Rechnungsnummer in Kanzlei-ReWe mit Platzhalter oder Auswahl "enthält" erfassen?

[#1]

Liebe DATEV-Mitarbeiter und -Programmierer,

liebe Community,

ist es möglich (oder für die Zukunft denkbar), beim Buchen das Suchfeld Rechnungsnummer als "Enthält"-Feld zu definieren? Gibt es diesen Wunsch vielleicht sogar schon?

Beispiel: Eine Rechnung wird aus dem Fakturiersystem im Format "RE123456" (denkbar auch mit Sonderzeichen wie "/" oder "-") ausgegeben und so in DATEV importiert, andersherum eine Eingangsrechnung in diesem Format erfasst, weil sie so auf der Rechnung aufgedruckt ist.

Problem: Kunden geben bei der Überweisung nur "123456" als Rechnungsnummer an oder texten bspw. "Rechnung 123456". Dasselbe machen natürlich auch unsere Mandanten mit Eingangsrechnungen, nicht alle arbeiten mit DUO.

Wenn ich aber nun das Rechnungsnummernsuchfeld in Kanzlei-ReWe als "Enthält"-Feld definieren könnte würde mir eine Rechnung "RE123456" auch angezeigt, wenn ich "123456" eingebe.

Ich freue mich über ein Feedback.

Herzliche Grüße,

Thorsten Müller

[#2]

warum erfassen oder übergeben Sie das "RE" oder Sonderzeichen ?

Macht kein Mensch

[#3]

Ich verstehe das Problem nicht. Ein Versuch mein Verständnis der Sache darzustellen und eine Lösung zu skizzieren. Ich unterstelle, dass Sie eine Unternehmenslösung nutzen, bei weiteren Fragen sollten Sie Ihren Steuerberater ansprechen.

1. Import von Rechnungsdaten und Buchung der Zahlung. Wenn OPOS nicht eingerichtet ist sollte es unverzüglich eigerichtet werden. Dann die Bankbuchung nutzen, wenn nicht eingerichtet, dann einrichten. Wird in den Modus "Zahlungen buchen" geschaltet (findet sich unter der Erfassungszeile) kann auch nach Teilen von Rechnungsnummern gesucht werden, eine Eingabe von Wildcards ist nicht notwendig. Wird mit der elektronischen Bank und OPOS gebucht findet DATEV die Verbindung zwischen Rechnung und eingehender Zahlung zu einem sehr hohen Prozentsatz. Ich habe hier Trefferquoten von bis zu 95%.
2. Eingangsrechnungen werden auch über OPOS gebucht, auch hier lassen sich mit der elektronischen Bank sehr hohe Trefferquten erzielen.
3. Für den Rest der elektronischen Bank gibt es die Lerndatei in der alle weiteren regelmäßigen Zahlungsvorgänge gut Verschlagworten lassen, hier sogar mit echten Wildcards.
4. Suchen Sie selbst eine Rechnung nach Nummer verwenden Sie einfach die Buchungsübersicht (dämliche Bezeichnung weil kein Bezug zum tatsächlichen Inhalt der Auswertung gegeben ist), geben Sie dort unter Kriterien "Belegfeld1" ein und wählen Sie im nächsten Feld "enthält" um dann Ihre Suchbegriffe einzugeben. ei der Eingabe von "1" werden Sie jede Menge Treffer haben, bei "12" schon weniger.

[#4]

Als Ergänzung noch zu den Ausführungen von Herrn @einmalnoch:

Die Trefferquote kann noch erheblich gesteigert werden, wenn nur Ziffern als Rechnungsnummer in Belegfeld1 erfasst werden. Dann spielt es nämlich keine Rolle, wie die Rechnungsnummer bei der Zahlung aussieht. Bei der OP-Suche werden die Textzeichen ignoriert:

Belegfeld1 (Rechnungsnummer): 12345        (Original: RE-12345)

Suche [Banktext]:  RE-12345 o. RE12345 o. RE 12345       <>   12345

Anders verhält es sich, wenn im Belegfeld1 {RE-12345} stehen würde, dann würde nur Variante 1 gefunden werden.

Gruß Achilleus

[#5]

---

@Amadeus11  schrieb:

warum erfassen oder übergeben Sie das "RE" oder Sonderzeichen ?

Macht kein Mensch

---

Weil einige Fakturiersysteme das so machen.

[#6]

Danke für die Antwort, aber das ist nicht das Problem. Ich bin der Steuerberater und arbeite mit Kanzlei-Rechnungswesen. Wir nutzen (natürlich) auch die automatische Zuordnung von Bankkontoumsätzen. Genau hier ist aber das Problem, weil gerade Kunden unserer Mandanten häufig die Rechnungsnummer in einem anderen Format im Verwendungszweck angeben als sie auf der Rechnung steht. Darauf haben meine Mandanten und ich nur beschränkt Einfluss.

Weil gerade Rechnungsnummern mit Sonderzeichen wie „/„ oder „-„ häufig von Kunden anders angegeben werden erfolgt 1.) nicht immer eine automatische Zuordnung und 2.) ist es - je nach Aufbau der Rechnungsnummer - nicht immer ganz einfach die richtige Rechnung dazu zu finden.

Daher auch mein Beispiel: ich würde gerne (optional!) die Rechnung „RE123456“ auch finden wollen, wenn ich nach „123456“ suche. Genau das geht aber heute in Kanzlei-Rewe (noch) nicht oder ich finde die Funktion nicht.

[#7]

Ist eine Möglichkeit, führt aber meines Wissens und meines Erachtens dazu, dass die automatische Zuordnung nicht mehr so gut funktioniert. Außerdem ist das ein Problem, wenn die Original-Rechnungsnummer der Mandanten bereits Sonderzeichen enthält. Eine Rechnung „21/123456“ würde mit an sicher grenzender Wahrscheinlichkeit nicht automatisch erkannt und zugeordnet, wenn man diese als „21123456“ erfassen würde.

Wenn aber der Kunde die Rechnung „21/123456“ als „21-123456“ überweist schlägt die automatische Zuordnung fehl. Wenn ich nun beim Suchfeld Rechnungsnummer „enthält“ „123456“ eingeben könnte würde ich die Rechnung sicher einfach beim OPOS-buchen finden.

[#8]

@einmalnoch hat ja schon beschrieben, dass es neben der Rechnungsnummer weitere Merkmale gibt, die der Kontoauszugsmanager nutzt, um Bankumsätze richtig zuzuordnen. Ich frage mich, ob diese bereite alle ausgenutzt sind, ansonsten wäre das jetzt (mal wieder) ein Wunsch an die DATEV, einen Fehler auszumerzen, der im Prozess begangen wird, weit bevor die DATEV-Software eingreift bzw. involviert ist. 

[#9]

---

@ManfredLener  schrieb:

@einmalnoch hat ja schon beschrieben, dass es neben der Rechnungsnummer weitere Merkmale gibt, die der Kontoauszugsmanager nutzt, um Bankumsätze richtig zuzuordnen. Ich frage mich, ob diese bereite alle ausgenutzt sind, ansonsten wäre das jetzt (mal wieder) ein Wunsch an die DATEV, einen Fehler auszumerzen, der im Prozess begangen wird, weit bevor die DATEV-Software eingreift bzw. involviert ist. 

---

Verstehe ich und ich versuche auch weitestgehend die Prozesse vor der Buchhaltung zu optimieren. Aber gerade im Zusammenspiel mit anderen Dienstleistern ist das in der Praxis leider nicht immer ganz einfach.

Hier mal ein Beispiel aus dem echten Leben und nicht aus der Theorie:

Rechnung wird so - den tatsächlichen Gegebenheiten - aus dem Fakturiersystem übergeben und die Rechnungsnummer steht auch so in der Original-Rechnung:

So sieht dann die Zahlung des Kunden aus:

Und so der (nicht sicher erfolgte) Zuordnungsvorschlag in DATEV:

In dem Fall grundsätzlich kein großes Problem, weil der unsichere Vorschlag sogar richtig ist. Initial ist aber der mittlere Teil der Rechnungsnummer "01347". Gebe ich diesen aber so bei der Buchung ein gibt es natürlich keinen Treffer. Man muss bei der Suche dann die Rechnungsnummer vollständig mit Sonderzeichen eingeben. Insbesondere, wenn mehrere Rechnungen bezahlt werden muss hier zu oft manuell eingegriffen werden.

Mir ist bewusst, dass ich bzw. der Mandant das Problem durch rein nummerische Rechnungsnummern ohne Sonderzeichen eliminieren kann. Das empfehle ich auch immer so und ich mache es bei meinen eigenen Rechnungen nicht anders, aber den Mandanten in ein ganz anderes System zu zwingen oder seinen Softwarehersteller unter Druck zu setzen ist ja auch nicht immer eine zielgerichtete Lösung - finde ich.

[#10]

Hallo Herr Müller,

den Wunsch nach Teilen der Rechnungsnummer in der OPOS-Suche zu suchen, gibt es bereits.

Gerne geben wir auch Ihre Wunschnennung an unsere Entwicklung weiter.

Ein Umsetzungszeitpunkt aufgrund höherer Priorisierung anderer Themen kann dazu aktuell nicht genannt werden.

Alternativ ist es möglich, parallel die OPOS-Liste zu öffnen, die erweiterte Suche zu aktivieren und in dieser nach Teilen der Rechnungsnummer zu suchen.

Im DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 9211126 - Filter im DATEV-Rechnungswesen-Programm anlegen und bearbeiten erhalten Sie bei Bedarf eine unterstützende Erklärung zu den Operatoren.

Einen ähnlichen Community-Beitrag gibt es hier: offene posten suchen 

[#11]

Hallo Frau Roßmeisl,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Danke auch für Ihre Ausführungen zum Auffinden der Rechnungen. Da ich recht IT-affin bin sind mir diese Behelfslösungen bekannt. Allerdings betrachte ich solche eben nicht als finale Lösungen bei der Bearbeitung einer Buchhaltung, da diese viel zu zeitraubend sind.

Freundliche Grüße,

Thorsten Müller

[#12]

Guten Morgen Achilleus!

Ich habe gerade ein Beispiel, welches Ihrer Darstellung widerspricht.

Die Rechnung wurde, entsprechend dem Aufdruck auf der Rechnung wie folgt erfasst:

Auf der Rechnung schaut das so aus:

Bei der SEPA-Lastschrift ergänzt der Lieferant (nicht unser Mandant!!) vor der Rechnungsnummer noch ein "RG". In DATEV wird der Beleg nicht zur Zuordnung erkannt (siehe rotes Minus).

Ich kann mir weiß Gott nicht vorstellen, dass das ein Einzelfall ist. Vor allem erkenne ich keinen Fehler, den wir in der Buchhaltung gemacht haben.

Gruß,

Thorsten Müller

[#13]

Moin Moin,

ich habe bisher noch kein Dokument gefunden, in dem beschrieben wird, nach welchen Kriterien der Kontoauszugsmanager (KAM) die Zuordnung trifft. Gibt es da eins? Nutzt der KAM nur die Rechnungsnummer?

Anliefernde Software könnte die Kreditoren gezielt so versorgen, dass dadurch auch der KAM "gepimpt" wird, das könnte dann eine win-win-win-Situation sein. Die Buchhaltung freut sich über mehr Treffer, die DATEV freut sich über zufriedene Kunden/Mitglieder und der Softwarehersteller kann einen weiteren Mehrwert in seine Software implementieren. Von uns übergebene Kreditoren werden z.B. mit der aus der Rechnung gelesenen IBAN und der UStId versorgt, aber hilft das dem KAM?

[#14]

Hallo @ManfredLener, 

am Ende des  Dokuments 1036446 wird der Ablauf beschrieben. 

[#15]

Hallo Herr Lachmann!

Vielen Dank für die Link. Genau das hier

hätte ich ja gerne modifiziert. Wenn ich nicht genau die exakte Rechnungsnummer lt. Beleg eingebe erhalte ich kein Suchergebnis.

Gruß,

Thorsten Müller

[#16]

Vielen Dank @Marco_Lachmann ,

genau nach so etwas hatte ich gesucht.

[#17]

Der Thread ist ja schon ein bisschen älter. Trotzdem möchte ich das mal eben loswerden: Ich weiß genau, was Sie meinen und ich störe mich ebenfalls daran. Und Sie und ich sind mit Sicherheit nicht die Einzigen. Leider wird das wieder mal von der DATEV auf die lange Bank geschoben.

Benutzer wie die, die Ihnen hier überhaupt absprechen, dass es ein Problem gäbe, wie z. B. @einmalnoch oder @Amadeus11 da ja auch Teile von Nummern gefunden werden (Nein, werden sie nicht), den Rat geben, man könne ja schon bei der Rechnungserfassung auf Buchstaben und Sonderzeichen verzichten (Nein, liebe Leute, das scheitert entweder daran, dass die OCR-Erkennung eben die komplette "Nummer" vorschlägt oder daran, dass manche Vorsysteme eben diese komplette "Nummern" exportieren ohne dass man darauf Einfluss hat) oder darauf hinweisen, man könne doch die Buchungsübersicht als Krücke nehmen (Klappt nur, wenn man endlos Zeit hat, es ist nämlich ein Unterschied, ob eine Software tausende Zahlungsvorgänge pro Sekunde zuordnet oder ein Mensch zig Sekunden pro Zahlungsvorgang dafür braucht), sind da wenig hilfreich und auch ärgerlich.

Den Vogel schießt aber @einmalnoch ab, der Ihnen rät, OPOS zu aktivieren und den Modus "Zahlungen buchen" zu verwenden. Ja, natürlich, @einmalnoch hat er längst, sonst hätte er das Suchfeld gar nicht zu Gesicht bekommen.