KOST-System von Mandant in Kanzlei-Bestand einspielen

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Guten Tag,

wir sind Mandant, unsere Buchhaltung wird bei einer externen Steuerkanzlei geführt.

Wir sind per DATEV-Unternehmen Online in der erweiterten Fassung angebunden und versenden so die typischen Belege Rechnungseingang und Rechnungsausgang, d.h. wir erfassen alle Belege vor mit Sachkontierung, KOST1, KOST2 und Zahlungsvorschlägen etc.

Zusätzlich haben wir DATEV Mittelstandsfaktura mit Rechnungswesen und Kostenrechnung classic im Einsatz als Client-Server Installation (nur für dezidierte Auswertungszwecke, die wir autark und unabhängig von der Steuerkanzlei durchführen möchten.)

In DATEV Mittelstandsfaktura wird turnusmäßig (wöchentlich) der aktuelle Buchungsbestand der Kanzlei mittels Bestandsdienst eingespielt.

Aktuell führen wir keine separaten KOST-Buchungen (KOST-Stapel, KOST-Verarbeitungen) im Unternehmen durch.

Jetzt die Frage:

Wir entwickeln gerade ein dezidiertes KOST2-System in der Kostenrechnung von Mittelstandsfaktura, welches auf das KOST2-Feld abstellt.

Wir sind damit fast fertig und es besteht aus:

Kostenstellen, Kostenträgern, Kontenverteilungen, Konsolidierungsebenen, Umlagen nach Stufenleiterverfahren, mehrfach abgebenden Kostenstellen, einer BAB-Zeilenstruktur, diversen Chefübersichten usw.

Kann dieses komplette KOST2-System exportiert und in der Steuerkanzlei in unseren Bestand importiert werden mit allen Objekten, oder geht auf diesem Weg irgend etwas verloren, bzw. wird nicht mit kopiert?

Woraus besteht ein KOST-System Export, welche KOST-Objekte sind darin enthalten und welche evtl. nicht?

Ziel ist das Einspielen dieses KOST2-Systems in unseren Bestand beim Steuerberater in Kanzlei-Rechnungswesen, damit es dort nicht erneut mühsam "nachgebaut" werden muss. Unser Mitwirken dort vor Ort wird aus Datenschutzgründen und anderer genereller Berufsrichtlinien strikt abgelehnt.

Beim nächsten Import des aktuellen Bestands des Steuerberaters in unser System würde dann zwar unser KOST2-System überschrieben, aber es wäre dann ja das Selbe und somit unkritisch !!!

VG W.Illy

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Der von Ihnen angedachte Weg funktioniert ohne Probleme sofern die Kanzlei auch Kostenrechnung classic im Einsatz hat. 

Der Export eines KOST-Systems besteht aus Stammdaten und Bewegungsdaten. Beim Import kann entschieden werden, ob nur Stammdaten oder auch die Bewegungsdaten übernommen werden sollen.

Die Kanzlei sollte darauf achten, dass auch

bei den KOST-relevanten Buchungen, welche sie nicht in Unternehmen online erfassen, die KOST-Felder der Buchungszeile befüllt werden. (z. B. Abschreibungen, Lohnbuchungen etc.).

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Vielen Dank für die schnelle Antwort.

Wir werden das zeitnah testen und dann berichten.

VG W.Illy

[#4]

... und ich würde die Schritte ...

• Importieren des Kanzlei-REWE-Bestands per "Bestandsdienste Rechnungswesen"
• Importieren Ihres KOST-Systems
• Sichern Ihres jetzt neuen REWE-Bestands
• Importieren dieses REWE-Bestands inkl. KOST in der Kanzlei

... sehr zeitnah ausführen, damit nicht versehentlich gleichzeitig an zwei Orten mit dem REWE-Bestand 'gearbeitet' wird, was zu Inkonsistenzen führen würde

Es war ja bisher immer eine Einbahnstraße von der Kanzlei zum Mandanten und jetzt ausnahmsweise mal 'mit Gegenverkehr' 😉

... noch eine Verständnisfrage:

Was meinen Sie mit mit dem Begriff "dezidiert" ?

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Nein..., so ist es nicht geplant !

Da die Kanzlei immer einen Buchungsvorsprung hat, da dort täglich gebucht wird, haben wir für 

den Gegenverkehr keinen Spielraum, es sei denn, man würde mal einen definierten Tag pausieren.

Geplant ist etwas Anderes, nämlich das von uns in unserem Standalone Rechnungswesen 10.3 entwickelte KOST-System ohne Bewegungsdaten in unseren Bestand beim Steuerberater zu importieren, damit dort alle notwendigen Strukturen und Stammdaten vorhanden sind.

Dazu zählen zwingend folgende Objekte:

1. Kostenstellen / Kostenträger

2. Konsolidierung (alle Ebenen 0 - 3)

3. Kontoverteilungen

4. Zeilenstruktur

5. Verteilschlüssel

6. Umlagen

7. Konstanten

8. Chefübersichten (alle definierten für die Zeilenstruktur)

Das war ja der Kern meiner Frage:

Ist das gewährleistet, das ein solcher Import alle wichtigen Strukturelemente eines KOST-Systems mit berücksichtigt.

Ich habe da so meine Zweifel, weil ich da schon den ein oder anderen Test hinter mir habe, wo nicht alles mitkam.

Da wir aber bei jeder Bestandseinspielung aus Richtung Kanzlei logischerweise unsere Strukturen überschreiben bzw. vernichten, möchten wir unser definiertes KOST-System dort in der Kanzlei importieren,

aber mit allen notwendigen Objekten des KOST-Systems.

Hintergrund:

Wir haben als Produktionsunternehmen an drei Standorten auch drei Geschäftsbereiche, die es gilt, in einem vernünftig ausgebauten KOST-System transparent auswerten zu können inkl. gerechter Umlage der Unternehmens-Gemeinkosten (geschäftsbereichsunabhängig,) auf die Standorte im ersten Schritt, sowie dann der Verrechnung der Standort-Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen des Standorts im zweiten Schritt.

Dezidiert meint insofern diese möglichst verursachungsgerechte Aufteilung und gerechte Zuordnung der 

jeweiligen Gemeinkosten auf Standorte und/oder Geschäftsbereiche, im Sinne von ausgeklügelt. Diese Anforderungen führen zwangsläufig im Ergebnis nicht gerade zu einem trivialen Modell.

Man wird sehen.

[#6 · Accepted solution]

... möglicherweise hat die Kanzlei wenig oder gar keine Routine mit Ihren Anforderungen bzw. mit komplexen, individuellen KOST-Systemen umzugehen. KOST wird nur bei wenigen Mandaten eingesetzt, jedenfalls bei uns.

... insofern könnte es 'tricky' werden

... aber auf Ihrer (Mandanten-)Seite hätten Sie auch einige Möglichkeiten, die erforderlichen Schritte im Vorfeld zu testen und die Ergebnisse zu überprüfen.

... Sie könnten Ihr KOST-System exportieren, also in eine "*.dvsdRW"-Datei speichern und im Anschluss daran wieder in den aktuellen, von der Kanzlei übermittelten REWE-Bestand als zweites (zusätzliches) KOST-System importieren.

... beim Importieren des KOST-Systems erscheint eine Warnung, dass das KOST-System bereits existiert und der Frage überschreiben ja/nein. Bei Antwort "nein" wird mit den Import-Daten ein weiteres KOST-System angelegt.

... wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, können Sie ja dann entsprechende Hinweise an die Kanzlei geben

... selbstverständlich sollte man die betreffenden Original-Bestände immer vorher mit "Bestandsdienste Rechnungswesen" sichern, bevor man 'am offenen Herzen' operiert 😁

... die exportierten/importierten Daten liegen leider nicht in einem lesbaren Textformat vor. Es sind also z.B. keine CSV-Dateien, die sie mit jedem Editor öffnen könnten, sondern es sind dvsdRW-Dateien, die Sie nur mit REWE verarbeiten können.

... bin gespannt, ob Sie 'unblutig' zum Ziel kommen

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genau...,

das wäre jetzt auch mein Weg zum Ziel.

Bin von Hause aus sehr IT- und KoRe-affin, weniger FiBu- und Steuerrecht-affin.

Das scheint auch ein generelles Dilemma zu sein. Bei den Kanzleien gibt es zahlreiche extrem gute Finanzbuchhalter und Steuerexperten, aber kaum Kostenrechnungs-Knowhow, jedenfalls nicht in der Breite.

Scheinbar betreiben Unternehmen, die gutes, anspruchsvolles Kostenrechnungs-KnowHow nachfragen und benötigen die FiBu und KoRe in Eigenregie und benötigen die Kanzlei nur für den Jahresabschluss oder die WP.

Wir sind ein Sonderfall. KMU, Mittelstand, aktuell 160 MA, 52 Mio Umsatz, extremes Wachstum, keine interne Kompetenz für FiBu und Steuerrechtsthemen, deshalb seit Beginn externe Fibu, aber Ansprüche und Kompetenz in der Betriebsabrechnung abseits des Standard-BAB. Zielumsatz 2022 70 Mio, 2023 80 Mio.

Inhaberentscheidung: keine interne FiBu !

Also muss die Kanzlei liefern !

FiBu und KoRe des ERP-Systems wurde disconnected, da nicht wirklich kompatibel zu DATEV.

Es bleibt spannend, ich werde berichten...

[#8 · Accepted solution]

Hallo illy,

im Prinzip wurde eigentlich schon alles gesagt. Ich würde folgendermaßen vorgehen (gewissermaßen als Zusammenfassung der bisherigen Kommentare):

1. Sie exportieren Ihr neues KOST-System 2 über die Stammdaten der Kosten- und Leistungsrechnung. Dazu wählen Sie Stammdaten | Kosten- und Leistungsrechnung | KOST-Systeme und klicken dort in den Kontextbezogenen Links unter Basisfunktionen auf Exportieren. Damit erstellen Sie eine Sicherung nur dieses einen KOST-Systems 2 (ohne KOST-System 1 und ohne die Finanzbuchführung). Die Sicherung beinhaltet das komplette KOST-System mit allen von Ihnen beschriebenen Stammdaten.
2. Diese KOST-Sicherung bewahren Sie gut auf und schicken Sie an Ihren Steuerberater. Dieser kann dieses KOST-System dann bei sich in Ihren Mandantenbestand importieren - auf dem gleichen Weg wie oben beschrieben. Nur dass der Steuerberater dann Importieren statt Exportieren wählt. Der ganze Vorgang ist im Dokument  Kostenrechnung in einen anderen Mandantenbestand kopieren / duplizieren genau beschrieben.
3. Damit hat der Steuerberater dann genau den gleichen Bestand wie Sie (die FIBU und das KOST-System 1 hat er ja sowieso schon).
4. Ab der nächsten Bestandssicherung des Steuerberaters (über Bestandsdienste Rechnungswesen) an Sie ist dann alles dabei (FIBU, KOST-System 1, KOST-System 2). Natürlich wird dann auch Ihr KOST-System 2 dann wieder überschrieben. aber wie Sie bereits erwähnten, ist das unkritisch, da es sich ja um das gleiche KOST-System handelt, das Sie erstellt und exportiert haben.

Im Notfall haben Sie ja noch die Sicherung des KOST-Systems 2, die Sie im Bedarfsfalle wieder einspielen könnten.

DATEV eG

Heinz Bleyer

Service Kostenrechnung/Branchen

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Hallo Herr Bleyer,

wir haben jetzt diverse erfolgreiche Tests hinter uns und können bestätigen,

dass ein erfolgter Export eines KOST-Systems problemlos mit allen Stamm- und Bewegungsdaten wieder in einen beliebigen Bestand desselben Md. importiert werden kann, und zwar mit Stammdaten und wahlweise auch den Bewegungsdaten. Auch noch nicht verarbeitete KOST-Stapel werden mit importiert. Gleiches gilt für erfasste Plan- und Vorjahreswerte.

Vielen Dank an Sie und die anderen Threadteilnehmer für die konstruktiven Beiträge. Die Tipps haben uns sehr geholfen und bei der Umsetzung die Angst vor Datenverlust genommen.

VG

W.Illy