Bilanzbericht digital versenden

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Hallo,

immer mehr Mandanten möchten Ihre Steuererklärung nur noch digital erhalten. Dasselbe gilt natürlich auch für den Jahresabschluss in Form des Bilanzberichts. Bei Steuererklärungen gestaltet sich das ja noch einigermaßen einfach und mit DMS bekommt man einen „Workflow“ abgebildet, jedoch bleibe ich immer an dem Punkt Bilanzbericht hängen.

Da der Bilanzbericht von uns gestempelt und natürlich unterschrieben wird, frage ich mich, wie man diesen digital umsetzen kann. Ich störe mich bei dem Gedanken den gesamten Bericht zu drucken und zu scannen.

Gibt es einen besseren Weg?

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2 Wege einen praktischen und einen korrekten , das kommt auf die Mandantschaft und die Menge der Berichte an. 

Weg 1: Sie scannen das Siegel und die Unterschrift als Stempel ein. Sie drucken den Bilanzbericht als pdf ob mit oder ohne Bilanzpapier (darstellbar als Wasserzeichen) ist egal. Diesen pdf Bericht öffnen Sie und fügen den Stempel ein und speichern und verschlüsseln das Dokument und mailen es an ihren Mandanten. 

Aber obacht das eingescannte Siegel und Unterschrift erfüllt nicht die Anforderungen an eine digitale Unterschrift

Weg 2 Sie holen Sich hier gibt es verschiedene Anbieter, die Datev ( Martkplatz ) arbeitet zusammen mit: 

Sign Live! CC signature batch (datev.de)

Hierfür ist dann eine Signaturkarte der Bundesdruckerei notwendig. 

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Der Rundstempel hat keine Siegelfunktion und ist tatsächlich nicht zwingend, sondern wird von der BSTBK "empfohlen"

Berufsrechtliches Handbuch

(Abschnitt 3.1.1. Jahresabschluss Unternummer 5.1.1. Fußnote 8 und Abschnitt 5.1.1 Verlautbarung Rundstempel)

Alternative Überlegungen:

Wir haben den Rundstempel über WordArt als Grafikdatei erstellt. (deutlich besser als ein Scan)

Eine .bmp-Datei lässt sich ohne weiteres in den Bilanzbericht einfügen.

Die Unterschrift - welche Bedeutung hat diese Unterschrift?

Auch mit der DATEV-Smartcard kann eine PDF-Datei digital signiert werden. Mag zwar rechtlich keine digitale Unterschrift sein. Aber nochmal die Frage - welche Bedeutung hat die Unterschrift?

Kreditinstitute erhalten DIFIN, die Finanzverwaltung E-Bilanz, der Mandant einen auftragsgemäß erstellten Jahresabschluss - wer braucht die Unterschrift?

Zwar gibt das berufsrechtliche Handbuch in Abschnitt 3.1.1 an, dass die Bescheinigung unterschrieben werden muss. Aber reicht dafür nicht eine einfache (oder sogar fortgeschrittene? Elektronische Signatur für mehr Sicherheit - DATEV) elektronische Signatur aus? 

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... die eingescannten oder 'nachempfundenen' Unterschriften und Stempel finde ich etwas 'irreführend'

Je besser sie gemacht sind, desto 'irreführender' 😄

Warum setzt man nicht einfach einen Text darunter wie z.B. 

"Dieser Ausdruck wurde elektronisch erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig ..." (oder so ähnlich) ?

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Sieht mit Stempel und Unterschrift einfach wichtiger aus.

Mache auch eine Mandantenmappe in Pdf mit Jahresabschluss, Steuererlklärungen, Anschreiben, AAB, einem schönen Deckblatt und sonstigem Zipp und Zapp.

Unter der Bescheinigung wird mein gescannter Rundstempel mit Unterschrift eingefügt und  "verschmolzen".

Ich hatte in den letzten Monaten tatsächlich zweimal die Rückfrage von Banken, dass die eingereichten Abschlussunterlagen mit Stempel und Unterschrift benötigt werden.

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Ich finde es schlichtweg und ergreifend mit Unterschrift besser als ohne , zumal mein Stempel 

dann noch eine digitalen Zeitstempel einfügt am xx.xx.xx um yy.yy Uhr von Uwe Eberhardt digital unterschrieben. 

Aber kein Thema die Banken bekommen den digitalen Finanzbericht, das FA die E-Bilanz und der Mandant das tatsächlich gedruckte Exemplar mit Siegel und Unterschrift im Original ( letztes gedrucktes Exemplar in meiner Kanzlei). 

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Mal eine Frage in die Runde:

Wie handhaben es die Kollegen denn mit den Zugriffsrechten in der Kanzlei auf die Bilddatei mit Siegel und Unterschrift?

Wer darf die Datei einfügen?

Wo wird die Datei eingefügt (im Berichtsprogramm oder in der daraus erstellten pdf)?

Wie sind da die Erfahrungen und Spielregeln bei Euch?

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Ins PDF und ausschließlich durch mich, wenn die letzte Segnung durch mich erfolgte. 

Ohne dieses geht nichts raus.

Qua Sicherheitsmerkmal aka persönliche Unterschrift. 

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Digital Siegel ausschließlilch ich , das gilt auch für das analoge Siegel. 

Da hoffentlich mein bester Mitarbeiter die Stb Prüfung dieses Jahr schafft , dann wird es ab nächstem Jahr einen zweiten unterschriftsberechtigten und damit auch Siegelberechtigen geben. 

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... wow, dann "mit Brief und Siegel" ...

... klingt wie die Werbespots " Fleisch aus Pflanzen" 😄

Ich  füge grundsätzlich keine eingescannten Unterschriften in Dokumente ein

Wenn ich unterschriebene Dokumente übermittle, dann wenigstens mit der eingescannten Seite eines manuell unterschriebenen Dokuments ...

... als Hinweis, dass wenigstens ein original unterschriebenes Exemplar des Dokuments existiert ...

... aber das ist natürlich Ansichtssache

edit:

im Übrigen nehmen es Banken plötzlich sehr ernst, wenn es Ernst wird, z.B. bei Grundschuld-Briefen oder anderen Sicherheiten

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So hab ich es bislang auch gemacht!