DMS Programmverbindung Rechnungswesen für Auswertungen

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Wir möchten unsere Auswertungspakete (BWA, SUSA, UStVA, ...) aus Kanzlei-Rechnungswesen nach DMS übergeben. Um einen effektiven Prozess zu haben, nutzen wir den Periodenabschluss, mit dem wir u.a. die Auswertungspakete für DMS bereitstellen.

Unser Problem ist, dass wir nirgends genau definieren können, WIE die Pakete in DMS abgelegt werden sollen (Verschlagwortung). Es geht keine Ablagemaske auf (obwohl wir das in Rechnungswesen unter Extras / Einstellungen / Dokumentenmanagement angehakt haben; anders wenn wir unter Bestand  / Ausgeben / Paket / Exportieren Dokumentenmanagement die Auswertungen exportieren ... dort öffnet sich die Ablagemaske und wir können einstellen, was wir brauchen; ist nicht vollautomatisch, was noch schöner wäre, aber zumindest für die Mitarbeiter nachvollziehbar).

Wo kann ich die Programmverbindung entsprechend einstellen?

[#2 · Accepted solution]

Hallo @steuerbär,

bei "Buchungsperiode abschließen" handelt es sich um einen automatisierten Prozess, der silent im Hintergrund abläuft. Deshalb kann im Rahmen von "Buchungsperiode abschließen", bei der Übergabe der Daten an DMS, keine individuelle Eingabe gemacht werden. Änderungen müssen in DMS, im Nachgang, vorgenommen werden.

Der Wunsch im Rahmen von "Buchungsperiode abschließen" an DMS die "Ablagemaske" einzublenden ist in unserer Datenbank bereits vorhanden. Ich habe Ihre Nennung hinzugefügt; Allerdings gibt es für diese Erweiterung derzeit keine Aussicht auf Umsetzung. Für die Funktion "Buchungsperiode abschließen" wurde entschieden, dass sie ausschließlich hinsichtlich technischer und gesetzlicher Anforderungen gepflegt wird.

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Hallo Frau @Nida_Niazioglou ,

danke für Ihre Ausführungen. Ich kann bzw. muss wohl damit leben ...

Aber, liebe DATEV, bei der Taxarena in München habe an Eurem Stand den Spruch "Effiziente Kanzlei-Prozesse dank DATEV" gelesen, nervöse Zuckungen bekommen und musste vorbei gehen.

Bin gespannt, aber habe wenig Hoffnung, ob Digitalisierung irgendwann mal zu runden Prozessen bei DATEV führt ...

Manuelle Nacharbeiten, weil die Software es selbst nicht richtig kann, sind mehr als ernüchternd.

[#4 · Accepted solution]

Hallo,

wir haben das so gelöst:

1.) Periodenabschluss Rewe - kanzleiweite einheitliche Vorgabe wie das Paket für das DMS bezeichnet wird - siehe Bild 3 unten

2.) Zur besseren Unterscheidung in der DMS Ablagestruktur einen eigenen Bereich (Ordner/Register) angelegt

Damit kann z.B. ein Sachbearbeiter "seine" abgelegten Auswertungspakete später leichter wiederfinden.

3.) in Rewe wie im Bild 2 die Einstellungen gesetzt

Das führt dann zu folgendem Ergebnis, wo das System aus dem Namen des Paketes (Punkt 1 oben) und dem Bearbeitungsmonat den Eintrag erzeugt:

Aber ich muss gestehen: das hat lange gedauert, bis wir diese Logik verstanden und für unsere Zwecke brauchbar angepasst haben.

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Hallo @marcohüwe ,

wir hatten uns auch in mühsamer Kleinarbeit nach dem System try and error die gleiche Lösung wie Sie erarbeitet.

Das gute daran ist, dass sie funktioniert.

Mein Wunsch wäre halt, dass wir nicht wieder eine Besonderheit konstruieren, die jedem Mitarbeiter beigebracht und von ihm eingehalten werden muss. Software sollte standardisierbar, smart und vor allem selbsterklärend sein.

Aber vielen Dank!

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Hallo, 

wir ärgern uns auch jeden Monat bei jeder Buchhaltung darüber. 

Dazu habe ich eine Idea gestartet.

Wenn es auch kaum Aussicht auf Umsetzung gibt (vgl. Antwort der DATEV auf meinen Vorschlag) so könnte die Gewichtung des Problems möglicherweise mit weiteren Stimmen bei der Idea verdeutlicht werden:

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/Knigge-bei-Periodenabschluss-aus-Kanzlei-Rechnungswesen/idi-p/327790

Ich sehe noch ein Problem bei der hier vorgestellten Lösung:

Wir haben im Knigge noch einen Kenntnisnehmer hinterlegt. Der wäre immer noch manuell zu hinterlegen.

Aber der Rest wäre auch mein Weg gewesen. 

Besten Gruß

CL