Betriebsprüfung GDPdU / Z1- und Z2-Zugriff (Auswertungen u.a.) bei DATEV nicht (mehr) möglich?!

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Die Finanzverwaltung hat im Rahmen einer Außenprüfung ein eigenständiges (!) Wahlrecht zwischen den folgenden drei Zugriffsmöglichkeiten hat:

Z1 – Unmittelbarer Datenzugriff: Lesender Direktzugriff des Prüfers auf die digitalen Datenbestände,
Z2 – Mittelbarer Datenzugriff: Auswertungen durch das Unternehmen auf Anforderung der Finanzverwaltung,
Z3 – Datenträgerüberlassung: Übermittlung digitaler Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. über die IDEA-Schnittstelle).

Bislang haben wir überwiegend mit dem Verfahren der Datenüberlassung (Z3) gearbeitet. Da jedoch auch die Zugriffsarten Z1 und Z2 jederzeit vom Prüfer eingefordert oder kombiniert werden können, wollten wir klären, inwieweit und mit welchen konkreten technischen Lösungen oder Modulen von DATEV diese beiden Zugriffsmöglichkeiten (Z1 und Z2) künftig abgebildet bzw. unterstützt werden können.

In diesem Zusammenhang interessiert uns auch die Frage nach der langfristigen Datenverfügbarkeit und -nutzung für den Mandanten, insbesondere in folgenden Fällen:

Was passiert, wenn ein Mandant unser Haus verlässt und zu einem Steuerberater wechselt, der nicht mit DATEV arbeitet? Wie kann der Mandant in einem solchen Fall die gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf alle drei Datenzugriffsarten (Z1–Z3) weiterhin erfüllen?

Welche Funktionen oder Tools stehen uns zur Verfügung, um im Rahmen des mittelbaren Zugriffs (Z2) gezielte Auswertungen auf Anforderung zu erzeugen und zu übergeben?

Wie kann die Zugriffsmöglichkeit auf archivierte Daten bei einem Beraterwechsel außerhalb des DATEV-Systems sichergestellt werden?

Die Antwort der DATEV war da relativ lapidar:

Z3 geht mit GDPdU Export weiterhin. Alles andere geht ohne den DATEV Datenbestand nicht (mehr).

Insbesondere können wir dem dem (wechselnden) Mandanten neben den GDPdU Daten (Fibu-Export) nicht die Fibu-Auswertungen zur Verfügung stellen (bzw. müssten diese - soweit der Bestand noch vor Ort vorhanden ist monatlich (!) für alle (!) Jahre erzeugen. 

Das halten wir für nicht praktikabel. 

Alternativ wäre nur ein (lokales) vorhalten der alten Rewe-Daten - was aber auch nicht praktikabel ist. 

Hat hier jemand eine verwertbare Idee?

Danke & Viele Grüße,

Bernhard Holleitner

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Hallo Herr Holleitner,

zu diesem sehr komplexen Thema möchte ich Ihnen an dieser Stelle folgende Punkte an die Hand geben:

• Solange der Mandant bei einem DATEV-Steuerberater ist, können alle Auswertungen für den Mandanten entweder im DATEV-Rechnungswesen-Programm (PDF, Mail, etc.) oder per Auswertungen online (Dokument Auswertungen der Finanzbuchführung für DATEV Auswertungen Rechnungswesen online bereitstellen) mit anschließendem selbständigem Herunterladen / Speichern bereitgestellt werden.
• Zur Sicherstellung der Aufbewahrungspflichten (z. B. in Szenarien wie Geschäftsaufgabe oder Wechsel zu einem nicht-DATEV-Steuerberater) kann die kostenpflichtige Funktion Mandat inaktiv setzen genutzt werden. Informationen dazu finden Sie im Dokument DATEV-Rechenzentrum: Mandat inaktiv setzen.

Wenden Sie sich für eine weitergehende Beratung bitte an Ihren DATEV-Ansprechpartner oder per Servicekontakt an den Programmservice Kanzlei-Rechnungswesen.

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@Antje_Naumann der Programmservice konnte mir ja eben nicht weiterhelfen.

Die beschriebene Lösung mit Inaktiv-Setzen ist nicht zielführend. Wenn wir uns bspw. von dem Mandanten trennen wollen wir hier für den Mandanten nichts mehr archivieren. Hierzu hätten wir ja erst wieder Kosten (die wir dann erst mal verrechnen müssen) und dann auch weiterhin - über Jahre - Verantwortung - die wir nicht übernehmen wollen.

Wir brauchen eine Lösung mit der wir die vorgeschriebenen Daten dem Mandanten zur Verfügung stellen können. Und nur der Export ist hier aus meiner Sicht nicht ausreichend. 

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@bernhard_holleitner ohne mich jetzt mit der Rechtsprechung befasst zu haben, nehme ich an, dass in dem von ihnen angenommenen Fall der Prüfer mit dem Z3 Zugriff zufrieden sein muss und den Mandanten nicht mit Z1 oder Z2 gängeln darf.

Übergabe REWE Archiv DVD bzw. deren Download-Nachfolger sollte damit vollkommen ausreichend sein.

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@bernhard_holleitner:

Also in meinen "Abschiedsschreiben" an die Mandanten steht folgender Passus:

"Sofern es Ihrem neuen Berater nicht möglich ist, die Daten in sein Produktivsystem einzuspielen, weise ich Sie darauf hin, dass weder ein Z1- noch ein Z2-Zugriff der Finanzverwaltung möglich ist.

In diesem Fall ist es möglich eine Härtefallregelung nach §148 AO mit dem Finanzamt zu treffen. Damit Sie hier rechtlich abgesichert sind, empfehle ich eine verbindliche Auskunft nach §89 Abs. 2 AO zu beantragen. Besprechen Sie sich hierzu bitte mit Ihrem neuen Berater."

Meiner Auffassung (und Recherche) nach habe ich damit meinen Pflichten genüge getan und bin aus der Haftung. Denn schließlich liegt die Verantwortung schlussendlich beim Unternehmer und damit habe ich ausreichend darauf hingewiesen, dass er sich kümmern muss.