Neuer Jahresabschluss - Notizen

[#1]

Hallo Herr Günther,

ich kann verstehen und auch gut nachvollziehen, dass sie sagen: Es soll eine zentrale Notiz geben. Diesen Wunsch halte ich bei uns fest.

Ich möchte aber zugleich weitere Aspekte aus meiner Sichtweise zur Diskussion stellen⚔️😉:

1. Im Jahresabschluss entwickeln können Notizen nicht nur zu Konten, sondern auch zu Posten (z. B. A. Anlagevermögen, Betriebseinnahmen etc.) erfasst werden. Posten gibt es bei der Kontenabstimmliste bzw. Konto-Notizen nicht. Das führt im ersten Gedankengang zu einem Problem bei einer zentralen Notiz.
   Wie würden Sie die Problematik lösen wollen? Keine Notizen auf Posten? Oder bei Posten ausschließlich eine Notiz im Jahresabschluss zulassen? Also eine zentrale Notiz für Konten, aber nicht für Posten?
   
   
2. Sie schreiben, dass es im Jahresabschluss 3 Notizfelder gibt. Das kann man auch anders sehen. Zum Beispiel kann ich aus meiner persönlichen Erfahrung sagen, dass die Konto-Notizen ausschließlich vom Finanzbuchhalter gepflegt wurden und die laufende Buchhaltung unterstützt haben. Im Jahresabschluss haben wir auf diese Notiz nicht zugegriffen. Auch nicht auf die Anmerkungen in der Kontenabstimmliste. Bei einer zentralen Notiz könnte es zu Konflikte zwischen zwei Bearbeitern kommen bzw. die Notiz kann sich schnell füllen und unübersichtlich werden.
   
   
3. Bei der Kontenabstimmliste können Sie für jeden Zeitraum eine separate Anmerkung erfassen.
   Also für Januar, Februar, März etc.. Aus meiner Sicht ist die Kontenabstimmliste für den Prozess der Finanzbuchhaltung gedacht. Bei einer zentralen Notiz würde es sehr komplex werden, den Zeitraum auch mit einzubeziehen. Meinen Sie nicht?
   Programmtechnisch ist die Kontenabstimmliste bei der Finanzbuchführung angesiedelt. Interessant wäre, wofür nutzen Sie diese? Bzw. auch, wofür wird sie bei anderen Benutzern genutzt?
   
   
   

Ich hoffe ich konnte ein paar Sichtweisen mit einbringen. Auch wenn es mir bewusst ist, dass man es auch immer anders sehen kann 🙂. Mich würde auch die Meinung anderer interessieren. Ich glaube nämlich, die Arbeitsweisen sind sehr unterschiedlich.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#2]

Hallo Herr Rudolph,

mir würde eine Notiz pro Konto ausreichen, eine Notiz für eine übergeordnete Position brauche ich persönlich nicht.

Wenn die Notiz zu den Positionen bleibt, stört es aber auch nicht.

Die Notiz zum Konto haben wir genutzt, um Verträge usw. zu verlinken. Dazu hat Andreas Hausmann einige gute Videos erstellt. Diese nutzen wir auch Jahresübergreifend.

Die Anmerkung zur Kontenabstimmliste wird bei uns zur Besprechung der Jahresabschlüsse genutzt und zwar für die Positionen/Konten, bei denen noch etwas unklar ist. Der Bearbeiter erfasst dort kurz, was unklar ist. Das lässt sich auch sehr gut ausdrucken.

Die Trennung in Notiz zur FiBu und zum JA brauche ich nicht. Wenn die FiBu eine gute Qualität hat, sind oft schon Dinge für den Jahresabschluss eingearbeitet.

Ich glaube auch nicht, dass die Mehrzahl der Nutzer die Notizfelder auch so nutzt wie von DATEV gedacht.

-> Also ich wäre für ein Notizfeld pro Konto für alles.

[#3]

Guten Tag zusammen,

ich arbeite auch seit kurzem mit der neuen "Jahresabschlussentwicklung"; die Notizen benutze ich häufig 😁

@guenther, zu Ihrem Einwand "ein Konto reicht" folgende Nachfrage an @Lukas_Rudolph :
lt. DATEV werden die "Notizen zum Konto" bei einer  Betriebsprüfung mit übergeben, ist das korrekt?
Wenn ja, hoffe ich, daß die Notizen aus der JAB-Entwicklung intern verbleiben und für dritte nicht sichbar sind.

Möchte auch den Ausdruck und die Jahresübernahme der Notizen/sowie Aufteilung intern und Rückfrage Mdt

Grüße Daniele Farina

[#4]

Hallo Frau Farina,

ich gehe davon aus, dass Sie die Funktion Export steuerliche Außenprüfung meinen.

Bei dieser Funktion werden keine Konto-Notizen exportiert. Siehe hierzu das Dokument Betriebsprüfung: Bestand exportieren für steuerliche Außenprüfung (Dok.-Nr. 1071031)

Auch die Notizen innerhalb von Jahresabschluss entwickeln werden nicht mit exportiert.

Ihre Anregung im letzten Satz gebe ich weiter.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#5]

Hallo Herr Rudolph,

danke für Ihre schnelle und kompetente Antwort.

Bitte geben Sie uns kurz Bescheid, wenn unsere Anregungen umgesetzt worden sind (das geht schneller, als wenn man in den Neuerungen suchen muss)

Grüße aus dem Schwarzwald

Daniele Farina

[#6]

Hallo Herr Rudolph,

ich hätte noch einen Wunsch hinsichtlich der Notizen: 

Ich bin gerade dabei eine GbR zu bearbeiten und habe Anmerkungen zu den Konten Privatentnahmen und Privateinlagen. Diese werden ja pro Gesellschafter in der EÜR unter den sonstigen Konten angezeigt. Wenn ich jedoch bei einem Gesellschafter für diese Konten eine Notiz hinterlege, erscheint diese auch bei den anderen Gesellschaftern. Das ist für die Bearbeitung nicht wirklich hilfreich. Könnten Sie bitte den Entwicklern den Wunsch weitergeben, in den Zusammenhang Konto und Notizen auch die Gesellschafterzuordnung mit aufzunehmen?

Vielen Dank.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

[#7]

Hallo @bfit,

das stimmt. Ich gebe es an meine Kollegen weiter.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#8]

Hallo Herr Rudolph,

vnun bin ich auch wieder aus dem Urlaub zurück. Vielen Dank für Ihre Antwort. Da es für mich ein wichtiges Thema ist, möchte ich noch einmal zu meinen beiden Verbesserungsvorschlägen (Ablage von Dokumententypen im Notizfeld und beim Abhaken Funktion wie bei ProCheck bzgl. wer es bearbeitet hat) nachfragen, ob in absehbarer Zeit, d. h. in den nächsten 12 Monaten mit der Umsetzung zu rechnen ist oder bin ich der einzige, der diesen Wunsch hegt? Mir ist vor allem die Ablage von Dokumententypen sehr wichtig. Bitte kurze Info.

Vielen Dank im Voraus.

[#9]

Hallo @fefe,

ich hoffe Sie hatten einen schönen Urlaub 🏖 und konnten sich gut erholen 🙂.

Bei den Anhängen haben wir vereinzelt Rückmeldungen, ich glaube aber auch, dass für viele eine Verlinkungen innerhalb der Notiz ausreichend ist. Eine komplette Integration von Arbeitspapieren etc. wäre natürlich wünschenswert, das würde den Prozess gut unterstützen. Aus meiner Sicht ist das aber auch eine Änderung, die nicht einfach mal so programmiert werden kann. Das hätte ja auch Auswirkungen beim Senden ans Rechenzentrum etc.
Bei der Protokollierung des Status sind Sie tatsächlich aktuell die einzige. Bei der Protokollierung der Notiz haben wir etwas mehr Rückmeldungen (ähnliches Thema).

Ich persönlich halte es für unwahrscheinlich, dass wir die zwei Wünsche in den kommenden 12 Monaten umsetzen werden 🙁.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#10]

Hallo Herr Rudolph,

vielen Dank für Ihre schnelle und ehrliche Antwort. Ich  habe mich da anscheinend nicht präzise genug ausgedrückt. Ich möchte natürlich eine Protokollierung der Notiz und des Statuses. Die Protokollierung der Notiz ist mir wichtiger. Daher meine Bitte, dies schnellstmöglich umzusetzen.

Vielen Dank fürs kümmern.

[#11]

Bei mir funktioniert die Strg-S und Strg-N nur solange ich die Zusatzfenster nicht aufmache. Danach funktioniert es nicht mehr. Einmal alles schließen und es geht wieder. Bug?

[#12]

Hallo @dkunzskdk,

kann ich (leider) bestätigen 🙁. Ja, ist ein Bug 🐞. Ich habe es an unsere Entwicklung weitergegeben.

Vielen Dank für die Info 👍.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#13]

Hallo Herr Rudolf,

eine kurze Frage bzgl. Jahresübernahme der Notiz im Bereich Jahresabschluss. Eine Mitarbeitern sagte mir, das im DATEV-Seminar am Montag bzgl. Jahresabchluss der Referent erwähnt hat, dass es momentan nicht möglichst ist, dass die Notizen im nächsten Jahr im Rahmen der Jahresübernahme mit übernommen werden. Das ist natürlich nicht sehr schön. Daher meine Frage an Sie, ob dem aktuell wirklich so ist und wenn ja, wann damit zu rechnen ist, dass das fuktioniert oder eine ehrliche Antwort, dass das aktuell nicht geplant ist.

Vielen Dank im Voraus.

[#14]

Hallo @fefe,

ich kann bestätigen, dass eine Jahresübernahme von Notizen in Jahresabschluss entwickeln aktuell nicht möglich ist.

Ich kann Ihnen jedoch keinen Zeithorizont über eine mögliche Umsetzung nennen.

Es ist jedoch nicht so, dass die Funktion seitens unseres Anforderungsmanagement / Entwicklung abgelehnt wurde.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#15]

Guten Morgen Herr Rudolph,

ich bin von der Notizfunktion sehr angetan und wünsche mir eine zügige und konsequente Weiterentwicklung. 

Kann man von den Notizen auf ein Dokument in einer Vorgangsmappe verlinken? Wenn ich auf die Weltkugel in der Notiz klicke und dann im DMS suche, komme ich nur bis zur VGM.

Vielen Dank.

bbrock

[#16]

Hallo @bbrock,

es freut mich, dass Sie sich freuen 🙂.

Dateien innerhalb einer Vorgangsmappe erhalten keine eigene Identifikationsnummer (GUID). Dadurch können Dateien innerhalb einer Vorgangsmappe nicht direkt verlinkt werden. 

Das ist nicht nur im Jahresabschluss so, sondern auch in anderen Bereichen. Siehe auch dieses Thema.

Eine mögliche Alternative ist, das Dokument zuerst in DMS abzulegen und in der Vorgangsmappe lediglich den Link einfügen.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#17]

Hallo Herr Rudolph,

wenn ich bei der Notiz ein Dokument aus DMS verknüpfen möchte, dann kann ich nur Dokumente aus der Dokumentenablage wählen, nicht aber aus DATEV DMS classic.

Gibt es dafür eine einfache Lösung? Drag and Drop wie bei den Kontonotizen funktioniert leider auch nicht 😞

Vielen Dank für Ihre Hilfe

[#18]

Hallo @JHungerland_AHW,

haben Sie bereits das Service-Release zum Jahreswechsel (Bereitstellung 30.12.2021) installiert? Also haben Sie Kanzlei-Rechnungswesen V.10.3?

Ich frage deshalb, weil wir in dieser Version einen Fehler im Zusammenhang mit drag & drop und DMS bereinigt haben. Aus meiner Sicht sollte das funktionieren. Analog zur Konto-Notiz.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#19]

Hallo Herr Rudolph,

leider habe ich das Problem auch noch mit der Version 10.3. 

Ich kann zwar die Dokumente aus DMS auswählen und in das Notizfeld ziehen aber dort wird dann kein Pfad angezeigt.

Muss ich vorher in den Stammdaten noch etwas einstellen?

Liebe Grüße

[#20]

Moin,

nur so ein Gedanke:

vielleicht liegt es daran, dass Sie noch DMS classic benutzen.

Bei mir funktioniert das Einfügen des Hyperlinks - sowohl über das Symbol im Notizfeld (Weltkugel) und das folgende Auswahlverfahren (warum ist die Auswahl nicht zumindest auf den Mandanten eingeschränkt?) als auch per Drag&Drop. Ich nutze DMS neu - und bei Ihnen funktioniert es ja mit Dokumenten der Dokumentenablage ebenfalls (DMS neu und Dokumentenablage haben dieselbe Basis - im Gegensatz zu DMS classic).

Ich verwende die Hyperlinks aber sehr selten, da es mich nervt, dass bei Aufruf des Hyperlinks immer erst das DMS-Programm geöffnet wird. Ich habe dieses Programm üblicherweise nicht geöffnet, da ich fast ausschließlich über die Schnellinfo im DATEV-Arbeitsplatz arbeite.

Viele Grüße aus dem Norden,

bfit

[#21]

Hallo @JHungerland_AHW,

bestimmte Einstellungen müssen nicht vorgenommen werden🙂. Es sollte einfach funktionieren.

Ich kann es auf meinen vorhanden Systemen leider nicht nachstellen 🙁. Ich glaube ich kann Ihnen hier in der Community leider nicht weiterhelfen und würde Sie daher bitten sich mit uns im Service in Verbindung zu setzten. 

Ein Servicekontakt kann in den DATEV-Programmen über das Menü Hilfe | Servicekontakt... angelegt werden (Servicekontakt anlegen (Dok.-Nr. 1071593)).

Wie @bfit bereits geschrieben hat, könnte es an DATEV DMS classic liegen. Nur interessehalber, nutzen Sie DATEV DMS classic? Steht bei Ihnen eine Umstellung bevor? Können eventuell andere Nutzer mit DATEV DMS classic berichten von identischen Problemen berichten (@Mitleser)?

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#22]

Hallo @bfit,

vielen Dank für den Tipp mit DATEV DMS classic, das könnte die Ursache sein👍.

Bezüglich Ihrer 2 Anregungen:

• Auswahl auf Mandant einschränken
  ➡️Ihren Wunsch habe ich bei uns erfasst
• kein Direktstart des Dokuments (nicht über D
  ➡️Ihr Wunsch ist bereits bei uns aus einem vorherigen Gespräch dokumentiert✔️

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#23]

Hallo Herr Rudolf, 

aus unserer Sicht ist tatsächlich die reine Verlinkung vorzuziehen, d.h alle Dokumente sind in DMS und in der Notiz nur der Link, Somit ist man gezwungen, alles zentral in der DMS (auffindbar) zu haben.

[#24]

Sehr geehrter Herr Rudolph,

ich habe diesen Beitrag durchgesehen aber zu zwei meiner Fragen keine Hinweise oder Antworten gefunden. Vielleicht können Sie hier bitte Auskunft geben.

1. Wenn ich eine Verlinkung in der Notiz nach DMS vornehme, muss ich jedes Mal wieder neu auswählen: Mandant/welcher Mandat/Dokument aus der Ablagestruktur. Da die Dokumente welche ich verknüpfen will oft in unterschiedlichen Ablageordnern in DMS liegen, müssen immer und immer wieder eine ganze Reihe Suchbegriffe eingegeben werden um dies Dokument zu finden. Es wäre vorteilhaft, wenn bei der Bearbeitung des Abschlusses zumindest beim Verlinkungsaufruf der Mandant, welchen man bearbeitet, automatisch erscheint und auch nur dessen Dokumentenstruktur und dass nicht erst immer wieder alles von Anfang an ausgewählt werden muss. Vielleicht geht es ja auch, aber ich habe die entsprechende Einstellung noch nicht gefunden. Und dies führt zur zweiten Frage:

2. Ich kann bei der Verlinkung immer nur ein Dokument markieren und in den Notizen hinterlegen. Da oft genug jedoch mehrere Dokumente in der selben Notiz verknüpft werden sollen, muss jedes Mal die Verbindung nach DMS neu abgearbeitet werden. Kann man hier nicht bei einem Mandanten mehrere Dokumente zur Übernahme in die Notiz markieren und in einem Zug verlinken?

Vielleicht habe ich ja auch etwas übersehen, wäre aber für eine Rückmeldung sehr dankbar.

Beste Grüße

Egbert Dahley 

[#25]

Hallo Herr Dahley,

sehr gerne gebe ich Ihnen Auskunft 🙂.

Zu 1: Vorbelegung Mandant

Kann ich sehr gut nachvollziehen👍. Ich kann Ihn jedoch auch nur bestätigen, dass ich hier auch keine andere Möglichkeit sehe ❌🙁. Ich hab die Anregung bei uns intern festgehalten. Aktuell ist keine Änderung in Aussicht.

Zu 2: Mehrfachverlinkungen in einem Zug

Gleiches wie oben. Ich kann nur bestätigen, was Sie schon wissen. Auch diesen Wunsch halte ich bei uns fest 👍.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#26]

Hallo Herr Rudolph,

vielen Dank. Dann ist aber zumindest schon mal auf den Weg gebracht.

Viele Grüße

Egbert Dahley

[#27]

Hallo Herr Rudolph,

ich bin ein großer Fan des neues Jahresabschlusses. Die bisherige und konsequente Weiterentwicklung des Funktionsumfangs ist lobens- und für viele andere Datev-Bereiche wünschenswert. Die Notizfunktion in ihrer jetzigen Form ist großartig! 

Gibt es die Möglichkeit, die erstellten Notizen nach Abschluss aller Arbeiten "festzuschreiben"? Mit einer unveränderbaren Historie könnte man die gesamte Erstellungsdokumentation direkt in Rechnungswesen vornehmen. Die in DMS abgelegten Arbeitspapiere sind ja bereits revisionssicher archiviert, das würde ich mir auch für die Erstellungsdokumentation wünschen.

Und/Oder wie sieht es mit einer Protokollierung der Änderungshistorie für Notizen und Bearbeitungsstatus aus, wie z.B. in ProCheck? Es wäre hilfreich zu wissen, welcher Schelm (Chef?) im Nachgang meine erfassten Notizen  und Bearbeitungsstati ändert/löscht.

Beste Grüße und ein schönes Wochenende

Herr F.

[#28]

Hallo @HerrF,

vielen Dank für Ihr Lob. Ich freue mich, dass Sie sich freuen 😊.

Zum Thema Notizen festschreiben

In Kanzlei-Rechnungswesen können Sie das gesamte Wirtschaftsjahr schützen. Bei dieser Funktion werden auch die Notizen in Jahresabschluss entwickeln geschützt.

Einzelne Notizen können Sie nicht schützen oder festschreiben. Historie der Notiz ist in Jahresabschluss entwickeln bereits vorhanden, das wissen Sie scheinbar aber noch nicht 😊. Details nachfolgend.

 

Zum Thema Notizen mit Änderungshistorie

Wir haben in Jahresabschluss entwickeln bereits für Notizen und Status eine Historie 🆕. Seit Kanzlei-Rechnungswesen 11.1 (August 2022). Siehe auch im nachfolgend Dokument im (derzeit) Kapitel 5.10: Neuerungen in Kanzlei-Rechnungswesen (Dok.-Nr. 1021842)

Und nur als Hinweis: Der Chef macht keine Fehler 😉😅.

Freundliche Grüße

Lukas Rudolph
Service Jahresabschluss & Anlag

[#29]

Guten Morgen @Lukas_Rudolph,

selbst wenn ich dafür eingestehen muss, den Historie-Button bisher vollständig übersehen zu haben: Danke für die Infos! Das hilft bei der Revision der Ablaufstrukturen ordentlich weiter.

Beste Grüße

Herr F