Optimales Setup für DUO Buchhaltungsvorbereitung +... - DATEV-Community

hkais · ‎27.06.2022

Hallo zusammen,

ich versuche mich nach wie vor in das sch.... komplexe ReWe einzuarbeiten.

Ich finde das Ding nach wie vor zu kompliziert und zu wenig am Arbeitsprozess entlang programmiert.

Wie dem auch sei, ich muss damit zu recht kommen.

Wir haben DATEV DUO für die Belegvorbereitung. Dieser Schritt funktioniert soweit sehr gut.

Leider passiert ab hier "Magic" und es ist mir nicht klar wie es mit ReWe weitergehen soll.

Kurz zu den Anforderungen:

- DUO soll weiterhin nutzbar bleiben, d.h. Belege sollen dort suchbar sein, damit schnell Zugriffe für evtl. weitere Personen vergeben werden können.

- die Belege die in DUO erfasst wurden, sollen nun in ReWe landen und dort möglichst hochautomatisiert verbucht werden

wo landen die DUO Belege? Wie lautet das System?
werden diese DUO Belege nochmals via OCR verarbeitet, wenn diese "bereitgestellt" werden?
an welcher Stelle müssen alle Informationen vorliegen, bereits im DUO oder reicht das auch erst im ReWe?
Mit alle meine ich die Kreditoren und Debitoren Stammdaten-Informationen (Name, Anschrift, usw.)

Nun hole ich die Belege in ReWe ab. Für mich ist nicht klar, warum der Arbeitsplatz "Dokumente" hat, diese aber vollständig leer sind?

Dafür habe ich unter Digitale Belege buchen eine total unübersichtliche Ansicht auf die Belege. Und hier kann ich nicht einmal korrekt nach Belegdatum sortieren bzw. filtern. Oder bediene ich das schicht und ergreifend falsch?

Im DUO haben wir für die verschiedenen Dokumenttypen eine entsprechende Typisierung gemacht. Z.b. Lohnunterlagen, Zahlungsanweisungen für MAs, Reisekosten usw.

Diese kann ich irgendwie nicht filtern, oder auch hier ich blicke es nicht.

Meine ideale Welt wäre:

ich habe in DUO alles was im Tagesgeschäft für alle relevanten - nicht Buchhalter - erforderlich sind.

- Zahlungsstände / OPOS

- die digitalen Belege suchbar nach der Typisierung wie oben genannt und eingerichtet

im ReWe habe ich die Möglichkeit diese Struktur abzubilden und diese auch als Dokumente einzusehen.

Geht das?

metalposaunist · ‎27.06.2022

@hkais schrieb:
Leider passiert ab hier "Magic" und es ist mir nicht klar wie es mit ReWe weitergehen soll.

Sorry aber Magic ist was anderes. Bei DATEV gibt es aktuell nur sehr wenig Magic und man muss viel zu Fuß 👣 machen. Magic wäre, wenn die FiBu automatisiert sich selber bucht 🦄.

@hkais schrieb:
wo landen die DUO Belege? Wie lautet das System?

Die verbleiben in DUO. DUO > Belege online ist der zentrale Speicher (wie OneDrive, GDrive und Co.), wo alle Belege verbleiben und per Beleglink mit der Buchung verknüpft werden. Heißt: Am Buchungssatz steht als Link: diesen Belege mit dieser einzigartigen ID findest Du im DUO unter der Adresse.

@hkais schrieb:
werden diese DUO Belege nochmals via OCR verarbeitet, wenn diese "bereitgestellt" werden?

Verstehe ich nicht? Die OCR läuft über die Belege, sobald diese in DUO hochgeladen werden. Auf diese Werte kann das Rechnungswesen meines Wissens nach zugreifen.

@hkais schrieb:
an welcher Stelle müssen alle Informationen vorliegen, bereits im DUO oder reicht das auch erst im ReWe?
Mit alle meine ich die Kreditoren und Debitoren Stammdaten-Informationen (Name, Anschrift, usw.)

Final im REWE reicht. Kommt drauf an, was man wie machen will. Aber einen Stammdatenabgleich der Debi- und Kreditoren aus DUO nach REWE gibt es nämlich nicht: Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch Nicht, dass Du alles 2x pflegst.

@hkais schrieb:
Nun hole ich die Belege in ReWe ab. Für mich ist nicht klar, warum der Arbeitsplatz "Dokumente" hat, diese aber vollständig leer sind?

Da kann man alle restlichen Dokumente zum Unternehmen ablegen: Verträge, wichtige E-Mails, Schriftverkehr. Das hat mit REWE und DUO in der Kombination nichts zu tun.

@hkais schrieb:
Oder bediene ich das schicht und ergreifend falsch?

Kommt drauf an. Wenn Du im DUO bereits alle Belege erfasst in der erweiterten Bearbeitungsform, dann gehst Du nicht via digitale Belege buchen sondern via Mandant ergänzen > Buchungsstapel aus dem RZ holen. Nur so kommen auch alle manuell beigefügten Informationen mit ins REWE.

Werden die Belege in DUO nicht erfasst, bist Du mit digitale Belege buchen richtig. Da kommen nur die digitalen Belege plus die Informationen aus der OCR mit.

@hkais schrieb:
Diese kann ich irgendwie nicht filtern, oder auch hier ich blicke es nicht.

Wo nicht filtern? Beim Buchen im REWE oder im DUO? Dokumenttypen heißen bei DATEV Belegtypen.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

hkais · ‎27.06.2022

@metalposaunist schrieb:
@hkais schrieb:
Leider passiert ab hier "Magic" und es ist mir nicht klar wie es mit ReWe weitergehen soll.
Sorry aber Magic ist was anderes. Bei DATEV gibt es aktuell nur sehr wenig Magic und man muss viel zu Fuß 👣 machen. Magic wäre, wenn die FiBu automatisiert sich selber bucht 🦄.

Ja, das nervt mich auch. Warum muss ich im Jahr 2022 noch so ein Mist manuell machen und dann gibt es keinen Überblick wie die System wie miteinander interagieren.

@hkais schrieb:
wo landen die DUO Belege? Wie lautet das System?
Die verbleiben in DUO. DUO > Belege online ist der zentrale Speicher (wie OneDrive, GDrive und Co.), wo alle Belege verbleiben und per Beleglink mit der Buchung verknüpft werden. Heißt: Am Buchungssatz steht als Link: diesen Belege mit dieser einzigartigen ID findest Du im DUO unter der Adresse.

Bin IT'ler, wir können gerne tief und techn. werden.

In DUO haben wir ca. 10 verschiedene Dokumenttypen angelegt. Diese hätte ich eben auch gerne so im Zugriff im ReWe

Wann wird der Beleglink an die Buchung verknüpft? In ReWe oder In DUO?

Wo kann ich die einzigartige ID einsehen?

Ist diese auch unter ReWe zu sehen?

@hkais schrieb:
werden diese DUO Belege nochmals via OCR verarbeitet, wenn diese "bereitgestellt" werden?
Verstehe ich nicht? Die OCR läuft über die Belege, sobald diese in DUO hochgeladen werden. Auf diese Werte kann das Rechnungswesen meines Wissens nach zugreifen.

wir laden nichts mehr manuell hoch. Fast alle Belege werden automatisch in DUO bereitgestellt. Sei es bereits die als digital/PDF vorliegen, oder jene die via Scanner automatisch im DUO landen.

D.h. bereits hier erfolgt im DUO die OCR. Soweit verstanden

Wie heißt das OCR System bei DATEV? Haben doch sicher wieder einen tollen Namen für?

@hkais schrieb:
an welcher Stelle müssen alle Informationen vorliegen, bereits im DUO oder reicht das auch erst im ReWe?
Mit alle meine ich die Kreditoren und Debitoren Stammdaten-Informationen (Name, Anschrift, usw.)
Final im REWE reicht. Kommt drauf an, was man wie machen will. Aber einen Stammdatenabgleich der Debi- und Kreditoren aus DUO nach REWE gibt es nämlich nicht: Debitoren / Kreditoren Abgleich automatisch Nicht, dass Du alles 2x pflegst.

nicht im ernst die Kreditoren in DUO werden NICHT nach ReWe synchronisiert? haben wir das Jahr 2002? oder doch 2022?

D.h. wenn Debitoren und Kreditoren pflegen, dann alle im ReWe?

Wie kann ich die von ReWe nach DUO synchronisieren?

@hkais schrieb:
Nun hole ich die Belege in ReWe ab. Für mich ist nicht klar, warum der Arbeitsplatz "Dokumente" hat, diese aber vollständig leer sind?
Da kann man alle restlichen Dokumente zum Unternehmen ablegen: Verträge, wichtige E-Mails, Schriftverkehr. Das hat mit REWE und DUO in der Kombination nichts zu tun.

wie gesagt, hätte gerne die Dokumentenstruktur wie wir Sie in DUO ablegen auch in ReWe gerne wieder gefunden.

@hkais schrieb:
Oder bediene ich das schicht und ergreifend falsch?
Kommt drauf an. Wenn Du im DUO bereits alle Belege erfasst in der erweiterten Bearbeitungsform, dann gehst Du nicht via digitale Belege buchen sondern via Mandant ergänzen > Buchungsstapel aus dem RZ holen. Nur so kommen auch alle manuell beigefügten Informationen mit ins REWE.

Was verstehst Du unter erweiterter Bearbeitungsform?

Werden die Belege in DUO nicht erfasst, bist Du mit digitale Belege buchen richtig. Da kommen nur die digitalen Belege plus die Informationen aus der OCR mit.

Was verstehst Du unter Belege in DUO nicht erfasst? Bei uns laufen alle Belege (Dokumente) via DUO rein.

Meinst Du diesen Vorgang oder meinst Du dann ggf. die mögliche Vorkontierung, die "eigentlich" zu 80% bei uns unnötig ist, da es fast immer die gleichen Vorgänge und FiBu-Kontonummern sind.

@hkais schrieb:
Diese kann ich irgendwie nicht filtern, oder auch hier ich blicke es nicht.
Wo nicht filtern? Beim Buchen im REWE oder im DUO? Dokumenttypen heißen bei DATEV Belegtypen.

bei digitale Belege buchen, kann man filter einstellen, um die Belege z.B. nach Belegdatum zu "filtern". Hier greift der Filter bei mir einfach nicht und es werden mir alle Belege oder eine nicht definierbare Menge an Belegen angezeigt. Sieht nach ISO Layer 8 Problem oder tatsächlich einem Bug aus.

Ich spreche hier von ReWe, wie gesagt DUO funktioniert soweit ganz gut.

metalposaunist · ‎27.06.2022

@hkais schrieb:
Warum muss ich im Jahr 2022 noch so ein Mist manuell machen und dann gibt es keinen Überblick wie die System wie miteinander interagieren.

Wir, also vor allem die Branche und Externe, sind ja auf dem Weg dahin, dass man sich damit nicht arg beschäftigen muss. Wird aber noch eine Weile dauern - die ganze Branche wandelt sich leider nicht so schnell, wie die Digitalisierung und Automatisierung sie anfängt zu überrollen. Dazu kommt Deutschland 🇩🇪 ... Aber so eine Übersicht der Schnittstellen gibt es von DATEV schon. Wo, müsste ich auch suchen - ich hab's nur vor Augen. Auf der Webseite findet man's auch nicht wieder.

@hkais schrieb:
Bin IT'ler, wir können gerne tief und techn. werden.

Das ist als Basis schon mal gut. Hilft mit DATEV nur bedingt 😬. Ich bin gelernter Informatikkaufmann mit Hang zum Technischen und dann kam 2014 DATEV. Völlig neue, technische Welten.

@hkais schrieb:
Diese hätte ich eben auch gerne so im Zugriff im ReWe

Beim digitalen Belegbuchen kann man den Typ auswählen, den man buchen will. Dann werden nur Belege mit diesem Typ zum Verbuchen angezeigt.

@hkais schrieb:
Wann wird der Beleglink an die Buchung verknüpft? In ReWe oder In DUO?

In REWE, weil sich REWE über den Ordnungsbegriff (Beraternummer + Mandantennummer) den Weg ins DUO eigenständig sucht und dort dann Belege findet.

@hkais schrieb:
Wo kann ich die einzigartige ID einsehen?

Im DUO unter:

@hkais schrieb:
Ist diese auch unter ReWe zu sehen?

Jap. Rechtsklick auf den Beleg in der Vorschau im REWE > Beleg ID kopieren (oder so ähnlich). Bringt beides exakt den gleiche String zurück.

@hkais schrieb:
Wie heißt das OCR System bei DATEV? Haben doch sicher wieder einen tollen Namen für?

Tatsächlich nicht 😅. Aber ist eine gute Idee, dem Kind einen Namen zu geben. Fragt sich nur, wie lange der hält, weil so toll ist die OCR von DATEV nicht. Eigentlich ist diese technisch relativ dumm und so ziemlich jeder anderen OCR unterlegen:

Und nein, wenn die OCR versagt: Du hast keine Chance in das System auch nur irgendwie einzugreifen. Man kann nur hoffen, dass die "KI" doch dazu lernt.

@hkais schrieb:
D.h. wenn Debitoren und Kreditoren pflegen, dann alle im ReWe?

Muss nicht zwingend. Hauptsache das Highlander-Prinzip greift aka 1 System ist das Führende, damit es kein Chaos gibt. Verhindern kann man das Chaos aktiv nicht (durch Sperren oder ähnlich).

@hkais schrieb:
Wie kann ich die von ReWe nach DUO synchronisieren?

Manuell aus REWE exportieren und manuell in DUO importieren. Stammdaten online - Geschäftspartner importieren und exportieren Punkt 2.1.1

@hkais schrieb:
wie gesagt, hätte gerne die Dokumentenstruktur wie wir Sie in DUO ablegen auch in ReWe gerne wieder gefunden.

Gibt es so nicht. Im REWE gibt es nur die FiBu, wo an den Buchungen die Belege dran hängen. Wo die im DUO liegen, spielt auch eher eigentlich keine Rolle, weil Du beim Buchen alle Informationen des Belegs (Betrag, Debi- Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, ...) aus dem REWE wieder ins DUO zurückschreibst, damit man danach im DUO suchen kann: Buchungsinformationen zu digitalen Belegen übergeben

Denn: Darstellung der OCR- Ergebnisse in UO / Belegansicht

@hkais schrieb:
Was verstehst Du unter erweiterter Bearbeitungsform?

Belege online - Bearbeitungsformen

@hkais schrieb:
oder meinst Du dann ggf. die mögliche Vorkontierung, die "eigentlich" zu 80% bei uns unnötig ist, da es fast immer die gleichen Vorgänge und FiBu-Kontonummern sind.

Jap, das meine ich.

@hkais schrieb:
Hier greift der Filter bei mir einfach nicht und es werden mir alle Belege oder eine nicht definierbare Menge an Belegen angezeigt.

Es werden alle Belege angezeigt, die dem Dokumenttyp entsprechen und die im Posteingang liegen. Nach dem Verbuchen im REWE werden danach die Belege aus dem Posteingang in die Ablagestruktur verschoben, sodass im Posteingang nichts mehr liegt am Ende aka man fertig ist mit dem Buchen.

Allgemein kann ich das DATEV Hilfe Center empfehlen: www.datev.de/hilfe Dort ist wirklich viel beschrieben. Man muss es nur finden / nach dem Richtigen suchen. Daran hapert es noch und nein, es ist kein Google und es sucht auch nicht so. Also falls Du es nutzt, was ich empfehlen kann, schreibe gerne deine Erfahrungen einmal hier nieder. @Melanie_Koller wird's sicher sehr freuen, wenn auch mal andere Community User Feedback zur Suche geben. Dann erzählen nicht immer die gleichen Clowns 🤡 etwas.

@hkais schrieb:
Wie dem auch sei, ich muss damit zu recht kommen.

Warum? Welchen Grund hat es?

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

björn · ‎28.06.2022

Ich würde Ihnen empfehlen sich an Ihren Steuerberater zu wenden, ob dieser Ihnen nicht eine Schulung hierzu geben kann. Wenn nicht sollten Sie ein Seminar bei der DATEV besuchen bzgl. der Einsetzung von DUO mit Rewe. Denn dadurch können fast alle Probleme von Ihnen behoben bzw. erläutert werden, denn so wie ich das lese gibt es Grundlegende Probleme im gesamten Prozess.

Elly08 · ‎28.06.2022

Hallo hkais,

ich muss jetzt mal ein bisschen Werbung machen....genau für solche Fälle gibt es DATEV Solution Partner.

Wir schulen in DUO und Rewe und können bei vielen Problemen helfen. Bei Interesse, gerne PN an mich.

Metalposaunist hat schon sehr viel vom technischen erklärt. Von der praktischen oder buchhalterischen Seite aus, die Buchhaltungsabteilung wird die digitalen Belege überwiegend in Rewe suchen, weil du automatisch als Buchhalter weißt, auf welchem Konto welche Rechnung sein müsste.

LG

metalposaunist · ‎28.06.2022

@Elly08 schrieb:
Wir schulen in DUO und Rewe und können bei vielen Problemen helfen.

Naja, aber Ihr könnt auch nur das schulen, was technisch geht und deshalb bin ich schon fest davon überzeugt, dass bei der Schulung ähnliche Reaktionen auftreten und Fragen kommen: Warum geht das nicht automatisch? Warum muss ich das by Hand machen? Ist das System nicht schlau? Das sind aber viele Klicks, um ans Ziel zu kommen?

Wie ich schon bei PayJoe geschrieben habe: REWE pro v5 sieht heute nach wie vielen Jahren noch immer exakt 1:1 genauso aus? Na da hat sich ja viel in der Entwicklung getan 😶.

Ich verstehe dein Angebot @Elly08 👍 aber @hkais soll dadurch keine Wunder 🙌 erwarten.

viele Grüße aus dem Rheinland – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de

Elly08 · ‎28.06.2022

Wunder sind ausverkauft 😁

An den technischen Problemen etc. können wir nichts ändern.... und du hast Recht, die Fragen kommen öfter.

Anderseits konnte ich auch alten Hasen im Rewe Programm die eine oder andere Erleichterung zeigen...

Und bei Problemen schau ich immer, ob es in der Community was dazu gibt. (Deine Beiträge @metalposaunist haben mir schon oft weitergeholfen 💐)

jjunker · ‎28.06.2022

Von welcher Software kommen Sie denn? ReWe ist in etwa das Schweizer Offizierstaschenmesser mit allen Werkzeugen. Alles an Bord aber nichts funktioniert richtig.

@andreashausmann und mittlerweile auch DATEV Hilfevideos schauen. So habe ich mir ReWe/DUO beigebracht.

Arbeiten Sie in einer Kanzlei oder in einem Betrieb der ReWe nutzt?

Alle Lösungshinweise erfolgen unter Ausschluss der Haftung. Die Prüfung hinsichtlich technischer Richtigkeit und rechtlicher Konsequenzen obliegt dem Leser des Beitrags

hkais · ‎29.06.2022

ich arbeite für einen Betrieb, bei welchem der GF auch IT'ler ist

Inzwischen haben wir mehr Wissen hinsichtlich Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse und in DUO als unser STB.

Der sollte uns eigentlich digitalisieren. Traurig was sich alles Berater und in welchen Bereichen nennen darf...

Letztendlich habe ich nur durch Androhung die Admin Zugänge in DATEV erhalten. Und als ich gesehen hatte was man alles in DUO noch machen kann, war der Weg klar wie die Belege zu "automatisieren" sind.

Bisher hatte die BuHa Vorbereitung 2-3 Tage die Woche gedauert. Das ist jetzt auf 15 Minuten / Woche reduziert.

Jetzt ist natürlich die Annahme auch, dass in ReWe in gleicher Expertisentiefe gearbeitet wurde.

Auch dort sind viele Dinge einfach falsch eingerichtet.

Daher wurde ich eingespannt als IT'ler mit Entwicklerbackground den Prozess zu digitalisieren.

Leider war einer der Schritte von LODAS weg zu gehen und zu SAGE Cloud zu welchseln. Gleicher Effekt. Lohnabrechnung dauert jetzt ca 30 Minuten, davor gab es keine Lohnabrechnung OHNE Fehler in einem Monat. D.h. auch hier im Schnitt 2-3 AT pro Lohnabrechnung an Arbeit die weg gefallen sind.

Jetzt ist eben ReWe dran, auch hier aufzuräumen und die digitale Welt einzubringen.

Und das Ding ist ein Monster an Komplexität und aus meiner Sicht vorbei an den Unternehmensprozessen entwickelt worden. Und ich kann mir beim besten Willen nicht vorstellen, dass Steuerberater "ganz" anders buchen als Unternehmen selbst.

Alles gut was das ReWe kann, aber als Unternehmen möchte ich meine Standardprozesse schnell und effektiv lösen. Hierzu sind knappe und einfache UIs, wie in DUO, erforderlich.

Wenn ich dann noch in eine "Advanced Maske" wechseln kann, wie es ReWe aktuell ist, dann super. Und ich habe alle Anforderungen einfach abgedeckt.

Inzwischen ist mein GF soweit, dass er auch DATEV den Rücken kehrt, wenn es eine Lösung gibt die effektiver ist.

Es ist sehr viel Entwicklungsaufwand bereits reingeflossen unsere Prozesse zu automatisieren und es fühlt sich so an als ob DATEV hier eine große "Bremse" ist.

Unsere digitale BuHa Vorbereitung z.B. ist so eingerichtet, dass jederzeit von DUO auf ein anderes Produkt gewechselt werden kann. Das ist von Haus aus bei DUO nicht vorgesehen.

Okay genug Frust abgelassen. Aktuell bin ich dran mit DATEV ReWe Lösungen für uns zu bauen, davon rücke ich nur ab, wenn es Lösungen gibt, welche das von Haus aus besser können.

Ich komme im weiteren Post auf eure Punkte zurück

Optimales Setup für DUO Buchhaltungsvorbereitung + ReWe für Belege?