Jahresabschluss erstellen ohne Zugang zu Belege Online

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Folgende Situation:

ein Mandant bei dem wir die Fibu machen wechselt den StB. Der Mandant nutzt Unternehmen Online und wir verbuchen seine Belege daraus.

Der letzte JA soll von uns noch fertiggestellt werden, der Übertrag an den neuen StB aber soll in Kürze erfolgen. wenn wir die BNr des Mandanten übertragen haben wir ja keinen Zugriff mehr auf Belege Online.

Gibt es dazu ein Best-Practise?

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Idee dazu - ohne jegliche rechtliche Betrachtung -> Belege aus Belege online nach Dokumentenablage, DATEV DMS oder DATEV DMS ... - DATEV Hilfe-Center

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Würde funktionieren, ABER so wie ich das Dokument lese habe ich dann das "Problem", dass ich die Festschreibung aufheben müsste. Da fangen die Buchstaben G und o und B und D an sich wild zu drehen 😂 (ja daher der Hinweis ohne rechtliche Betrachtung 😉 )

Außerdem verstehe ich das so, dass die Belege von Belege online in DMS verschoben werden und keine Kopie erstellt wird. Ist ja auch nicht soooo mein Ziel... 😁

Wäre hier der Abruf einer REWE-DVD inkl. Belege für dsa betreffende Jahr eine Option?

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@Florian_Brett schrieb:

wenn wir die BNr des Mandanten übertragen haben wir ja keinen Zugriff mehr auf Belege Online.

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Das stimmt so nicht. Wenn man die mandantengenutzte Beraternummer überträgt, sagt man der DATEV nur, dass diese Beraternummer samt der dortigen Verträge und Medien nicht mehr zu Euch gehört aka in Eurer RVo / Service Anwendungen auftauchen, sondern bereits beim neuen StB. 

Der Übertrag von Stammdaten / Belege online hat damit nichts zu tun. Das ist erstmal unabhängig. 

Problem: Überträgt man die mandantengenutzte Beraternummer zum neuen StB, die Stammdaten online bleiben aber unangetastet, kann der neue StB, bei welchem die Medien des Mandanten dann auftauchen, nicht Eure Beraternummer/Mandantennummer aus Belege online eintragen, weil das 2 getrennte Mitgliedschaften sind. 

Ergo: Das Mandat kann mit DUO und Co. nicht mehr arbeiten. Also hängt es organisatorisch doch wieder zueinander. 

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Und losgelöst vom Thema der Unterberaternummer: ein reiner Übertrag von Unternehmen Online OHNE "Löschen nach Übertrag" sieht DATEV hier wohl nicht vor (aus DATEV Logistikauftrag online)

@Florian_Brett dann wäre die Archiv-DVD mit Belegen wohl doch eine Alternative. Ist dann nur vom Handling etwas umständlicher, wenn ich statt dem Beleglink in Rewe immer dort im Programm suchen muss.

Rechnungswesen-Archiv-DVD aus dem Rechenzentrum abrufen - DATEV Hilfe-Center

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Ich kenne den Umfang nicht, aber kann nicht der Bearbeiter des Jahresabschlusses (der idealerweise auch das Vorjahr gemacht hat) sich 1-2 Stunden Zeit nehmen, durch die Konten klicken und ggfls. relevante Belege als pdf exportieren? Das klappt ja relativ simpel vom Belegbild aus.

Wenn man dann noch was braucht, kann man ja beim neuen Berater nachfragen (wenn man noch den alten Abschluss machen darf, klingt das ja nach einer "freundlichen" Übernahme durch den neuen Berater)

Ich weiß, ideal ist anders. Aber pragmatisch...

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Die empfohlene Lösung (mitgliedsübergreifene Freischaltung) ist in folgendem Info-Dokument unter Pkt. 5.6 beschrieben:

DATEV Unternehmen online: Mandantendaten zwischen 2 Mitgliedschaften übertragen

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Der Aufwand dazu ist riesig hoch (nicht digital durchgehend) und das LC steht jetzt schon unter Hochlast. Bis mitgliedschaftsübergreifende Rechte gelten, verging bei mir sicher min. 1W. Mal eben ist da aktuell nichts. 

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Der Aufwand dazu ist riesig hoch (nicht digital durchgehend) und das LC steht jetzt schon unter Hochlast. Bis mitgliedschaftsübergreifende Rechte gelten, verging bei mir sicher min. 1W. Mal eben ist da aktuell nichts. 

Reden Sie die Dinge doch bitte nicht komplizierter als sie sind. Das beschriebene Verfahren hat sich hier

mehrfach sehr gut bewährt - in beide Richtungen. Andere für beide Parteien geeignete Handlungsempfehlungen konnte ich bisher in diesem Thread nicht erkennen.

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@eliansawatzki schrieb:

Das beschriebene Verfahren hat sich hier mehrfach sehr gut bewährt - in beide Richtungen

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Bei mir leider nicht 👎. Ich hab's jetzt das erste Mal gemacht und es war gelinde gesagt eine Katastrophe. Unabhängig davon, dass es kein Portal wie beim LAO gibt, kann man auf der anderen Seite z.B. die Rechte nicht via Gruppe verwalten. 

Das ist besonders jetzt blöd, weil das LC das Formular bereits auf www.datev.de/par umgestellt hat und man nun keine Medien, sondern natürliche Personen (Namen) einträgt, sodass bei der übergreifenden Freischaltung man manuell alle Medien auf 1 Rechtestand bringen muss; insbesondere bei Änderungen ist das nervig. Da macht die Kopierfunktion der Rechte (wenn das denn an dieser Stelle möglich ist 🤔) halbwegs Sinn. 

Und: Bestellt man noch mehr Medien für die natürliche Person und hat man noch nicht final auf www.datev.de/par umgestellt, muss man beim LC Bitte, Bitte machen aktuell, sodass die Medien nachträglich freigeschaltet werden. Das habe ich der DATEV schon mit auf den Weg gegeben. 

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@eliansawatzki schrieb:

Andere für beide Parteien geeignete Handlungsempfehlungen konnte ich bisher in diesem Thread nicht erkennen.

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Das ist korrekt 👍. Weil es keine technische 2022er up2date Lösung gibt. 

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Wenn's eilig ist ➡️ Eilservice Experten fragen (datev.de)

🤓

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@metalposaunist 

Es ging im Thread ja darum, wie man den angefragten Sachverhalt umsetzen kann. Und das funktioniert mit der mitgliedsübergreifenden Freischaltung einwandfrei. Formular ausfüllen und einreichen, Bearbeitung des LC abwarten, Smartcard administrieren und anschließend können beide Parteien mit dem Bestand arbeiten.

Worum es nicht ging: PAR, auf Gruppen kopieren, fehlende Portale, oder allgemein die cool-/uncool-Diskussion

Manche Probleme werden auch einfach konstruiert: In der Regel wird genau eine Smartcard des Berufskollegen zur JA-Erstellung administriert. Da spielen das Gruppenthema und eine neu hinzukommende Smartcard überhaupt keine Rolle.

Sie erinnern sich sicher auch an den Thread in dem ein Community-Teilnehmer sagte, dass häufig einfache Dinge kompliziert geredet werden…