Technische Lösung für massenhaft manuelles Ausziffern

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Guten Tag allerseits,

wir bearbeiten ein Mandat mit einer vergleichsweise hohen OPOS-Anzahl (ca. 60.000 bei zugleich >100.000 ausgeglichenen Posten) die auf das Einbinden verschiedener Zahlungskanäle zurückzuführen ist.

Diese lange OPOS-Liste wurde nun dem Mandanten zugeschickt und er hat diese überarbeitet wieder an uns gesendet, ergänzt um Informationen, welche Positionen (trotz abweichenden Belegfeldes und Betrages wegen Fremdwährungen) wahrscheinlich zusammen gehören.

Wir haben die Information, dass bspw. OPOS Position Nr. 11 mit der Position 53 ausgeglichen werden soll. Im kleinen Umfang würde man ja nun manuell Häkchen setzen und dann auf "ausziffern" gehen; diesen Vorgang bräuchten wir nun automatisiert idealerweise inklusive Ausbuchung von Salden(Währungs-)differenzen (so wie es manuell auch geht). Da wir nur ca. 50.000 Posten so klären würden, können wir auch nicht einfach alles gegen alles ausziffern, es blieben tatsächlich noch bestätigte offene Posten offen.

Meine Frage lautet nun, ob es in DATEV eine Möglichkeit gibt, diese Informationen zur Auszifferung einzuspielen? Kann man den manuellen Auszifferungsprozess technisch einspielen und somit das händische Geklicke verzichten?

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Zentrales OPOS-Ausgleichskriterium ist das Belegfeld 1. 
(Das relativ neue Kriterium Auftragsnummer lasse ich erstmal mal außen vor)

Wenn das Belegfeld 1 bei Rechnungsdatensatz und Zahlungsdatensatz übereinstimmt, erfolgt der OPOS-Ausgleich automatisch. 

Ich würde die relevanten ReWe Daten als DATEV Exportdatei zunächst exportieren nach Excel.
Sie können in der Excel-Datei dann ganz normal arbeiten.

Die erhaltenen OPOS-Ausgleichsdaten würde ich dann in das Excel einfließen lassen in die relevanten Zeilen und über das Belegfeld 1 für einen Ausgleich sorgen zwischen Rechnungsdatensatz und Zahlungsdatensatz.

Bei Differenzen z.B. wegen unterschiedlicher Umrechnungskurse bei Fremdwährungen wird über 2150 bzw. 2660 ausgeglichen im SKR03. 
Auch um solche zusätzlichen Buchungssätze müsste man die Excel-Datei dann anreichern und am Ende alles importieren in DATEV. Die alten Daten müssen gelöscht werden vorab (vorher müssen natürlich diverse Sicherungen gemacht werden sofern das nicht automatisch gemacht wird.

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... oder, wenn Sie zum Beispiel 250 Buchungen haben, die zusammengehören und einen Saldo von x ergeben, diesen Saldo als Geldeingang buchen (dafür kann man z.B. Geldkonto 1361 anlegen) und alle dazugehörigen Buchungen mit einer Sammelzahlung in dieser Höhe ausgleichen. Geht auch kontenübergreifen und man kann die Auszifferungen nachvollziehen. Ist noch nicht automatisch, aber besser als Einzelbuchungen.

[#4 · Accepted solution]

Oder, als Mischlösung aus den beiden vorherigen Antworten die OPOS-Liste nach Excel exportieren, dort die Vorzeichen der auszuziffernden Buchungen umdrehen, Belegfeld 1 aber nicht antasten, je Zeile die OPOS-Kontonummer und ein Verrechnungs-(Geld)konto einfügen.

Die Daten dann in DATEV als Buchungsstapel importieren. Ergebnis: Rechnungen und Zahlungen werden mit dem gleichen Belegfeld auf der anderen Kontenseite ausgeglichen, Saldo ist dadurch 0, OPOS nimmt die Position raus. Da die Buchungen alle auf Null saldieren, ist der Verrechnungskontensaldo nachher auch Null.

Vorteil: Sie müssen keine "alten" Buchungen löschen, sondern können den Bestand so belassen. 

Nachteil: Vertiefte Excel- und DATEV-Import-Kenntnisse erforderlich.

Ich hoffe es hilft,

VG

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Neuerdings kann neben dem Belegfeld 1 ja auch ein anderes Kriterium hierfür genutzt werden, z.B. die Buchungsstapel-Nr. oder das Datum etc. (hilft bei Ausgleich von Geldtransit etc.)

Wenn ich mir Ihren Fall aber anschaue, dann würde ich die Vorsysteme dringend auf den Prüfstand stellen...

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Die Vorsysteme sind der Knackpunkt.

Ich habe auch einen Mandanten zu bearbeiten bei dem 1000sende Kreditkarten Umsätze, Bankeingänge und zukünftig PayPal gegen eine lange Liste aus Forderungsbuchungen laufen. Mit Ausnahme der Bankeingänge ( fremder Überweiser ohne Angabe der Rechnungsnummer) ziffert sich das ziemlich gut automatisch aus. mehr als 5k Umsatzbuchungen und die Liste der unklaren Positionen beläuft sich vielleicht auf 1-2 Dutzend... 

Um Ihnen da weiter helfen zu können müsste man ein wenig mehr wissen. Welche Geldströme müssen mit der OPOS Liste abgeglichen werden?

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Wer kontrolliert die offenen Posten? der Mandant, oder die Kanzlei?

Wenn der Mandant die noch offenen Posten nennt, und sich diese in einer überschaubaren Anzahl bewegen, dann würde ich alles markieren, diese offenen Posten demarkieren, und dann entscheiden, ob der Rest mit einem Mausklick weggeziffert werden kann. (Da rechnet der Server durchaus Minuten auf Vollast.)

Hier haben wir sicherlich einen Vorauskasse- Fall, mit Auftragsnummer und erst nach Zahlungseingang vergebener Rechnungsnummer, mit Differenzen, Retouren, usw.
-> Letztlich ist doch nur das Umsatz was auch bezahlt wurde.