Hallo Herr Müller,
bei uns wird zumindest überwiegend noch ganz altbacken kontiert und gestempelt.
Ich persönlich lasse schon lange - nach Rücksprache mit einem StB - die Kontierung weg. Diese ist mir tatsächlich viel zu aufwendig und darüber hinaus für mich heutzutage völlig sinnlos. Vielleicht bemerke ich im Folgemonat oder im Jahresabschluss einen Fehler und buche um - schon stimmt die Kontierung ohnehin nicht mehr. Über die vielfältigen Suchfunktionen, bspw. die Buchungsübersicht, kann eine Rechnung ja ohnehin viel präziser angesteuert werden, als via Kontierung, bei der ich ja dann trotzdem nur das Konto weiß, und dort dann weitersuchen muss.
Den Gebucht-Stempel wegzulassen getraue ich mir allerdings nicht - zu groß ist die Gefahr, dass Belege doppelt eingereicht werden. Auch wenn man das sicher (irgendwann), insbesondere beim OPOS-Buchen, merkt. Auch erscheint es mir für die Mandanten einfacher, so erledigt von unerledigt zu unterscheiden. Beim elektronischen Bankbuchen stemple ich allerdings auch nur den letzten Auszug. Quasi Faustregel: Wenn ich einen Beleg ohnehin in die Hand nehmen muss, wird er auch gestempelt, wenn nicht, dann nicht. So handhabe ich das übrigens auch bei den Mandanten, bei denen die elektronischen Belege nicht einzeln vorliegen, sondern (aus gutem Grund) als ein PDF pro Bank und Monat mit den Belegen hinterm Kontoauszug. Da packe ich auch in der PDF einen Stempel drauf.
Vor sehr langer Zeit hatte ich öfters im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten das "Erlebnis" das Belege beim Mandanten anzufordern waren. Dieser suchte die Belege auch für mich raus und fragte dann, warum ich diese, obwohl der "Gebucht" Stempel darauf war, anfordern würde.
Gut, dass sollte natürlich nicht (und kann doch auch nicht?) passieren ...
Zu guter Letzt noch ein Fachtext. Die Quelle habe ich leider nicht mehr parat, ich hatte mir das nur mal so für mich abgespeichert. Aber Google liefert Ihnen bei Interesse sicher die Quelle. Ich kann Ihnen lediglich sagen, dass der Text Stand 02/2015 sein müsste.
Bedeutung der Kontierung
Das Kontieren der Belege ist in der StBGebV in den §§ 33 und 39 mehrmals genannt. Leider wird hieraus der Begriff und der eigentliche Umfang der Tätigkeit nicht klar. Eckert führt in seinem Kommentar zur StBGebV (4. Auflage) zu § 33 Abs. 2 StBGebV aus, dass das Kontieren der Belege durch die drei folgenden Tätigkeiten des Steuerberaters erfolgen kann:
1. Aufschrift des Buchungssatzes auf dem Beleg
2. Eintragung in Buchungslisten
3. Erfassung in der EDV
Die Kontierung dokumentiert die Zuordnung des einzelnen Geschäftsvorfalls (Beleg) zu den gewählten Bestands- bzw. Erfolgskonten, den verwendeten Umsatzsteuersatz, den vorgenommenen Vorsteuerabzug, den gewährten oder erhaltenen Skontoabzug sowie die zeitliche Einordnung des Vorgangs.
In der Buchführung müssen sich die Geschäftsvorfälle von den Belegen in die entsprechenden Buchführungskonten und von den Grundaufzeichnungen oder Buchführungskonten zurück zu den einzelnen Belegen und Geschäftsvorfällen verfolgen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass sich der Unternehmer oder insbesondere auch ein sachverständiger Dritter (z.B. der Betriebsprüfer) innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und deren Behandlung verschaffen können. Das oberste Gebot ist also die Nachvollziehbarkeit eines jeden Geschäftsvorfalles. Eine schriftliche Kontierung auf den Belegen ist dazu noch immer das beste Instrument, auch wenn sie nicht immer zwingend ist:
Fallgruppe 1: Keine schriftliche Kontierung erforderlich
Die Buchungen aus dem Kassenbericht lassen sich durch chronologisch sortierte Kassenbelege und die Verwendung von Kassenbelegnummern in den Grundaufzeichnungen (Primanota) auch ohne schriftliche Kontierung im Kassenbericht exakt nachvollziehen. Gleiches gilt auch für die Buchungen der Geschäftsvorfälle auf den betrieblichen Girokonten, wenn diese z.B. durch elektronische Datenübermittlung vom Kreditinstitut an ein Rechenzentrum und dann an den Buchhalter übertragen werden (z.B. Kontoauszugsmanager der DATEV). Hier ist gewährleistet, dass alle Geldbewegungen in chronologischer Reihenfolge gebucht und sämtliche Informationen der einzelnen Geldbewegung durch das Kreditinstitut für diese Buchung zur Verfügung gestellt werden. Aus der Lohnbuchführung und aus der Anlagenbuchführung ergeben sich für den einzelnen Abrechnungszeitraum Buchungslisten, die entweder ausgedruckt oder direkt zur Verarbeitung in die Finanzbuchführung per EDV übertragen werden können. Bei all diesen Geschäftsvorfällen kann aus heutiger Sicht auf schriftliche Kontierungen verzichtet werden, denn die Einhaltung der zuvor beschriebenen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ist gewährleistet.
Fallgruppe 2: Nachvollziehbarkeit nur bei schriftlicher Kontierung
Anders sieht es jedoch bei der Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie sonstiger Belege aus. Wenn auf diesen Belegen die schriftliche Kontierung fehlt, lässt sich deren Zuordnung in der Buchführung nicht einfach nachvollziehen. Nicht jeder Mandant verfügt über eine Buchführung, in der die chronologische Sortierung der Belege nach Datum oder Alphabet eine Selbstverständlichkeit ist. Auch der Steuerberater ist in diesen Fällen oft nicht in der Lage, durch zusätzliche Sortierungsarbeiten die erforderliche Ordnung in der Buchführung zu schaffen. Denken Sie nur an die Mandanten, die dem Steuerberater Rechnungen und Belege erst Monate nach deren Ein- oder Ausgang zum Buchen zur Verfügung stellen. Würden in einem solchen Fall nicht schriftliche Kontierungen auf den Belegen erfolgen, könnte man diese auch nicht in oder aus den Grundaufzeichnungen in angemessener Zeit verfolgen und wiederfinden. Weiterhin besteht die Gefahr, dass ohne Kontierung auf den Belegen bereits gebuchte Belege mehrfach eingereicht und erfasst werden könnten.
Durch die neue Regelung des § 147 Abs. 6 AO ist es der Finanzverwaltung im Rahmen der Außenprüfung möglich, Einsicht in die in der EDV gespeicherten Daten zu nehmen und das entsprechende Datenverarbeitungssystem zu nutzen. Aus diesem Grund haben sich die marktüblichen EDV-Systeme verändert. Es bestehen mittlerweile umfangreiche Möglichkeiten, in der Buchführung durch Suchfunktionen Geschäftsvorfälle zu verfolgen, wiederzufinden oder auszuwerten. Trotz all dieser technischen Errungenschaften ist es aber oft nicht möglich, auf der Grundlage des vorliegenden Beleges ohne eine schriftliche Kontierung dessen Behandlung in der Buchführung zu erkennen.
Praxishinweise
Die Vorschrift des § 33 Abs. 1 StBGebV (Buchführung einschließlich des Kontierens der Belege) beinhaltet alle Tätigkeiten des Steuerberaters zur Erstellung der Buchführung. Ist die Vollständigkeit und chronologische Reihenfolge bei Geschäftsvorfällen wie z.B. in den Kassen- und Bankbüchern gegeben, so kann auf schriftliche Buchungsvermerke (Kontierungen) verzichtet werden, da die Behandlung und Zuordnung in den Grundaufzeichnungen (Primanota) nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung verfolgt werden kann. In den anders gelagerten Fällen der Fallgruppe 2 ist der Steuerberater angehalten, Belege wie z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit schriftlichen Kontierungen zu versehen. Denn sonst läuft er Gefahr, wegen der fehlenden Nachvollziehbarkeit gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu verstoßen und damit den Anspruch auf eine Gebühr nach § 33 Abs. 1 oder 2 StBGebV zu verlieren.
Hat der Steuerberater es bewusst unterlassen, eine schriftliche Kontierung auf den Belegen vorzunehmen, so schützt ihn auch ein gewählter niedrigerer Rahmensatz nicht vor dem vollständigen Verlust seiner Buchführungsgebühr. Fraglich bleibt allerdings noch, ob für den Verlust dieses Honorars zunächst ein Schaden beim Mandanten entstanden sein muss - z.B. durch eine Teilschätzung von Besteuerungsgrundlagen des Finanzamtes während einer Außenprüfung. Dieser Gefahr sollte man sich allerdings gar nicht erst aussetzen. Das Fazit: In der StBGebV wird wohl auch zukünftig, trotz der Verbesserungen der technischen Möglichkeiten durch die EDV, der Zusatz im § 33 Abs. 1 StBGebV "einschließlich des Kontierens der Belege" erhalten bleiben, da dieser seine Bedeutung in Teilbereichen der Buchführung nicht verloren hat
Grüße.
wie ich immer feststellen kann
Habe mir das letztes Jahr auch endlich mal abgewöhnt. Zu oft sendet man den Mandanten mal ein Kontenblatt mit, oder kopiert die 1590 einfach in die E-Mail hinein. Und da sieht das Kleingeschriebene tatsächlich unprofessionell aus. Solange wir die Buchungstexte per Hand schreiben, werden sich daran wohl die Geister scheiden ...
