Lerndateien Bank etc.

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Wie ist die Erfahrung, wie hoch sollte der der %-Satz sein, dass man wirklich davon sprechen kann dass die Lerndateien greifen?

In vielen Fällen sehe ich, dass die Lampen nicht grün sind, sondern ein Großteil noch als Unsicher hinterlegt sind.

Dies ist bei etwas 50/50. Ich suche mir derzeit punktuell die Mandanten raus, bei denen am meisten Aufwand betrieben werden muss und eröffne testweise nochmal einen neuen Vorlauf und ruf die Bankdaten dann als Wiederholungslauf ab um zu sehen, ob die Lerndateien so funktionieren wie sie sollen... Oftmals sind aber auch gefühlt so viele Buchungen nicht mit Lerndateien versehen,... 

Ich hatte hier in der Community irgendwo etwas von 90% grüne Ampeln gelesen - ist das zu hoch gegriffen oder doch eine Benchmark? 

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Wenn die Lämpchen unsicher sind, durch die Lerndatei, dann ist das per Definition so. D.h. in der Lerndatei als unsicher markiert.

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@cetze 

Ich war mal auf einem Präsenz-Seminar in Ulm. Dort haben andere Teilnehmer auch von einer +90%-Erkennungs-Quote bei sich selbst gesprochen. Danach erst habe ich auf meine eigene Quote geachtet. Die ist ziemlich hoch und auch immer bei mindestens 90% Erkennungsrate. Über das Protokoll bei der Vorschlagserstellung lässt sich das recht gut nachvollziehen.

Alles andere sollte überprüft werden. Wenn nur 50% der Lerndatei-Einträge erkannt werden ist das Ziel einer Lerndatei m.E. nicht umgesetzt. Eine Lerndatei sollte uns die Arbeit erleichtern. Und das tut sie nur, wenn sie ordentlich gepflegt ist, und relativ viele Sätze erkennt.

Liebe Grüße

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@Katharebur schrieb:

Und das tut sie nur, wenn sie ordentlich gepflegt ist, und relativ viele Sätze erkennt.

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Deshalb sagt unsere FiBu, dass man die Lerndatei mehrfach im Jahr pflegen und hegen muss, damit die Quote bei >90% auch dort bleibt. Also mit 1x anlegen und sich dann zurücklehnen, damit ist es nicht getan. 

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Sprechen wir von 90% Erkennungsrate der hinterlegten Lerndatei-Einträge oder von 90% der Bankbuchungen, die mittels Lerndatei mit grünen Lämpchen "automatisiert" werden?

Ein Beispiel:

150 Buchungen pro Monat bei der Bank

16 Einträge in der Lerndateien wurden im Jahr 2021 zuletzt benutzt

Ich kann jetzt die weiteren 40 Einträge löschen und habe dann auch meine ziemlich hohe Quote - aber das ist ja nicht der Sinn der Sache.

Welche "Quote" der automatisierten Bankbuchungen werden versucht zu erreichen?

Und noch eine Frage zu den unsicher erkannten Buchungen:

Setze ich da an, dass diese zukünftig als sicher erkannt werden oder ist das auch bereits ein Erfolg, dass sie zumindest als unsicher erkannt werden?

 Können unsicher erkannte massenhaft "erledigt" werden?

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Man sollte vielleicht auch beachten, dass ein vorgeschlagener Kreditor mit Skonto ebenfalls als unsicher vorgeschlagen wird. Jedoch sind die Vorschläge nur sehr selten falsch. Natürlich auch abhängig davon wie vollständig die Verbindlichkeiten bezüglich der Rechnungsnummer gebucht werden. Da habe ich auch schon sehr unterschiedliche Varianten erlebt. Nur die letzten vier Ziffern der Rechnungsnummer zum Beispiel.

Ein weiterer Aspekt ist noch was für ein Unternehmen es ist und wie umfangreich die Buchführung ist. Bei einer Immobilien GmbH & Co. KG erreiche ich in der Regel sogar 99% sicher erkannte Buchungsvorschläge, weil da nur selten eine einmalige Zahlung geleistet wird. Andererseits ist es bei einer Apothekerin mit 3 Apotheken schwierig immer die 90% zu halten. Da muss man schon monatlich die Lerndateien pflegen.

Allgemein kann man zu Lerndateien folgendes festhalten: Alle Zahlungen, die monatlich, vierteljährlich oder jährlich geleistet werden, kann man mit einer Lerndatei automatisieren. Als Beispiel nehme ich auch gerne die per Lastschrift abgebuchten USt-VZ, Sondervorauszahlungen oder Erstattungen/Nachzahlungen nach Abgabe der USt Erklärung. Hier habe ich bei jeder Buchführung mehrere Lerndateien, damit alle Zahlungen sofort richtig gebucht (inkl. korrekter Buchungstext) werden.

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@cetze

Wenn Sie Bankbuchungen Erzeugen, kommt hinterher ein kleines graues Fenster, Dort kann man über die Schaltfläche "Protokoll" das Verarbeitungsprotokoll aufrufen. (An dieses Protokoll kommt man nur dran, wenn die Vorschläge frisch erzeugt wurden - danach kommt man nicht mehr an das Protokoll) Das sah bei mir dann z.B. so aus:

Von dieser Erkennungsrate wird gesprochen.

Wie viele Lerndateieinträge letztlich für die Erkennungen verwendet werden ist unerheblich.

Übertrieben dargestellt: Wenn Sie 100 Lerndateieinträge haben, aber nur 20 Lerndateieinträge die Zuordnungsquote von 96% auslösen, ist es theoretisch egal, ob 80% der Lerndateieinträge unbrauchbar sind, oder nicht. (Hierzu gibt es ja auch noch die "Einstellungen Bank Buchungsvorschläge erzeugen" in der "Lerndatei Bank"). Wenn aber 80 % der Lerndateieinträge nur eine 20%ige Erkennungsquote erzeugen, läuft was schief.

Für mich ist in meinem Praxisalltag wichtig, dass ich keine/kaum rote Symbole in den Buchungsvorschlägen habe.

Wenn ich das berücksichtige und meine Lerndateieinträge kontinuierlich erweitere, und außerdem bei falsch zugeordneten Buchungsvorschlägen meine vorhandenen Lerndateieinträge überprüfe und berichtige komme ich fast immer auf diese Quote in einer Buchhaltung.

Man muss eben immer wieder etwas verbessern.... manchmal verwendet man falsche Erkennungskriterien, oder manchmal Ändert sich einfach ein bisheriges Kriterium widererwarten ab und muss angepasst werden.

Viele pflegen die Lerndateieinträge auch einfach nicht - teilweise auch aus Unwissenheit, weil sie nicht wissen, wie sie die optimalen Kriterien für den Lerndateieintrag festlegen sollen, oder gar nicht mit dem *-Platzhalter umgehen können. Das sehe ich (leider) sehr oft im Kollegenkreis.

Unsicher erkannte Buchungsvorschläge können Sie automatisch erledigen. Hierzu in Belege buchen in den Eigenschaften unter Buchungsvorschläge "sicher erkannte und unsichere Vorschläge automatisch buchen" auswählen:

Ich hoffe ich konnte Ihre Fragen damit beantworten.

Liebe Grüße

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als kurze Ergänzung noch: uns wurde einmal im Seminar auch eine praktische Möglichkeit aufgezeigt um die korrekte Anlage der Lerndateien schnell zu prüfen.

Die Buchungsvorschläge aka die Bankumsätze können ja wiederholt abgerufen und in den Buchungsstapel übernommen u. auch wieder gelöscht werden.

Damit lässt sich relativ schnell und unkompliziert die richtige Anlage u. a. Erkennung der Buchungen prüfen.

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@kanzleiboennecke Paypal Lerndateien 95%. Sind Spendenkonten... Easy

Bank in der eigenen Fibu: 80 % und dann geht die Schere weit auseinander. junge Quirelige Mandate... gut wenn es 50% sind. Ständiger Wechsel der Lieferanten, neue Kunden,... 

alte Mandate sollten nach Möglichkeit bei 70 % + liegen. So unsere Erfahrungswerte.

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Ich finde es kommt stark auf den Mandanten an wie gut Lerndateien überhaupt greifen können. Wir haben zum Beispiel viele Mandanten mit Kostenstellen, Auslagen der Mitarbeiter und das Rechnungen aufgeteilt werden müssen und zwar auf verschiedene Konten und Kostenstellen. Da wird es dann natürlich schwierig bis unmöglich bzw. lohnt sich da oft der Aufwand nicht eine Lerndatei dafür anzulegen und es kommt nur 1 mal alle zwei Jahre vor.

Generell muss ich aber sagen das ich um jede Buchung froh bin die erkannt wird. Und wenn bei einem Mandanten 50-60% das Maximum sein sollte, dann hab ich immer noch weniger Arbeit und die restlichen 40-50% werden ja auch schon mit vielen Daten eingespielt. Nur noch nicht mit allen. Hinzu kommt das der Bestand definitiv nach jeder Buchung stimmt und wenn nicht dann meckert das System. Also definitiv eine Erleichterung!

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Haben Sie erst angefangen die Banken digital einzuspielen? 

Ist jetzt kein überragender Wert aber weniger sollten es tatsächlich nicht sein. 

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Wir sind noch dabei einige schwarze Schafe zu finden. Liegen momentan bei 71%. Aber da zählt ja auch jede Buchung vom Kontoauszugsmanager dazu, auch wenn keine Lerndatei geschlüsselt ist.

Ich finde es manchmal einfach sehr schwer Lerndateien einzurichten bei unserem Mandantenstamm. Wie gesagt, viele Kostenstellen, viele Aufgeteilte Belege wo entweder die Kostenstelle gleich bleibt oder variiert. Hinzu kommen die Auslagen der Mitarbeiter die man auch schlecht in Lerndateien umwandeln kann. Wenn einer von euch natürlich einen Tipp hat wie man etwas besser machen kann bin ich ganz Ohr und würde mich für jeden Tipp freuen. 

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Die Auslagen der Mitarbeiter werden von der Bank immer ans jeweilige Verrechnungskonto gebucht.

Dort sind vorher OPOS die Auslagen an die Aufwandskonten gebucht.

Zumindest dort erreichen wir nahezu 100% Treffer.

Es macht auch mehr Sinn die Belege einzeln vom Verrechnungskonto aus zu verbuchen als die Bankzahlung aufzuteilen.

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Wie oben bereits beschrieben, MUSS/SOLLTE man die grünen durchlaufen lassen; mache das seit Jahren so.

Sehr hilfreich ist auch die LD wenn Kreditoren regelmäßig falsch erkannt werden.

Gleichwohl die absolute Empfehlung: alte und unbebuchte Personenkonten löschen! Machte es der LD einfacher!

Liege auch, abhängig vom Mandanten, bei 80-95%

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[Hinweis: Aktuell passen wir unsere Website-Angebote an das neue TTDSG an. Bitte haben Sie Verständnis, wenn einzelne Funktionen, z. B. eingebettete YouTube-Videos, derzeit nicht abrufbar sind.]

Danke @andreashausmann!