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OPOS abstimmen im "papierlosen Büro"?

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letzte Antwort am 11.10.2019 16:55:35 von bodensee
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schwarberg
Beginner
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Guten Tag,

im Rahmen der "papierlosen Büro Idee" stoße ich bei unseren Buchhaltungskollegen immer wieder in die Diskussion, dass ich als nicht Buchhalter es unnötig finde OPOS-Listen zu drucken. Imho kann man die Abstimmung an zwei Bildschirmen durchführen und Notizen im PDF ohne großen Aufwand machen. Unsere Buchhalter halten dagegen, dass es auf Papier leichter ist die Sachen abzustimmen. Argumente sind immer die gleichen: Das haben wir schon immer so gemacht, junge Kollegen machen das doch auch per Papier, der Lieferant überweist ja nie richtig usw.

Bin ich zu "naiv" als Informatiker in der Sache und / oder übersehen wir / ich eine Möglichkeit die Abstimmung von OPOS auch ohne Papier und zwar an zwei Bildschirmen komfortable für die Buchhaltung durchzuführen?

Wie macht ihr das bei euch in den Kanzleien? Gibt es eigentlich eine Kanzlei die 100% papierlos arbeitet?

Gruß

Philipp Schwarberg

m_brunzendorf
Fachmann
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Nachricht 2 von 19
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Bin ich zu "naiv" als Informatiker in der Sache [...]

Hallo Herr Schwarberg,

bitte entschuldigen Sie, kurz und knapp: Ja.

Ich persönlich bin auch gegen viel Papier, aber es gibt Sachverhalte (vor allem, wenn Sie etwas umfangreicher sind), die werden von mir einfach ausgedruckt. Da können Sie mir noch so viele Bildschirme auf den Tisch "klatschen", es bleibt unübersichtlich. Sie können auf den Monitoren nicht schnell eine Zeile durchstreichen, an 2 bis 3 "Sachen" einen Haken dran machen oder was auch immer.

Papier ist keine generelle Lösung, aber es hilft - gerade wenn Sie sehr über den Sachverhalt brüten - doch ungemein.

Viele Grüße

0815
Fachmann
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Nachricht 3 von 19
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Hallo Herr Schwarberg,

OPOS-Listen stimme ich ebenfalls am über zwei Bildschirme am PC ab. Was manchmal ein wenig fehlt, ist etwas ganz simples: Am Bildschirm kann ich nicht Zeile für Zeile mit dem Lineal herunterfahren. In seltenen Fällen drucke ich allerdings auch

Noch ein paar Argumente für Ihre Kollegen:

  • wenn OPOS-Listen am PC abgestimmt werden, mit Kommentaren etc., lassen sich diese später über die Volltextsuche wiederfinden (bei Handschrift nicht möglich)
  • falsche Markierungen lassen sich im Handumdrehen löschen, auf Papier nicht
  • es sieht ordentlicher aus; eine so abgestimmte OPOS-Liste kann direkt an den Mandanten/Kunden weitergeleitet werden
    • und der Mandant/Kunde kann direkt auf Ihre Kommentare antworten (funktioniert echt toll; ich frage z. B. warum wurde da überzahlt → Antwort direkt an der Buchung: ja, wird mit Schlussrechnung verrechnet)
  • es steht für Kommentare quasi unbegrenzter Platz zu Verfügung, da die Kommentare nur als "Mouse-over" eingeblendet werden; auf Papier ist der Platz begrenzt
  • die Kommentare sind für jeden lesbar; es entfällt eine Hyroglyphen-Entzifferung der Handschrift des anderen
  • und na klar, das Totschlag-Argument: "Die armen Bäume, soviel Krombacher könnt ihr nicht trinken!"

Viele Grüße.

schwarberg
Beginner
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Herr Brunzendorf,

danke für die Antworten. Und kurz und knapp ist immer gut!

...Sie können auf den Monitoren nicht schnell eine Zeile durchstreichen, an 2 bis 3 "Sachen" einen Haken dran machen oder was auch immer.

Da halte ich gegen. Das geht sehr wohl mit z. B. Tools wie OneNotes. Das geht auch wesentlich schneller als Drucken, zum Drucker laufen und dann sortieren und abhaken usw.

Papier ist keine generelle Lösung, aber es hilft - gerade wenn Sie sehr über den Sachverhalt brüten - doch ungemein.

Das kann ich durchaus nachvollziehen.

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Gelöschter Nutzer
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Nachricht 5 von 19
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Mein Tipp: Erlernen von Buchführung und das Abstimmen im Zuge der Erstellung dieser von umfangreiche OPOS-Listen.

Man braucht hierzu nur - bei komplexen Geschäftsvorfällen - die OPOS-Liste selber (ggf. auch aus Vorjahren), die ursprüngliche Eingangs- oder Ausgangsrechnung, die Konten/Gegenkonten, ggf. ebenso aus Vorjahren, Informationen über steuerrechtliche und/oder handelsrechtliche Auswirkungen (was bewirken die angesprochenen Konten - USt, VSt, Betriebsausgabe, Ausgabe, Abgrenzung, AfA etc. etc.), ggf. Rechnungskorrekturen, Storni, Rabatte und Gutschriften sowie weiterführenden Schriftverkehr (Papier, Mail, Notizen), persönliche Informationen von den Beteiligten sowie Bank- und/oder Kassenbuchungen. Nicht zuletzt der Blick in die Gesetzgebung und die Verträge und AGB, die diesem Geschäftsvorfall zugrunde liegen.

 
Dann bekommen der fachunwissende einen Eindruck, was hinter der Sache in Gänze steckt und woran eine papierlose Lösung (in der Praxis) bei den Buchhaltern ggf. scheitert / in manchen Fällen scheitert. Zudem werden die Argumente der "Verweigerer" verstanden und es können Modelle angeboten werden, die als elektronische Version Vorteile zum Papierkrieg bietet.

Die Argumente: "Das haben wir schon immer so gemacht, junge Kollegen machen das doch auch per Papier, der Lieferant überweist ja nie richtig usw." sind aus meiner Sicht keine. Die Frage ist aber, was im Detail dahinter steckt. Dies wird man aber nur verstehen, wenn man die Materie auch selber beherrscht.

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p4ge
Aufsteiger
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Das Argument "Das machen wir immer so" zählt bei mir nicht so ohne weiteres.
Allerdings kann ich bei Papier wie Herr Brunzendorf eine schnellere Notiz hinterlgen bzw. Belege hinterheften und nachfragen als mir 2+X Bildschirm anzeigen können.
Ich kann mir mehrere verbundene Unternehmen farblich markieren.
Das Papier kann ich, nachdem ich es mit dem Mandanten abgestimmt habe abarbeiten. Kann es abzeichnen lassen und als kleinen Nachweis in die Dokumentation ablegen.
Wenn ich die OPOS vor mir habe (Papier), kann ich auf Bildschirm 1 (Auszugsmanager) mir die Bank und auf Bildschirm 2 z.B. Buchen.

Ich denke es hängt vieles mit der eigenen Arbeitsweise zusammen. Wer sehr technikaffin ist und der Überzeugung ist papierlos ist besser und sicherer, der soll diesen Weg beschreiten. Solange mir der alte Weg aber offen steht und dort keine Risiken drohen (außer Papierkosten), warum sollte ich diesen Weg verlassen (Das haben wir schon immer so gemacht ).

schwarberg
Beginner
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Danke an alle für das Feedback.

Es gibt aber auch keine Möglichkeit in der Opos-Liste die Buchungen, die nicht automatisch ausgeziffert werden wegen fehlender Informationen o. Ä., ohne das der Bearbeiter in einen anderen Reiter springen muss auszuziffern?

Oder gibt es da einen Kniff Tastenkobination der -/ die uns nicht bekannt ist?

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benny780
Einsteiger
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Nachricht 8 von 19
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Das Argument "Das machen wir immer so" zählt bei mir nicht so ohne weiteres.

Ich denke es hängt vieles mit der eigenen Arbeitsweise zusammen. Wer sehr technikaffin ist und der Überzeugung ist papierlos ist besser und sicherer, der soll diesen Weg beschreiten. Solange mir der alte Weg aber offen steht und dort keine Risiken drohen (außer Papierkosten), warum sollte ich diesen Weg verlassen (Das haben wir schon immer so gemacht ).

Das sehe ich genauso, für mich ist DATEV nur ein Werkzeug. Ich mache, soweit es geht, alles am PC. Ich denke, dass es unterm Strich wichtiger ist effizient, korrekt und schnell zum Ziel zu kommen. Unsere Mitarbeiter haben hier die freie Auswahl. Eine Mitarbeiterin ist mittlerweile in Rente und hilft zweimal die Woche aus. Sie würde am PC doppelt so lange brauchen, wie als würde sie die OPOS auf Papier abstreichen. Von daher denke ich, das ein papierloses Büro so schnell nicht umsetzbar ist. Mir ist es wichtig, dass sich Kollegen/Mitarbeiter wohl fühlen und gerne in die Kanzlei kommen, denn nur so geben sie alles um das zu schaffen, was auch erforderlich ist.

DATEV bietet viel in Bezug auf Office Management, aber hier sollte drauf geachtet werden, das man sich nicht zu sehr verstrickt und kostbare Zeit verplempert, nur weil man das jetzt am PC machen kann und eine tolle Übersicht hat.

Es ist sinnlos zu sagen: Wir tun unser Bestes. Es muss Dir gelingen, das zu tun, was erforderlich ist!
bfit
Meister
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Nachricht 9 von 19
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Moin,

mir ist tatsächlich keine Möglichkeit bekannt, ohne den Wechsel des Reiters Posten in der OPOS-Liste auszuziffern.

Wenn ich z. B. zwei Offene Posten habe, die sich aufheben, aber aufgrund unterschiedlicher Rechnungsnummern dennoch weiterhin in der OPOS-Liste stehen (z. B. bei Verrechnung von Rechnungen und Gutschriften) ist meine Vorgehensweise, die ich für mich als relativ komfortabel empfinde, folgende:

  • markieren des Offenen Postens
  • rechte Maustaste   ->   Wechsel zum OPOS-Konto
  • im OPOS-Konto Buchungen ausziffern
  • OPOS-Konto über X wieder schließen

Danach bin ich automatisch wieder in der OPOS-Liste und sehe sofort den Erfolg.

Zum papierlosen Büro:

Ich bin seitdem ich selbständig bin und meine Organisation selbst bestimmen kann, auf dem Weg zu einem papierlosen Büro. Wie sehr das bisher eine Sache meines Verstandes war, habe ich erst in diesem Sommer gemerkt.

Ich habe bis dahin schon mit folgenden Programmen gearbeitet:

  • DMS zum Scannen und Ablegen aber insbesondere auch mit den DMS-Vorgangsmappen zur Zusammenstellung von JA-Unterlagen (seit 2013)
  • Unternehmen online (seit 2010)
  • Team-Drive zum Austausch von Unterlagen mit Mandanten (seit 2018)
  • Computer-Fax (seit 2017)

Erstellt und bearbeitet habe ich Dateien mit Word, Excel, Adobe etc.

In diesem Sommer habe ich durch einen Tipp von kgaspers​ hier in der Community die App Good Notes (im AppStore von Apple) für mich entdeckt. Nun kann ich tatsächlich mit meinem iPad und dem Pencil in gleicher Weise arbeiten wie auf Papier - und endlich stimmt auch das Gefühl. Das einzige, was nicht funktioniert, ist das nebeneinanderlegen von mehreren Seiten, aber das ist, zumindest bei mir, der absolute Ausnahmefall, meistens reichen meine zwei Bildschirme und das iPad als dritter Bildschirm.

Viele Grüße,

B. Fitschen

vni
Beginner
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Zum Papierlosen Büro bzw Abstimmen von OPOS am Bildschirm:

Ich exportiere meine OPOS Listen in Excel und markiere die entsprechenden Positionen bzw. Salden farblich:

-grün = i.O. (also Ausgleich im Folgejahr)

-gelb = teilweise Ausgleich oder z.B. offene Gerichtsverfahren etc.

-rot = kein Ausgleich über langen Zeitraum; auf jeden Fall Klärungsbedarf mit Mandant; Werthaltigkeit klären

Diese Liste schicke ich dann dem Mandanten per Mail zu und wir besprechen es dann entweder persönlich und telefonisch.

Die Kommentare schreibe ich mir dann direkt hinter die Salden.

Die Rückmeldung vom Mandanten war super! Alle haben mir gesagt, dass sie viel schneller durchsehen konnten und es viel übersichtlicher ist.

Ich wünschte es würde eine Möglichkeit in KRewe geben, die Auswertung OPOS Mandantenfreundlich zu gestalten. Die Spalten aus der Standardliste muss ich jedes Mal erklären -

bodensee
Experte
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Guten Morgen Herr Schwarberg,

es kommt ein bischen auf den Good Will der Mitarbeiter und die technische Ausstattung an.  Bei sehr komplexen Fällen kann es tatsächlich mal vorkommen das auch bei mir in der Kanzlei OPOS gedruckt wird, ist allerdings die absolute Ausnahme.

In aller Regel OPOS Konto oder meist die Liste in Excel öffnen auf dem 2. Bildschirm, die dazu verknüpften Rechnungen lassen sich als pdf bei mir im Büro auf dem 3. Bildschirm öffnen.

Daher habe ich nun auf dem Zentralbildschirm das Fibu / Opos konto, die excelliste OPOS rechts von mir und die Rg. links , damit lassen sich ziemlich aufwändige Fälle lösen abstimmen. In aller Regel in Excel dann werden der oder die Buchungssätze in Kanzlei Rewe umgesetzt und auf zum nächsten OPOS Konto.

Das Argument das haben wir immer schon gemacht sei in der heutigen KLimadiskussion nicht nur veraltet sondern auch klimaschädlich und vom workflow umständlich. Nur so nebenbei:

Wirklich drucken? Sparen Sie pro nicht gedruckter Seite 250 ml Wasser, 5 g CO2, 15 g Holz und 50 Wh Energie. Wieviel nicht gedruckte Seite mögen so wohl hinzukommen?

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
benny780
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Nachricht 12 von 19
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Nur so nebenbei:

Wirklich drucken? Sparen Sie pro nicht gedruckter Seite 250 ml Wasser, 5 g CO2, 15 g Holz und 50 Wh Energie. Wieviel nicht gedruckte Seite mögen so wohl hinzukommen?

Forscher der Universitäten Oslo und Glasgow hatten herausgefunden: Digital ist gar nicht besser - zumindest nicht, was die CO₂-Bilanz betrifft. Die Frage der Quelle, woher kommt denn der Strom? Womit werden Rechenzentren gekühlt usw... Einerseits schaffen wir die Plastiktüten beim Einkauf ab und von der anderen Seite ist es ganz toll, dass es jetzt Papiertüten gibt...Sind wir umweltfreundlicher weil wir Papiertüten nehmen? Nein leider nicht!

Ich möchte keine Diskussion über Klimaschutz entfachen, ich wollte nur zum Ausdruck bringen, dass das ein Tropfen auf dem heißen Stein ist, selbst in der Masse ist das für mich noch ein Tropfen auf dem heißen Stein.

Das Klima wäre nur aufzuhalten mit anderen Energiequellen, ohne Stromerzeugung. Etwas anderes als Strom. Etwas anderes tun, als die Welt zu "melken wie eine Kuh". Doch dafür sind wir leider, zu viele Menschen auf diesem Planeten, um das umzusetzen.

Es ist sinnlos zu sagen: Wir tun unser Bestes. Es muss Dir gelingen, das zu tun, was erforderlich ist!
bodensee
Experte
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Nachricht 13 von 19
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Auch das nur nebenbei:

Meine Emails werden zu 100% mittels zertifziertem Ökostrom versandt. Dto. der Strom in der Kanzlei.

Kein Thema wenn schon dann richtig, ob ich an alles gedacht habe, vermutlich nicht, aber besser so als gar nicht.

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
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bodensee
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Nachricht 14 von 19
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Auch zu Papiertüten versus Plastiktüten- dann halte ich mich raus:

Die einzige sinnvolle Alternative ( nachzulesen sowohl BUND als auch Utopia.de und andere) ist das wiederverwenden von Baumwoll oder Leinentaschen. Daher gibt es mittlerweile in vielen dt. Städt private Initativen damit man auf dem Wochenmarkt gebrauchten Taschen einfach mitnehmen kann und sie wiederverwenden kann. Nur weniger macht wirklich Sinn.

Wer älter ist wird sich daran erinnern, das war vor allem im Osten beim Bäcker usus das jeder seine Tasche für das Brot oder die Brötchen dabei hatte.  Back to the future.

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
benny780
Einsteiger
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Nachricht 15 von 19
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Wer älter ist wird sich daran erinnern, das war vor allem im Osten beim Bäcker usus das jeder seine Tasche für das Brot oder die Brötchen dabei hatte. Back to the future.

Genau das war meine Zeit und ich bin dankbar, dass ich das erleben durfte!

Es ist sinnlos zu sagen: Wir tun unser Bestes. Es muss Dir gelingen, das zu tun, was erforderlich ist!
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kgaspers
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Ich finde es mal wieder spannend wie verschieden doch gearbeitet werden kann, manchmal kommen einem dann auch selbst neue Ideen.

Ich habe auch noch das Abstimmen auf Papier mitbekommen. Und liebe mittlerweile das digitale abstimmen und wie Frau Fitschen schon richtig sagte, für mich war das iPad der springende Punkt seitdem macht das abstimmen noch mehr Spaß .

Ich nutze aktuell 2 Bildschirme (irgendwann will ich es auch mit 3 probieren) aber die reichen machmal nicht aus, bisher bin ich dann auf Papier gewechselt aber jetzt nutze ich dazu mein iPad für Notizen oder auch Notizen im Konto und hier würd ich mir eine noch bessere Einbindung des iPads in Datev wünschen.

sue
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Zum Papierlosen Büro bzw Abstimmen von OPOS am Bildschirm:

Ich exportiere meine OPOS Listen in Excel und markiere die entsprechenden Positionen bzw. Salden farblich:

-grün = i.O. (also Ausgleich im Folgejahr)

-gelb = teilweise Ausgleich oder z.B. offene Gerichtsverfahren etc.

-rot = kein Ausgleich über langen Zeitraum; auf jeden Fall Klärungsbedarf mit Mandant; Werthaltigkeit klären

Diese Liste schicke ich dann dem Mandanten per Mail zu und wir besprechen es dann entweder persönlich und telefonisch.

Die Kommentare schreibe ich mir dann direkt hinter die Salden.

Die Rückmeldung vom Mandanten war super! Alle haben mir gesagt, dass sie viel schneller durchsehen konnten und es viel übersichtlicher ist.



"Grün" können Sie sich sparen, indem Sie die Opos-Liste im Folgejahr Öffnen und einen Individuellen Filter mit "aus dem Vorjahr" offenen Rechnungen anlegen oder nach Datum aufsteigend sortieren lassen.

0815
Fachmann
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... was (als Ergänzung) in Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1036133 beschrieben ist.

bodensee
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3. Bildschirm kann ich nur empfehlen, habe inwischen alle 10 Arbeitsplätez so ausgestattet.

1 Mitarbeiter ist inzwischen beim 4.Bildschrim

ich Selbst kann via hdmi auch den Präsentationsmonitor als 4. Bildschirm wenn es tatäsächlich mal nötig ist verwenden.

Was bei der Mandantschaft sehr gut ankommt ist einfach die Möglichkeit dass ich sowohl die EST erklärung als auch den Abschluss als auch Kanzlei ReWe BWA auf den Präsentationsmonitor ziehen kann und dann in Besprechung Bilanz 2018 gleich aktuelles aus der Fibu 2019 und/oder Prognose 2019 Plan BWA usw. einfließen lassen kann.

Grüße vom wunderschönen Bodensee
U.K.Eberhardt
18
letzte Antwort am 11.10.2019 16:55:35 von bodensee
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