DMS beim Mandanten, Buchung mit digitalen Belegen

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Frage in die Runde:

DATEV-Unterberater (Mandant) bucht mit DATEV, sendet Buchungen an das RZ. Mandant nutzt zudem DATEV-DMS und verknüpft natürlich digitale Belege mit den Buchungen.

Ist es möglich, dass man sich die Rechnungswesendaten mit den Belegdaten aus dem RZ holt? Die Belege sind doch an den Buchungen "dran", oder?

Danke für eine klärende Antwort.

MfG

A. Hofmeister

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Moin,

der Beleg bleibt im DMS (wie auch in UO), ins RZ geht nur der Buchungssatz mit einer eindeutigen ID. Deshalb klappt es ja auch z. B. einen Buchungsstapel zu exportieren und wieder importieren ohne die Verknüpfungen zu verlieren. Bei Erstellung der Archiv DVD hat das RZ Zugriff auf den UO Speicher, nicht aber auch das lokal (lokal ist auch das DMS im ASP) gespeicherte DMS.

Gruß

KP

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Ok. Alles bekannt. Aber: das geht dann nur, wenn auch noch UO im Einsatz ist?

Das ist hier nämlich nicht der Fall. Also Archiv-DVD mit Belegen nur bei UO oder auch bei Speicherung im RZ und dann Erstellung mit Archiv-DVD? Mit Belegen?

UO will doch hier bei dieser Konstellation keiner der Beteiligten mehr. Warum denn auch?

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Hatten wir doch schon, oder?

Auch aus DMS lassen sich die Belege jahresweise exportieren und auf eine 2. DVD brennen. Der Archiv DVD aus dem RZ ist dann möglich, auf die DMS DVD zuzugreifen. Wenn man will, kann man beide Dateninhalte auf die Platte kopieren und damit wunderbar arbeiten. Sogar auf einem Mac mit Parallels.

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Ja hatten wir schon.

Aber:

Warum der Aufwand mit Export aus DMS wenn ich doch die Belege eigentlich auch per Datenspeichern im RZ speichern könnte. Ohne UO. IM RZ.

Und dann auch per Datenholen aus RZ mit Belegen ohne weitere Medien speichern könnte.

Denn: die Archiv-DVD kann doch die Belege auch IN EINEM Bestand speichern. ODER?

Hintergrund: wenn man mehrerer Mandanten so bearbeitet, hat man die Belege nicht nur beim Mandanten vor Ort im DMS sondern auch noch mal in der Kanzlei. Das ist zwar schön als Datenspeicher, aber letztendlich mind. einmal zuviel gespeichert...

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Das RZ kann nur die Belege auf die DVD bringen, die im RZ gespeichert sind. KaReWe und DMS sind 2 getrennte Systeme und nur lokal vorhanden. Schön wäre es, wenn man in KaReWe die Archiv DVD "vor Ort" brennen könnte. Geht aber leider nicht. Belege ins RZ nur mit UO, ist eigentlich vom Workflow betrachtet auch logisch.

Was ich noch nicht probiert habe ist eine Verknüpfung zwischen KaReWe und einer DMS Archiv DVD. Ich glaube, das wäre die fehlende Verbindung.

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Wir nähern uns den Begrifflichkeiten: "Schön wäre es, wenn man in KaReWe die Archiv DVD "vor Ort" brennen könnte. Geht aber leider nicht. Belege ins RZ nur mit UO, ist eigentlich vom Workflow betrachtet auch logisch."

Das wollte ich konstatieren! Letztendlich muss es doch möglich sein, einen Bestand "an Belegen" zu haben. Und nicht mindestens 2. Kostet Zeit, Geld (Auslesen, überprüfen, etc.) und nebenbei noch Speicherplatz.

Und warum denn auch noch UO (diese Frage geht natürlich nicht an SIE)? Wäre ja dann ein 3. Medium.

Kurzum: das System ist mehr als unausgereift. Ich rede nicht von 2 oder 3 Mandaten.

Geht denn eine Archiv-DVD aus DMS? Die man dann ähnlich der Lohn-Archiv-DVD einbinden kann?

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Archiv DVD RZ (Buchungen und Auswertungen) + Archiv DVD Belege DMS = glücklicher Mandant.

Klappt einwandfrei.

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Ok. Dann wende ich mich mal an die DATEV, ob das so auch einzubinden ist, wie bei der Lohn-Archiv-DVD.

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Hallo Herr Hofmeister,

haben Sie hierzu etwas herausgefunden?

Ich habe mir hier gerade zu überlegen, wie ich einen Archiv-DVD ohne Belege (diese sind nämlich in unserem DMS und nicht im RZ) mitsamt diesen Belegen zum laufen/verknüpfen bringe.

Oder war es das K.PF oben meinte: eine DMS DVD brennen - und Verknüpfung über das Rechnungswesen-Archiv-Programm einstellen (geht das wirklich?)?
Besten Dank

Nachtrag: ich habe mal eine Archiv DVD ohne Belege eingespielt und geöffnet. Auf die Schnelle finde ich keine Stelle, an der ich Belege trotzdem verknüpfen könnte oder DMS IDs.

Es ist zwar an den entsprechenden Buchungen ein Symbol vorhanden für einen vorhandenen Beleg, weiter komme ich nicht.

Insgesamt ist das natürlich eine Frage an den Teamservice, aber es passt ja auch zur allgemeinen Diskussion in diesem und anderen Threads im Forum wie das nun am Besten zu handeln ist mit den Belegen und den Archiven..

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Hi, hilft den dies Dokument evtl. weiter:

Buchungen und digitale Belege über das Rechenzentrum für den Steuerberater bereitstellen

Grüße

Chr.Ockenfels

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Alternativ noch

Belege mit Belegtransfer automatisch nach Belege online bzw. Belegverwaltung online übertragen lassen

siehe Punkt: 3.2.1 Belege aus DATEV-DMS classic exportieren

und Punkt 3.2.2 Exportierte Belege in Belege online übertragen

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Hallo -

besten Dank für das Feedback - und die Links.

Das werde ich mir anschauen. Auf den ersten Blick bin ich nicht sicher ob der Link aus dem ersten Kommentar weiterhilft, da es hier nicht um Rewe Archiv geht.

Der Hinweis aus 3.2.2 ist schon mal gut, was das exportieren betrifft. Bleibt nur die Frage ob man nun die Belege im Rewe Archiv Programm verknüpfen kann...

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Nein! Was ich hiermit meinte ist, dass die exportierten Belege dann in UO importiert werden. Anschliessend kann dann die normale Fibu-Archiv-DVD erstellt werden (incl. Belege und Verknüpfungen).

Ja, ist durch die Hüfte in die Knie geschossen, geht aber nicht anders, wenn der Mandant die Belege in einem lokalen DMS halten möchte. Im Bezug auf die Rewe-Belege ist das eher hinderlich als förderlich... Würde ich auch so nicht empfehlen oder einrichten.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Ah, jetzt verstehe ich, alles klar!

Nun, die Belege sind nicht in einem lokalen DMS beim Mandant, sondern bei uns.

Ich denke, der Umweg über UO kommt nicht in Frage, da ja der Mandant in Rewe bearbeitet wird. Zudem klingt das nach Speicherplatz-Kosten.

Ich denke, für den Fall einer Prüfung kommt das Thema "Prüfer am Produktivsystem" in Frage (siehe Diskussion weiter oben).

Was die Einsicht des Mandanten selbst auf das Archiv und dann die Belege (die nicht auf dem Archiv sind) betrifft, mal sehen...

Ist jetzt gerade kein konkreter Fall, aber schon länger eine offene Frage.

Besten Dank

PG

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Ahh OK, hatte ich andersherum verstanden. Geht aber auch von Kanzlei in UO genauso.

Nun ja, klar Speichergebühren für UO werden fällig. Wenn dann noch der Mandant mit einer SmartCard (SC) zugreifen möchte auch noch die Gebühren für den UO-Vertrag. Die Speicherkosten bleiben aber bei den meisten Mandanten im Rahmen, wenn sinnig gescannt wird (200dpi S/W). Dann sollte das in der Fibu-Pauschale drin sein. Auch eine spätere Übergabe bei Mandatswechsel ist hier deutlich einfacher.

Direkt Zugang des Prüfers an die Kanzlei-IT, mag ich persönlich gar nicht. Ein blöder Konfig-Fehler oder falsche Ablage und peng...

Grüße

Chr.Ockenfels

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Kurzes Feedback: ich habe nun für einen Mandanten die Belege aus unserem DMS in einen Ordner exportiert (über die Exportfunktion im DMS). Dann in den Einstellungen des Kanzlei-Rewe-Archiv-DVD-Programms unter Datenpfade/exportierte Belege den Ordner angegeben (also egal ob DVD, USB Stick oder Laufwerk). Ja, es funktioniert. Das war glaube ich was Kollege K.Pf gemeint hatte.

Aber, Anmerkung: bei den ersten Tests kommt manchmal immer wieder der gleiche Beleg in die Vorschau. Nach Jahreswechsel klappt es dann wieder besser und das Tool greift den richtigen Beleg. Vielleicht ein Cache Problem? Erfahrungen eurerseits?

[#18]

Bei Buchen auch einige Mandanten selbst und hängen aus DMS die Belege an die Buchung. Wir holen die Daten aus dem RZ und machen den 
Jahresabschluss. Wir möchten auch den Zugriff auf die Belege haben. Geht das mittlerweile irgendwie einfacher? Auch ohne DUO?

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Hallo @Christina0903,

die Informationen aus dem Threadverlauf sind weiterhin gültig. Die Belege aus der lokalen Dokumentenablage des Mandanten können der Kanzlei auf einem der folgenden Wege zur Verfügung gestellt werden:

• Buchungen und digitale Belege an das DATEV-Rechenzentrum senden (mit Speicherung der Belege in DATEV Unternehmen online):  Buchungen und digitale Belege an den Steuerberater weitergeben (DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen-Programm) 
• Belege aus der lokalen Dokumentenablage des Mandanten mit dem DATEV Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online übertragen:  Belege aus Dokumentenablage oder DATEV DMS nach DATEV Belege online übertragen 
• Bereitstellung einer Dokumentensammlung für den Import in das lokale Dokumentenmanagementsystem (DMS/Dokumentenablage) der Kanzlei:  Belege austauschen mit DATEV DMS / Dokumentenablage.