Verbindung zwischen Datev Dokumentenablage und Rechnungswesen

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Hallo, 

wir wollen die Dokumentenablage bei Datev intensiver nutzen. 
Nun stellt sich uns die Frage, ob man aus dem Rechnungswesen, welches wir am häufigsten nutzen auch Dokumente anzeigen können. 
Mir geht es da vor allem um Dokumente von Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren)
Es wäre schön, wenn man unter einem Debitor zum Beispiel die Korrespondenz ablegen könnte und man dann auch nur die sieht, wenn man im Rechnungswesen arbeitet. 

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Ich behaupte, so wie du es dir vorstellst geht es nicht. Du kannst die Dokumentenablage nutzen, um Belege (also in der Regel Rechnungen etc.) mit Buchungssätzen zu verknüpfen. Dabei hast du dann aber keine OCR-Funktion wie bei der Verknüpfung mit Belege online.

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Hallo @Marcus1604, 

für die Anzeige von Dokumenten aus der Dokumentenablage im Rechnungswesen-Programm gibt es zwei Möglichkeiten:

• Im Rahmen des digitalen Belegbuchens. Hier ist es z. B. mithilfe eines entsprechenden Filters möglich, auch auf andere Inhalte als zu buchende Belege zuzugreifen.
• Als Link in der Notiz zum Geschäftspartnerkonto. Dort kann allerdings kein Ordner verlinkt werden, sondern nur einzelne Dokumente - in Ihrem Beispiel müsste neu eingehende Korrespondenz jeweils manuell hinzugefügt werden.

Mit einer guten Ablagestruktur hat man die benötigten Dokumente aber auch im Programm Dokumentenablage schnell im Zugriff.

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Vielen Dank für den Hinweis. 
Wie muss ich mir das mit dem Filter vorstellen? Geht das in Datev UO?
Lege ich da gescannte Dokumente ab und kann die dann über den Filter suchen ohne die zu buchen?

[#5 · Accepted solution]

Moin Moin,

wenn Sie Ihre Emails in ein Datentyp konvertieren, den Belege Online akzeptiert kann dass schon funktionieren.

In Belege Online können Sie eigene Unterordner anlegen, d.h., sie können einen Ordner Debitoren anlegen und darunter dann die Unternehmen. Sie müssten aber die "Dokumente" dann auch aus dem Posteingang in die Ordner verschieben. Ob das so effizient ist?

Dazu der teure Speicherplatz bei Datev. D.h., Sie müssen von Anfang an darauf achten, dass nur notwendige "Dokumente" gespeichert werden, sonst bläht sich Belege Online schnell zu einer teuren Idee auf.

Wenn es Ihnen allerdings um Korrespondenz und im Besonderen Emails geht, Warum nicht die Dokumentenablage nutzen? Grob sortiert in die Ordner aber mit einem System, mit dem man bei der Suchen schnell die Treffer findet. Also praktisch Vorgaben, wie ein Dokument beannt wird beim Ablegen: "ESt 2025 - Anschreiben Mandant", "ESt 2025 xtes Anschreiben Mandant", "ESt 2025 Mandant zur Freigabe", "ESt 2025 Mandant Freigabe", "Est 2025 Übermittlung FA", "ESt 2025 - Bescheid FA", "ESt 2025 - Einspruch" usw.

Mit der Vorgangsmappe im DMS übrigens elegant zu einem Gesamtvorgang zusammenzufassen, einschließlich Klage und Urteil am Ende. Und leichter dann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löschbar.

Oder die Mails alle in einem Emails-Archivsystem ablegen. Ein bisschen 'rumhören, welches gute Suchfunktionen besitzt. Ich habe eines genutzt, dass die Outlooksuche um Lichtjahre schlägt (ok so viel gehört da auch nicht zu). Dait ließ sich gut Arbeiten.

Dass ist so, was mir dazu einfällt.

HTH!

QJ