Lexware Office

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Unsere Mandantin hat sich Lexware Office zugelegt und bucht selbst inkl. Belege. Wir haben einen Steuerberaterzugang erhalten, wo wir 2 Zip-Dateien (Buchungsstapel/Stammdaten als csv-Datei und separat die pdf-Belege).

Ich hatte DUO bestellt (neue eigene Beraternummer [mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft]), da ich davon ausging, dass Unternehmen Online benötigt wird.

Soweit ich jetzt verstanden habe, wird eigentlich nur die Beleg-Verwaltung in DUO benötigt.

Die FiBu läuft über seit Jahren über unsere Beraternummer, nicht über die neue Unterberaternummer.

1.) Da unsere Mandantin selbst mit Datev bzw. DUO nichts zu tun hat, benötigen die DUO selbst gar nicht, da die Belege über uns direkt abgewickelt werden, richtig?

2.) Die Buchungsstapel kann ich direkt ins RW einspielen, richtig?

3.) Die Belege müssen über Belegtransfer hochgeladen werden, richtig?

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Für den Export verwende ich DATEV Buchungsdatenservice. Der Mandant braucht kein DUO; es fällt nur die Gebühr für Belege online und Buchungsdatenservice an.

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Hallo @tbehrens ,

Meine Meinung:

Bevor die Frage technisch beantwortet werden kann, muss der rechtliche Hintergrund geklärt werden.

Wenn

- die Mandantin selbst bucht,

- die Kanzlei die Buchungen nur für den Jahresabschluss übernimmt, 

- und das ordnungsgemäß Belegarchiv in Lexware Office beim Mandanten liegt

- und der Mandant ggf. im Rahmen des Jahresabschlusses noch erzeugte Buchungsbelege in dieses Belegarchiv aufnimmt und die damit verbundenen Buchungen nachholt

dann wird nur Belege online benötigt.

Der Mandant braucht dann keinen Zugriff auf Belege Online.

D.h. der Bestand ist auf der Kanzleiberaternummer anzulegen.

Und kann nach Fertigstellung des Jahresabschlusses wieder gelöscht werden. Die Übernahme der Belege ist dann nur eine Komfortfunktion für die Abschlusserstellung und hat keinerlei steuerrechtlichen Hintergrund (Löschung auch wg. DSGVO erforderlich, usw.)

Soll das Belegarchiv dagegen bei der DATEV liegen (weil Berater Kontierungen korrigiert, Belege nacherfasst, usw.), dann muss für den Mandanten DUO zusätzlich bestellt werden und damit der Bestand auch auf die Unterberaternummer umgespeichert werden, Mitgliedsgebundenes Mandatsgeschäft vereinbart werden, usw.

Mandant zahlt dann doppelt (Lexware + DUO), Lexware ist dann das Arbeitsprogramm, DUO das Archiv.

Technisch sind meines Erachtens die Angaben in 2) und 3) ausreichend. Alternativ kann auch Rechnungsdatenservice 1.0 bestellt und eingerichtet werden. Ist meines Erachtens aber im Fall des "Nur"-Jahresabschlusses nicht notwendig.

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@noescher  schrieb:

Hallo @tbehrens ,

Meine Meinung:

Bevor die Frage technisch beantwortet werden kann, muss der rechtliche Hintergrund geklärt werden.

Wenn

- die Mandantin selbst bucht,

- die Kanzlei die Buchungen nur für den Jahresabschluss übernimmt, 

- und das ordnungsgemäß Belegarchiv in Lexware Office beim Mandanten liegt

- und der Mandant ggf. im Rahmen des Jahresabschlusses noch erzeugte Buchungsbelege in dieses Belegarchiv aufnimmt und die damit verbundenen Buchungen nachholt

Sie buchen erst jetzt ab 2025 selbst, aber die Fibu erhalten wir monatlich und wir übermitteln die UStVA. Ob dies im Laufe des Jahres ändert, wissen wir noch nicht. Bisher haben wir die "Papier"-Ordner erhalten und entsprechend kontiert und gebucht.

Sie will DUO nicht, da Sie schließlich "Lexware Office" hat. Wieso sollte Sie doppelt bezahlen? Die Belege sind schließlich schon in Lexware drin.

Die Fibu soll weiterhin über die Kanzlei-Beraternummer laufen. Bei einer BP würde unser Datenbestand ans FA geht. Ob sich später was ändern und von uns nur der Abschluss gemacht wird, steht aktuell nicht fest. Wie mit Änderungen (z. B. Umbuchungen etc.), die wir in Datev vornehmen bezüglich Lexware umgegangen wird, wissen wir auch noch nicht, da aktuell 12/24 gebucht wird.

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Hallo @tbehrens,

nachdem Sie ja die USt-VA abgeben, haben Sie ja den Auftrag zur Buchführung nach den Daten aus einen Vorsystem (Achtung StBVV >> Lexinform Dok-Nr. 0936033 Kommentierung). 

Allgemeine Hinweise:

> unbedingt mit Mandantin klären, wer die Rechnungsprüfung nach § 14 UStG macht

> Tätigkeiten besprechen welche zu Honorar Fibu und zu Sonderleistung Fibu zählt 

> Lexware Office hat einen gekürzten Kontenrahmen, das ist erfahrungsgemäß etwas gewöhnungsbedürftig. Am      besten die Kontenübersicht mit Kategorien im Live-System mal als PDF für sich speichern.

> Unbedingt auf den Buchungsdatenservice (Stammdaten/Belege/Bank) umstellen, komfortabler geht es nicht. Vor allem im Steuerberaterzugang werden Änderung/Nachbuchungen durch den Mandant in Vormonaten mit einem Ausrufezeichen kenntlich gemacht

Viele Grüße 

Markus