Lösung: Wer hat welche Buchung im Rechnungswesen gemacht?

[#1]

Hallo,

wir hatten das Problem, dass es im Rechnungswesen einige fehlerhafte Buchungen gab. 

Alle Beteiligten haben dies von sich gewiesen, was natürlich zu vielen (sinnlosen) Diskussionen führte.

Am Ende waren dann alle Gemüter so erhitzt, dass man die IT (uns) beauftragt hat, eine Lösung zu finden.

Wir benutzen Datev Rechnungswesen, da wir kein Steuerbüro, sondern ein Unternehmen sind.

Bei Datev ist es aber offenbar aber nicht so einfach, Detail-Informationen zu Buchungen zu erhalten. 

Ich konnte jedoch folgende Lösung finden, mit der alle nun einverstanden sind und wir die Buchungen nachvollziehen konnten. 

Ich weise nochmal darauf hin, dass bei uns Geschäftsführung und Mitarbeiter damit einverstanden waren. Es ging nicht darum, jemandem Vorhaltungen zu machen oder um Überwachung. Auch der Datenschutzbeauftragte war einverstanden.

Lösung für uns:

Datev Arbeitsplatz öffnen

Einen Mandanten öffnen

Oben im Menü auf Extras

Primanota (letzte Änderung)

Einen Stapel öffnen

Dann oben ein Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften

Einstellungen Liste

Im neuen Fenster im linken Bereich "Spalten" auswählen.

Im rechten Bereich ganz nach unten scrollen

"Nuko-Kennung" auswählen, wenn nicht schon angehakt

Jetzt mit OK bestätigen

In der Buchungsübersicht im Stapel ist nun die jeweilige Benutzerkennung des letzten Bearbeiters ersichtlich.

Wenn man den Buchungssatz bearbeitet, dann steht dort die Nutzerkennung des letzten Bearbeiters.

Andernfalls steht dort die NuKo des Erstellers, wenn noch keine Änderung stattgefunden hat.

Bei uns herrscht nun endlich wieder mehr Ruhe. Die Kollegen klären es nun selber, ohne GF und ohne IT. 😎

Vielleicht hilft unsere Lösung auch anderen weiter.

Liebe Grüße aus dem hohen Norden

[#2]

Es gibt doch das Aktivitätenprotokoll (Menü Extras,  Aktivitätenprotokoll), hilft das nicht weiter, @dernordengrüßt ?

[#3]

Moin,

uns hat das Aktivitätenprotokoll nicht weitergeholfen.

Was man dort besser sehen kann, ist die durchgeführte Aktion. Also z.B. Buchungserfassung mit der differenzierten Beschreibung (Korrektur, Neuerfassung).

So steht bei einer Buchungserfassung dort, was gemacht wurde (z.B. Neuerfassung) und wer es gemacht hat (NuKo-Kennung bzw. kann man sich das Win-Login anzeigen lassen) und das Datum.

Das ist schon mal gut. Aber um welchen Buchungssatz bzw. welche einzelne Buchung handelt es sich? Das kann ich dort nicht erkennen.

Bei dem Weg über die Primanota sehe ich hingegen die genaue Buchung mit Konten, Beträgen, Text, KST, Zeitpunkt der letzten Änderung und NuKo-Kennung auf einen Blick.

Dies empfinde ich als hilfreicher.

Edit: Der Weg über die normale Primanota geht nicht. Dort sind nicht die gleichen Informationen ersichtlich wie über das Extra-Menü.

LG

[#4]

Grundsätzlich eine interessante, notwendige Frage, die mich zunehmend beschäftigt. Sollte unbedingt notwendig sein, bei umfangreicher Bearbeitung durch mehrere Beteiligten, zu dokumentieren, wer wann was gemacht hat. 

Ist natürlich tricky, das entsprechend zu loggen mit einer Software aus dem letzten Jahrtausend.

Oder man klärt es durch rigide Anordnungen (deren Sinn man natürlich hinterfragen muss...)