium zu arbeiten.

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Ich habe es tatsächlich, wie es im Moment scheint, alleine und ohne Anpassung des Belegnamens lösen können.

Es funktioniert momentan tatsächlich wie folgt:

Ich werde den Buchungssatz vom ERP jetzt aber noch auf  22-91....._KundeA anpassen lassen und dann von - bis _ zu suchen um die 22 auch noch mit einzuschließen.

Danke an Alle für die Zahlreichen Tips. Zusammen haben diese hier irgendwie zur Lösung beigetragen.

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@LCL-OG ,

... mich würde jetzt nur noch interessieren, wie die Eingangsrechnungen kontiert werden bzw. ob die Buchungssätze bereits fix und fertig (ohne die Beleglinks) geliefert werden.